एक कार्यालय में सुरक्षा प्रणाली

यह लेख एक कार्यालय में सुरक्षा प्रणाली पर एक करीबी दृश्य प्रदान करता है।

एक कार्यालय की सुरक्षा का अर्थ:

सुरक्षा का अर्थ है कुछ पहचाने जाने योग्य, मूर्त वस्तु या किसी निकाय को दी गई सुरक्षा। यह संरक्षण शरीर की वस्तु को तोड़फोड़ या जासूसी से रोकने के लिए दिया जाता है।

सुरक्षा प्रबंधन का एक महत्वपूर्ण पहलू बनता जा रहा है क्योंकि:

1. कार्यालय के लिए घुसपैठियों की भेद्यता, और

2. नई प्रौद्योगिकी के आगमन और कार्यालय में इन नए तकनीकी उपकरणों की स्थापना के साथ, नए उत्पाद डिजाइनों के लिए औद्योगिक जासूसी का प्रलोभन बढ़ रहा है।

सुरक्षा का सिद्धांत:

सुरक्षा के दो प्रकार होते हैं और नियोजन भी इन दो प्रकार की सीमाओं पर निर्भर करता है।

ऐसे सिद्धांत हैं जो दोनों प्रकार के सिद्धांतों को नियंत्रित करते हैं, लेकिन वे सामान्य सिद्धांत हैं:

1. पर्यवेक्षण का सिद्धांत:

सुरक्षा के कार्य के उचित प्रदर्शन की जांच करने के लिए पर्यवेक्षण की आवश्यकता होती है। दिन-प्रतिदिन के आधार पर संगठन की नौकरी की उपलब्धि के लिए आगे बढ़ने वाली चीजों की सामान्यता की जांच करने के लिए दैनिक आधार पर पर्यवेक्षण किया जाना चाहिए।

2. सुरक्षा की लागत:

हालाँकि, सुरक्षा की आवश्यकता है; लागत का नियंत्रण एक महत्वपूर्ण कारक है। सुरक्षा पर बहुत कम लागत कार्यालय की आंतरिक सुरक्षा को बाधित करती है, और बहुत अधिक लागत भी उचित नहीं है। कार्यालय को लागत का कारक तय करने से पहले सुरक्षा की दीर्घकालिक और अल्पकालिक योजना बनानी चाहिए।

3. विधि और संचार के मोड:

जो भी सुरक्षा की व्यवस्था है, उसे संगठन में कर्मचारियों के बीच शैली और संचार के तरीकों में बाधा नहीं डालनी चाहिए। सुरक्षा प्रणाली के साथ एक लिंक के रूप में संचार और किसी भी कार्यालय प्रणाली का एक अच्छा संचार सुरक्षा को भी तनाव देता है।

4. सुरक्षा का सरल अभ्यास:

सुरक्षा के महत्व के बारे में कर्मचारियों को समझने के लिए प्रत्येक कार्यालय के लिए यह आवश्यक और आवश्यक है। कार्यालय कर्मियों की सुरक्षा के लिए बनाया गया सिद्धांत और सुरक्षा का रूप सरल और लचीला होना चाहिए ताकि प्रत्येक कर्मचारी को उसी को समझना चाहिए और खुद को इसका पालन करना चाहिए। सुरक्षा की आवश्यकता सादगी या किसी कार्यालय की जटिलता पर निर्भर करती है, हालांकि, कार्यान्वयन व्यवसाय की प्रकृति के आधार पर उसी के उपयोग पर निर्भर करता है।

5. पर्याप्त और आग्रह:

सुरक्षा तात्कालिकता और पर्याप्तता पर निर्भर करती है। सुरक्षा के किसी भी रूप को लागू किया जाना चाहिए, किसी को उस विभाग को ध्यान में रखना चाहिए जिसके लिए सुरक्षा प्रणाली की आवश्यकता है, और जिस व्यक्ति के लिए इसकी आवश्यकता है।

सुरक्षा की योजना बनाना:

किसी भी अन्य नई अवधारणा की तरह, या एक नई चीज जिसे किसी कार्यालय में लागू किया जाना है, सुरक्षा व्यवसाय में उन्हें लागू करने से पहले सुरक्षा की योजना बनाई जानी चाहिए। चोर या बाहरी व्यक्ति को कार्यालय में प्रवेश करने से कोई नहीं रोक सकता है, हालाँकि, कार्यालय में नए प्रवेशी की जाँच करने के लिए निश्चित रूप से एक कदम उठाया जा सकता है। यह यहां है कि एक सावधान सुरक्षा योजना जोखिम को कम करने और यहां तक ​​कि उन्हें खत्म करने की कोशिश करती है।

