खरीद विभाग की प्रभावी कार्यप्रणाली के लिए प्रक्रियाएं

खरीद विभाग के प्रभावी कामकाज के लिए प्रक्रिया (नमूना के साथ)!

(ए) सामग्री के लिए अनुरोध या इंडेंटिंग खरीद :

खरीद अधिकारी अपने हिसाब से सामग्रियों की खरीद के लिए कोई कार्रवाई शुरू नहीं करता है। खरीद आवश्यकताओं की सहायता से, खरीद अधिकारी को संगठन में आवश्यक सामग्री के प्रकार का पता चल जाता है।

एक खरीद आवश्यकता एक ऐसा रूप है जिसका उपयोग क्रय विभाग को सामग्री खरीदने के लिए औपचारिक अनुरोध के रूप में किया जाता है। यह फॉर्म स्टोरकीपर द्वारा नियमित स्टॉक सामग्री के लिए तैयार किया जाता है और विभागीय प्रमुख द्वारा विशेष सामग्रियों के लिए नियमित आइटम के रूप में स्टॉक नहीं किया जाता है। आवश्यकता को एक कार्यकारी के रूप में अनुमोदित किया जाता है, जैसे कि संयंत्र अधीक्षक या कार्य प्रबंधक, इसके अलावा आवश्यकताओं को उत्पन्न करने के लिए।

खरीद की आवश्यकता आम तौर पर तीन प्रतियों में तैयार की जाती है। मूल प्रति क्रय विभाग को भेजी जाती है, डुप्लिकेट को स्टोरकीपर या विभाग द्वारा रखा जाता है, जो अपेक्षित रूप से पहल करता है और अधिकृत अधिकारी को तिगुना भेजा जाता है।

सामग्रियों की नियमित वस्तुओं के लिए स्टोरकीपर द्वारा शुरू की गई खरीद की मांग को 'नियमित' खरीद आवश्यकता कहा जाता है और विशेष सामग्रियों के लिए विभागीय प्रमुख द्वारा तैयार की गई खरीद आवश्यकता को 'विशेष' या 'सामयिक' खरीद मांग के रूप में जाना जाता है। नियमित खरीद आवश्यकताएं तब तैयार की जाती हैं, जब सामग्रियों के आइटम ऑर्डरिंग स्तर पर पहुंच जाते हैं यानी जिस स्तर पर पुनःपूर्ति के लिए आदेश दिया जाना चाहिए।

यह सामग्री की कमी से बचने और नौकरियों या विभागों को सामग्री की निर्बाध आपूर्ति उपलब्ध कराने के उद्देश्य से किया जाता है। खरीदारी की आवश्यकता का नमूना फॉर्म नीचे दिया गया है।

खरीद की मांग के उपरोक्त नमूने से यह स्पष्ट है कि यह तीन बुनियादी जानकारी प्रदान करता है जो खरीद विभाग के काम में सहायता करता है।

य़े हैं:

(ए) किस प्रकार की सामग्री खरीदी जानी है? लेखों और दुकानों के कोड नंबर का विवरण स्पष्ट रूप से खरीद की आवश्यकता में दिया जाना चाहिए ताकि सामग्रियों की सही गुणवत्ता खरीदी जा सके।

(ख) कब खरीदा जाना है? सामग्रियों को सही समय पर खरीदा जाना चाहिए ताकि न तो सामग्री की कमी हो और न ही शेयरों में कोई अत्यधिक निवेश हो।

(ग) ऑर्डर देने के एक समय में कितना खरीदा जाना है? आर्थिक आदेश मात्रा क्या होनी चाहिए?

(ख) आपूर्ति के स्रोत और आपूर्तिकर्ता का चयन:

सामग्री की आपूर्ति का एक स्रोत खरीद की आवश्यकता की प्राप्ति के बाद चुना जाना चाहिए। खरीद विभाग आमतौर पर सामग्री के हर समूह के लिए आपूर्तिकर्ताओं के नाम और पते की एक सूची रखता है। इन आपूर्तिकर्ताओं से उन्हें निविदा जारी करके कोटेशन आमंत्रित किए जा सकते हैं। आपूर्तिकर्ताओं से कोटेशन प्राप्त होने पर, प्राप्त विभिन्न कोटेशनों का तुलनात्मक विवरण तैयार किया जाना चाहिए और वांछनीय आपूर्तिकर्ताओं का चयन किया जाना चाहिए।

