सिस्टम: परिभाषा, कार्य और नियंत्रण

लोक प्रशासन में प्रणालियों की परिभाषा, कार्य और नियंत्रण के बारे में जानने के लिए इस लेख को पढ़ें।

सिस्टम की परिभाषा और प्रकृति:

बादाम और पॉवेल निम्नलिखित तरीके से प्रणाली को परिभाषित करते हैं; एक प्रणाली का तात्पर्य है कि इसके और इसके पर्यावरण के बीच भागों की सीमा और किसी प्रकार की सीमा। हेनरी के अनुसार सिस्टम मॉडल सूचना सिद्धांत (विशेष रूप से प्रतिक्रिया, इनपुट और आउटपुट) की अवधारणाओं पर निर्भर करता है और प्रक्रिया के गर्भधारण अनिवार्य रूप से चक्रीय होने के रूप में होता है। नीति की उत्पत्ति, कार्यान्वित, समायोजित, पुन: लागू और पुन: लागू और उल्लंघन है।

बादाम और पावेल ने आगे देखा है: जब सिस्टम में एक चर परिमाण में या गुणवत्ता में बदलता है, तो अन्य को उपभेदों के अधीन किया जाता है और रूपांतरित किया जाता है, सिस्टम प्रदर्शन के पैटर्न में बदलता है। प्रणाली के इस विचार से अब यह स्पष्ट है कि सभी या अधिकांश भाग जो एक प्रणाली का निर्माण करते हैं वे आंतरिक रूप से एक दूसरे से संबंधित हैं और किसी भी हिस्से में होने वाले किसी भी परिवर्तन (जो भी छोटा हो सकता है) उस परिवर्तन का प्रभाव अन्य पर पड़ता है भागों। यह आगे भी देखा जा सकता है कि बादाम और पॉवेल ने कहा है कि हर प्रणाली की एक सीमा होती है। यह सीमा एक प्रणाली को दूसरे से अलग करती है। लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि विभिन्न सिस्टम बिल्कुल असंबंधित हैं।

विभिन्न प्रणालियों के बीच संबंध है और, फिर से, वे एक दूसरे से अलग हैं। COD सिस्टम को निम्न तरीके से परिभाषित करता है प्रणाली एक जटिल संपूर्ण है, एक तंत्र या इंटरकनेक्टिंग नेटवर्क के रूप में एक साथ काम करने वाली चीजों का एक सेट। COD'S परिभाषा मूल रूप से विभिन्न पाठ्यपुस्तकों द्वारा दी गई परिभाषाओं से अलग नहीं है। हर प्रणाली के अलग-अलग हिस्से होते हैं और वे सभी आपस में जुड़े होते हैं-इस अर्थ में कि वे अन्योन्याश्रित हैं। मेरा मानना ​​है कि यह प्रणाली का केंद्रीय विचार है। आइए अब हम लोक प्रशासन में इसकी प्रासंगिकता देखते हैं।

प्रणाली और संगठन:

प्रणाली और संगठन के बीच घनिष्ठ संबंध है। एक प्रणाली के कई भाग या उप-प्रणालियां होती हैं और ये सभी एक-दूसरे के साथ निकटता से जुड़ी होती हैं। फिर, एक प्रणाली भी पर्यावरण से संबंधित है जो इसके आसपास मौजूद है। संबंध निम्नलिखित तरीके से कहा जा सकता है। पर्यावरण का प्रभाव सिस्टम पर पड़ता है और सिस्टम किसी भी रूप या तरीके से उस पर प्रतिक्रिया या प्रतिक्रिया करता है।

पर्यावरण, फिर से, अप्रभावित नहीं रहता है। यह प्रतिक्रिया भी करता है, और इस तरह से प्रणाली और पर्यावरण के बीच कार्रवाई और प्रतिक्रिया जारी रहती है। यही सिद्धांत संगठन के लिए अच्छा है। एक संगठन एक प्रणाली की तरह है जिसे कई भागों में विभाजित किया गया है। यह सरकारी और गैर-सरकारी दोनों संगठनों पर लागू है।

