टीमें: महत्व, प्रकार और अन्य विवरण (आरेख के साथ)
टीमों के महत्व, टीमों के प्रकार, संभावित टीम समस्याओं और टीम की समस्याओं को दूर करने के तरीके के बारे में जानने के लिए इस लेख को पढ़ें।
टीमों का महत्व:
1. बेहतर कर्मचारी प्रेरणा:
कार्य दल कर्मचारी प्रेरणा को बढ़ाने में मदद करते हैं। क्योंकि कार्य टीमें कर्मचारी की भागीदारी को प्रोत्साहित करती हैं, इसलिए ये नौकरियों को अधिक रोचक बनाते हैं और कर्मचारियों की सामाजिक आवश्यकताओं को पूरा करते हैं। जब वे अन्य लोगों की उपस्थिति में काम कर रहे हों तो व्यक्तियों के बेहतर प्रदर्शन की संभावना होती है। टीम के अच्छे प्रदर्शन में बने रहने के लिए व्यक्ति कड़ी मेहनत करेंगे और कई अतिरिक्त प्रयास करेंगे।
2. सकारात्मक तालमेल:
टीमों में उनके द्वारा बनाए गए सकारात्मक तालमेल के कारण उच्च स्तर की उत्पादकता बनाने की क्षमता है। प्रदर्शन उत्पादकता के रूप में आउटपुट आम तौर पर कर्मचारी प्रयासों के रूप में लगाए गए इनपुट के योग से अधिक होता है। सकारात्मक तालमेल का एक ड्रा बैक भी है। कभी-कभी, प्रबंधन कम कर्मचारियों से समान या अधिक आउटपुट प्राप्त करने के लिए सकारात्मक तालमेल का उपयोग करने के लिए कर्मचारियों में कटौती का सहारा लेता है।
3. सामाजिक आवश्यकताओं की संतुष्टि:
मनुष्य एक सामाजिक प्राणी है। वह हमेशा संबद्धता की आवश्यकता महसूस करता है। टीमें कर्मचारियों की इस जरूरत को पूरा कर सकती हैं, जिससे श्रमिक बातचीत बढ़ेगी और टीम के सदस्यों में भाईचारे और दोस्ती की भावना पैदा होगी। ऐसे कर्मचारी हमेशा तनाव से निपटने के लिए बेहतर स्थिति में होते हैं और वे अपनी नौकरी का अधिक आनंद लेते हैं।
4. टीम के लक्ष्यों के लिए प्रतिबद्धता:
टीमें आम तौर पर एक सामान्य उद्देश्य, उस उद्देश्य के लिए प्रतिबद्धता और विशिष्ट लक्ष्यों पर समझौता करती हैं। यह सब टीम द्वारा लगाए गए सामाजिक दबावों के साथ संयुक्त है, जिसके परिणामस्वरूप सामान्य टीम लक्ष्यों के लिए प्रतिबद्धता का एक उच्च स्तर है। व्यक्तिगत सदस्य समूह के सामान्य लक्ष्यों के लिए अपने व्यक्तिगत लक्ष्यों को प्रस्तुत करते हैं।
5. बेहतर संगठनात्मक संचार:
जैसा कि टीमें बातचीत को प्रोत्साहित करती हैं, इससे संचार में सुधार होगा। स्व-प्रबंधित टीमों के मामले में, पारस्परिक निर्भरताएं बनाई जाती हैं, जिसमें सदस्यों को अकेले नौकरियों पर काम करने की तुलना में काफी अधिक बातचीत करने की आवश्यकता होती है। क्रॉस फंक्शनल टीमें अंतर-कार्यात्मक निर्भरता पैदा करती हैं और संगठन का व्यापक संचार बढ़ाती हैं।
6. विस्तारित नौकरी प्रशिक्षण के लाभ:
टीम वर्क का कार्यान्वयन हमेशा विस्तारित नौकरी प्रशिक्षण की ओर जाता है। इस प्रशिक्षण के माध्यम से कर्मचारी अपने तकनीकी, निर्णय लेने और पारस्परिक कौशल का निर्माण करते हैं।
7. संगठनात्मक लचीलापन:
