कार्मिक नीतियां और प्रथाएं

कार्मिक नीतियों का एक नियोजित कार्यक्रम कार्यालय में मानवीय संबंधों के पूरे क्षेत्र को समाहित करता है। यदि व्यवसाय कार्यालय संघीकृत है, तो प्रबंधन द्वारा विकसित की जाने वाली कार्मिक नीतियां और इन नीतियों को जिस सहजता के साथ प्रशासित किया जा सकता है, वह संघ और उसके प्रतिनिधियों की स्वीकृति और सहयोग की डिग्री पर टिका हो सकता है।

यदि कार्यालय असंसदीय नहीं है, तो कंपनी में किसी भी यूनियन से निपटने के लिए प्रबंधन को तैयार रहना चाहिए जो कंपनी में कर्मचारियों का प्रतिनिधित्व कर सके। ऐसा समझदारी से करने के लिए और एक संघ के साथ एक निष्पक्ष लेकिन दृढ़ संबंध बनाए रखने के लिए, प्रबंधन को यूनियनों के उद्देश्यों और समस्याओं के बारे में कुछ ज्ञान होना चाहिए।

श्रम संबंध:

बड़े पैमाने पर उत्पादन करने से पहले 1700 के अंत में, संयुक्त राज्य अमेरिका में असेंबली-लाइन के कारखाने दृश्य में आए, श्रमिक एक आवश्यक मानवीय आवश्यकता को पूरा करने के लिए खुद को एक साथ रख रहे थे- कम मजदूरी और लंबे कार्यदिवसों से सुरक्षा। पहले संगठित समाजों के श्रम दर्शन ने उन्नीसवीं सदी के शुरुआती दौर में बाद में गठित शिल्प यूनियनों और अन्य श्रमिक समूहों पर एक मजबूत प्रभाव डाला।

1837 के वित्तीय आतंक के परिणामस्वरूप श्रमिक समूहों की ओर से बेरोजगारी और निष्क्रियता की एक लंबी अवधि के बाद, व्यापार संघवाद 1850 में कैलिफोर्निया में सोने की खोज के साथ पुनर्जीवित हुआ। बढ़ी हुई मजदूरी और कम कार्यदिवसों के क्षेत्रों में श्रमिकों की मांग अभी भी निहित है। गृहयुद्ध के साथ, पौधों के उत्पादन को बढ़ाने की आवश्यकता हुई; अवधि को रेलमार्ग के निर्माण और मिडवेस्ट में आधुनिक कारखानों की स्थापना द्वारा चिह्नित किया गया था।

1869 में, श्रम के शूरवीरों के नोबल ऑर्डर का गठन किया गया था, तालाबंदी और ब्लैकलिस्ट के माध्यम से संघ के विरोध के लिए नियोक्ताओं के विरोध का मुकाबला करने के लिए सभी कारीगरों और क्लर्कों के साथ खनिक और रेलरोड पुरुषों को एकजुट किया। हालाँकि, शिल्प और रेल हड़ताल के बावजूद, नियोक्ताओं के एकीकृत विरोध के कारण अधिकांश संगठित समूहों की हार और विघटन हुआ।

1886 में सैम्युअल गमपर्स के नेतृत्व में अमेरिकन फेडरेशन ऑफ लेबर (एएफएल) का गठन किया गया था। गॉम्पर्स के लक्ष्य, उनके विशेष शिल्प में सभी श्रमिकों के लिए लागू होते हैं, जिसमें आर्थिक परिवर्तन लाना शामिल है: बाल श्रम को समाप्त करना, कार्यदिवस को छोटा करना, काम की परिस्थितियों में सुधार करना और श्रमिकों के लिए सामूहिक सौदेबाजी प्रदान करना।

1938 में, जॉन एल। लेविस के नेतृत्व में, कांग्रेस ऑफ इंडस्ट्रियल ऑर्गनाइजेशन (CIO) की स्थापना की गई, जिसका उद्देश्य बड़े पैमाने पर उत्पादन उद्योगों में सभी श्रमिकों को शामिल करना था, और व्यापार या शिल्प के रूप में कोई प्रतिबंध नहीं था। सीआईओ सदस्यता की वृद्धि एएफएल यूनियनों के साथ सीधे प्रतिस्पर्धा में नई स्थानीय यूनियनों का विकास हुआ; नतीजतन, दोनों क्षेत्रों के बीच हिंसा के साथ, क्षेत्राधिकार संबंधी विवादों को तोड़ दिया गया, और महंगा, लंबे समय तक हमलों ने नियोक्ताओं पर मजबूर किया।

एएफएल और सीआईओ यूनियनों के बीच शुरुआती विवादों को उन कट्टरपंथी तत्वों की उपस्थिति की विशेषता थी जो श्रम आंदोलन के भीतर से ऊबने लगे थे। अन्य विघटनकारी स्थितियों के साथ, इन चरमपंथी तत्वों के अपने रैंक को शुद्ध करने की इच्छा ने 1955 में AFL-CIO नाम से दोनों यूनियनों का विलय कर दिया। इस प्रकार, एक गठबंधन अस्तित्व में आया जो हमारे देश के सामाजिक आर्थिक और राजनीतिक जीवन में सबसे शक्तिशाली बलों का बनना था।

श्रम विधान:

1920 तक अधिकांश राज्यों ने काम करने वाले क्षतिपूर्ति कानूनों को अपनाया था, जो नौकरी पर रहते हुए या उन श्रमिकों के आश्रितों को लाभ के भुगतान के लिए प्रदान किए गए थे, जो नौकरी से मारे गए। 1926 के बाद से कई बार संशोधित किए गए रेलवे लेबर एक्ट में हड़ताल के आह्वान से पहले राष्ट्रीय रेलमार्ग समायोजन बोर्ड द्वारा मध्यस्थता, वेतन विवाद की स्वैच्छिक मध्यस्थता और अनिवार्य जांच का प्रावधान है। यदि मध्यस्थता बोर्ड किसी विवाद का निपटारा कर सकता है, तो मामला यूनाइट राज्यों के राष्ट्रपति को भेजा जाता है, जो एक तथ्य-खोज समिति नियुक्त करता है।

1931 का डेविस-बेकन अधिनियम संघीय निर्माण परियोजनाओं पर श्रम सचिव द्वारा निर्धारित कुछ प्रचलित मजदूरी के भुगतान को निर्दिष्ट करता है। 1932 का नॉरिस-लार्जार्डिया एंटी-इंज्यूशन एक्ट संघीय अदालतों की शक्तियों को परिभाषित और सीमित करता है जो श्रम विवादों में निषेधाज्ञा जारी करते हैं कि कब और किन परिस्थितियों में निषेधाज्ञा जारी की जा सकती है।

इस अधिनियम ने संघीय न्यायालयों में अप्राप्य को "येलो-डॉग कॉन्ट्रैक्ट्स" कहा, जिसमें एक कर्मचारी अपने रोजगार की स्थिति में संघ में शामिल नहीं होने के लिए सहमत था। अवसादग्रस्त वर्षों के बाद एक सभ्य जीवित मजदूरी पर लोगों को काम पर रखने के लिए, 1933 में राष्ट्रीय औद्योगिक रिकवरी अधिनियम (NIRA) पारित किया गया था। NIRA ने समान काम के लिए समान वेतन, भौगोलिक दृष्टि से अंतर और समान वेतन और वेतन निर्धारित करने का प्रयास किया सभी क्षेत्र।

हालांकि, सभी प्रयास विफल रहे, और 1935 में, संयुक्त राज्य अमेरिका के सुप्रीम कोर्ट ने फैसला दिया कि NIRA असंवैधानिक था क्योंकि यह विधायी शक्ति के एक असंवैधानिक प्रतिनिधिमंडल पर आधारित था। 1935 में राष्ट्रीय श्रम संबंध अधिनियम (वैगनर अधिनियम) पारित होने तक, संघ संगठन एक ठहराव पर था। इस अधिनियम ने कर्मचारियों को "स्व-संगठन के अधिकार, श्रम संगठनों को अपने स्वयं के चुनने के प्रतिनिधियों के माध्यम से सामूहिक रूप से मोलभाव करने, शामिल करने या सहायता करने का अधिकार दिया।"

नियोक्ता, किसी भी श्रमिक संगठन के गठन या प्रशासन में हस्तक्षेप करने से प्रतिबंधित थे। सामूहिक सौदेबाजी को राष्ट्रीय नीति का एक साधन बनाया गया था, और मजदूरों को संगठित करने और नियोक्ताओं के हस्तक्षेप के बिना सामूहिक रूप से सौदेबाजी करने के लिए मार्ग प्रशस्त किया गया था।

1935 का सामाजिक सुरक्षा अधिनियम, इसके पारित होने के बाद से कई बार संशोधित किया गया, सबसे महत्वपूर्ण कानूनों में से एक है जो उस कार्यकर्ता की रक्षा करता है जो अपनी खुद की गलती के बिना नौकरी से बाहर है। अधिनियम के तहत अर्हता प्राप्त करने वाले बेरोजगार श्रमिकों को सहायता प्रदान करने के अलावा, वृद्धावस्था के लिए बीमा प्रदान किया जाता है, और बचे लोगों के लिए विकलांगता और विकलांगता लाभ, और स्वास्थ्य बीमा।

1936 का वॉल्श-हीली पब्लिक कॉन्ट्रैक्ट्स एक्ट, सरकारी अनुबंध पर किए गए काम के लिए न्यूनतम मजदूरी और अधिकतम घंटे $ 10, 000 या उससे अधिक की स्थापना करता है, श्रम के सचिव न्यूनतम मजदूरी का फैसला करते हैं जो ठेकेदारों को भुगतान करना है। 1938 का फेयर लेबर स्टैंडर्ड एक्ट, जिसे आमतौर पर वेज एंड आवर लॉ कहा जाता है, अंतरराज्यीय वाणिज्य में लगी फर्मों में कर्मचारियों के लिए 40 घंटे का कार्यस्थल प्रदान करता है।

कवर किए गए कर्मचारियों को न्यूनतम वेतन और समय का भुगतान मिलता है और एक सप्ताह में 40 घंटे से अधिक काम करने वाले सभी घंटों के लिए एक आधा। अधिनियम में कुछ अपवादों के साथ, उनके स्वास्थ्य और सुरक्षा की रक्षा के लिए 18 वर्ष से कम उम्र के बच्चों के रोजगार पर भी प्रतिबंध है।

संयुक्त राज्य अमेरिका में श्रम कानून का सबसे दूरगामी टुकड़ा लाबोर के प्रबंधन द्वारा पारित किया गया था- 1947 के प्रबंधन संबंध अधिनियम। द्वितीय विश्व युद्ध के दौरान; नियोक्ताओं और यूनियनों ने राष्ट्रीय श्रम संबंध अधिनियम के अनुसार युद्ध करने में सरकारी एजेंसियों का सहयोग किया।

युद्ध के बाद, हालांकि, अधिनियम में संशोधन करने या इसे बदलने के लिए मजबूत सार्वजनिक आंदोलन था क्योंकि इसने नियोक्ताओं को कुछ श्रम, प्रथाओं और अनुचित संघ प्रथाओं के लिए, प्रदान करने से मना किया था। परिणामस्वरूप, टैफ्ट-हार्टले कानून द्वारा राष्ट्रीय श्रम संबंध अधिनियम में संशोधन किया गया।

इस कानून के कुछ महत्वपूर्ण प्रावधान जिनके साथ कार्यालय प्रबंधक परिचित होना चाहिए नीचे दिए गए हैं:

1. राष्ट्रीय श्रम संबंध बोर्ड अर्ध-न्यायिक एजेंसी है जो गवाही को सुनता है, फैसले सुनाता है, सामूहिक सौदेबाजी इकाई या एजेंसी को निर्धारित करता है, और अनुचित श्रम प्रथाओं का मुकदमा चलाता है।

2. नियोक्ता और संघ की ओर से अनुचित श्रम व्यवहार।

3. श्रम अनुबंध की सामान्य समाप्ति से पहले किसी भी पक्ष को 60 दिन का नोटिस दिया जाना चाहिए, और कोई समझौता नहीं होने पर संघीय मध्यस्थता और सुलह सेवा को 60 दिन के नोटिस के कम से कम 30 दिन बाद अधिसूचित किया जाना चाहिए।

4. संघ की दुकान समझौते प्रचलित राज्य कानूनों के अनुसार होने चाहिए और राज्य कानूनों द्वारा निषिद्ध हैं।

5. एक अधिकृत, संघ-दुकान अनुबंध के तहत बकाया का भुगतान न करना, संघ के साथ अच्छी स्थिति के नुकसान का एकमात्र कारण है जिसके लिए, नियोक्ता को एक कर्मचारी को छुट्टी देने के लिए मजबूर किया जा सकता है।

6. संघ बकाया चेक-ऑफ के लिए कर्मचारी की लिखित सहमति की आवश्यकता होती है।

7. एक व्यक्तिगत कर्मचारी अपने पर्यवेक्षक को सीधे शिकायतें प्रस्तुत कर सकता है, लेकिन संघ के प्रतिनिधि को सूचित किया जाना चाहिए और उपस्थित होने का अवसर दिया जाना चाहिए।

8. फोरमैन और, पर्यवेक्षकों को संघबद्ध किया जा सकता है, लेकिन नियोक्ता को उनके साथ सौदेबाजी करने की आवश्यकता नहीं है, क्योंकि उन्हें प्रबंधन का प्रतिनिधित्व करने के लिए माना जाता है।

9. अनुबंध के उल्लंघन के लिए दोनों यूनियनों और नियोक्ताओं पर मुकदमा दायर किया जा सकता है।

टार्ट-हार्टले कानून लागू होने के बाद, इसके प्रावधानों में कुछ बदलाव की आवश्यकता स्पष्ट हो गई। संघ-प्रबंधन संबंधों, श्रम-प्रबंधन रिपोर्टिंग, और प्रकटीकरण अधिनियम के क्षेत्र में होने वाली भ्रष्ट प्रथाओं की जांच के परिणामस्वरूप 1959 में पारित किया गया: संघ के सदस्यों की समानता की रक्षा के लिए, व्यक्तिगत संघ के सदस्यों के अधिकारों की रक्षा करना। कल्याणकारी धन, और कुछ नियोक्ताओं और संघ अधिकारियों द्वारा प्रतिबद्ध होने से भ्रामक या बेईमान प्रथाओं को रोकने के लिए।

इस अधिनियम के सबसे महत्वपूर्ण प्रावधानों में से एक, जिसे लैन्ड्रम-ग्रिफिन अधिनियम के रूप में भी जाना जाता है, बिल ऑफ यूनियन सदस्यों का अधिकार है, जिसके लिए आवश्यक है कि प्रत्येक यूनियन सदस्य को निम्नलिखित अधिकार दिए जाएं:

(1) संघ कार्यालय के लिए नामांकित उम्मीदवार,

(2) संघ चुनाव या जनमत संग्रह में वोट करें,

(3) संघ की बैठकों में भाग लें, और

(४) संघ की बैठकों में भाग लेना और संघ व्यवसाय पर मतदान करना।

अधिनियम के तहत यूनियनों को प्रत्येक वर्ष श्रम सचिव के साथ एक वित्तीय रिपोर्ट दाखिल करने की आवश्यकता होती है और नियोक्ताओं को अपने खर्चे पर अधिकार प्राप्त करने के लिए कर्मचारियों को मनाने के प्रयास में किए गए किसी भी व्यय की रिपोर्ट करनी चाहिए। ऊपर वर्णित कृत्यों के पारित होने के बाद से, सामूहिक सौदेबाजी प्रक्रिया में सूचना की आपूर्ति के संबंध में श्रम और प्रबंधन के बीच मतभेद हो गए हैं।

ऐसा प्रतीत होता है कि प्रबंधन यूनियन प्रतिनिधियों द्वारा आवश्यक कुछ जानकारी प्रस्तुत करने के लिए अनिच्छुक है क्योंकि यह महसूस किया गया था कि जानकारी गोपनीय थी या चर्चा के लिए उचित विषय नहीं था। दूसरी ओर, संघ के प्रतिनिधियों ने तर्क दिया है कि वे नियोक्ता से जितनी अधिक जानकारी प्राप्त करेंगे, उतनी ही समझदारी से वे सामूहिक सौदेबाजी कर सकते हैं।