एक संगठन को कई संरचनात्मक विभाजनों में विभाजित किया गया है और विभाजन जटिल हैं। लेकिन प्रशासन और उद्देश्यों के दृष्टिकोण से यह एक संपूर्ण है जिसका अर्थ है कि संगठनों के उद्देश्यों की प्राप्ति के लिए सभी भागों में महत्वपूर्ण कार्य हैं और कोई भी हिस्सा अनावश्यक या अतिश्योक्तिपूर्ण नहीं है। यह अवधारणा विशेष रूप से खुले मॉडल संगठनों पर लागू होती है। इस प्रकार का संगठन पर्यावरण के लिए खुला है; परिणाम पर्यावरण और संगठन के बीच क्रिया और प्रतिक्रियाएं हैं।

संगठन पर पर्यावरण के प्रभाव या कार्रवाई को इनपुट के रूप में माना जा सकता है और संगठन की प्रतिक्रिया को आउटपुट कहा जा सकता है। इस तरह संगठन और पर्यावरण के बीच का संबंध एक अवस्था से दूसरी अवस्था में आगे बढ़ता है। यह सिस्टम विश्लेषण का आधार है और हाल के समय में कुछ संगठन सिद्धांतकारों ने इसे संगठन के अध्ययन के लिए लागू किया है। पिछली शताब्दी के उत्तरार्ध से संगठन के अध्ययन के लिए प्रणाली विश्लेषण के आवेदन को महत्व मिला है।

संगठन में सिस्टम कैसे काम करता है?

हर संगठन के कई हिस्से होते हैं और सबसे महत्वपूर्ण होते हैं-निर्णय और निर्णय-कार्यान्वयन। ये दोनों कार्य न केवल महत्वपूर्ण हैं बल्कि वे अत्यधिक जटिल भी हैं। निर्णय लेते समय एक कार्यकारी को कई कारकों पर विचार करना होगा और वह दृष्टिकोण में गंभीर होना चाहिए।

निर्णय लेते समय या मुख्य कार्यकारी अधिकारी को संगठन के सभी प्रासंगिक और आवश्यक मुद्दों और परिवेश के प्रभावों (संभव) पर भी ध्यान देना चाहिए। यह विशेष रूप से खुले मॉडल संगठनों के मामले में अच्छा है। हरबर्ट साइमन ने कहा है कि हर फैसले के पीछे परिसर की संख्या होती है और एक निर्णय लेने वाले को इन परिसरों के लिए गंभीर विचार देना चाहिए क्योंकि वे निर्णय लेने को प्रभावित करते हैं।

यह सुनिश्चित किया गया है कि व्यावहारिक स्थिति में निर्णय लेने वाला अपने कार्य में पूरी तरह से स्वतंत्र नहीं है (यह निर्णय लेने वाला है)। उसे अपने कार्यों में सीमाओं या बाधाओं का सामना करना पड़ता है। इसका कारण यह है कि संगठन और पर्यावरण दोनों निकट से संबंधित हैं। यह भी एक तथ्य है कि एक उचित कार्यकारी पर्यावरण की अनदेखी नहीं कर सकता है। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि निर्णय के संसाधन या घटक पर्यावरण से आते हैं और इस वजह से निर्णय निर्माता पर्यावरण के प्रभावों या संसाधनों की अनदेखी करने के लिए कोई उद्यम नहीं दिखा सकते हैं। खुले मॉडल संगठनों में पर्यावरण और संगठन इस प्रकार कंधे से कंधा मिलाकर यात्रा करते हैं।

प्रणाली की प्रकृति का विश्लेषण करते हुए हमने एक बिंदु पर जोर दिया। A 'प्रणाली के कई भाग होते हैं और उन्हें उप-प्रणाली कहा जाता है। सभी उप-प्रणालियाँ दूसरे से इतनी अधिक संबंधित हैं कि इस संबंध को प्रकृति में जैविक कहा जा सकता है। हरबर्ट साइमन ने कहा कि एक संगठन भी प्रकृति में जैविक है।