प्रबंधन ने पाया है कि पारंपरिक विभागों या स्थायी समूहों के अन्य रूपों की तुलना में टीम बदलते कार्यक्रमों के लिए अधिक लचीली और उत्तरदायी हैं। टीमों के पास जल्दी से इकट्ठा, तैनात, refocus और विघटित करने की क्षमता है। यह सब इस कारण से है कि टीम कार्यों के बजाय प्रक्रियाओं पर ध्यान केंद्रित करती है। वे क्रॉस ट्रेनिंग को प्रोत्साहित करते हैं ताकि सदस्य एक-दूसरे को नौकरी और कौशल का विस्तार कर सकें। कौशल के इस विस्तार से संगठनात्मक लचीलापन बढ़ता है।
हालांकि टीमों का परिचय हमेशा इन लाभों को प्राप्त नहीं करता है, लेकिन हम इस वास्तविकता को अनदेखा नहीं कर सकते हैं कि टीम के आंदोलन में वर्तमान में जबरदस्त गति है और प्रबंधन के विश्वास को दर्शाता है कि टीम सेटिंग्स की एक विस्तृत श्रृंखला में सफल हो सकती हैं। स्पष्ट रूप से आकस्मिक कारक हैं जो टीमों की स्वीकृति और सफलता को प्रभावित करते हैं।
टीमों के प्रकार:
1. समस्या सुलझाने वाली टीमें:
समस्या सुलझाने वाली टीमें सबसे पारंपरिक प्रकार की टीमें हैं। शुरुआती दौर में जब टीम के काम ने लोकप्रियता हासिल करना शुरू किया, लगभग सभी टीमें इस फॉर्म की थीं। आमतौर पर, इन टीमों में एक ही विभाग के 5 से 12 कर्मचारी शामिल होते हैं जो हर हफ्ते कुछ घंटे मिलते हैं और गुणवत्ता, दक्षता और कार्य वातावरण में सुधार के तरीकों पर चर्चा करते हैं।
समस्या को हल करने वाली टीमों का उद्देश्य सिर्फ विचारों को साझा करना है या कार्य प्रक्रियाओं और विधियों में सुधार के बारे में सुझाव देना है। ये सिर्फ सुझाव देने वाली टीमें हैं। ये आम तौर पर, उनके किसी भी सुझाव को एकतरफा लागू करने का अधिकार नहीं दिया जाता है।
समस्या सुलझाने वाली टीमों के सबसे आम उदाहरणों में से एक "गुणवत्ता मंडलियां" हैं। यह इन टीम का सबसे व्यापक रूप से प्रचलित अनुप्रयोग है कई भारतीय कंपनियों में आजकल गुणवत्ता वाले सर्कल हैं। एक गुणवत्ता मंडल कर्मचारियों का एक कार्य समूह है जो नियमित रूप से अपनी गुणवत्ता की समस्याओं पर चर्चा करने, कारणों की जांच करने, समाधानों की सिफारिश करने और सुधारात्मक कार्रवाई करने के लिए मिलते हैं।
समस्या को हल करने वाली टीम का काम उपरोक्त आंकड़े में दिखाया गया है।
यह आंकड़ा बताता है कि कैसे टीम के सदस्य प्रक्रियाओं और विधियों में विभिन्न प्रकार के सुधार करने के लिए अपने विचारों और सुझावों को पूल करते हैं।
समस्या सुलझाने वाली टीमें सही रास्ते पर चल पड़ीं लेकिन काम से जुड़े फैसलों और प्रक्रियाओं में कर्मचारियों की भागीदारी पाने में सफल नहीं रहीं। विफलता के मुख्य कारण योजना और शीर्ष प्रबंधन प्रतिबद्धता की कमी थे। ये दल केवल सुझाव दे सकते थे, लेकिन समाधान लागू नहीं कर सकते थे और परिणामों की पूरी जिम्मेदारी ले सकते थे। इन सभी ड्रा बैक ने उन टीमों का नेतृत्व किया जो वास्तव में प्रकृति में स्वायत्त थे।
2. स्व प्रबंधित टीमें:
स्व-प्रबंधित टीम को स्व-निर्देशित कार्य टीमों के रूप में भी जाना जाता है (एसडीडब्ल्यूटी) 10 से 15 लोगों से बना है जो अपने पूर्व पर्यवेक्षकों की जिम्मेदारी लेते हैं।
उनके कार्यों में निम्नलिखित शामिल हैं:
(i) कार्य की गति पर सामूहिक नियंत्रण
(ii) कार्य असाइनमेंट का निर्धारण
(iii) विराम का संगठन
(iv) निरीक्षण प्रक्रियाओं की सामूहिक पसंद।
पूरी तरह से स्वयं प्रबंधित टीमें अपने स्वयं के सदस्यों का भी चयन करती हैं और सदस्य एक दूसरे के प्रदर्शन का मूल्यांकन करते हैं। पर्यवेक्षी पदों में कमी आई है और कुछ मामलों में, यहां तक कि (सेल्फ मैनेज्ड टीम) को भी समाप्त किया जा सकता है।
स्व प्रबंधित टीम की अवधारणा को निम्न आकृति की मदद से चित्रित किया गया है:
दुनिया भर में व्यवसायिक आवधिक लेख स्वयं प्रबंधित टीमों के सफल संचालन का वर्णन करने वाले लेखों से भरे हुए हैं। ये टीमें कर्मचारियों की संतुष्टि और कंपनियों के कारोबार की मात्रा बढ़ाने में मदद करती हैं। इन टीमों की लागत में कमी और उत्पादकता में वृद्धि होती है।
स्वयं प्रबंधित टीमों के बढ़ते महत्व के बावजूद, कुछ संगठनों को इन टीमों के परिणामों से निराशा हुई है। इन टीमों के प्रदर्शन पर समग्र शोध भी बहुत सकारात्मक नहीं रहा है। स्वयं प्रबंधित टीमों में काम करने वाले कर्मचारियों को पारंपरिक कार्य संरचनाओं में काम करने वाले कर्मचारियों की तुलना में उच्च अनुपस्थिति और टर्नओवर दर है। इस सब के लिए विशिष्ट कारण बहुत स्पष्ट नहीं हैं और कुछ अतिरिक्त शोध की आवश्यकता है।
3. क्रॉस कार्यात्मक टीमें:
क्रॉस फंक्शनल टीमें टीमों की अवधारणा के लिए नवीनतम नवाचार हैं। ये टीमें एक ही पदानुक्रमित स्तर के कर्मचारियों से बनती हैं, लेकिन विभिन्न कार्य क्षेत्रों से, जो एक कार्य को पूरा करने के लिए एक साथ आती हैं। क्रॉस फंक्शनल के उदाहरण हैं (अर्जक कार्य बल और समितियां हो सकती हैं। एक टास्क फोर्स एक अस्थायी क्रॉस फंक्शनल टीम है और समितियाँ समूह हैं जो विभागीय लाइनों के सदस्यों से बनी हैं।
क्रॉस फंक्शनल टीमें विभिन्न संगठनों के लोगों (या यहां तक कि "संगठनों के बीच) को सूचनाओं के आदान-प्रदान, नए विचारों को विकसित करने और समस्याओं को हल करने और जटिल परियोजनाओं के समन्वय के लिए एक प्रभावी साधन हैं।
क्रॉस फंक्शनल टीमों की अवधारणा निम्न आकृति में सचित्र है:
क्रॉस फ़ंक्शनल टीमों की उपयोगिता के बावजूद, इन टीमों को प्रबंधित करना काफी कठिन है। विशेष रूप से, विकास के प्रारंभिक चरण बहुत समय लेने वाले होते हैं क्योंकि इन चरणों में सदस्य विविधता और जटिलता के साथ काम करना सीखते हैं। जब अलग-अलग बैक ग्राउंड के लोग, अनुभव और विभिन्न दृष्टिकोणों के साथ आते हैं, तो विश्वास और टीम वर्क बनाने में समय लगता है। यह टीम के सदस्यों के बीच विश्वास को सुगम बनाने और बनाने के लिए प्रबंधकों की क्षमताओं पर निर्भर करेगा।
4. आभासी टीमें:
कंप्यूटर और सूचना प्रौद्योगिकी, कंपनियों के बढ़ते उपयोग के साथ, चाहे बड़े या छोटे आभासी टीमों के उद्भव को देख रहे हों। ये टीमें क्रॉस फंक्शनल ग्रुप हैं जो मुख्य रूप से इलेक्ट्रॉनिक प्रौद्योगिकियों के माध्यम से संचार करने वाले सदस्यों के साथ अंतरिक्ष, समय और संगठनात्मक सीमाओं को पार करते हैं। ये टीमें एक सामान्य लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए शारीरिक और भौगोलिक रूप से बिखरे हुए सदस्यों को एक साथ लाने के लिए इलेक्ट्रॉनिक तकनीक का उपयोग करती हैं।
प्रौद्योगिकी और ज्ञान आधारित काम ने आभासी टीमों को संभव बना दिया है लेकिन वैश्वीकरण और ज्ञान साझाकरण और टीम के काम के लाभों ने उन्हें आवश्यक बना दिया है। ई-मेल, वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग, इलेक्ट्रॉनिक चैट रूम, इंट्रानेट और नेटवर्क वाले कंप्यूटर वर्चुअल टीम को काम में तालमेल बिठाते हैं और निर्णय को प्रभावी ढंग से करते हैं।
आजकल, कॉर्पोरेट नेता आभासी टीमों पर जोर दे रहे हैं क्योंकि ये टीम संभावित रूप से जटिल मुद्दों पर बेहतर निर्णय लेती हैं। सारांश के लिए, उत्पादन आधारित कार्य गतिविधियों के लिए टीम के सदस्यों के सहयोग की आवश्यकता होती है, जबकि सूचना आधारित कार्य सूचना प्रौद्योगिकी के माध्यम से आभासी टीमों की सहायता से किए जा सकते हैं।
संभावित टीम की समस्याएं:
प्रभावी टीमों को देखने में कोई संदेह नहीं है, लेकिन हालांकि, एक टीम को कुछ समस्याओं का सामना करना पड़ सकता है जो इसे अप्रभावी बनाते हैं।
निम्नलिखित समस्याएं आमतौर पर टीमों द्वारा सामना की जाती हैं:
1. टीम संरचना बदलना:
टीमें अपने कार्य जीवन के आरंभ से अंत तक बदलावों से गुजरती हैं। सदस्य शामिल हो सकते हैं, स्थानांतरित हो सकते हैं, पदोन्नत हो सकते हैं या वे बस संगठन छोड़ सकते हैं और किसी अन्य कंपनी द्वारा लालच दे सकते हैं। बहुत से ऐसे बदलाव समूह संबंधों के साथ हस्तक्षेप करते हैं और टीम के विकास को रोकते हैं।
समस्या पर काबू पाने:
टीमें निम्नलिखित तरीकों से इस समस्या को दूर कर सकती हैं:
(i) टीमों को टर्नओवर का अनुमान लगाना और उचित समय पर कार्रवाई करना सीखना चाहिए।
(ii) टीमों को मौजूदा सदस्यों के साथ नए सदस्यों को सर्वोत्तम रूप से एकीकृत करना सीखना चाहिए ताकि सौहार्दपूर्ण संबंधों को बनाए रखा जा सके और काम करने वाली टीम में बाधा न आए।
2. छिपी हुई लागत:
दूसरी समस्या यह है कि टीमों को विकसित होने, बनाए रखने और कार्य करने में समय लगता है। विद्वान इन्हें छिपी हुई लागत के रूप में संदर्भित करते हैं। कई बार, किसी व्यक्ति के साथ अन्य लोगों के साथ मतभेदों को सुलझाने के लिए अकेले किसी मुद्दे को हल करना अधिक आसान हो सकता है। अनुसंधान इंगित करता है कि छिपी हुई लागत इतनी अधिक हो सकती है कि वे टीमों के लाभों को भी प्रभावित करती हैं।
समस्या पर काबू पाने:
टीमें निम्नलिखित तरीकों से इस समस्या को दूर कर सकती हैं:
(i) टीमों को विकास प्रक्रिया पर खर्च किए गए समय का उचित ट्रैक रखना चाहिए।