1. कर्मचारियों की भर्ती:

सुरक्षा व्यवस्था को देखने के लिए कर्मचारियों को संगठन के भीतर भर्ती किया जा सकता है या सुरक्षा के लिए अपने प्रशिक्षित कर्मियों को रखने के लिए बाहरी एजेंसी से संपर्क किया जा सकता है।

2. समिति का गठन:

यह सुझाव दिया जाता है कि कार्यालय प्रबंधक के साथ स्वयं एक समिति बनाई जाए। जरूरत पड़ने पर विभाग प्रमुखों को सिस्टम में शामिल किया जा सकता है। इस समिति का कार्य संगठन की मांग को ध्यान में रखते हुए एक सुरक्षा प्रणाली का निर्माण करना हो सकता है, इस उद्देश्य के लिए प्राधिकरण और व्यक्ति के प्रतिनिधित्व को निर्धारित करना और साथ ही समस्याओं का अध्ययन करना।

3. सिस्टम संचार:

जो समिति सुरक्षा की योजना तैयार करती है, उसे संगठन के प्रत्येक सदस्य के लिए डिज़ाइन किए गए सिस्टम को उनकी स्वीकृति, और सुझावों, यदि कोई हो, से संवाद करना चाहिए।

4. सूचना और राय मांगना, यदि कोई हो:

समिति को विभिन्न विभागों में विभिन्न उद्देश्यों के लिए सुरक्षा की आवश्यकताओं से उचित रूप से तैयार किए गए फॉर्म की जानकारी लेनी चाहिए।

5. सुरक्षा योजना या प्रणाली तैयार करना:

सुरक्षा की एक योजना सूचना और संगठन की आवश्यकता के आधार पर तैयार की जानी है।

6. प्रणाली का गठन:

एक प्रणाली, जो प्रतिक्रिया और सुझाव की प्राप्ति के आधार पर होनी चाहिए, विवरण प्रदान करना चाहिए क्योंकि संगठन की संरचना में पूरी सुरक्षा को कैसे एकीकृत किया गया है, सिस्टम को कैसे पुनर्जीवित किया जाना चाहिए, और इसे कैसे एकीकृत किया जाना चाहिए। लेआउट में, आदि।

सुरक्षा का अभ्यास:

निम्न बिंदुओं को सुरक्षा प्रणाली के संबंध में ध्यान देने योग्य है जब इसे व्यवहार में लाया जाता है:

1. चेतावनी प्रणाली का उपयोग:

सुरक्षा के लिए हमेशा बीप लाइट या अलार्म सिस्टम का उपयोग करना चाहिए। जब भी कोई खतरा होता है, अलार्म की घंटी बजती है जिससे सिस्टम में कुछ परेशानी का संदेश जाता है।

2. प्रवेश द्वारा पहचान:

कार्यालय में प्रवेश करने वाले लोगों को पास सौंप दिए जाएं। जब वे अपना काम खत्म कर लेते हैं, तो उन्हें अपने पासों की जाँच करवा लेनी चाहिए और अधिकारियों द्वारा उनके साथ कार्यालय में मिलने वाले काउंटरों की जांच करवा लेनी चाहिए, अंत में कार्यालय परिसर से बाहर निकलते समय सुरक्षा के लिए उसी को सौंप दें। उचित पहचान के लिए हर कर्मचारी को पहचान पास जारी किया जाना चाहिए। यह किसी भी कार्यालय के लिए एक आवश्यक अनुलाभ है।

3. नकदी विभाग की सुरक्षित स्थिति:

किसी भी घुसपैठिए की यह एक सामान्य आदत है, जो कार्यालय में प्रवेश करने का इरादा रखता है, पहले नकद विभाग पर हमला करता है, और लूट से बचने के लिए। नकदी विभाग को भवन के बहुत सुरक्षित हिस्से में स्थित होना चाहिए और भवन के इस हिस्से में प्रवेश प्रतिबंधित होना चाहिए।

जहां नकदी विभाग को सुरक्षित करना संभव नहीं है, नकदी विभाग के सामान्य कामकाज के लिए कैशियर और कैश को बैरिकेड में डालने के लिए एक बैरिकेड तैयार किया जाना चाहिए।

सुरक्षा में प्रशिक्षण और अनुशासन:

कार्यालय में उचित सुरक्षा प्रणाली बनाए रखने के लिए बहुत स्वदेशी या तकनीकी पद्धति की आवश्यकता नहीं है। प्रत्येक कर्मचारी को सुरक्षा की आवश्यकता के महत्व को समझने के लिए बनाया जाना है, और उन्हें तदनुसार प्रशिक्षित करना होगा।

कुछ बिंदुओं पर ध्यान दिया जाना चाहिए:

1. प्रत्येक कर्मचारी को संगठन के बारे में या उसके विभाग के बारे में अधिक न बोलने के बारे में बताया जाना चाहिए, जो विभाग में चल रही गतिविधियों के बारे में है। यदि कोई कर्मचारी इसके लिए सहमत नहीं है, तो विभाग और संगठन को कर्मचारी की गतिविधि के बारे में गंभीर विचार करना चाहिए।

2. दोपहर के भोजन, कॉफी या चाय के ब्रेक के दौरान, प्रत्येक कर्मचारी को अपनी सभी फाइलें, कागजात, स्टेशनरी आदि दराज में रखनी चाहिए और उन्हें ठीक से बंद करना चाहिए, जगह को जर्जर छोड़ने के बजाय, मेज पर सब कुछ छोड़कर, जिससे अन्य कार्यालय रिकॉर्ड के साथ छेड़छाड़ करने का मौका।

3. विजिटिंग मैकेनिक्स और इंजीनियर सुरक्षा के लिए एक खतरा हो सकते हैं क्योंकि उनके पास उन अधिकांश विभागों तक मुफ्त पहुंच होती है जहां कार्यालय मशीनें रखी जाती हैं और वे एक मूल्यवान गोपनीय जानकारी भर सकते हैं।

4. कार्यालय के दस्तावेजों को उचित रूप से वर्गीकृत किया जाना चाहिए और उन तक पहुंच प्रतिबंधित होनी चाहिए।

5. कार्यालय के शीर्ष बॉस द्वारा संभाला गया गोपनीय कागजात और गोपनीय कार्य केवल कार्यालय के सुरक्षा-प्राप्त नियमित श्रमिकों द्वारा ही संभाला जाना चाहिए।

6. सभी कागजात जो कम महत्व के हैं, उन्हें कार्यालय द्वारा नष्ट कर दिया जाना चाहिए। गंभीर लीक या तो फोटोकॉपी अनुभाग में या डुप्लिकेटिंग मशीन अनुभाग में होते हैं। सभी खराब की गई कॉपी को नष्ट कर दिया जाना चाहिए।

कंप्यूटर सुरक्षा:

कंप्यूटर ने हमारे देश में कुछ लोकप्रियता हासिल करना शुरू कर दिया है क्योंकि अधिकांश बड़े संगठनों ने उनका उपयोग करना शुरू कर दिया है। औद्योगिक उन्नत देशों में कंप्यूटर सुरक्षा पर बहुत ध्यान दिया जाता है क्योंकि कंप्यूटर डेटा प्रोसेसिंग उन लोगों के लिए असुरक्षित है जो इसके साथ छेड़छाड़ या इसे नष्ट करना चाहते हैं। आने वाले वर्षों में, केंद्रीय कंप्यूटर कक्ष संगठन से संबंधित सभी सुरक्षा के लिए लक्ष्य हो सकता है।

कंप्यूटर की सुरक्षा का उल्लंघन:

कंप्यूटरों की सुरक्षा भंग होने के दो कारण हैं:

1. बाहरी कारण:

बाहरी कारण प्राकृतिक आपदा के कारण हो सकता है।

2. आंतरिक कारण:

आंतरिक कारण कर्मचारी की लापरवाही, कर्मचारी की आपराधिक मंशा या कर्मचारी के कंप्यूटर के साथ ठीक से काम न कर पाने के कारण हो सकता है। आग, पानी या बाढ़ के कारण प्राकृतिक खतरे हो सकते हैं। आग इसका मुख्य कारण है।

आग से बचाव के लिए, किसी को इस बात का ध्यान रखना चाहिए कि कंप्यूटर के कमरे में कोई सिगरेट या बीड़ी नहीं जलाई जाती है या उसे फुलाया नहीं जाता है। कोई ज्वलनशील लेख कंप्यूटर कक्ष में नहीं रखा जाना चाहिए। साथ ही, कंप्यूटर रूम में प्रवेश करने से पहले सभी को अपने जूते उतारने चाहिए।

जहां तक ​​संभव हो, कंप्यूटर कमरे में आग बुझाने की एक संख्या होनी चाहिए। कार्यालय की फाइलों आदि को भी या तो कंप्यूटर कक्ष में नहीं रखा जाना चाहिए, या कंप्यूटर कक्ष से सटे किसी स्थान पर- ऐसा न हो कि आग लगने का मौका हो।