एक संगठन को कई भागों या वर्गों में विभाजित किया गया है और कई कार्यकर्ता भी हैं। इसके बावजूद सभी हिस्से निकट से जुड़े हुए हैं और सभी कर्मचारी एक दूसरे का सहयोग करते हैं। यदि ये दो स्थितियां विफल हो जाती हैं तो संगठन संतोषजनक ढंग से काम करना बंद कर देगा। संगठन की यह प्रकृति हमें यह निष्कर्ष देती है कि एक संगठन एक प्रणाली है।

यदि हम संगठन के लिए सिस्टम सिद्धांत के अनुप्रयोग को देखते हैं तो हम पारस्परिकता की अवधारणा में आ जाएंगे। इस पारस्परिक संबंध की तुलना जैविक जीवों से की जा सकती है। संगठन एक खुली समाप्ति प्रणाली है और इस कारण से इसका सामना हमेशा पर्यावरण के तत्वों या प्रभावों से होता है। एक संगठन पर्यावरण से सामग्री और अन्य तत्वों को इकट्ठा करता है और फिर उन्हें उन सामग्रियों में बदल देता है जो मानव उपयोग के लिए फिट हैं। यही है, बाहर से एकत्र की गई सामग्रियों को उपभोग्य वस्तुओं में परिवर्तित किया जाता है जिन्हें आउटपुट कहा जाता है।

सिस्टम फिर से कुछ उत्पादों को पर्यावरण में निर्यात करता है। हम इस प्रकार पाते हैं कि संगठन, एक खुले मॉडल होने के नाते, पर्यावरण के साथ निकटता से जुड़ा हुआ है और संगठन को इनपुट-आउटपुट और फीडबैक सिस्टम की विशेषता है। पांच या छह दशक पहले सिस्टम दृष्टिकोण, इनपुट-आउटपुट मॉडल और फीडबैक व्यावहारिक रूप से संगठन के लिए विदेशी थे।

इसलिए संगठन के खुले मॉडल की अवधारणा ने संगठन में व्यापक लोकप्रियता और व्यापक आवेदन प्राप्त किया है। विशेष रूप से वैश्वीकरण और उदारीकरण के युग में संगठन के खुले मॉडल की प्रकृति अधिक से अधिक लोकप्रियता प्राप्त कर रही है। पिछली शताब्दी के उत्तरार्ध में साइमन ने इसके बारे में बात की थी और आज संगठन के किसी भी सिद्धांत या विश्लेषण से संगठन के निर्णय और कामकाज पर पर्यावरण के प्रभाव से बचा नहीं जा सकता है।

संगठन में नियंत्रण, शक्ति और प्राधिकरण:

संगठन सिद्धांत का एक महत्वपूर्ण पहलू शक्ति, अधिकार है और इन दोनों की मदद से संगठन के प्रमुख कार्यकर्ताओं पर नियंत्रण रखते हैं। नियंत्रण का अभ्यास आवश्यक है क्योंकि इसके बिना प्राधिकरण संगठन की कमियों को सुधार नहीं सकता है। ऐसे परेशान करने वाले तत्व हो सकते हैं जिनका रवैया, व्यवहार और कार्य किसी संगठन के सामान्य कामकाज में बाधा उत्पन्न कर सकते हैं। चूंकि यह आधुनिक संगठन प्रणाली का एक बहुत ही सामान्य मामला है, इसलिए नियंत्रण का प्रावधान होना चाहिए। संगठनों के कार्य और व्यवहार काफी हद तक प्राधिकरण और शक्ति और उनके उचित अनुप्रयोग द्वारा निर्धारित किए जाते हैं।

लेकिन शक्ति और अधिकार के अभ्यास में शक्ति और अधिकार के बीच एक अच्छा अंतर है-वे कभी भी हर जगह उपयोग की एकरूपता का दावा नहीं कर सकते। उदाहरण के लिए, जेलों में अधिकारी आम तौर पर कैदियों के व्यवहार की जांच करने के लिए मजबूत शक्ति का उपयोग करते हैं। कुछ संगठनों में अधिकारी संगठन के कामकाज में सामान्य रूप से बहाल करने के लिए शक्ति और प्राधिकरण का समर्थन करता है। लेकिन इस तरह के मामलों में शक्ति को कुदरती प्रकृति नहीं मानती है।

संगठन का कार्य शक्ति और अधिकार के एक दिलचस्प पहलू को प्रकट करता है। शक्ति और अधिकार का प्रयोग करने का उद्देश्य समाजीकरण सुनिश्चित करना है। एक संगठन में सभी विभागों में कर्मचारियों की भागीदारी और प्रभावी समन्वय होगा। लेकिन जब इन सभी की अनुपस्थिति होती है तो प्राधिकरण गतिविधियों को नियंत्रित करने के लिए शक्ति का उपयोग करने के लिए आगे बढ़ता है।

किसी संगठन के उचित और प्रभावी कामकाज के लिए कभी-कभी इस प्रकार की शक्ति का प्रयोग आवश्यक हो जाता है। किसी भी समाज में गैर-लाभकारी संगठन होते हैं और उस मामले में, कार्यकारी या प्राधिकरण देखता है कि संगठन अपने लक्ष्य को बरकरार रखता है और यदि संगठन में कोई भी उल्लंघन प्रकट होता है, तो प्राधिकरण नियंत्रण अभ्यास करने के लिए मजबूर होता है।

संगठन में शक्ति एक जटिल राजनीतिक घटना है। सतही शक्ति, अधिकार और नियंत्रण लागू करना आसान है। लेकिन निकोलस हेनरी की राय है कि पूरी अवधारणा अत्यधिक जटिल है। चेस्टर बरनार्ड ने एक व्यावहारिक स्थिति की ओर संकेत किया है। आदेश जारी करना और आदेश जारी करना दो तरह की अवधारणा है। प्राधिकरण के पास अपने अधीनस्थ को आदेश जारी करने की शक्ति हो सकती है, लेकिन अधीनस्थ आदेश को जारी रखने के द्वारा प्राधिकरण के साथ सहयोग नहीं कर सकता है। यह एक बहुत ही सामान्य मामला है और इस स्थिति को अधीनस्थ क्षेत्र की उदासीनता कहा जाता है। यह कहा जाता है कि बेहतर निर्देशन एक "दो-तरफ़ा" मामला है। प्राधिकरण आदेश जारी करेगा और अधीनस्थ इसे बाहर ले जाएगा। यह दो-तरफ़ा जटिल है।

लोक प्रशासन और संगठन सिद्धांत का एक और बहुत महत्वपूर्ण आंकड़ा हर्बर्ट साइमन है। उन्होंने कहा है कि आदेश का मुद्दा और इसकी स्वीकृति - दोनों समस्या पैदा करते हैं। आदेश जारी करने वाले व्यक्ति को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि उसे आदेश देने का पूर्ण अधिकार है। फिर से, आदेश प्राप्त करने वाले व्यक्ति को यह पता होना चाहिए कि वह आदेश के अनुसार कार्य करने के लिए बाध्य है। साइमन स्वीकृति के पूरे सिस्टम ज़ोन को कहते हैं।

साइमन द्वारा तैयार की गई चार अलग-अलग स्थितियां हैं। वह विशेष रूप से इसे प्रेरणा कहते हैं। उन्होंने कहा है कि अधीनस्थों का उद्देश्य होगा कि वे श्रेष्ठता के आदेश को आगे बढ़ाएं, पुरस्कार और प्रतिबंधों के प्रावधान होंगे, इस आदेश के पीछे वैधता और सामाजिक अनुमोदन होगा। अधीनस्थ को आदेश जारी करने वाले प्राधिकरण पर पूरा भरोसा होगा।

साइमन ने कहा है कि आदेशों और इसकी स्वीकृति के मुद्दे के बीच ये स्थितियाँ अवश्य होनी चाहिए। लेकिन कई संगठनों में यह समस्या पैदा करता है। कई मामलों में यह पाया गया है कि आदेश जारी करने वाले व्यक्तियों को नौकरी करने का कोई अधिकार नहीं है। इसके अलावा, अधीनस्थ आदेश की अवहेलना अवैध रूप से काम कर रहा है। संगठन के किसी भी सिद्धांत पर गौर करना चाहिए।