(ii) टीमों को अपनी टीम की गतिविधियों के लिए पहले से ही लागत-लाभ विश्लेषण करना चाहिए।
3. सामाजिक सुरक्षा:
टीमों द्वारा सामना की जा रही एक और समस्या है सामाजिक शिथिलता। जब कर्मचारियों को लगता है कि समूह योगदान में उनके योगदान को मापा नहीं जा सकता है, तो वे अपने उत्पादन को कम कर सकते हैं और सामाजिक सुरक्षा में संलग्न हो सकते हैं। यह तब होता है जब कर्मचारी कम प्रयास करते हैं और आमतौर पर अकेले काम करते समय समूहों में काम करते समय बहुत निचले स्तर पर प्रदर्शन करते हैं। सोशल लोफिंग सबसे बड़ी टीमों में होने की संभावना है जहां व्यक्तिगत आउटपुट को पहचानना मुश्किल है।
यह तब भी हो सकता है जब कर्मचारियों को भीड़ में छिपने में सक्षम होने का एहसास होता है और इसलिए दोष के लिए बाहर नहीं निकाला जा सकता है। जब वे अपने प्रदर्शन पर ध्यान नहीं देंगे, तो वे भी सामाजिक घृणा में लिप्त हो सकते हैं।
समस्याओं पर काबू पाने:
टीमें निम्नलिखित तरीकों से सामाजिक शिथिलता की समस्या से निपट सकती हैं:
(i) टीम का आकार छोटा रखा जाना चाहिए, ताकि काम करने वाले अनजान न रहें।
(ii) जहां भी संभव हो, समूह के योगदान के बजाय व्यक्तिगत सदस्य योगदान को मापा जाना चाहिए।
परिपक्व टीमें पुनर्जीवित करना:
एक बार जब टीमें परिपक्व हो जाती हैं और प्रभावी ढंग से प्रबंधन का काम खत्म नहीं होता है। यह इस कारण से है कि परिपक्व टीमें स्थिर और जटिल हो सकती हैं। प्रबंधकों को परिपक्व टीमों का समर्थन करने की आवश्यकता है।
निम्नलिखित सुझाव प्रबंधकों को इसमें मदद करेंगे:
1. सलाह और मार्गदर्शन:
प्रबंधक को परिपक्वता की समस्याओं से निपटने में मदद करने के लिए सदस्यों को उचित सलाह और मार्गदर्शन प्रदान करना चाहिए। उन्हें टीमों को सलाह देनी चाहिए कि वे शुरुआती परिस्थितियों में परिस्थितियों से निपटने के लिए अपने विश्वास का निर्माण करें, जब शुरुआती उत्साह और सतह पर टकराव हो।
2. रिफ्रेशर प्रशिक्षण:
टीम के सदस्यों को एक-दूसरे पर विश्वास और विश्वास हासिल करने में मदद करने के लिए ताज़ा प्रशिक्षण प्रदान किया जाना चाहिए। उन्हें संचार तकनीकों, संघर्ष समाधान, टीम प्रक्रियाओं आदि का प्रशिक्षण दिया जाना चाहिए।
3. उन्नत प्रशिक्षण:
टीम के विकास के शुरुआती चरणों में जो कौशल पर्याप्त थे, वे परिपक्वता चरण में अपर्याप्त साबित हो सकते हैं। इसीलिए परिपक्व टीमों के सदस्यों को अग्रिम समस्या निवारण के लिए अग्रिम प्रशिक्षण दिया जाना चाहिए ताकि पारस्परिक और तकनीकी कौशल को हल किया जा सके।
4. लगातार सीखने के अनुभव के रूप में विकास का इलाज करना:
प्रबंधन को निरंतर सीखने के अनुभव के रूप में अपने विकास के लिए टीमों को प्रोत्साहित करना चाहिए। टीमों को हमेशा कर्मचारियों की आशंकाओं और कुंठाओं को दूर करने के लिए और सीखने के अनुभव के रूप में संघर्ष का इलाज करने के तरीकों की तलाश करनी चाहिए।