सामग्री के क्रय के लिए आपूर्तिकर्ता को किसके लिए आदेश दिया जाना है, इसका चयन करते समय, खरीद विभाग को ध्यान में रखना चाहिए:

(i) विनिर्माण क्षमता,

(ii) आपूर्तिकर्ता की विश्वसनीयता,

(iii) आपूर्तिकर्ता की वित्तीय स्थिति,

(iv) आपूर्ति करने वाली फर्म का प्रबंधन,

(v) मूल्य उद्धृत,

(vi) वह मूल्य जिसके लिए उद्धृत मूल्य लागू है,

(vii) भुगतान की शर्तें,

(viii) वितरण की शर्तें, और

(ix) विनिर्देशन जिनसे उत्पादों का निर्माण किया जाता है।

अन्य सभी कारक; समान होने के नाते, खरीद मूल्य सबसे कम कीमत होनी चाहिए जिस पर एक विशेष सामग्री खरीदी जानी है। इस प्रकार, जिस आपूर्तिकर्ता से सामग्री खरीदी जाती है, वह उचित मूल्य पर उचित समय पर समान गुणवत्ता की सामग्री की आपूर्ति के लिए भरोसेमंद और सक्षम होनी चाहिए।

खरीद अधिकारी को आपूर्तिकर्ता की पसंद बनाने में ऊपर दिए गए सभी मानदंडों को ध्यान में रखना चाहिए; हालाँकि, वह पैसा-वार और पाउंड-मूर्ख नहीं बनना चाहिए। उसे आवश्यक वितरण कार्यक्रम, गुणवत्ता मानकों और भुगतान की शर्तों को पूरा करने के लिए फर्म के पैसे के कई गुना अधिक खर्च करने से डरना नहीं चाहिए।

खरीद प्रबंधक कोटेशन, पिछले रिकॉर्ड, कैटलॉग, खरीदारों के गाइड और अन्य पुस्तकों की अनुसूची से आवश्यक जानकारी प्राप्त करेगा। संक्षेप में, उन्हें खरीद विभाग के सबसे महत्वपूर्ण उद्देश्य को ध्यान में रखते हुए सभी आवश्यक अभिलेखों को बनाए रखना चाहिए, ताकि उत्पादन कार्य को सुचारू रूप से चलाने में मदद करने के लिए उचित समय पर उचित दर पर सामग्रियों की सही मात्रा और गुणवत्ता की खरीद हो सके।

निविदा फॉर्म का नमूना जो कोटेशन को आमंत्रित करने के लिए विभिन्न आपूर्तिकर्ताओं को जारी किया जाता है, इस प्रकार है:

आपूर्तिकर्ताओं का आवधिक मूल्यांकन होना चाहिए और जिनका प्रदर्शन गुणवत्ता, वितरण समय, बिक्री नीतियों और प्रतिस्पर्धी कीमतों के संबंध में खराब पाया जाता है, उन्हें आपूर्तिकर्ताओं की सूची से हटा दिया जाना चाहिए। भविष्य में, ऐसे आपूर्तिकर्ताओं से उद्धरण आमंत्रित नहीं किए जाने चाहिए, जब तक कि उनका प्रदर्शन अच्छा न हो।

सामग्री खुली निविदा विधि, सीमित निविदा पद्धति और एकल निविदा पद्धति द्वारा खरीदी जा सकती है। ओपन टेंडर विधि प्रेस में विज्ञापन देकर कई पार्टियों से उद्धरण आमंत्रित करने में मदद करती है और इसका पालन तब किया जाता है जब खरीद में काफी मात्रा और मूल्य शामिल होता है।

इस पद्धति से सामग्रियों के भंडार में वृद्धि होगी क्योंकि विज्ञापित निविदाओं के निपटान और आदेशों की नियुक्ति के लिए अधिक समय लगता है। सीमित निविदा पद्धति में, सीमित संख्या में आपूर्तिकर्ताओं से कोटेशन आमंत्रित किए जाते हैं। सीमित निविदाओं में, आपूर्तिकर्ता आमतौर पर सामग्रियों से परिचित होते हैं और यथार्थवादी उद्धरण प्रस्तुत कर सकते हैं।