1963 में समान वेतन अधिनियम, फेयर लेबर स्टैंडर्ड एक्ट में संशोधन, बशर्ते कि कोई भी नियोक्ता समान काम की परिस्थितियों में समान काम करने वाले पुरुषों और महिलाओं की मजदूरी दरों के निर्धारण में केवल लिंग के आधार पर भेदभाव नहीं कर सकता है। अगले वर्ष में नागरिक अधिकार अधिनियम में निष्पक्ष रोजगार प्रथाओं की एक राष्ट्रीय नीति निर्धारित की गई। प्रमुख रूप से, प्रशासनिक कार्यालय प्रबंधक की चिंता इस अधिनियम की धारा है, जिसे शीर्षक VII, समान रोजगार अवसर के रूप में जाना जाता है। यह अधिनियम प्रदान करता है कि, अपने काम पर रखने और प्रशिक्षण प्रथाओं में, नियोक्ता, यूनियन और रोजगार एजेंसियां ​​जाति, रंग, धर्म, राष्ट्रीय मूल या लिंग के आधार पर भेदभाव नहीं कर सकती हैं।

कारखानों और कार्यालयों में स्वचालित विधियों और उपकरणों की शुरूआत के परिणामस्वरूप, श्रम समझौतों में तकनीकी बेरोजगारी के खिलाफ कार्यकर्ता की सुरक्षा के उद्देश्य से प्रावधान शामिल करना शुरू हो गया है।

नौकरियों और आय का बीमा करने और फ्रिंज लाभों को बनाए रखने के लिए किए गए कुछ प्रयासों में शामिल हैं:

(1) नौकरी या आय की हानि के खिलाफ गारंटी, और कुछ मामलों में, अलग-अलग अवधि के लिए अनुपूरक लाभों की हानि के खिलाफ,

(2) नौकरी खोने वाले कर्मचारी के लिए मुआवजा,

(3) कम भुगतान वाली नौकरियों के लिए आवश्यक श्रमिकों की आय की गारंटी,

(४) छंटनी का प्रावधान,

(5) अन्य पौधों को हस्तांतरण और स्थानांतरण व्यय के भुगतान के लिए प्रावधान, और

(6) प्लांट क्लोजिंग या अन्य बड़े बदलावों की सूचना देने के लिए श्रमिकों को सहमत करना।

ऐसा प्रतीत होता है कि दर्शन स्वीकार कर रहा है कि ऑटोमेशन और तकनीकी नवाचार के अन्य रूपों के कारण छंटनी को विशेष रूप से सावधानी के माध्यम से नियंत्रित किया जाना चाहिए, जैसा कि वेस्ट कोस्ट के लंबे-लंबे पुलिसकर्मियों और कैसर स्टील कंपनी के बीच रेलमार्गों के श्रम समझौतों में दिखाया गया है।

सामूहिक सौदेबाजी को आसान बनाने और छोटी-मोटी शिकायतों से लेकर स्वचालन तक की कई श्रम समस्याओं का समाधान खोजने के प्रयास में उद्योगों की एक विस्तृत विविधता में संयुक्त श्रम-प्रबंधन समितियों का बढ़ता उपयोग किया जा रहा है।

कई साल पहले इस्पात उद्योग और अमेरिका के यूनाइटेड स्टीलवर्कर्स ने श्रम और प्रबंधन प्रतिनिधियों से मिलकर मानव संबंध समिति की स्थापना की थी, जिसका काम सामान्य सौदेबाजी से पहले कई समस्याओं को हल करने के प्रयास में नियमित रूप से मिलना था। नवगठित समितियाँ मानव संबंध समिति से एक प्रमुख सम्मान में भिन्न हैं, क्योंकि पूर्व में उद्योग-संघ समितियों के बजाय कंपनी-संघ समिति हैं। पारस्परिक रूप से अन्वेषण के माध्यम से

काम करने की स्थिति, या कर्मचारी लाभ के निर्माण की प्रक्रियाओं में औद्योगिक रुझानों को बदलना, ऐसी समितियां लेबर के शुरुआती निपटान के लिए जमीनी स्तर पर काम करने में सक्षम हैं- प्रबंधन की कठिनाइयों का इंतजार करने के बजाय, अनुबंध की समाप्ति का समय और संकट की अवधि।

कुल जॉब सिक्योरिटी की अवधारणा उभर रही है, जिसमें अधिक उदार पेंशन और प्रारंभिक सेवानिवृत्ति के लिए श्रम समझौते के प्रावधानों को शामिल करने पर जोर दिया जा रहा है। संभवतः कई यूनियन आगे अपने कर्मचारियों के लिए एक विश्राम योजना प्राप्त करने के लिए आगे बढ़ेंगे, इसी तरह, 1962 में यूनाइटेड स्टीलवर्कर्स द्वारा पेश किया गया था, जिसके तहत हर पांच साल में 13 सप्ताह का भुगतान किया जाता है, जो कार्यबल का लगभग आधा होता है।

श्रमिक आंदोलन के प्रत्येक विकास और श्रम-प्रबंधन संबंधों में प्रत्याशित रुझान प्रशासनिक प्रबंधक के लिए प्रमुख चिंता का विषय हैं। श्रमिक आंदोलन अब एक ऐसे क्षेत्र में पहुंच रहा है जो अपेक्षाकृत अछूता रहा है - सरकार, व्यापार, परिवहन, सार्वजनिक उपयोगिताओं, वित्त, बीमा, अचल संपत्ति और अन्य सेवाओं में सफेदपोश श्रमिक।

सफेदपोश श्रमिकों के लिए श्रमिक संघ:

कार्यालय के काम का अधिक से अधिक मशीनीकरण जो कुछ नौकरियों को कारखाने के उत्पादन के काम के समान बनाता है, कार्यालय के श्रमिकों के आगे संघीकरण को उत्तेजित कर सकता है। इसके अलावा, संतोषजनक कार्य स्थितियों को स्थापित करने में अपनी विफलता के समय प्रबंधन की अदूरदर्शिता सफेद कॉलर यूनियनों को उत्तेजित कर सकती है।

पिछले तीन दशकों के दौरान सभी श्रमिकों के संघीकरण की ओर बढ़ता रुझान मदद नहीं कर सका लेकिन कार्यालय के कर्मचारियों को प्रभावित कर सकता है। श्रम कानून की अवधि के दौरान यूनियनों की बढ़ी गतिविधि, जैसा कि पहले वर्णित है, 18 मिलियन से अधिक श्रमिकों को संघ की सदस्यता को समाप्त करने में मदद की है। इस प्रवृत्ति ने कार्यालय और लिपिक श्रमिकों को संगठित करने की समस्या पर जोर दिया है और यह प्रवृत्ति संभवतः भविष्य में अधिक से अधिक बढ़ेगी। इस प्रकार, यह एक समस्या है जिसके साथ प्रशासनिक कार्यालय प्रबंधक को परिचित होना चाहिए।

विनिर्माण संचालन वाले कई फर्मों में जिनका संघीकरण किया गया है, कार्यालय के कर्मचारियों ने उन विशेषाधिकारों और लाभों को साझा किया है जो कारखाने के कर्मचारियों को संघ की गतिविधियों और अनुबंधों के माध्यम से प्राप्त होते हैं। जहाँ वित्त, बीमा और रियल एस्टेट उद्योगों के रूप में कार्यालय और लिपिक श्रमिकों द्वारा फर्म को मुख्य रूप से स्टाफ किया जाता है, संघवाद की ओर रुझान कम सफल रहा है। हालांकि मजबूत यूनियनों में टेलिफोन ऑपरेटर, टेलीग्राफर, लेटर कैरियर रेलवे क्लर्क, रेस्तरां कैशियर और फैक्ट्री और वेयरहाउस क्लर्क कर्मचारी मौजूद हैं। इन समूहों में सभी लिपिक संघ के सदस्यों की लगभग दो तिहाई हिस्सेदारी है।

संघ कार्यालय के कर्मचारियों में सुस्ती के कुछ कारण, निम्न हैं:

1. कई महिला कार्यालय कार्यकर्ता अपनी नौकरी को अस्थायी रूप से लेती हैं, जब तक कि उनकी शादी नहीं हो जाती।

2. कुल कार्यालय कार्य बल में महिला श्रमिकों और अंशकालिक क्लर्कों की एक उच्च प्रतिशत की विशेषता है, जिनमें से कई व्यक्तिगत या पारिवारिक समर्थन के अलावा अन्य कारणों से काम करते हैं।

3. कई कार्यालय कार्यकर्ता भविष्य की कार्यकारी नौकरियों की आकांक्षा रखते हैं, इस स्थिति में उन्हें प्रबंधन का प्रतिनिधित्व करना चाहिए, न कि श्रमिकों का।

4. कई कार्यालय कर्मचारी औद्योगिक श्रमिकों को संगठित करने में यूनियनों द्वारा उपयोग किए जाने वाले तरीकों पर आपत्ति जताते हैं।

5. कई कार्यालय कर्मचारी यूनियनों में सदस्यता की लेवलिंग प्रक्रिया से नाराज हैं और महसूस करते हैं कि स्थिति का नुकसान है।

6. सफेदपोश कर्मचारियों की एक बड़ी संख्या तुलनात्मक रूप से छोटे कार्यालयों में काम करती है; जो महंगे हैं और व्यवस्थित करना मुश्किल है।

दूसरी ओर, कार्यालय के काम का अधिक से अधिक मशीनीकरण जो कुछ नौकरियों को कारखाने के उत्पादन के काम के समान बनाने के लिए जाता है, कार्यालय कर्मचारियों के आगे के संघीकरण को उत्तेजित कर सकता है। इसके अलावा, संतोषजनक कार्य स्थितियों को स्थापित करने में अपनी विफलता के समय प्रबंधन की अदूरदर्शिता सफेद कॉलर यूनियनों को उत्तेजित कर सकती है।

सफेदपोश यूनियनों की स्थिति:

संयुक्त राज्य अमेरिका में 30 मिलियन से अधिक व्हाइट-कॉलर कार्यकर्ता एक उपजाऊ क्षेत्र की पेशकश करते हैं ', संघीकरण, विशेष रूप से थोड़े से, उनमें से 2.5 मिलियन से अधिक अब संघ-सदस्य हैं; 1965-66 के लगभग 8, 500 कंपनियों के बीच प्रशासनिक प्रबंधन सोसायटी द्वारा किए गए वेतन सर्वेक्षण में, 7.4 प्रतिशत फर्मों ने बताया कि उनके कार्यालयों के सभी या भाग का 92.6 प्रतिशत संघबद्ध किया गया था, कोई कार्यालय, संघीकरण या प्रश्न का उत्तर नहीं दिया।

संयुक्त राज्य अमेरिका का भौगोलिक क्षेत्र जिसने संघनन की उच्चतम सांद्रता की रिपोर्ट की, वह पश्चिमी संयुक्त राज्य अमेरिका में था, जहां 9.9 प्रतिशत कंपनियों के कार्यालय संघीकृत हैं। शेष भौगोलिक क्षेत्रों में, संघीकृत कार्यालयों का प्रतिशत पूर्वी संयुक्त राज्य अमेरिका में 8.9 प्रतिशत से लेकर दक्षिणी संयुक्त राज्य अमेरिका में 5.4 प्रतिशत तक है।

एक संघ उन्हें अपनी नौकरियों में सुरक्षा प्रदान करता है; उचित प्रचार के अवसर; एक वेतन या मजदूरी योजना जो समान रूप से न्यायसंगत है; अधिक फ्रिंज लाभ जैसे कि भुगतान की गई छुट्टियां, बीमार वेतन, और बीमा और चिकित्सा कवरेज; और एक संगठित समूह जो अपने हितों की रक्षा करना चाहता है, खासकर जब से प्रबंधन और कार्यकर्ता के बीच अंतर बड़े कार्यालयों में लगातार बढ़ रहा है।

कार्यालय यूनियनों में कार्यालय प्रबंधकों की भूमिका:

यूनियनों के लिए और खिलाफ दोनों में कई तर्क हैं, जिनमें से कोई भी बिल्कुल निष्पक्ष नहीं लगता है। हालांकि, यह कार्यालय कर्मचारियों के लिए संघ के लिए या उसके खिलाफ होने का सवाल नहीं है। बल्कि, यह एक सवाल है कि कार्यालय प्रबंधक कार्यालय कर्मचारियों की यूनियनों के निर्माण के बारे में क्या करेगा या कार्यालय कर्मचारियों को संघ बनाने के लिए मंदिरों में।

संघ गतिविधि से पहले:

कार्यालय कार्यकर्ताओं के समूह के बीच संघ की गतिविधि शुरू होने से पहले, कार्यालय प्रबंधक के लिए अपने कार्यालय में कामकाजी परिस्थितियों का अध्ययन करना और उन लोगों के साथ उनकी तुलना संघ कार्यालयों में करना बुद्धिमानी हो सकती है। जहाँ भी संभव हो, स्थितियों को संघटित कार्यालयों में मौजूद लोगों के बराबर या पार करने के लिए सुधार किया जाना चाहिए, लेकिन इन परिस्थितियों और प्रबंधन के प्रयासों को श्रमिकों के लिए उचित रूप से सूचित किया जाना चाहिए।

एक उदाहरण में, एक फर्म भुगतान कर रही थी, संघ की दुकानों द्वारा की पेशकश की तुलना में उच्च वेतन, लेकिन फिर भी कर्मचारियों में वेतन के साथ असंतोष मौजूद था। यह असंतोष कंपनी के वेतनमान के कारण इतना नहीं था, बल्कि कर्मचारी के वेतन और वेतन कार्यक्रम के बारे में प्रबंधन की विश्वसनीय जानकारी की कमी के कारण था।

यदि कोई फर्म अपने कार्यालय के कर्मचारियों को यूनियनों द्वारा दिए गए लाभों के बराबर या बेहतर लाभ प्रदान करने में सक्षम नहीं है, तो यह उम्मीद करनी चाहिए कि कई मामलों में श्रमिक यूनियनों के लाभों की तलाश करेंगे। इस प्रकार, कार्यालय प्रबंधन यूनियनों से निपटने के तरीके की समस्या का सामना करता है।

कुछ मामलों में, एक कार्यकर्ता स्वयं एक संघ से संपर्क कर सकता है, लेकिन आमतौर पर एक, यूनियन असंतुष्ट कार्यकर्ता से संपर्क करेगा और स्थिति का मूल्यांकन करेगा, और जहां अवसर खुद को प्रस्तुत करता है, प्रबंधन से स्वेच्छा से संघ के अधिकार क्षेत्र को स्वीकार करने के लिए कहेंगे। यदि फर्म स्वेच्छा से संघ को स्वीकार नहीं करती है, तो राष्ट्रीय श्रम संबंध बोर्ड को चुनाव के लिए बुलाने के लिए याचिका दायर की जाती है, जिसे 30 दिनों के भीतर आयोजित किया जाना चाहिए अगर 30 प्रतिशत कर्मचारियों ने याचिका दायर की है।

चुनाव के समय, कार्यकर्ता संघवाद के खिलाफ या उसके खिलाफ मतदान करते हैं और एक साधारण बहुमत वाला वोट निर्णय का निर्धारण करता है। यदि वोट संघीकरण के खिलाफ है, तो चुनाव प्रक्रिया बाद में फिर से शुरू की जा सकती है। यदि वोट संघीकरण के लिए है, तो कर्मचारियों को पहले वेतन और नौकरी से वर्गीकृत किया जाता है और फिर विशिष्ट प्रस्तावों की एक सूची तैयार की जाती है। श्रमिकों द्वारा प्रस्तावों को अनुमोदित किए जाने के बाद, प्रबंधन को सुझाए गए परिवर्तनों के साथ प्रस्तुत किया जाता है।

संघीकरण प्रक्रिया के इस चरण में, अनुबंध से ऊपर खींचने के लिए कर्मचारी प्रतिनिधियों और संघ के एक व्यापार एजेंट से बनी सौदेबाजी समिति प्रबंधन से मिलती है। अनुबंध को मंजूरी दिए जाने के बाद, विभिन्न कार्यालय विभागों के लिए दुकान स्टूवर्स नियुक्त किए जाते हैं और शिकायत प्रक्रिया स्थापित की जाती है। कई मामलों में, अनुबंधों में शामिल होने के कारण, एक व्यापारिक फर्म को समझौतों की स्वीकृति और तैयारी में कानूनी मदद की आवश्यकता होगी। इस तरह की कानूनी मदद के लिए, कार्यालय प्रबंधक को श्रम कानून और वर्तमान श्रम संबंध प्रथाओं से परिचित होना चाहिए।

एक बार संघ स्थापित हो जाने के बाद, प्रबंधन को अपने उद्देश्यों और उन संघों को साकार करने की दिशा में काम करना चाहिए। प्रबंधन और संघ के उद्देश्य, जो केवल सामंजस्यपूर्ण श्रम संबंधों के माध्यम से प्राप्त किया जाएगा, और जिसके लिए कार्यालय प्रबंधक को अपना हिस्सा करने के लिए कहा जा सकता है, वे हैं:

मैं। उद्देश्यों के स्पष्ट संघर्ष को टेबल-बार्गेनिंग के माध्यम से समेटा जा सकता है;

ii। किसी तीसरे पक्ष की मध्यस्थता द्वारा;

iii। सुलह से, जो मध्यस्थता से अधिक आक्रामक है;

iv। या मध्यस्थता द्वारा, जो विवाद का एक बाध्यकारी, निष्पक्ष अंपायर प्रदान करता है।

दोनों पक्षों को यह महसूस करना चाहिए कि नियोक्ता और संघ के हित आपसी हैं और "हर कोई हड़ताल करके हार जाता है।"

व्हाइट-कॉलर यूनियन अनुबंध में प्रावधान:

उत्पाद श्रमिकों को कवर करने वाले यूनियन अनुबंधों और कार्यालय कर्मचारियों को कवर करने के बीच मुख्य अंतर छुट्टियों की छुट्टियों, विच्छेद वेतन और अन्य कर्मचारी लाभों से संबंधित है।

आमतौर पर संघ अनुबंध की सामग्री की रूपरेखा 'शामिल होगी:

1. समझौते का उद्देश्य।

2. अनुबंध की अवधि।

3. संघ द्वारा प्रतिनिधित्व की जाने वाली सौदेबाजी, इकाई।

4. क्या चेक-ऑफ शामिल है और क्या कंपनी समय पर नए सदस्यों की याचना की अनुमति दी जानी है।

5. अनुबंध की अवधि के दौरान हड़ताल न होने और तालाबंदी न करने की शपथ।

6. कार्य अनुसूचियों की व्यवस्था करने के लिए प्रबंधन के अधिकार का एक स्पष्ट बयान, अस्थायी स्थानान्तरण करना, कार्यबल में वृद्धि या कमी करना, किराया, आग, बढ़ावा देने और अनुशासन के अधिकार को बनाए रखना।

7. नौकरी के वर्गीकरण के तरीके।

8. मौजूदा और नई नौकरियों के लिए नई दरों की स्थापना की विधि।

9. ओवरटाइम, छुट्टियों और बीमार पत्तियों के लिए भुगतान।

10. वरिष्ठता नियम।

11. शिकायतों से निपटना।

12. मेरिट रेटिंग कार्यक्रम और अभ्यास।

कार्यालय कर्मचारियों को कवर करने वाले कई यूनियन अनुबंधों में पाए गए प्रावधान इस प्रकार हैं:

1. श्रमिकों की छंटनी वरिष्ठता द्वारा शासित होती है।

2. पदोन्नति वरिष्ठता द्वारा शासित होती है। यदि यह वरिष्ठता बनाम क्षमता का सवाल है, तो उच्च पद पर वरिष्ठ कर्मचारी को अक्सर रोजगार का परीक्षण अवधि दी जाती है।

3. अधिकांश अनुबंध एक परीक्षण अवधि प्रदान करते हैं जिसके दौरान कर्मचारी को कोई वरिष्ठता अधिकार नहीं है।

4. अधिकांश शिकायत प्रक्रिया खंड अंततः मध्यस्थता के लिए प्रदान करते हैं।

सफेदपोश श्रमिकों की ओर से अधिकांश शिकायतें तीन चरणों का पालन करती हैं:

(ए) कर्मचारी अपनी शिकायत प्रभाग प्रमुख के पास ले जाता है,

(ख) यदि निपटारा नहीं किया जाता है, तो प्रबंधन के साथ चर्चा के लिए संघ की सौदेबाजी समिति को शिकायत प्रस्तुत की जाती है,

(c) यदि अभी भी निपटारा नहीं किया गया है, तो शिकायत मध्यस्थता को प्रस्तुत की जाती है।

5. अधिकांश श्वेत-कॉलर कार्यकर्ता 40-घंटे के सप्ताह के अंतर्गत आते हैं, समय के साथ और आधे समय के लिए, और ओवरटाइम या शनिवार या रविवार या किसी भी सप्ताह के छठे और सातवें दिनों के लिए डबल समय का भुगतान करते हैं।

6. अधिकांश अनुबंध वेतन वृद्धि के लिए प्रदान करते हैं या तो स्वचालित रूप से या सहमति-प्राप्त योग्यता रेटिंग के समय।

7. अधिकांश कार्यालय कर्मचारियों को वर्ष के दौरान छह या अधिक भुगतान छुट्टियां मिलती हैं, जिनमें से सबसे आम हैं क्रिसमस डे, नए साल का दिन, स्वतंत्रता दिवस, मजदूर दिवस और स्मारक दिवस।

8. अधिकांश अनुबंध छह महीने के बाद एक सप्ताह की छुट्टी और बारह महीने के रोजगार के बाद दो सप्ताह प्रदान करते हैं।

9. कर्मचारी लाभ आमतौर पर वेतन के साथ बीमार छुट्टी के लिए प्रदान करते हैं; जीवन, दुर्घटना और स्वास्थ्य पर समूह बीमा; और अस्पताल में भर्ती।

10. कुछ अनुबंध दस या पंद्रह मिनट की बाकी अवधि के लिए प्रदान करते हैं, ओवरटाइम के मामले में धन के लिए, और मृत्यु के मामले में व्यक्तिगत पत्तियों के लिए।

11. अनुबंध का लगभग एक तिहाई अनुबंध में भुगतान किया जाता है, जब तक कि कर्मचारी को हड़ताल या किसी अन्य कारण से छुट्टी नहीं दी जाती।

12. लगभग दो तिहाई अनुबंध कंपनी के बकाए के चेक-ऑफ के लिए प्रदान करते हैं।

13. अधिकांश अनुबंधों में नो-स्ट्राइक या प्रतिबंधित-स्ट्राइक क्लॉस शामिल हैं।

14. प्रबंधन आमतौर पर कर्मचारियों को काम पर रखने, छुट्टी देने, स्थानांतरण करने और स्थानांतरित करने का अधिकार सुरक्षित रखता है।

हालांकि ऐतिहासिक रूप से सफेदपोश कार्यकर्ता ने खुद को प्रबंधन के साथ संबद्ध किया है, लेकिन मौजूदा रुझान इस स्थिति को बदल रहा है। यदि कार्यालय प्रबंधक का मानना ​​है कि संघीकरण उसकी फर्म के लिए नहीं है, तो उसे वेतन फ्रिंज लाभों के क्षेत्रों में निश्चित कदम उठाने चाहिए, और प्रबंधन के साथ कार्यालय कर्मचारियों की पहचान में सुधार करने के लिए नौकरी सुरक्षा, और श्रमिकों की स्थिति को बनाए रखना, जो कि बहुत महत्वपूर्ण है उन्हें। परिणामस्वरूप, श्रमिकों को संघीकरण के लिए खराब संभावनाएं होंगी।

नियोक्ता-कर्मचारी संचार:

एक उद्देश्य के साथ संचार, लोगों को प्रभावी ढंग से सबसे कुशल और उत्पादक तरीके से अपनी नौकरी करने के लिए प्रेरित करने में सहायता करता है। प्रबंधन और कर्मचारियों के बीच प्रभावी संचार की स्थापना, आज के व्यावसायिक संगठनों का सामना करने वाले मानव संबंधों की मांग की सबसे अधिक आयात चींटी में से एक है। संचार प्रबंधन से कर्मचारियों के लिए एकतरफा मामला नहीं है।

सफल होने के लिए, संचार म्यू प्रबंधन और उसके कर्मचारी के बीच और प्रबंधन के बीच, और कर्मचारियों के बीच दो-तरफा हो सकता है। यह दो-तरफा संचार अक्सर कई व्यावसायिक फर्मों की सफलता का एक प्रमुख कारक है।

जैसा कि फर्म और इस उदाहरण में कार्यालय बड़ा हो जाता है, पर्याप्त संचार बनाए रखने की समस्या अधिक कठिन हो जाती है। कुछ सबसे बड़ी फर्मों में, संचार लाइनों को खुला रखने और संचालित करने की समस्या इतनी महत्वपूर्ण है कि कर्मचारी संबंध, या श्रम संबंध, प्रभाग आवधिक कर्मियों का सर्वेक्षण करता है कि कार्यकर्ता अपनी फर्म, उत्पादों और उसके प्रबंधन के बारे में क्या सोचता है।

प्रबंधन से कर्मचारियों तक संचार के एक प्रभावी कार्यक्रम में निहित जानकारी का संकेत नीचे दिया गया है:

1. कंपनी: इसका इतिहास, उत्पाद या सेवाएं; इसके संगठन और जिम्मेदारी की रेखाएं; इसकी भविष्य की योजनाएं, और इसी तरह।

2. कंपनी की नीतियां: कर्मचारियों और ग्राहकों के संबंध में और इसलिए कारण।

3. विशेष कार्यक्रम: कंपनी, उसके उत्पादों या कर्मचारियों से संबंधित।

4. नए तरीके, उत्पाद, या योजनाएँ: वे कर्मचारियों, समुदाय और कंपनी को कैसे प्रभावित करेंगे।

प्रत्येक उदाहरण में, प्रबंधन के लिए यह निर्धारित करना आवश्यक है कि कर्मचारी आपसी विश्वास और समझ के मानवीय संबंधों को विकसित करने के लिए क्या जानकारी चाहते हैं या आवश्यकता है। कर्मचारी ऐसी घटनाओं के बारे में सूचित करना पसंद करते हैं जो उनके होने से पहले होती हैं, न कि हर किसी के बारे में जानने के बाद। दूसरी ओर, प्रबंधन ठीक उसी तरह सीखना चाहता है जैसे कर्मचारी, कंपनी के बारे में सोचते हैं। एक प्रभावी संचार और कर्मचारी संबंध कार्यक्रम के माध्यम से, कर्मचारियों से प्रबंधन तक निम्न प्रकार की जानकारी स्वतंत्र रूप से प्रवाहित होनी चाहिए।

1. कर्मचारियों की जरूरतों और आकांक्षाओं।

2. कर्मचारी की कार्य स्थितियों, उनके कार्य और उनके कार्य स्थान के प्रति दृष्टिकोण।

3. कर्मचारियों की शिकायतें और शिकायतें।

यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि संचार एक अत्यधिक व्यक्तिगत और भावनात्मक प्रक्रिया है। व्यवसाय कार्यालय, उसमें काम करने वाले व्यक्तियों की तरह, उनकी अपनी व्यक्तिगत शख्सियतें होती हैं और संचार में सुधार के लिए एक कार्यालय में जो काम करता है वह केवल थोड़ा प्रभावी हो सकता है या दूसरे कार्यालय में विफल हो सकता है। कई उदाहरणों में यह संभावना है कि अच्छे संचार की कमी संचार के मीडिया या तंत्र में नहीं बल्कि संचारक में है।

संचारक को संचार के तरीकों के साथ ही नहीं, और शायद इससे भी महत्वपूर्ण बात यह है कि कर्मचारियों की भावनात्मक प्रतिक्रियाओं, दृष्टिकोण और भावनाओं के साथ चिंता करनी चाहिए, जो संचार सुधार के किसी भी कार्यक्रम में महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं।

दो तरफ से संचार:

प्रभावी मानवीय संबंधों को बढ़ावा देने के लिए प्रबंधन और कर्मचारियों के बीच संचार लाइनों को खुला रखने के लिए डिज़ाइन की गई कई प्रक्रियाओं और विधियों को नीचे वर्णित किया गया है।

बैठक:

शीर्ष प्रबंधन और श्रमिकों के बीच संचार की रेखाओं को खुला रखने के महत्व के बारे में बताने के लिए मध्यम प्रबंधन कर्मियों के साथ बैठकें नियमित रूप से होनी चाहिए। इस जोर के बिना, दूसरे-पारिस्थितिकी प्रबंधन के कर्मचारी इस संचार को होने से रोकने के द्वारा इसके काल्पनिक अधिकार को समाप्त करने का प्रयास कर सकते हैं।

प्रबंधकों से आग्रह किया जाना चाहिए कि वे श्रमिकों के साथ बात करने के लिए कार्यालय में लगातार यात्राएं करें। एक बैंक का एक अधिकारी नियमित रूप से बैंक कार्यालयों के माध्यम से चलता है और जूनियर अधिकारियों और अन्य कर्मियों से बात करता है। यह आश्चर्य की बात है कि इस अभ्यास का कर्मचारियों के मनोबल पर कितना प्रभाव पड़ता है, और साथ ही साथ कार्यकारिणी यह ​​जानती है कि कार्यकर्ता क्या सोचते हैं और कैसे महसूस करते हैं।

प्रकाशन:

कर्मचारियों को संचालन, योजनाओं और फर्म में बदलाव से अवगत कराने के लिए घर के अंगों या कंपनी के प्रकाशनों का उपयोग किया जा सकता है। संचार को सावधानीपूर्वक चुना जाना चाहिए और समय पर होना चाहिए। बहुत बार कर्मचारियों को सूक्ष्म रूप से "बेचा" होना चाहिए जो फर्म कर रहा है या करने की योजना बना रहा है। उदाहरण के लिए, कार्यालय में स्वचालित उपकरण स्थापित करने की योजना बनाने वाली एक फर्म, अपने संपूर्ण कर्मियों को उन्हें संकेत, भविष्य के प्रभावों, और उनकी सुरक्षा के बारे में आश्वस्त करने के लिए तैयार नहीं करके बाधित कर सकती है।

एक बड़े बैंक में अपने कागजी कार्रवाई को स्वचालित डेटा प्रसंस्करण में बदलने के लिए प्रतिस्पर्धा द्वारा मजबूर किया गया, अधिकारियों को एहसास हुआ कि उनके कर्मचारी, स्वचालन से डरते थे क्योंकि उन्होंने इसे नौकरी चुराने वाला माना था और क्योंकि यह नया और अज्ञात था।

एक स्वचालन सूचना कार्यक्रम के परिणामस्वरूप, कर्मचारियों को स्वचालन पर सूचित किया गया क्योंकि यह उनके कार्यों पर लागू होता है और उन्हें आश्वासन दिया गया था कि स्वचालित स्थापना उन्हें काम से बाहर नहीं रखेगी। बदले में, स्वयं कर्मचारी, टिन संगठित जनसंपर्क कार्यक्रम के माध्यम से, प्रबंधन ने बैंक ग्राहकों को नई और विस्तारित सेवाओं को बेचने में मदद की।

विशेष पैम्फलेट, पुस्तिकाएं और नियमावली, सभी स्तरों के रोजगार के लिए, कंपनी की नीतियों, नए तरीकों, उत्पादों, या योजनाओं को कवर करने के लिए उपयोग की जा सकती हैं। कंपनी के अध्यक्ष या अन्य अधिकारियों से सभी कर्मचारियों के लिए विशेष या नियमित पत्र विशेष रूप से प्रभावी होते हैं, जब एक नई प्रक्रिया, उत्पाद या उपकरण का उपयोग या स्थापित किया जाना है। एक विमान कंपनी अपने 7, 000 कर्मचारियों को प्रबंधन संदेश भेजने के लिए एक वायर्ड न्यूज़कास्ट तकनीक का उपयोग करती है।

टेलीफोन के माध्यम से जो अपने कर्मचारियों के लिए उचित निकटता में हैं, कंपनी मौखिक रूप से ऐसे मामलों को संप्रेषित करने में सक्षम है जैसे कि एक नई इमारत क्यों बनाई जा रही है, कल आने वाले आगंतुक कौन थे, नए कर्मचारियों का नाम और पृष्ठभूमि, और क्यों फर्म लागत-कटौती कार्यक्रम पर जोर दे रही है। कंपनी की रिपोर्ट है कि वायर्ड न्यूजकास्ट ने कर्मचारियों द्वारा 90 प्रतिशत स्वीकृति प्राप्त की है, कि 60 प्रतिशत कवरेज प्राप्त किया जाता है, और यह कि तकनीक अफवाहों को मारने में विशेष रूप से प्रभावी है।

कर्मचारियों के ऑफ-वर्क अनुभवों को इंगित करने और कंपनी की सांस्कृतिक और मनोरंजक गतिविधियों की घोषणा करने के लिए कर्मचारी-संघ प्रकाशनों का उत्पादन किया जा सकता है। मोशन पिक्चर्स और रेडियो या टेलीविजन कार्यक्रम कर्मचारियों को प्रशिक्षित करने और कंपनी के इतिहास या नए उत्पादों की व्याख्या करने में उपयोगी हैं।

बुलेटिन बोर्ड:

कई फर्म बुलेटिन बोर्ड को सबसे अच्छा साधन मानती हैं, कर्मचारियों को सूचित करने का सबसे अच्छा साधन, बुलेटिन बोर्ड का उपयोग नियमों और विनियमों, मनोरंजन गतिविधियों, सुरक्षा रिकॉर्ड, कर्मचारी बीमारी, नौकरी के उद्घाटन, उपस्थिति रिकॉर्ड, नए उत्पाद घोषणाओं, छुट्टी के लिए डाक द्वारा किया जा सकता है। शेड्यूल, खोया और पाया जन्मों और शादियों, शैक्षिक अवसरों और प्रेस विज्ञप्ति की व्यक्तिगत घोषणा। संचार का सबसे प्रभावी साधन होने के लिए, सभी कर्मचारियों का ध्यान आकर्षित करने के लिए पर्याप्त संख्या में बोर्ड होने चाहिए। एक व्यक्ति को बोर्डों के रखरखाव के लिए जिम्मेदार होना चाहिए ताकि आउट-डेटेड सामग्री को तुरंत हटा दिया जाए।

कई कंपनियां कंपनी के संचालन के विवरण और व्यवसाय के अंतर्निहित दर्शन और अर्थशास्त्र के कर्मचारियों को सूचित करने के लिए विभिन्न प्रकार के बुलेटिन के साथ एक सूचना रैक का उपयोग करती हैं। कर्मचारियों को रैक से वांछित जानकारी का चयन करने की स्वतंत्र पसंद देकर, ये फर्म कुछ कर्मचारियों के सामग्री के "प्रचार" को समाप्त कर देती हैं जब सामग्री सभी श्रमिकों को दी जाती है। अंत में, एक सुव्यवस्थित कर्मचारी सुझाव प्रणाली एक उत्कृष्ट प्रकार का कर्मचारी-से-प्रबंधन संचार है।

कर्मचारी सुझाव प्रणाली:

एक कार्यालय के कुशल कामकाज के लिए आवश्यक है कि प्रबंधन कर्मचारियों को व्यवसाय में सुधार या विस्तार के लिए सुझाव देने का अवसर प्रदान करे। कर्मचारी और सरकारी कार्यालयों दोनों में कर्मचारी सुझाव प्रणाली का उपयोग कार्यालय कर्मचारियों के बीच बेहतर मनोबल के निर्माण के लिए किया जाता है, जिससे श्रमिकों को अपनी नौकरियों के बारे में अधिक गंभीरता से सोचना पड़ता है, और कर्मचारियों और शीर्ष प्रबंधन के बीच संचार के साधन के रूप में।

कर्मचारी सुझाव प्रणाली के उपयोग को समझने वाला तर्क है:

(१) जो कार्य किए जा रहे हैं, वे संभवतः अक्षमताओं को समझने और परिवर्तनों की अनुशंसा करने में सक्षम हैं, और

(२) सभी श्रमिकों की क्षमताओं का उपयोग पूरी तरह से करने के लिए उन्हें सुझाव देने की अनुमति देकर, और उनके मूल्य के आधार पर इन विचारों के लिए भुगतान करना व्यर्थ है।

कर्मचारी सुझाव योजना एक ऐसा उपकरण है जिसका उपयोग कार्यालय प्रबंधक द्वारा वॉल्यूम और कार्य की गुणवत्ता को बढ़ाने के लिए किया जा सकता है, योजना के प्रभाव में नहीं होने की तुलना में उसी या उससे कम लागत पर। इस तरह की योजना कार्यकर्ता को यह महसूस करने में सक्षम बनाती है कि उसका ज्ञान और क्षमता कंपनी के लिए कुछ करने योग्य है और कंपनी उसके विचारों की सराहना करती है जो उसे भुगतान करना चाहते हैं। सिद्धांत रूप में, सुझाव प्रणाली उत्कृष्ट हैं। व्यवहार में, हालांकि, परिणाम इतने सफल नहीं रहे हैं। प्रबंधन ने हमेशा ऐसी प्रणालियों के मूल्य की सराहना नहीं की है, शायद खराब योजना और, सुझाव प्रणाली के संगठन के परिणामस्वरूप।

एक प्रभावी सुझाव प्रणाली की रूपरेखा निम्नलिखित चरणों को शामिल करती है:

1. एक सुझाव समिति की नियुक्ति।

2. सुझाव प्रस्तुत करने के लिए नियम स्थापित करना।

3. सुझावों के प्रसंस्करण और पुरस्कार बनाने के लिए एक प्रक्रिया विकसित करना।

सुझाव समिति के पास आने वाले सभी सुझावों की समीक्षा और मूल्यांकन करने की जिम्मेदारी है। इस समिति के नाम वाले व्यक्तियों को सुझाव कार्यक्रम में भाग लेने के लिए सक्षम, जिम्मेदार और अयोग्य होना चाहिए। एक बैंक में, सुझाव समिति का गठन होता है, संचालन के प्रभारी अधिकारी, कार्मिक प्रबंधक, लेखा परीक्षक, और विभिन्न ऑपरेटिंग डिवीजनों के प्रतिनिधि जो अपने डिवीजनों में पुरस्कारों में रुचि रखते हैं। सुझाव प्रस्तुत करने वाले नियम फर्म से फर्म में भिन्न होते हैं। हालांकि, सभी नियमों को पात्रता और पहचान के दो प्रमुख कारकों पर विचार करना चाहिए।

पात्रता:

आम तौर पर, सभी कर्मचारी सुझाव प्रणाली में भाग लेने के लिए पात्र होते हैं, वेतनभोगी पर्यवेक्षी कर्मचारियों के अपवाद के साथ जो केवल अपने स्वयं के विभागों या गतिविधि के क्षेत्रों से सीधे जुड़े नहीं विचारों के लिए पुरस्कार प्राप्त करते हैं।

It is claimed by some that supervisory employees submit a better quality of suggestions than those the rank and file, this argument seems to have little validity” however. The disadvantage of having both workers and supervisors, submit suggestions is that the workers and the supervisors come in competition with one another and as a result, conflicts may arise. The workers may also think that their ideas are being taken by supervisors.

Identity:

Identifying the person who makes a suggestion may follow one of three plans:

1. The suggester does not sign his name, but is identified by, the number shown on the suggestion form used, with the stub being retained by the employee.

2. The suggester is required to sign, his name.

3. The suggester has the option of either signing his name or being identified by number.

The plan used is dependent to, a large extent upon whether or not employee relations are good and whether employees have confided in management. If so, signing the suggestion form may be acceptable; if not, the anonymous procedure may be more successful. However, the optional plan seems to be best for employee morale, sine it leaves it up to the employee to decide which he prefers.

The routine for handling and investigating the suggestions submitted varies with different concerns. Whatever, plan is followed, it must; be fair and prompt; otherwise, it will fail because of lack, of interest. Many firms have found the unsigned numbered suggestion blank, with a detachable receipt, most desirable. In this particular plan, a signature on the form itself would disqualify the person making the suggestion.

The suggestion must be, placed in a sealed envelope addressed to the suggestion committee and placed in a suggestion box or mailed to the committee. The receipt numbers of the accepted suggestions are posted on the bulletin board, and claims for awards are made on a special award claim form.

Suggestions may be collected daily or at less frequent intervals if the number received is not large. In many firms, the suggestions are copied and distributed to the members of the suggestion committee for their consideration at weekly meetings.

The variety of recognitions that can be given include:

(1) Adopted with award;

(2) Adopted with shared award, where someone else may have had the same or similar idea;

(3) Adopted, but not as suggested, and award granted;

(4) Adopted to a field in which awards are given;

(5) Adopted without award to managers, officers, etc.;

(6) Already under consideration;

(7) Rejected; तथा

(8) Additional award when it is learned that the idea is more valuable than originally anticipated.

Characteristics of a Successful Employee Suggestion System:

To be most successful, the suggestion-plan procedure must have certain definite characteristics. Employees should be informed of what happens to their suggestions once they have been submitted.

At General Motors, the following information is placed on the back of the suggestion form:

When your suggestion is received, it is date stamped, assigned a suggestion number, and acknowledged by card to you. Your suggestion will be investigated as quickly as possible. This may involve consulting many people, making and trying out tools, and other things that all take time so please be patient. You will, be contacted as soon as possible and given an answer. If any questions arise concerning your idea after you have submitted it, have your foreman call the Suggestion Office for an explanation.

The suggestions should be considered fairly and promptly. Too often, however, the suggestions are evaluated hastily and haphazardly. If the suggestion offers possibilities but is incomplete, the suggester can be asked to give additional information. If a suggestion is rejected, the reason must be a good one, not an evasion nor an avoidance of proper credit, nor because it is too much trouble to put the idea into effect. The suggestion system should be used by the majority of employees; otherwise, there is, something wrong and the system should be investigated.

Enthusiasm for suggestions on the part of management will stimulate employee interest. This enthusiasm can be highlighted by distributing the blanks often; placing suggestion boxes where they will not be missed; developing competition between departments or branches; and giving clues of suggestions needed, such as “need for billing cost reduction” or “how to speed up monthly statements.” Another approach is to hold a “suggestion of the month” contest in which each winner receives a bonus prize.

Enthusiasm for suggestion plan can also be stimulated by implementing the suggestions that have been accepted. When suggesters see their ideas put into action, they receive an additional incentive to seek new and improved ideas'. Some workers may be reluctant to submit a timesaving idea because of the fear that the suggestion, if accepted, would eliminate their own jobs. Thus, there is need to establish a policy that if a suggestion derives its full value as the result of a reduction in the work force, the suggestion will not be adopted until such time as it will not adversely affect current company personnel.

Finally, management should attempt to show its appreciation what the suggestions accomplish by giving a certain amount of publicity and recognition for all ideas accepted. Merely sending the employee a check or noting on his personnel record that he h', made an acceptable suggestion causes the system to lose much of i morale-building effect.

सुझाव पुरस्कार विजेताओं के नाम, साथ ही उनके पुरस्कारों की मात्रा, स्थानीय समाचार पत्रों और कंपनी प्रकाशनों में प्रचारित की जा सकती है। एक अच्छी तरह से संचालित सुझाव प्रणाली, हालांकि सबसे मूल्यवान प्रबंधन उपकरणों में से एक, अक्सर बहुत उपेक्षित या पूरी तरह से अनदेखी की जाती है।

कार्यालय में नैतिकता:

नैतिकता उस भाग, विज्ञान और दर्शन का व्यवस्थित अध्ययन है जो नैतिक आचरण, कर्तव्य और निर्णय से संबंधित है। एक व्यक्ति की अवधारणा क्या नैतिक और नैतिक रूप से सही है और जो उसके गहरे धर्म विश्वासों, व्यक्तिगत दर्शन "और उद्देश्यों से उपजी नहीं है"।

इस प्रकार, जैसे-जैसे व्यक्ति भिन्न होते हैं, वैसे-वैसे उनकी नैतिक अवधारणाएँ बदलती रहती हैं। व्यक्तिगत दिशानिर्देश। रोज़मर्रा के नैतिक आचरण के लिए 6 नीतियां, जैसे श्रम संबंधों और संचार के लिए नीतियां, कार्यालय में आवश्यक हैं। सभी नीतियों की तरह, नैतिकता को लागू करने में सक्षम होना चाहिए। नैतिक व्यवहार की प्रेरणा को प्रबंधन के शीर्ष स्तर पर उत्पन्न होना चाहिए, मध्य प्रबंधन के माध्यम से फ़िल्टर करना चाहिए और व्यावसायिक संगठन को अनुमति देना चाहिए।

व्यापार में नैतिकता के उच्च मानकों की सबसे अच्छी गारंटी यह है कि अधीनस्थ उन पुरुषों की दिशा में काम करते हैं जिनके पास स्वयं उच्च मानक हैं। प्रत्येक कार्य दिवस के कम से कम एक तिहाई के लिए, कार्यालय प्रबंधक अपने अधीनस्थों के साथ सामाजिक संबंधों में प्रवेश कर रहा है। प्रत्येक दिन के शेष दो तिहाई के दौरान कर्मचारियों के कार्यालय में काम करते समय कर्मचारियों के गठन, आदर्शों और विश्वासों को वापस ले लिया जाता है और कर्मचारियों के परिवारों और दोस्तों को समाज में वापस ले जाया जाता है। इस प्रकार, कार्यालय प्रबंधक की सामाजिक जिम्मेदारी है कि वह अपने कर्मचारियों के लिए एक अच्छा एक्स एम्पल सेट करे।

एक नेता के रूप में; कार्यालय प्रबंधक का नैतिक और नैतिक आचरण अपने निजी और व्यक्तिगत उद्देश्यों और जरूरतों से ऊपर उठना चाहिए। अपने वरिष्ठ अधिकारियों के साथ संवाद स्थापित करने में, कार्यालय प्रबंधक को सभी तथ्यों को ईमानदारी से, सटीक और निष्पक्ष रूप से रिपोर्ट करने का प्रयास करना चाहिए। मनोवैज्ञानिक आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए उन्हें खुद को और अपने कार्यकर्ताओं को प्रशिक्षित करना चाहिए ताकि मनोवैज्ञानिक आवश्यकता को पूरा करने के लिए, प्रेषक के व्यक्तित्व, पूर्वाग्रहों, और अलंकरणों द्वारा अक्सर संचार रेखाएं विकृत हो जाएं।

फैसलों तक पहुंचने में, कार्यालय प्रबंधक का लक्ष्य अपनी सोच को तार्किक, व्यवस्थित रूप से प्रेरक विरोध में बदलने के लिए होना चाहिए, बजाय इसके कि निष्कर्षों पर अनिवार्य रूप से कूदें। अधीनस्थों के साथ काम करने में, कार्यालय प्रबंधक के लिए अपने अधिकार और विशेषाधिकार का दुरुपयोग करना आसान हो जाता है, जिसके परिणामस्वरूप कर्मचारी "लेट डाउन" महसूस करते हैं और अपने कार्यों में असमर्थित होते हैं। उन कर्मचारियों को प्राप्त करने के लिए जो उनके साथ काम करेंगे, कार्यालय प्रबंधक को उनके साथ काम करना होगा; दयालु, निष्पक्ष और न्यायपूर्ण बनें; और ईमानदारी से अपने कार्यकर्ताओं के संतोषजनक प्रदर्शन की प्रशंसा करें।

एक नैतिक और नैतिक आचरण के लिए बुनियादी वफादारी है। इस मौलिक गुणवत्ता के बिना, कोई भी कार्यालय प्रबंधक, कोई कार्यालय नहीं है, और कोई भी व्यावसायिक फर्म अपने संभावित क्षमता के शीर्ष शिखर पर प्रदर्शन नहीं कर सकती है। जब कार्यालय प्रबंधक अपनी फर्म के अधिकार के प्रति निष्ठा को सहन करने में असमर्थ होता है, तो वह खुद को संघर्ष और मानसिक पीड़ा की स्थिति में पाता है, जो बदले में उसे खुद या उसकी कंपनी के प्रति वफादार होने से रोकता है।

एक कार्यालय प्रबंधक की समस्या का एकमात्र व्यावहारिक समाधान जो अपनी फर्म द्वारा निर्धारित नीतियों और सिद्धांतों का पालन नहीं कर सकता है, वह एक और फर्म की खोज करना है, जिसमें वह अपनी निष्ठा दे सके। साक्षात्कार की एक श्रृंखला में, कार्यालय और व्यावसायिक अधिकारियों को कई संदिग्ध कार्यालय प्रथाओं की नैतिकता और नैतिकता का न्याय करने के लिए कहा गया था, जिनमें से कुछ नीचे वर्णित हैं।

2. "वह कर्मचारी जो दूसरे के समय कार्ड में पंच करता है।"

2. "कार्यकारी जो परेशान नहीं होना चाहता है और अपने सचिव को कॉल करने वालों को सूचित करने के लिए कहता है कि वह अंदर नहीं है।"

3. "किसी अन्य कंपनी के एक कर्मचारी को पनाह देना।" (यह मुफ़्त उद्यम प्रणाली का हिस्सा है। यदि कोई व्यक्ति आपके लिए काम करना चाहता है, तो वह उसका व्यवसाय है, हालांकि, वह कंपनी जो एक आदमी को एक प्रतियोगी से दूर रखने के लिए पूरी तरह से चोट पहुँचाती है। अन्य कंपनी अनैतिक है)

4. "किसी अन्य कर्मचारी के विचार के लिए श्रेय लेना।" (निश्चित रूप से, नैतिक, जब तक कि विचार में काफी सुधार नहीं हुआ है)!

5. "खर्च का हिसाब देना"। (बहुत बुरा। हालांकि, अवास्तविक नियमों वाली कुछ कंपनियां अपने कर्मचारियों को अभ्यास में मजबूर करती हैं। उस स्थिति में, यह उनकी अपनी गलती है।)

6. "आगे निकलने के प्रयास में एक अन्य कर्मचारी को कम आंकना।" (जब यह अच्छी स्वच्छ प्रतिस्पर्धा की सीमा से अधिक हो, तो यह अनैतिक है और इससे पहले कि यह पूरे संगठन को संक्रमित कर दे, इस पर मुहर लग जाए।)

कार्यालय कार्मिक आचरण:

एक कुशल कार्यालय बल का प्रभावी रूप से पर्यवेक्षण करने और मानवीय संबंधों के कौशल का अभ्यास करने के बुनियादी सिद्धांतों के साथ, प्रशासनिक कार्यालय प्रबंधक को वर्तमान के साथ परिचित होना चाहिए, कई कर्मियों की समस्याओं के बारे में अभ्यास जो रोजमर्रा के कार्यालय के काम में बहुत बार उठते हैं।

अन्य कार्यालय प्रबंधक अपनी समस्याओं को कैसे संभालते हैं, इसका ज्ञान कार्यालय प्रबंधक को अपने काम की गुणवत्ता और मात्रा में सुधार करने में सहायता करेगा और साथ ही साथ अपने अधीनस्थों को कार्यालय को काम करने के लिए एक बेहतर जगह बनाने के लिए प्रेरित करेगा।

कर्मचारियों के स्वास्थ्य और कल्याण को प्रभावित करने वाले कार्यालय अभ्यास:

कार्यालय के कर्मचारियों के स्वास्थ्य और कल्याण को प्रभावित करने वाले कार्यालय प्रथाओं को एक स्थिर खुश और स्वस्थ कार्यबल बनाए रखने के लिए डिज़ाइन किया गया है। कई वर्तमान अभ्यास, जिनमें से प्रत्येक इस लक्ष्य को प्राप्त करने के उद्देश्य से है। प्रथाओं में शामिल हैं: कॉफी विराम और बाकी अवधि, संगीत, धूम्रपान और सुरक्षा।

बाकी अवधि:

कॉफी ब्रेक और आराम की अवधि का मूल उद्देश्य उत्पादन और श्रमिकों की दक्षता में वृद्धि करना है। कॉफी विराम और आराम की अवधि इतनी होनी चाहिए, श्रमिकों को समझाया जाए और प्रबंधन द्वारा समझा जाए। वे पितृवाद में एक धर्मार्थ योगदान नहीं हैं।

कॉफी अंतराल और बाकी की अवधि ऐसे अंतराल पर निर्धारित की जानी चाहिए और इस तरह की लंबाई के लिए सबसे सफल प्रतीत होती है। उन्हें उसी नियमितता और नियंत्रण के साथ प्रशासित किया जाना चाहिए जैसे सुबह में चेक-इन और रात में चेक-आउट। अन्यथा, वे अपने स्वयं के उद्देश्य को और अधिक समय बर्बाद करते हैं और उत्पादन में कमी करते हैं, कार्यालय की तुलना में यदि उनका उपयोग कभी नहीं किया गया।

कॉफी विराम या आराम अवधि के प्रावधान को अंतर्निहित सिद्धांत यह है कि कुछ प्रकार के काम, दोहराए जा रहे हैं, जल्द ही नीरस हो जाते हैं। यह एकरसता थकान को बढ़ाती है और बदले में, उत्पादन को धीमा कर देती है। कॉफ़ी ब्रेक और रेस्ट पीरियड इस थकान का जवाब है या उत्पादन की मंदी निर्णायक नहीं है, यह तथ्य कि इस तरह से प्रबंधन अपने कर्मचारियों की भलाई के लिए चिंता दिखाता है, कॉफ़ी विराम का सबसे महत्वपूर्ण पहलू हो सकता है।

यदि एक कार्यालय कार्यकर्ता एक सप्ताह में $ 80 कमाता है और कॉफी ब्रेक पर 20 मिनट प्रति दिन खर्च करता है, तो वह वर्ष के दौरान लगभग 83 घंटे अपनी डेस्क से दूर रहता है, और इस खोए हुए समय की लागत $ 166 है। कार्यालय प्रबंधक ए, कर्मचारियों को उनके काम से दूर होने के लिए एक बहाने के रूप में कॉफी ब्रेक पर देख सकता है। वह इस लागत को देखता है और अपने पूरे कार्यालय बल द्वारा इसे गुणा करता है और निष्कर्ष निकालता है कि यह समय की कुल बर्बादी है और यह कि विराम को समाप्त कर दिया जाना चाहिए।

कार्यालय प्रबंधक बी का कहना है कि कॉफी ब्रेक एक महान मनोबल बिल्डर है और इसके परिणामस्वरूप, कर्मचारी कड़ी मेहनत करते हैं और इस प्रकार, कंपनी की कुल लाभ तस्वीर में योगदान करते हैं। हाल के कुछ अध्ययन अध्ययनों से परिचित, उन्हें पता चलता है कि सुबह और दोपहर में एक ब्रेक उनके श्रमिकों की दक्षता को 60 प्रतिशत तक बढ़ा देता है। उत्पादकता में यह वृद्धि कॉफी तोड़ने के कारण उसके श्रमिकों की क्षतिपूर्ति के समय से अधिक है।

बड़ी फर्मों में, श्रमिक अपने ब्रेक के समय को वैकल्पिक कर सकते हैं ताकि वे एक ही समय में कार्यालय से अनुपस्थित न हों। कॉफी विराम और आराम की अवधि के लिए कुछ कार्यालय प्रबंधकों का नकारात्मक रवैया, ब्रेक को नियंत्रित करने में असमर्थता के कारण हो सकता है या क्योंकि वे नहीं जानते कि उन्हें कैसे नियंत्रित किया जाए।

एक अध्ययन में यह पाया गया कि 42 प्रतिशत कंपनियों ने ब्रेक पर कोई समय सीमा निर्धारित नहीं की; 36 प्रतिशत की सीमा, उन्हें 15 मिनट तक; 20 प्रतिशत, 10 मिनट तक; 2 प्रतिशत, पांच मिनट से अधिक नहीं टूटता है। जिन लोगों ने समय सीमा निर्धारित की है, उनमें से 31 प्रतिशत ने स्वीकार किया कि वे सीमा के भीतर विराम नहीं दे पा रहे हैं। कार्यालय प्रबंधक ब्रेक पर कितनी मात्रा में व्यायाम कर सकता है, यह संबंधित है जहां कर्मचारियों को उनकी कॉफी या शीतल पेय मिलते हैं।

छोटे कार्यालय में, ब्रेक की लंबाई को नियंत्रित करना अधिक कठिन होता है अगर कर्मचारियों को ब्रेक के समय परिसर छोड़ना पड़े। बड़े, कार्यालयों, कर्मचारियों में, वेंडिंग मशीनों और कैफेटेरिया सेवाओं तक पहुंच हो सकती है। कुछ फर्म अपने कर्मचारियों को अपने डेस्क पर खाने और पीने की अनुमति देकर कॉफी ब्रेक की समस्या को नियंत्रित करने में सक्षम हैं क्योंकि यह महसूस किया जाता है कि यदि कॉफी नशे में है, जबकि कर्मचारी अपने डेस्क पर हैं, तो कर्मचारी अपने स्टेशनों पर अधिक तेज़ी से लौटेंगे और खो देंगे कम समय।

हालांकि अधिकांश कार्यालय प्रबंधकों को लगता है कि कॉफी ब्रेक और बाकी की अवधि वांछनीय है, वे विशेषाधिकार के दुरुपयोग पर आपत्ति करते हैं। कुछ कार्यालय प्रबंधक कॉफ़ी विराम की कमी और आराम की अवधि का बहाना यह कहकर करते हैं कि अधिकांश कार्यालय कर्मचारियों द्वारा स्वतंत्रता का आनंद ऐसे विराम को अनावश्यक बनाता है।

निम्नलिखित दिशानिर्देशों को कॉफी विराम और बाकी अवधियों के उपयोग को नियंत्रित करना चाहिए:

1. कुछ प्रकार के, कार्यालय के काम के लिए, बाकी अवधि बिल्कुल आवश्यक हैं।

2. बाकी अवधियों को तब निर्धारित किया जाना चाहिए जब वे सबसे अधिक सहायक होंगे - सुबह बहुत जल्दी नहीं और दोपहर में बहुत देर से नहीं। कॉफी ब्रेक को निर्धारित किया जाना चाहिए ताकि सभी कर्मचारी एक ही समय में अपने डेस्क से अनुपस्थित न हों। इस तरह के एक दृष्टिकोण के लिए, लंबे समय तक "टॉक" सत्रों को हतोत्साहित करता है जो आमतौर पर कई कॉफी ब्रेक को चिह्नित करते हैं।

3. ब्रेक की लंबाई के लिए निश्चित समय सीमा निर्धारित की जानी चाहिए और इन सीमाओं को देखा जाना चाहिए। आदतन अपराधियों को फटकार लगानी चाहिए और, यदि आवश्यक हो, तो छुट्टी दे दी जानी चाहिए। नियमों का पालन करने में कुछ की अक्षमता केवल दूसरों के लिए एक खराब उदाहरण निर्धारित करती है।

4. पर्यवेक्षकों को आयोजित किया जाना चाहिए: कॉफी ब्रेक और बाकी अवधि विशेषाधिकारों के दुरुपयोग के लिए जिम्मेदार।

5. यदि कार्यालय में कॉफी और स्नैक्स प्राप्त करने के लिए संभव सुविधाएं प्रदान की जानी चाहिए, तो कर्मचारियों को परिसर छोड़ने की आवश्यकता नहीं है। कुछ कार्यालयों में वेंडिंग मशीनें हैं, जो पूरे कार्यालय क्षेत्र या कैफेटेरिया में स्थित हैं ताकि सुविधाजनक समय पर कर्मचारी निकटतम मशीन पर जा सके और कॉफी या भोजन प्राप्त कर सके। औपचारिक रूप से कोई विराम निर्धारित नहीं है; जब भी सुविधाजनक हो, प्रत्येक कर्मचारी दस या 15 मिनट के लिए अपनी डेस्क छोड़ देता है। अन्य फर्मों में, कैटरर या डिलीवरीमैन को ब्रेक के समय कॉफी, शीतल पेय और स्नैक्स प्रदान करने के लिए काम पर रखा जाता है।

संगीत:

कार्यालय में संगीत थकान को कम करने के लिए डिज़ाइन किया गया है, जो लंबे समय तक काम से तनाव, एकरसता या सिर्फ सादा थकान के कारण हो सकता है। स्वतंत्र कंपनियों और अनुसंधान फर्मों के परीक्षण से पता चलता है कि उत्पादन में 15 प्रतिशत की वृद्धि होती है, त्रुटियों को 30 प्रतिशत से अधिक कम किया जाता है, और कार्यालय में संगीत के परिणामस्वरूप कर्मचारी का कारोबार 10 प्रतिशत और अधिक घट जाता है।

अपने आप में संगीत दक्षता में वृद्धि नहीं करता है, त्रुटियों को कम करता है, या कर्मचारियों को अपनी नौकरी छोड़ने से रोकता है। संगीत ऊब और मानसिक तनाव को दूर करने में मदद करता है जो खराब उत्पादकता और असंतोष का कारण बनता है। कार्यालय में संगीत से प्राप्त होने वाले लाभ की मात्रा प्रदर्शन किए जाने वाले कार्य के प्रकार से संबंधित है। जितना अधिक थकाऊ, नीरस या नियमित काम करते हैं, उतना ही अधिक सुखदायक प्रभाव जो पृष्ठभूमि संगीत मानसिक थकान पर पड़ सकता है।

कार्यालयों और कारखानों के लिए संगीत प्रस्तुत करने में माहिर कई फर्मों ने इस बात का सावधानीपूर्वक अध्ययन किया है कि किस तरह के संगीत का उपयोग करना है और कब इसका उपयोग करना है। कार्यालयों के लिए संगीत के एक बड़े आपूर्तिकर्ता ने पाया है कि कारखानों के लिए संगीत की तुलना में कार्यालयों के लिए संगीत अधिक वश में होना चाहिए। संगीत में विचलित करने वाले प्रभाव, जैसे कि स्वर, तेज पीतल या टेम्पो में बदलाव, आमतौर पर इससे बचा जाता है; ऑर्केस्ट्रा में स्ट्रिंग्स और वुडविंड्स प्रबल होते हैं। एक अच्छा संगीत कार्यक्रम सभी प्रकारों को शामिल करता है-शास्त्रीय, अर्ध-शास्त्रीय, शो ट्यून और लोकप्रिय संगीत।

संगीत इतना विनीत होना चाहिए कि वह मानसिक विकर्षण के बिना अवशोषित हो सके। इसके अलावा, संगीत निरंतर नहीं होना चाहिए। इसे संक्षिप्त अवधि के लिए चालू और बंद करना चाहिए, कुल मिलाकर दिन में एक से दो घंटे और आधे घंटे।

कुछ कंपनियां अपने संगीत कार्यक्रमों की लागत को कम से कम अपने स्वयं के संगीत प्रणाली, एक एफएम रेडियो या अपने स्वयं के रिकॉर्ड के संग्रह को स्थापित करके रखती हैं। अन्य कंपनियां उपयोग या कई व्यावसायिक पृष्ठभूमि संगीत सेवाएं बनाती हैं जो विशेष रूप से रिकॉर्ड किए गए संगीत को चलाकर संगीत कार्यक्रम का प्रबंधन करती हैं जो वॉल्यूम, रेंज और ध्वनि प्रभावों में सावधानी से नियंत्रित होती हैं।

केंद्रीकृत डिक्टेटिंग और ट्रांसक्रिप्शनिंग मशीन विभाग में, जहां 400 महिलाओं को नियुक्त किया गया था, यह पाया गया कि वैज्ञानिक रूप से चयनित संगीत के उपयोग के माध्यम से कम थकान के साथ अधिक काम हासिल किया गया था, उपकरण बनाने और स्थानांतरित करने के एक निर्माता ने "सेरेनाडिस सिस्टम" विकसित किया है जो "सक्षम बनाता है" प्रत्येक ट्रांसक्रिप्शनिस्ट एक पृष्ठभूमि के खिलाफ श्रुतलेख को सुनने के लिए, निरंतर, विशेष रूप से क्रमादेशित, गैर-मुखर संगीत, जिस पर उसका पूरा नियंत्रण है।

एक कार्यालय में जिसने सिस्टम स्थापित किया है, प्रबंधन उन क्षेत्रों में बेहतर मनोबल और बेहतर प्रदर्शन की रिपोर्ट करता है जहां नौकरी की आवश्यकताओं को पुनरावृत्ति की उच्च डिग्री और उच्च सटीकता आवश्यकताओं द्वारा चिह्नित किया जाता है।

धूम्रपान की समस्या:

कार्यालय में धूम्रपान की समस्या, कार्यालय में संगीत श्रमिकों की ओर से अधिक उत्पादन से संबंधित है, न कि 'कुछ अधिकारियों की पसंद या नापसंद'। फिर भी विषय को कार्यालय प्रबंधकों का ध्यान आकर्षित करना चाहिए क्योंकि यह उन लोगों के मनोबल और कार्यक्षमता को प्रभावित कर सकता है, जिनकी वे देखरेख करते हैं।

कार्यालय में धूम्रपान के खिलाफ तर्क में शामिल हैं:

1. धूम्रपान अस्वास्थ्यकर है।

2. यह गैर-व्यवसाय जैसा दिखता है और जनता पर खराब प्रभाव डालता है।

3. यह आग का खतरा है।

4. वेंटिलेटिंग स्थितियां "धूम्रपान नहीं" को वांछनीय बनाती हैं।

5. धूम्रपान न करने वाले सहकर्मियों के साथ अन्याय करना।

6. यह कार्यकर्ता की दक्षता को प्रभावित करता है।

7. यह कार्यालय सम्मेलनों और प्रथाओं के अनुसार नहीं है।

धूम्रपान के खिलाफ तर्क निम्नानुसार दिए गए हैं:

1. धूम्रपान की अस्वस्थता के बारे में कुछ असहमति है, और कई धूम्रपान करने वाले वैसे भी धूम्रपान करेंगे। धूम्रपान से स्वास्थ्य के संबंध पर रिपोर्टों के बावजूद, कुछ व्यवसायों ने अपने धूम्रपान नियमों को बदल दिया है। वास्तव में, कुछ फर्मों ने धूम्रपान छोड़ने के लिए उत्पादन में सुधार करने, कर्मचारी के धूम्रपान करने, धूम्रपान करने के लिए बर्बाद किए गए समय को कम करने और महिलाओं के खिलाफ भेदभाव करने वाले धूम्रपान नियमों को समाप्त करने के लिए अपने धूम्रपान विशेषाधिकार में वृद्धि की है। अपेक्षाकृत कम कंपनियों ने फिल्मों, पोस्टरों और साहित्य के माध्यम से सीधे कोशिश की है, ताकि कर्मचारियों को अपने धूम्रपान को रोकने या कम करने के लिए प्रोत्साहित किया जा सके।

2. कुछ कार्यालय कार्यकर्ता सीधे जनता के संपर्क में आते हैं और, जब कार्यालय में आते हैं तो कई आगंतुक धूम्रपान करते हैं। कई कार्यालय कर्मचारी, इस तथ्य पर आपत्ति करते हैं कि उनके निजी कार्यालयों में अधिकारी धूम्रपान कर सकते हैं, लेकिन कार्यालय कार्यकर्ता नहीं कर सकते। यदि धूम्रपान सामान्य कार्यालयों में जनता पर प्रतिकूल प्रभाव डालता है, तो निजी कार्यालयों में क्यों नहीं?

3. अधिकांश कार्यालयों में केवल बहुत कम आग का खतरा है और खतरनाक क्षेत्रों में धूम्रपान निषिद्ध हो सकता है।

4. यदि वेंटिलेटिंग की स्थिति खराब है, तो अधिकांश कार्यालय कर्मचारी धूम्रपान से परहेज करने का मन नहीं करेंगे; लेकिन ऐसा करने का मतलब है कि लाउंज में धूम्रपान करने के लिए अधिक समय लिया जाएगा।

5. यदि कुछ कार्यकर्ता धूम्रपान नहीं करते हैं, तो यह निर्धारित करना बुद्धिमानी हो सकती है कि धूम्रपान करने वाले या गैर धूम्रपान करने वाले बहुमत में हैं और तदनुसार कार्यक्रम को समायोजित करना है या नहीं। धूम्रपान करने वालों को कार्यालय के अलावा कई अन्य स्थानों पर धूम्रपान करने के लिए उजागर किया जाता है।

6. कई कार्यालय कर्मी पाते हैं कि धूम्रपान करने के साथ उनकी कार्यक्षमता कम हो जाती है, बजाय कम हो जाती है।

7. कार्यालय प्रथाओं के बारे में कोई सामान्य नियम नहीं दिया जा सकता है। कई कार्यालय पूरे या पूरे दिन के दौरान धूम्रपान की अनुमति देते हैं।

यदि कार्यालय में धूम्रपान निषिद्ध है, तो कुछ कर्मचारी कार्यालय छोड़ देंगे और धूम्रपान करने के लिए लाउंज में जाएंगे। जहां इसकी अनुमति नहीं है, श्रमिक नर्वस और फ़र्ज़ी हो सकते हैं, और उनकी कार्यक्षमता कम हो जाती है। यदि कार्यालय प्रबंधक का रवैया कार्य की दक्षता बढ़ाने पर आधारित है, तो उसे या तो स्थिति को स्वीकार करना होगा या धूम्रपान से संबंधित नियम बनाकर इसे सुधारना होगा।

कुछ बड़े कार्यालयों में, कर्मचारी मैनुअल कहता है कि प्रत्येक दिन सुबह 10:00 बजे से पहले और दोपहर 3:00 बजे के बाद धूम्रपान की अनुमति है। यह योजना एक प्रकार का समझौता है। अन्य कार्यालय कहीं भी और किसी भी समय धूम्रपान की अनुमति देते हैं, सिवाय इसके कि जहां आग का खतरा एक महत्वपूर्ण विचार है। ये नियम समझदार प्रतीत होते हैं, भले ही वे इस बात का खंडन करते हों कि कितने लोग क्या करना चाहते हैं।

क्या महिलाओं को धूम्रपान करने की अनुमति दी जानी चाहिए क्योंकि पुरुषों को भी अक्सर पूछा जाता है। एक उत्तर के बारे में याद दिलाया जाता है कि देश के सबसे बड़े डिपार्टमेंटल स्टोर में से एक महत्वपूर्ण कार्यकारी ने जब यह पूछा कि क्या वह कुछ नौकरियों के लिए महिलाओं को काम पर रखने पर आपत्ति जताएगा, खासकर अगर वे शादीशुदा थे।

उन्होंने कहा, "जब हम किसी को रोजगार देते हैं, तो हम मुख्य रूप से इस बात में रुचि रखते हैं कि क्या यह सबसे अच्छा व्यक्ति है जिसे हम नौकरी के लिए प्राप्त कर सकते हैं, न कि वह व्यक्ति विवाहित है या एकल, पुरुष या महिला।" वही उत्तर दिया जा सकता है। धूम्रपान का मामला। महिलाओं को पुरुषों के समान ही ध्यान और ध्यान दिया जाना चाहिए ”और सेक्स के कारण भेदभाव नहीं किया जाना चाहिए। अगर पुरुषों के लिए धूम्रपान करना सब ठीक है, तो महिलाओं के लिए भी धूम्रपान करना सही होगा।

एक फर्म को धूम्रपान के सवाल से इतना उकसाया गया था कि प्रबंधन ने निर्णय लिया कि वह आग के खतरों के मामले में छोड़कर धूम्रपान के खिलाफ सभी प्रतिबंधों को समाप्त कर दे। यह कारखाने और कार्यालय दोनों में लागू होता है, जिसमें लिंगों के बीच कोई भेदभाव नहीं है। नतीजतन, यह न केवल पाया गया कि फर्म ने कुछ भी नहीं खोया, बल्कि यह भी कि मनोबल और उत्पादन में सुधार हुआ। कई फर्मों ने 'एक सवाल है कि शायद पहली बार में कभी नहीं उठाया जाना चाहिए की ओर एक अधिक उदार रवैया लेने के लिए प्रवृत्ति है।

कार्यालय में सुरक्षा:

कार्यालय के खतरों के कारण दुर्घटनाएं होती हैं। समय की हानि, उत्पादन की हानि, धन की हानि के कारण दुर्घटनाओं को प्रबंधन और कर्मचारियों को महंगा पड़ता है। हाल के एक वर्ष में, उद्योग में दुर्घटना की गणना योग्य लागत प्रत्येक श्रमिक के लिए लगभग $ 70 थी। जब दुर्घटनाओं से जुड़ी छिपी हुई लागत को शामिल किया जाता है, तो यह अनुमान लगाया जाता है कि प्रत्येक कार्यकर्ता के लिए उनकी लागत $ 300 के करीब हो सकती है। हर दुर्घटना का एक कारण होता है, और चूंकि यह एक सुरक्षित स्थान प्रस्तुत करने के लिए प्रबंधन की समस्या है, जिसमें काम करने के लिए, प्रबंधन को खतरनाक खतरों को कम करने का प्रयास करना चाहिए।

कार्यालय में सुरक्षा प्रशासन की एक वैज्ञानिक योजना प्रदान करने के लिए, सबसे पहले, प्रबंधन की ओर से एक मान्यता जो संभावित खतरों को कार्यालय में दुबक सकती है। फिर, किसी को, शायद कार्यालय प्रबंधक या एक सहायक को, कार्यालय में सुरक्षा अभियान चलाने की जिम्मेदारी दी जानी चाहिए।

हालांकि, एक प्रभावी रूप से सुरक्षा योजना कंपनीव्यापी होनी चाहिए। सुरक्षा डेटा को रिकॉर्ड करने और दुर्घटना के आंकड़ों को रिकॉर्ड करने और उनका विश्लेषण करने के लिए, और असुरक्षित कर्मचारी प्रथाओं के साथ-साथ संभावित खतरों को ट्रैक करने के लिए परिणामों का उपयोग करने की एक समन्वय प्रणाली होनी चाहिए।

कर्मचारियों को उन दुर्घटनाओं के बारे में सूचित किया जाना चाहिए जो घटित हो सकती हैं। उदाहरण के लिए, बहुत बार कार्यालयों में एक कर्मचारी एक ही समय में एक फ़ाइल कैबिनेट के दो या अधिक ड्रॉअर खोल सकता है, यह भूल सकता है कि इस तरह की कार्रवाई से फ़ाइल को टोल करना पड़ सकता है। इस तरह की दुर्घटना की जांच करने और इसके कारणों का निर्धारण करने के परिणामस्वरूप, कार्यालय प्रबंधक प्रत्येक फाइल कैबिनेट के शीर्ष पर एक चेतावनी चिन्ह को टेप करने का निर्णय ले सकता है या मंत्रिमंडलों को पीछे की ओर ले जा सकता है और उन्हें एक साथ घुमा सकता है और ठग को रोक सकता है।

प्रत्येक विभाग पर्यवेक्षक को प्रत्येक दुर्घटना के समय एक लिखित रिपोर्ट को पूरा करने की आवश्यकता होनी चाहिए ताकि सुरक्षा प्रशासन के प्रभारी व्यक्ति सुरक्षा की स्थितियों में सुधार करने के लिए किसी भी कारण का विश्लेषण कर सके। एक मानक रिपोर्टिंग प्रणाली के माध्यम से, सुरक्षा प्रशासक एक ही उद्योग में अन्य कंपनियों के साथ अपनी फर्म में सुरक्षा कार्यक्रम की प्रभावशीलता की तुलना कर सकता है।

कार्यालय के खतरों का उन्मूलन कार्यालय दुर्घटनाओं के कारणों के अध्ययन से शुरू होना चाहिए।

कार्यालय दुर्घटनाओं के कारण निम्नलिखित हैं:

1. सीढ़ियों पर, लिफ्ट पर, और प्रवेश द्वार पर भीड़। ऊँची एड़ी के जूते सीढ़ियों और एस्केलेटर पर विशेष रूप से खतरनाक हैं।

2. बिना देखे घूमना - चारों ओर कोनों में, खुले दरवाजे में, पत्राचार पढ़ना आदि।

3. कुर्सियों, बक्सों और अन्य शीशों पर चढ़ना समर्थन करता है।

4. डेस्क ड्रॉअर या फाइल ड्रावर को ऊपर की ओर ठोकर मारने के लिए खुला।

5. एक कुर्सी में बहुत दूर टिपिंग।

6. तंग खिड़कियों पर तनाव, अनुचित तरीके से उठाना, या बहुत अधिक भार उठाना।

7. वस्तुओं को असुरक्षित रूप से अलमारियों या अन्य जगहों पर रखना।

8. बन्धन कागजों में इस्तेमाल किए गए पिन के बिंदुओं को कवर करने में विफल।

9. चाकू, कैंची, या कैंची का उपयोग लापरवाही से करना।

10. टॉसिंग, माचिस, सिगरेट और सिगार के स्टब्स, और टूटे हुए कांच को अपशिष्ट पदार्थों में।

11. खिड़कियों से वस्तुओं को बाहर फेंकना।

कार्यालय दुर्घटनाओं का कारण बनने वाले सभी खतरों को सूचीबद्ध करने के लिए बहुत सारे हैं। हालांकि, कुछ, सरल बुनियादी सावधानियां हैं जो हर कार्यालय प्रबंधक को दुर्घटनाओं की संख्या को कम करने के लिए जोर देना चाहिए:

1. एक nonslip खत्म के साथ फर्श की सतहों का इलाज करें।

2. उन्हें व्यक्तियों में पीटने से रोकने के लिए दरवाजों पर स्प्रिंग्स समायोजित करें।

3. खुले दराज में पीटने से बचने के लिए डेस्क दराज के उचित उपयोग में श्रमिकों को निर्देश दें।

4. कैबिनेट को फाइलिंग के उचित उपयोग में एक कैबिनेट को किसी व्यक्ति पर छेड़छाड़ या गिरने से रोकने का निर्देश दें क्योंकि एक समय में एक से अधिक दराज खुले होते हैं।

5. पेंसिल शार्पनर रखें ताकि वे पास से गुजरने वाले व्यक्तियों को घायल न करें।

6. स्प्लिंटर्स रफ किनारों से चोटों को रोकने के लिए सभी डेस्क और कुर्सियों की सतहों की जाँच करें।

7. आग और सदमे के खतरों को खत्म करने के लिए मशीनों और उपकरणों के लिए बिजली के तार और कनेक्शन की जाँच करें।

8. परेशान और घायल कर्मचारियों की दुर्घटनाओं से बचने के लिए कुंडा कुर्सियों के वसंत समायोजन की जाँच करें।

9. अलमारियाँ या लॉकर दाखिल करने के शीर्ष पर ढीली या चल सामग्री रखने से बचें ताकि वे कर्मचारियों पर न पड़ें।

10. कर्मचारियों को झूले या घूमने वाले दरवाजे से भी जाने से बचें।

11. सीढ़ी के साथ रोशनी के स्तर की जाँच करें और सीढ़ी को अधिक दृश्यमान बनाने के लिए दीवारों की पेंटिंग को चमकीले रंग में देखें।

12. डेस्क पर धूम्रपान देखना और आग लगने की संभावना गर्म राख के कारण कचरे के ढेर में धंस जाना। क्या एक अपशिष्ट जल में आग लगना चाहिए, पहले वाले के ऊपर एक और अपशिष्ट जल रखने के लिए आग को रखने की एक कुशल विधि है।

श्रमिकों के उत्पादन में वृद्धि से कार्यालय के काम की लागत कम हो जाएगी, और कार्यालय के खतरे को समाप्त करने से श्रमिकों को काम पर रखने में मदद मिलती है।

कर्मचारी की व्यक्तिगत समस्याएं:

दिन के दौरान, कार्यालय प्रबंधक, पर्यवेक्षकों और विभाग प्रमुखों का सामना कर्मचारियों की व्यक्तिगत समस्याओं, प्रत्येक आवश्यकता, एक निष्पक्ष और न्यायसंगत सुनवाई और एक निर्णय से होता है जो प्रबंधन और कार्यकर्ता दोनों के लिए संतोषजनक होगा। इनमें से कई समस्याएं कर्मचारी के हैंडबुक या कंपनी नीति नियमावली के संदर्भ में जल्दी हल हो जाती हैं।

निर्णय लेने से पहले कर्मचारी के साथ और शीर्ष प्रबंधन के साथ अन्य समस्याओं के अध्ययन और परामर्श की आवश्यकता हो सकती है। इस खंड में चर्चा के लिए तीन व्यक्तिगत समस्याएं सामने आई हैं: कार्यालय में व्यक्तिगत मेल प्राप्त करना, कार्यालय में व्यक्तिगत टेलीफोन कॉल करना और प्राप्त करना और भाई-भतीजावाद।

1. कार्यालय में व्यक्तिगत मेल प्राप्त करना:

छोटे कार्यालय में, अधिक से अधिक स्वतंत्रता कार्यालय में व्यक्तिगत मेल प्राप्त करने की अनुमति है। बड़े कार्यालयों में, हालांकि, नियमों को लागू करना आवश्यक है क्योंकि व्यक्तिगत, मेल की मात्रा काम की दक्षता के साथ गंभीरता से हस्तक्षेप कर सकती है। कुछ फर्मों के अनुसार, एक नीति है कि व्यक्तिगत मेल कार्यालय को नहीं भेजा जाना चाहिए। कुछ फर्मों को फर्म को भेजे गए सभी मेल खोलने का अधिकार सुरक्षित है, भले ही किसी विशेष व्यक्ति को संबोधित किया जाए, जब तक कि "व्यक्तिगत" चिह्नित न हो।

यह इस धारणा पर किया जाता है कि कार्यालय को भेजा गया कोई भी मेल व्यावसायिक मेल है। हालांकि इस कार्रवाई की औचित्य पर सवाल उठाया जा सकता है, लेकिन यह आसानी से सराहना की जा सकती है कि जहां कार्यालय कर्मचारियों की एक बड़ी संख्या है, व्यक्तिगत मेल की एक बड़ी मात्रा की रसीद गंभीरता से हस्तक्षेप करती है और मेल विभाग के काम में देरी करती है।

कुछ कार्यालय प्रबंधकों का दावा है कि कर्मचारी कार्यालय में या कार्यालय में प्राप्त व्यक्तिगत मेल को पढ़ने में लाउंज में बहुत समय बर्बाद करते हैं। कई कार्यालय प्रबंधक कार्यालय में व्यक्तिगत मेल प्राप्त करने वाले कर्मचारियों की समस्या को नजरअंदाज करना पसंद करते हैं जब तक कि ऐसा लगता है कि यह काम से परेशान हो गया है या हस्तक्षेप करता है।

2. व्यक्तिगत टेलीफोन कॉल की समस्या:

व्यक्तिगत 'टेलीफोन कॉल की समस्या व्यक्तिगत मेल से थोड़ी अलग है। कार्यालय में प्राप्त व्यक्तिगत मेल डाक विभाग या कार्यालय कार्यकर्ता के काम में देरी करता है। व्यक्तिगत टेलीफोन कॉल 'फर्म को अपनी व्यावसायिक कॉल प्राप्त करने से रोकते हैं और वास्तव में फर्म के व्यवसाय को बाधित करते हैं। शुरुआत में यह कहा जाना चाहिए कि किसी भी कर्मचारी को किसी भी कर्मचारी के लिए तत्काल या आपातकालीन टेलीफोन कॉल प्राप्त करने में कोई आपत्ति नहीं होगी, लेकिन यह अन्य व्यक्तिगत कॉल है, जो समस्या का कारण है।

एक बैंक अपने कर्मचारियों से आग्रह करता है कि व्यक्तिगत कॉल 9:30 बजे से पहले या 4:30 बजे के बाद आए। एक अन्य तरीका जिसमें व्यक्तिगत टेलीफोन कॉल की समस्या को संभाला जा सकता है, वह है विशेष रूप से मुद्रित रूप में स्विचबोर्ड ऑपरेटर द्वारा नोट किए गए इनकमिंग कॉल की संख्या या प्रकृति। जब कर्मचारी लंच पर जाता है या अपना कॉफ़ी ब्रेक लेता है, तो उसे नोटेशन दिया जाता है ताकि वह कॉल वापस कर सके। इस तरह कार्यालय का काम बाधित नहीं होता है।

कार्यालय प्रबंधक या विभाग के पर्यवेक्षक को उन लोगों के साथ बात करनी चाहिए जो विशेषाधिकार का लगातार दुरुपयोग करते हैं और इतने व्यक्तिगत कॉल प्राप्त करते हैं या करते हैं कि कार्य प्रवाह बाधित हो जाता है। अपराधियों को बताया जाना चाहिए कि सभी व्यक्तिगत कॉल कार्यालयीन समय से पहले या बाद में या ब्रेक के दौरान किए जाने चाहिए। यदि ये प्रयास समस्या को हल करने में सफल नहीं होते हैं, तो स्विचबोर्ड ऑपरेटर को उन कर्मचारियों की सूची की आपूर्ति करने के लिए कहा जा सकता है जो कंपनी के समय पर व्यक्तिगत कॉल करते हैं। ऐसी सूची का उपयोग परिस्थितियों के आधार पर, परिवीक्षा अवधि या समाप्ति को उचित ठहराने के लिए 'कार्यालय प्रबंधक, या पर्यवेक्षक द्वारा किया जा सकता है।

व्यक्तिगत टेलीफोन समस्या को संभालने का सबसे हल्का तरीका मैं व्यक्तिगत मेल के मामले में, इसे कर्मचारी पुस्तिका में या बुलेटिन बोर्डों पर पोस्ट किया गया है, इस प्रकार व्यक्तिगत मामलों के लिए टेलीफोन के उपयोग का साहस करने का प्रयास करता हूं। यदि कार्यालय का स्टाफ काफी बड़ा है, तो कर्मचारी के उपयोग के लिए गंभीर स्थानों पर सार्वजनिक टेलीफोन स्थापित किए जा सकते हैं।

3. नेपोटिज्म:

नेपोटिज्म रोजगार रिश्तेदारों में पक्षपात का प्रदर्शन है। प्रबंधन के अधिकांश आलोचक भाई-भतीजावाद को अव्यवसायिक मानते हैं और महसूस करते हैं कि प्रबंधन के लिए एक बौद्धिक, विश्लेषणात्मक दृष्टिकोण पतन और भाई-भतीजावाद के अंतिम विलोपन का मंत्र देता है। हालाँकि, व्यवसाय के अधिकारियों की वास्तविक प्रथा प्रबंधन के कई छात्रों की मान्यताओं के विपरीत है।

हार्वर्ड बिजनेस रिव्यू द्वारा किए गए 2, 700 से अधिक अधिकारियों के एक अध्ययन में, यह दिखाया गया था कि, आम तौर पर, व्यापारी भाई-भतीजावाद को अवांछनीय मानते हैं। यह रवैया तब बदलता है, जब व्यवसायी एक विशिष्ट मामले को देखता है, और अपना निर्णय लेता है।

अध्ययन से पता चलता है कि हालांकि 60 प्रतिशत से अधिक अधिकारियों ने सामान्य रूप से भाई-भतीजावाद के प्रति प्रतिकूल रवैया अपनाया, 85 प्रतिशत ने व्यवसाय के सामान्य पाठ्यक्रम में विशेष अवसरों पर इसे उचित ठहराया। कार्यालय के अधिकारियों 7 के एक अन्य राष्ट्रीय सर्वेक्षण में यह पाया गया कि 48 प्रतिशत कंपनियों ने एक ही कार्यालय में काम करने के लिए करीबी रिश्तेदारों को अनुमति दी; 36 प्रतिशत अपने रोजगार की अनुमति नहीं देते हैं; और 16 प्रतिशत रिश्तेदारों के रोजगार में कोई नीति नहीं है। सर्वेक्षण के बहुमत में, प्रबंधन और लिपिक दोनों कर्मचारियों पर समान नियम लागू होते हैं।

भाई-भतीजावाद का अभ्यास करने वाले फर्मों का मानना ​​है कि एक गैर-रिश्तेदार की तुलना में रिश्तेदार का रोजगार उन्हें एक कर्मचारी देता है जो अधिक वफादार और भरोसेमंद है। प्रबंधकीय स्तर पर, एक रिश्तेदार का रोजगार व्यवसाय की निरंतरता और कॉर्पोरेट नीतियों के प्रभावी स्थायित्व का आश्वासन दे सकता है।

एक जूनियर कार्यकारी स्थिति में रखे गए रिश्तेदार को "बॉस के साथ अंक बनाने" से संबंधित होने की आवश्यकता नहीं है और इस तरह अपनी क्षमताओं को अत्यंत विकसित करने पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं। कुछ नियोक्ता महसूस करते हैं कि एक ही कार्यालय में काम करने वाले रिश्तेदार अपने काम में जिम्मेदारी की एक मजबूत भावना साझा करते हैं, कंपनी के संचालन में अधिक रुचि लेते हैं, और "बेहतर" में फिट होने की संभावना रखते हैं - जो सभी मनोबल के बेहतर स्तर में योगदान करते हैं।

अन्य कंपनियों में भाई-भतीजावाद का चलन समस्याओं को जन्म देता है। अक्सर, रिश्तेदारों को काम पर रखने से कर्मचारियों में ईर्ष्या और नाराजगी पैदा होती है। कर्मचारी खुद से पूछते हैं, "कोशिश करने का क्या फायदा है?" और परिणामस्वरूप मनोबल डूब जाता है। रिश्तेदारों को काम पर रखने से बाहरी लोगों को "परिवार-एकजुटता" कंपनी में रोजगार प्राप्त करने से हतोत्साहित किया जा सकता है। फिर, कुछ फर्मों ने यह पाया कि यदि कोई रिश्तेदार नौकरी करता है और बाद में नौकरी के लिए अयोग्य साबित होता है, तो उसे न तो निर्विवाद रूप से छुट्टी दी जा सकती है और न ही गैर-सरकारी कर्मचारी।

सोनिक कार्यालयों में पति और पत्नी का रोजगार एक घनिष्ठ, सामंजस्यपूर्ण कार्य समूह के लिए बनता है, जबकि अन्य कार्यालयों में विवाहित जोड़े का रोजगार चिह्नित व्यक्तित्व संघर्ष ला सकता है, खासकर जब पति और पत्नी दोनों एक ही विभाग में काम करते हैं या प्रत्यक्ष पर्यवेक्षी संबंधों में हैं। अधिकांश कंपनियां ऑफिस रोमांस को हतोत्साहित करने के लिए कोई कार्रवाई नहीं करती हैं और यदि शादी का परिणाम आता है, तो लगभग आधी कंपनियां दोनों पक्षों को काम जारी रखने की अनुमति देती हैं।

हालाँकि, कार्यालय रोमांस को हतोत्साहित करने के लिए कोई कार्रवाई नहीं की जाती है, सर्वेक्षण के उत्तरदाताओं ने निम्नलिखित समस्याओं को मान्यता दी है: कार्यालय गपशप, कम दक्षता, एक या दोनों व्यक्ति शामिल हैं, और अधिक संवेदनशील अनुशासन समस्याएं।

रोजगार, रिश्तेदारों और विवाहित महिलाओं के संबंध में, 1964 के नागरिक अधिकार अधिनियम के प्रावधानों को ध्यान में रखा जाना चाहिए। हालाँकि, अधिनियम में निहित कई प्रावधान: आधिकारिक व्याख्या का इंतजार करते हैं, यह समान कर्मचारी योग्यता अवसर आयोग द्वारा शासित किया गया है कि किसी कंपनी के लिए एक ऐसी कंपनी के लिए कानूनी है, जिसके पति या पत्नी पहले से ही कंपनी पर काम कर रहे हैं। पेरोल।

हालाँकि, यह नियम पुरुष और महिला, श्रमिकों के लिए समान रूप से लागू होना चाहिए। एक कंपनी के लिए विवाहित महिलाओं को काम पर रखने के खिलाफ नीति बनाना गैरकानूनी है जब तक कि एक ही नियम फिर से विवाहित पुरुषों के रोजगार पर लागू न हो। साथ ही, जब वे शादी करते हैं, तब तक महिलाओं को निर्वासित करना गैरकानूनी है जब तक कि श्रमिकों के लिए समान नियम नहीं है।

कार्यालय में विशेष समस्याएं:

ये समस्याएं, लागत के तत्व से सीधे जुड़ी होती हैं, उनके प्रभावी संचालन के लिए विशेषज्ञ नेतृत्व और कार्यालय प्रबंधक के हिस्से की निगरानी की आवश्यकता होती है। ये समस्याएं हैं: टार्डनेस एक अनुपस्थिति; कर्मियों, कारोबार; संग्रह, उपहार और पार्टियां; एक कर्मचारी बेईमानी।

4. मरोड़ और अनुपस्थिति:

मंदता और अनुपस्थिति ऑफ़ मैनेजर के लिए गंभीर समस्याएँ हैं, विशेष रूप से ऐसे समय में जब कई नौकरियां उपलब्ध होती हैं, कुछ फर्मों के कर्मचारी तब भी कंपनी को सूचित करने के लिए बोतलबंद नहीं करते हैं जब वे अनुपस्थित हों। ऐसी स्थितियां कार्यालय की दक्षता और मनोबल को गंभीर रूप से प्रभावित करती हैं। ये समस्याएं कार्यालय प्रबंधक के अधिकार क्षेत्र में आती हैं, यदि कोई व्यक्ति है तो व्यक्ति प्रबंधक के सहयोग से।

टार्डनेस, जो वास्तव में अनुपस्थिति का एक रूप है, आमतौर पर एक लिखित या मौखिक फटकार द्वारा नियंत्रित किया जाता है, यदि अस्थायी है, तो कटौती अस्थायी छंटनी, या छुट्टी का भुगतान करें; जब तक सुधार नहीं दिखाया जाता है तब तक निर्धारित वेतन में वृद्धि; कॉफी ब्रेक विशेषाधिकार का नुकसान; और कर्मचारी की योग्यता रेटिंग में अंकों की कटौती। टार्डनेस को नियंत्रित करने के सबसे सरल तरीकों में से एक इसे सहन करना है। कई उदाहरणों में यह काम करेगा, लेकिन परिवहन की देरी, ऑटोमोबाइल टूटने, और हमले, जैसे कि नियम तोड़ने का मतलब हो सकता है।

एक बेहतर तरीका यह है कि सहकारी आधार पर मर्यादा रखी जाए ताकि सभी विभाग मिलकर काम करें और संभवत: समय की पाबंदी के बेहतरीन रिकॉर्ड के लिए प्रतिस्पर्धा करें। आमतौर पर, कुछ पुराने अपराधी होते हैं, और इनसे निपटा जा सकता है। अधिकांश कार्यकर्ता समय के साथ अपने प्रयासों को समय-समय पर पहुंचाने वाले लोगों द्वारा उदासीन होने का प्रयास करते हैं क्योंकि उदासीनता या प्रयास की कमी है। अधिक बार किसी अन्य कारण की तुलना में कार्यालय में अनुशासन में शिथिलता के लिए कठिनता अधिक होती है। असाधारण परिस्थितियों को छोड़कर मरोड़ को सहन करने में कई चिंताओं का अभ्यास यह साबित करता है कि इसे नियंत्रित किया जा सकता है।

कुछ प्रमुख श्रमिकों की अनुपस्थिति कार्यालय में दूसरों के काम के साथ गंभीरता से हस्तक्षेप कर सकती है जब तक कि "फ्लोटिंग" प्रतिस्थापन न हों। कुछ कार्यालयों ने अपने सभी कर्मचारियों को अनुक्रमित किया है ताकि अन्य नौकरियों के प्रदर्शन के लिए उनकी क्षमताओं का पता चल सके; इस प्रकार, कर्मचारियों को अनुपस्थित लोगों की नौकरी संभालने के लिए आसानी से स्थानांतरित किया जा सकता है लेकिन समस्या प्रबंधन में से एक है और इसका अधिक सावधानीपूर्वक अध्ययन किया जाना चाहिए।

कार्यालय प्रबंधक को यह पता लगाकर अनुपस्थिति की समस्या का विश्लेषण करना चाहिए:

1. अनुपस्थिति की सीमा।

2. अनुपस्थिति के कारण।

3. अनुपस्थिति को कम करने और नियंत्रित करने के लिए की जाने वाली कार्रवाई।

अनुपस्थिति पर तथ्यों को प्राप्त करने के लिए बहुत सरल हो सकता है। जब कोई व्यक्ति एक दिन या उससे अधिक समय के लिए अपनी नौकरी से अनुपस्थित रहा है, तो उसे काम पर लौटने से पहले कार्यालय प्रबंधक या कार्मिक कार्यालय को रिपोर्ट करना चाहिए। इस प्रकार एक रिकॉर्ड अनुपस्थित समय और उसके कारणों को रखा जा सकता है। प्रभावित कर्मचारियों की कार्मिक फाइलों में ऐसा रिकॉर्ड रखा जाना चाहिए ताकि पदोन्नति और वेतन वृद्धि के अवसर उत्पन्न होने पर विचार किया जा सके।

व्यक्तिगत अनुपस्थित रिकॉर्ड को पूरी कंपनी के लिए या प्रत्येक विभाग के लिए अनुपस्थित रिकॉर्ड देने के लिए जोड़ा जा सकता है, जो वर्ष के दौरान अनुपस्थिति के कुल दिनों को दिखाएगा, अनुपस्थिति के कारणों का वर्गीकरण, और प्रत्येक द्वारा अनुपस्थित समय की आवृत्ति। कर्मचारी।

प्रत्येक कर्मचारी के लिए अनुपस्थित बार की आवृत्ति का निर्धारण करना और पुरानी, ​​अनुपस्थित रहने वाले लोगों को नियंत्रित करने में मदद करता है, जो बीमार होने के पैटर्न को प्रदर्शित करते हैं या शुक्रवार की सुबह या सोमवार सुबह सिरदर्द होते हैं। कुछ कंपनियाँ एक पुरानी अनुपस्थिति को परिभाषित करती हैं, जो दो महीने के लिए, बिना किसी बहाने के हर महीने चार दिन या उससे अधिक की नौकरी से दूर हो जाती है।

अनुपस्थिति और कार्य दुर्घटनाओं पर अनुपस्थिति के लिए सबसे आम कारण हैं, और सिद्धांत, अब उन्नत है कि शायद सभी दुर्घटनाओं में 80 से 90 प्रतिशत मूल में मनोवैज्ञानिक हैं। कुछ कर्मचारी बीमारी के मामूली बहाने काम करने से बचते हैं; अन्य लोग तब काम करते हैं जब वे इतने बीमार होते हैं कि उन्हें घर पर रहना चाहिए।

कभी-कभी आर्थिक स्थिति और उम्र अनुपस्थिति के कारक होते हैं। अध्ययनों से संकेत मिलता है कि जो लोग अधिक बचत करते हैं, उनके पास खुद के घर हैं, और बेहतर स्थानों पर रहते हैं, जो नहीं करते हैं उनकी तुलना में कम अनुपस्थिति है। इसी तरह, पुरानी अनुपस्थितियां उन श्रमिकों की तुलना में कम होती हैं जो उनकी उपस्थिति में नियमित हैं।

नए कर्मचारियों को अक्सर सबसे पुरानी अनुपस्थितियों में पाया जाता है, शायद इसलिए कि उनकी नौकरियों में असंतोष है। यह कार्यालय के कर्मचारियों के सावधानीपूर्वक चयन, उचित असाइनमेंट नौकरियों और प्रभावी पर्यवेक्षण और विभाग प्रमुख या पर्यवेक्षक की ओर से अनुवर्ती की आवश्यकता को इंगित करता है। If management were to realize h much it costs to hire each office worker and how much the company loses if a worker leaves and must be replaced, perhaps a more careful selection of workers and a better placement in the office, together with appropriate supervision, might result.

What can be done about the absenteeism problem? Penalties, fines, and incentive bonuses have not produced the desired effects. Penalties and fines create hard feelings and, satisfaction; incentive bonuses are usually only temporary in effect. But most of all, it should be remembered that only a small number workers are chronic offenders, and each of 'these individual cases should be studied in solving the problem.

In the case of chronic absenteeism, surveys by the Bureau of National Affairs indicate that the traditional three-step disciplinary technique—warning, layoff without pay, and finally discharge—is still enforced by many companies Reference to the causes of absenteeism may indicate the cure. Every effort should be made to reduce the absences caused by illness and on the job accidents. A good medical department available, the office may help. An educational campaign to maintain the health and safety, of employees may be undertaken.

For example, serving vitamins and providing free influensa shots have been successful some offices in reducing substantially, the absences caused by illness during winter and spring months. Rest periods, good lighting, conditioning, music, and noise control may also be effective in reducing absenteeism.

Standards can be established for the amount of absenteeism that will be tolerated, under normal circumstances, as the result of various kinds of illnesses. In establishing its standards, one company looks upon eight or more absence periods a year for an employee as excessive and classifies any such worker as a chronic absentee.

Each departmental supervisor should be held accountable for the attendance record in his department. To do so, however, the supervisor must be provided with guidelines for disciplinary action to impress upon employees the need for good attendance. When it comes to taking disciplinary action, decisions are often made on the merits of each case the employee's seniority, his work record, and the recommendations of his supervisor or department head.

Over one half of the companies follow through by investigating all absences. Some conduct their investigations in subtle ways, while others ask the office workers to bring in proof of legitimate absence, such as a physician's statement. Others telephone employees who are absent and inquire as to their state of health. In the case of chronic tardiness in about 90 percent of the firms, the supervisor warns the offender, eventually resorting to reducing the offender's pay-check. If the offender ignores the counselling, 34 percent of the firms state that they will discharge the employee.

5. Personnel Turnover:

Unless there is some strong reason to the contrary, personnel turnover is a measure of the success of personnel policies and practices. If the wrong person is hired, he will either leave or charged. If working conditions are unsatisfactory, they may be the result of the personnel practices of the company.

But above all, it should be remembered that excessive personnel turnover is expensive and represents a measure of inefficiency. Hiring and training an, office worker costs from $100 to $500, and some business firms experience turnover rates as high as 60 percent. Thus, a high turnover rate among office workers exerts a strong influence upon the pro picture of the firm.

In 1964, the Administrative Management Society conducted very comprehensive turnover study among 1, 645 business firm educational institutions, and government offices in the United States and Canada. An analysis of the major reason for separation—to take another job—would show that the two main causal factors are the desire for better salaries and for better jobs. This would seem to indicate that if higher salaries were paid and workers were promoted, there would be about one fourth less turnover.

Both of these factors are, difficult to handle because employees will often accept a job, for the training and experience, with no intention of permanently staying with the firm, and then seek a better job elsewhere. Opposing this practice is the large number of employees who are discharged for incompetency during the first year of their employment. Is this faulty selection? Improper job training? Unsatisfactory working conditions?

Among female clerical workers, the reasons for separation include marriage, pregnancy, higher salary, moving, desire for more opportunity, job dissatisfaction, and personality conflicts. For a firm that employs a great many young women, there is little the office manager, can do to overcome the first two reasons for leaving the firm.

If, however, many workers leave the company in order to obtain a higher salary, there is need to examine and evaluate the present salary schedule. If job dissatisfaction and personality conflict account for a large number of separations, attention should be paid to the function of counselling and consideration should be given the possibility of transferral of desirable employees to other departments.

To reduce an excessive turnover rate or to control a present satisfactory rate, the office manager should make sure that in the selection process, the nature and the responsibilities of the job are carefully explained to each job applicant. The job should not be “oversold, ” nor should it be “undersold”. The job applicant should be presented a realistic picture of the job at the time of interviews that if he has any reservations about the work to be done, lie and the company can fully investigate them prior to his accepting employment.

At the time of terminating an employee's services, an exit interview may be conducted to make sure that the real reasons, for termination are known. During such an interview, there should be a warm, permissive atmosphere in which the interviewer refrains from criticizing or arguing as, the employee gives his reasons for leaving copies of the exit interview should be made available to interested executives so they may be kept informed of the reasons for separation.

One manufacturer instruments keeps his employees informed of the turnover problem by publishing statistics in his house organ. In this instance, quite a large number of employees had to leave because of lack of work; but the other reasons, are nevertheless interesting, if not instructive, to management.

Some, companies make use of a post-exit interview in which a written questionnaire and a letter are sent to former employees asking their opinions of the company and their reasons for selecting work elsewhere. The former employee is asked to be frank in his reply, and if he wishes he may omit his signature on the questionnaire form.

6. Collections, Gifts, and Parties:

A practice found in many offices is the collection of money to, provide gifts for office employees or members of their families. Many firms feel that this is not a problem of management. Others feel that such collections interfere with the morale and efficiency of office work because collections are made too often, the amounts collected are too large, and the funds collected are used for purpose that are too partial.

The purposes for which collections are made include: marriage of an employee, departure of an employee, death of an employee, death in the family, illness of an employee, birth in the family, illness in the family, employee birthday, service anniversary, and military service.

A number of companies have developed rather detailed gift collection plans, such as the following plan that is used by a western light and power company. This firm has a gift collection committee of three persons—two women and one man. Each member serve -for three years, one being elected each year, and acting as chairman during his last year on the committee. Membership on the committee presupposes one year's service with the firm and a paid membership in the fund. Contributions are, purely voluntary and cannot exceed 25 cents each month for employees and 50 cents each month for supervisors.

In the offices of a printing company in the Midwest, an envelop is routed to all office workers, supervisors, and executives at the time of an employee's illness or his death. Each person voluntarily con tributes the amount he wishes. If the amount collected should be insufficient to purchase the desired gift or floral arrangement, the deficit is made up by the company. Any amounts collected in excess of that required to purchase a gift are retained in the collection fund by the office manager and are used at the time of the next collection.

Another type of office collection is that which is taken for donations to charitable organisations. This practice is followed by a majority of insurance firms, according to a survey conducted by Life Office Management Association. The charitable organisation selected as recipient of, the funds collected should be willing supply detailed information about its operations, including data about its, fund-raising and administrative costs, its total income sources, of that income, and the amount of money it spends directly M behalf of its cause.

At Christmas time, companies are faced with the problem of giving and receiving gifts. More and more firms have established the policy of accepting no gifts that are likely to obligate the employee or the company, and to give only nominal or token presents that are not likely to embarrass the recipient. One company advises its employees not to accept any monetary gifts or bonds and urges them to exercise “prudent judgment” in turning down nonmonetary gifts that exceed the “bounds of propriety.”

Some firms donate to charities the money that would have been spent on Christmas gifts for their customers and clients. The charitable organisations then send notices to the donor firm's clients, advising them that gifts have been made in their name and by whom. Rather than exchange Christmas cards among the workers, supervisors, and officers, some offices ask each employee to contribute to a charitable organisation the amount that he ordinarily spends on Christmas cards and postage.

In one office a gaily decorated container is made available in which employees place an amount representing what they would have spent for cards. Each year several local charities are named by the office manager and from this the employees select the one organisation to which the contribution, ” will be made in their name.

Closely related to, the practice of giving and receiving gifts at Christmas is the policy to be established with regard to Christmas parties in the office. In a study of 183 companies, the Management Information Center of Deerfield, Illinois, found a strong trend away from employee Christmas parties and the giving of gifts by suppliers to customers. Instead, more companies are granting extra time off to their employees rather than sponsoring a company party.

Some companies take the they would ordinarily spend on party and donate it to a charitable organisation. Like other companies that found the annual Christmas party to be an unhealthful influence upon employee morale and company relations, one firm abandoned its longtime practice of sponsoring an annual Christmas party and placed the following statements in its policy manual:

We do not wish to interfere in the normal social life of employees. Individuals and groups may do as they wish. However, we do have a definite policy on office Christmas parties, Much has been said and written on this subject. Most companies have, given up their large Christmas parties and so has your company. We do not permit office-wide Christmas parties at which liquor is served. In the home office at Christmas, each department gets together at the close of the office just before Christmas for a brief period of exchanging presents. This plan has worked out quite satisfactorily.

7. Employee Dishonesty:

In spite of many precautionary procedures in internal control, including the rule that one employee should check the work of another, employees manage to get away with millions of dollars in cash and merchandise every day.

It is estimated that clerical employees steal more than $125 ' million each year by taking advantage of their companies indifference to the pens, pencils, stationery, staplers, and typewriter ribbons that find their way into the employees' homes, and into the classrooms of the employees' children. Control over theft and fraud is a problem in human relations and the attitude and policies of management contribute to the problem.

In one company it was decided to purchase plain envelopes and imprint the return address in the company's print shop. Within several the use of envelopes had 'increased ten percent although the volume of mail had not risen accordingly. When it was time to reorder envelops, it was decided to solve the problem of petty theft by having all envelopes printed by an outside firm, with the result that envelope usage fell to its normal level.

The office manager should follow in developing an effective control system to insure employee honesty are listed:

1. Department heads should be assigned the responsibility for developing and enforcing a programme of control over the purchase and issuance of supplies. The supplies needed, by each department should be estimated and this amount should be planned for in preparing the annual budget for each department. Budgeting a dollar estimate will impress upon workers the cost of the supplies and create greater respect for usage.

Supplies should be ordered in bulk only a few times during the year in order to reduce the number of orders and the opportunities for employees to “pad” the orders. Requisitions for supplies should be signed by a department head or someone so authorized. When delivered, the supplies should be turned over to the department head so that he may acknowledge their receipt and safeguard them by placing the items in a department storage cabinet.

2. All job applicants should be screened by investigating their references and any gaps in their employment history. If applicants for positions of trust and those who are promoted to such positions are required to fill out bonding questionnaires, the bonding company will investigate the person's character references.

Psychological as well as financial benefits will be realized from bonding employees, for experience shows that employees who know they are bonded are far less likely to steal than those who are not bonded or do not know they are covered by a fidelity bond. For the relatively inexpensive premiums, the psychological benefits are enormous.

3. Any employee leaving the firm should be required to report to an executive outside the 'former employee's department to make ' sure that the employee's name is removed from the payroll. Otherwise, an unscrupulous person might continue to issue checks in the name of the former employee and cash them with a forged signature.

4. Realistic performance standards should be set. If the standards are not realistic, and the employee cannot achieve the goal, quota, or benefit, he is faced with two alternatives to fail or to be dishonest. Periodic unannounced spot checks should be taken upon employee performance at all levels in the office.

Employees should be informed that such checks are a normal part of internal control. Spot checks may be made more effective by introducing deliberate errors as a means of detecting indifference and inefficient performance. All critical areas of office operations—cash handling, disbursements, and safeguarding of important records should be inspected and reviewed periodically.

5. The enforcement of policies should be uniformly fair and firm at all levels. Double standards of enforcement and a vacillating approach on the part of the office manager will breaks down 'the discipline and morale quickly and lessen the employees', respect for management and company procedures.