आपूर्तिकर्ता अतीत में सिद्ध आपूर्तिकर्ता हैं। नतीजतन, उद्धृत शर्तों के अनुसार निरंतर आपूर्ति सुनिश्चित की जा सकती है। निविदा की ऐसी प्रणाली में, प्रतिस्पर्धा भी संभव है क्योंकि पिछले मूल्य की तुलना उद्धृत मूल्य के साथ की जा सकती है और यदि निविदा अधिक होती है, तो वृद्धि को औचित्य देने के लिए निविदा को बुलाया जा सकता है। यह विधि अपने फायदे के कारण अधिक लोकप्रिय है। एकल निविदा विधि का सहारा लिया जाता है जहां आपूर्तिकर्ता एकमात्र आपूर्तिकर्ता होता है।

(ग) खरीद आदेश:

आपूर्तिकर्ता चुनने के बाद, खरीद विभाग दुकानों की आपूर्ति के लिए एक खरीद आदेश तैयार करता है। आदेश विशेष सामग्री या सामग्री की आपूर्ति करने के लिए आपूर्तिकर्ता को लिखित प्राधिकरण है। यह खरीदार और आपूर्तिकर्ता के बीच अनुबंध का प्रमाण है जो खरीदार और आपूर्तिकर्ता दोनों को उन शर्तों से बांधता है जिसके तहत आदेश रखा गया है।

आपूर्तिकर्ता क्रय आदेश के नियमों और शर्तों के अनुसार सामग्रियों की आपूर्ति करने के लिए बाध्य है और खरीदार को डिलीवरी के लिए, और भुगतान के लिए सामग्री स्वीकार करने के लिए आवश्यक है। इसके अलावा, यह दस्तावेज है जो प्राप्त विभाग को भुगतान के लिए आपूर्तिकर्ता से बिल स्वीकार करने के लिए और लेखा विभाग को आदेशित सामग्री प्राप्त करने का अधिकार देता है।

तैयार किए जाने वाले खरीद आदेश की प्रतियों की संख्या संगठन से संगठन में भिन्न होती है। संगठन के आकार के आधार पर तीन से पांच प्रतियां तैयार की जाती हैं।

यदि पांच प्रतियां तैयार की जाती हैं, तो संभव उपयोग निम्नानुसार हो सकता है:

(i) मूल प्रति आपूर्तिकर्ता को भेजी जाती है।

(ii) एक प्रति प्राप्त विभाग को भेजी जाती है।

(iii) एक प्रति उस व्यक्ति को भेजी जाती है जिसने खरीद की आवश्यकता शुरू की थी।

(iv) एक प्रति लेखा विभाग को भेजी जाती है।

(v) अंतिम प्रति भविष्य के संदर्भ के लिए खरीद विभाग द्वारा बरकरार रखी जाती है।

खरीद आदेश का एक नमूना रूप नीचे दिया गया है:

क्रय आदेशों का नियमित पालन होना चाहिए ताकि समय पर सामग्री प्राप्त हो सके। सहमति प्राप्त डिलीवरी की तारीखों में नियमित अंतराल पर पूछताछ की जानी चाहिए। वादा किए गए डिलीवरी की तारीखों में सामग्री की आपूर्ति में किसी भी कठिनाई का सामना करने पर आपूर्ति के उपयुक्त उपाय किए जा सकते हैं या आपूर्ति के वैकल्पिक स्रोत टैप किए जा सकते हैं।

जब डिलीवरी की तारीख समाप्त हो गई है, तो आपूर्तिकर्ताओं को उन तारीखों को इंगित करने के लिए कहा जाना चाहिए जिनके द्वारा वे सामग्रियों की आपूर्ति करने की उम्मीद करते हैं। प्रसव में विस्तार को केवल अनुबंध में दंड के अधीन किया जाना चाहिए। इस प्रकार, आदेशों का पालन सामग्री की सुचारू खरीद सुनिश्चित करता है और सामग्री न मिलने के कारण कारखाने को बंद करने से भी बचाता है।

(डी) सामग्री प्राप्त करना और निरीक्षण करना :

बड़ी चिंताओं में, सामग्री प्राप्त करने और निरीक्षण करने के लिए स्टॉकिंग स्थानों से अलग एक अलग रसीद और निरीक्षण विभाग स्थापित किया जाना चाहिए। लेकिन छोटी चिंताओं में, माल प्राप्त करने का काम स्टोरकीपर को सौंपा जा सकता है।

रसीद और निरीक्षण विभाग के कार्य हैं:

1. खरीद आदेश फ़ाइलों का रखरखाव।

2. डिलीवरी चालान के तहत आपूर्तिकर्ताओं द्वारा वितरित सामग्री को प्राप्त करना, उतारना और अनपैक करना। ये चालान प्राप्त विभाग में एक क्लर्क द्वारा हस्ताक्षरित हैं और चालान की एक प्रति आपूर्तिकर्ता को चालान के तहत प्रदत्त सामग्री की प्राप्ति के लिए एक प्रमाण के रूप में आपूर्तिकर्ता को वापस कर दी जाती है।

3. प्राप्त सामग्री की मात्रा और भौतिक स्थिति की जाँच करना। यह डिलीवरी चालान के साथ खरीद ऑर्डर की तुलना करके किया जाता है। किसी भी कमी या टूट-फूट को आपूर्तिकर्ता को सूचित किया जाना चाहिए।

4. प्राप्त सामग्री की गुणवत्ता की जाँच करना। सामग्री की गुणवत्ता की जांच करने के लिए इंजीनियर या केमिस्ट को बुलाया जा सकता है। उसे यह सुनिश्चित करना है कि गुणवत्ता खरीद आदेश के अनुसार है। सामग्रियों की गुणवत्ता की जांच करने के बाद, विभाग गुणवत्ता के रूप में एक रिपोर्ट प्रस्तुत करेगा और यदि कुछ सामग्रियों को उसके कारण खारिज कर दिया जाता है।

5. निरीक्षण पूरा होने पर, क्लर्क प्राप्त करने वाले सामान को स्टोर या माल प्राप्त नोट में प्राप्त सामग्री का विवरण दर्ज करना चाहिए। नोट की पांच प्रतियां तैयार की जानी चाहिए। एक प्रति प्राप्ति विभाग द्वारा रखी जाएगी और चार प्रतियां सामग्री के साथ स्टोरकीपर को भेजी जाएंगी।

वह फिर से सामग्रियों की मात्रा की जांच करेगा और इसकी तुलना नोट पर दी गई मात्रा से करेगा। वह सभी चार प्रतियों पर हस्ताक्षर करेगा।

एक कॉपी को स्टोर कीपर द्वारा अपने रिकॉर्ड के लिए रखा जाएगा और अन्य तीन प्रतियां निम्नलिखित विभागों को भेजी जाएंगी (प्रत्येक विभाग को एक प्रति):

(i) खरीद विभाग,

(ii) लेखा विभाग,

(iii) जिस विभाग ने अपेक्षित पहल की।

भंडार (या माल) प्राप्त नोट का रूप नीचे दिया गया है:

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि दर और राशि कॉलम लागत विभाग द्वारा भरे जाएंगे।

माल प्राप्त नोट एक दस्तावेज है जिसके आधार पर खरीद को सत्यापित किया जाता है और आपूर्तिकर्ता को भुगतान किया जाता है। यह लघु आपूर्ति के लिए कोई भी दावा दायर करने में भी सहायक है। यह प्राप्त सभी सामग्रियों का एक पूरा रिकॉर्ड प्रदान करता है।

(() भुगतान के लिए बिलों की जाँच और पासिंग :

जब आपूर्तिकर्ता से चालान प्राप्त होता है, तो इसे प्रामाणिकता और साथ ही अंकगणितीय सटीकता की जांच करने के लिए स्टोर अकाउंटिंग सेक्शन में भेज दिया जाता है। इनवॉइस में उल्लिखित मात्रा को प्राप्त किए गए स्टोरों के संदर्भ में जांचा जाता है, जबकि इनवॉइस की कीमत खरीद ऑर्डर से जांची जाती है। सामग्री की कीमत को छूट, परिवहन शुल्क, कस्टम ड्यूटी, उत्पाद शुल्क, कंटेनरों की लागत आदि के लिए समायोजित किया जाना है।

अंतिम बिल की पुष्टि करने से पहले, निम्नलिखित बातों पर ध्यान देने की आवश्यकता है:

1. व्यापार छूट, यदि कोई हो, सामग्री की खरीद मूल्य से कटौती की जानी है।

2. थोक खरीद के लिए आपूर्तिकर्ता द्वारा दी गई मात्रा में छूट भी सामग्री की कीमत से काटी जानी है।

3. नकद छूट का दावा केवल तभी किया जाता है जब भुगतान नकद में किया जाता है। हालांकि, कुछ विशेषज्ञ इस बात की वकालत करते हैं कि नकद छूट शुद्ध वित्तीय प्रकृति की वस्तु है, इसलिए इसे लागत खातों में नहीं लाया जाना चाहिए।

4. संगठन में सामग्री लाने में किए गए परिवहन शुल्क सामग्री लागत का हिस्सा हैं। यदि खरीदार की ओर से आपूर्तिकर्ता द्वारा इस तरह के खर्चों को पूरा किया जाता है, तो परिवहन शुल्क की मात्रा के साथ सामग्री का चालान बढ़ाया जाना चाहिए।

5. आपूर्तिकर्ता द्वारा भुगतान किए गए किसी भी बीमा शुल्क को सामग्री की कीमत में भी जोड़ा जाना है।

6. बिक्री कर, उत्पाद शुल्क आदि को भी जोड़ा जाना है।

7. आपूर्तिकर्ता के कारण शेष राशि पर कोई ब्याज जोड़ा जाना चाहिए।

8. कंटेनरों की लागत सामग्री की खरीद मूल्य में जोड़ दी जाती है यदि उन्हें आपूर्तिकर्ता को वापस नहीं किया जाना है। खरीद मूल्य, हालांकि, कंटेनरों के लिए कोई भी मूल्य शामिल नहीं करेगा यदि वे पूर्ण मूल्य पर वापस करने योग्य हैं। कम मूल्य पर वापस आने वाले कंटेनरों के मामले में, किराये, यानी, आपूर्तिकर्ता द्वारा वापस लिए गए मूल्य और वापसी योग्य मूल्य के बीच का अंतर सामग्री की कीमत में जोड़ा जाता है।

बिल की प्रामाणिकता की पुष्टि करने के बाद, अंकगणितीय सटीकता की भी जाँच की जानी चाहिए। भंडार लेखा अनुभाग अंत में भुगतान के लिए चालान को मंजूरी देता है, प्रमाणित करता है और पास करता है और इस आधार पर कैशियर भुगतान कर सकता है। भुगतान किसी विशेष क्रम में सहमत शर्तों के अनुसार किया जाता है।

चित्र 1:

जब एक स्टोर के लिए निविदाएं आमंत्रित की गईं, तो निम्नानुसार उद्धरण प्राप्त हुए:

आपूर्तिकर्ता A:

(ए) प्रत्येक 2 रुपये की दर; (बी) व्यापार छूट १०%; (ग) यदि रसीद के बाद एक पखवाड़े के भीतर बिलों का भुगतान किया जाता है तो नकद छूट ५%; (d) परिवहन शुल्क प्रति 100 यूनिट 1 रु।

आपूर्तिकर्ता B:

(ए) दर १. each० प्रत्येक (1, 000 इकाइयों तक), १.६० रुपये प्रत्येक (1, 000 इकाइयों से ऊपर के आदेश के लिए); (बी) यदि सामग्री की प्राप्ति के बाद एक पखवाड़े के भीतर बिलों का भुगतान नहीं किया जाता है, तो प्रति वर्ष ६% ब्याज जोड़ा जाएगा; (c) परिवहन शुल्क प्रति 100 यूनिट 3 रु।

हर महीने लगभग 5, 000 इकाइयों की आवश्यकता होती है और आपूर्ति की गुणवत्ता और अन्य शर्तें समान होती हैं, अपनी टिप्पणी प्रदान करें कि किसके लिए खरीद आदेश जारी किया जा सकता है। फैक्ट्री हर महीने अपने कुल मासिक बिल का 50% भुगतान करती है।

उपाय:

सामग्री की सबसे कम लागत के कारण आपूर्तिकर्ता बी को खरीद आदेश जारी किया जाना चाहिए।

चित्रण 2:

निविदाएं आमंत्रित करने के बाद, दो उद्धरण निम्नानुसार प्राप्त होते हैं:

(ए) रु। 4.20 प्रति यूनिट।

(b) रु। 4.00 प्रति यूनिट से अधिक रु। आदेश दिए गए इकाइयों की परवाह किए बिना जोड़े जाने वाले 2, 000 निश्चित शुल्क।

अपने तर्कों के साथ सलाह दें कि किसके साथ आदेश दिया जाए और किस मात्रा में आदेश दिया जाए।

चित्रण 3:

मिश्रित वस्तुओं की सामग्री का एक लॉरी लोड रुपये के लिए खरीदा गया था। 9, 000। ये निम्नलिखित ग्रेड में हल किए गए थे, जिनकी बाजार दरें प्रत्येक के विरुद्ध दिखाई गई हैं: