आयोजन: अर्थ, प्रक्रिया, सिद्धांत और महत्व

आयोजन के प्रबंधकीय कार्य के अर्थ, प्रक्रिया, सिद्धांत और महत्व के बारे में जानने के लिए इस लेख को पढ़ें।

अर्थ और आयोजन की प्रक्रिया:

आयोजन निम्नानुसार परिभाषित किया जा सकता है:

आयोजन वह प्रबंधकीय प्रक्रिया है जो उद्यम उद्देश्यों की प्राप्ति के लिए प्रत्येक व्यक्ति (प्रबंधक और ऑपरेटर) की भूमिका को परिभाषित करना चाहती है; सभी के बीच अधिकार-जिम्मेदारी संबंध स्थापित करने के संबंध में; और सामंजस्यपूर्ण समूह कार्रवाई प्राप्त करने के लिए उद्यम में एक अंतर्निर्मित उपकरण के रूप में समन्वय के लिए प्रदान करना।

प्रबंधन के एक समारोह के रूप में, आयोजन एक प्रक्रिया है; मोटे तौर पर निम्नलिखित चरणों से मिलकर बनता है:

(i) कुल कार्य-भार का निर्धारण:

आयोजन की प्रक्रिया में बहुत पहला कदम उन सभी गतिविधियों का निर्धारण करना है जो उद्यम के उद्देश्यों की प्राप्ति के लिए आवश्यक हैं। आयोजन का यह कदम, वास्तव में, कुछ भी नहीं है, लेकिन कुल कार्य-भार का अनुमान है जो कि उद्देश्यों को साकार करने के लिए किया जाना चाहिए।

(ii) गतिविधियों का समूहन और उप-समूहन अर्थात विभाग का निर्माण:

उद्यमों के उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए निर्धारित कुल गतिविधियों को एक समूह या उप-समूह के रूप में समान या संबंधित गतिविधियों को एक स्थान पर वर्गीकृत किया जाना चाहिए। सीधे तौर पर आयोजन के इस कदम से विभाग बनाने की प्रक्रिया शुरू होती है। यदि किसी उद्यम की तुलना किसी इमारत से की जाती है; इसके भीतर विभागों के निर्माण के लिए एक विशेष विशेष प्रयोजन के लिए प्रत्येक कमरे के निर्माण के भीतर कमरे के निर्माण के लिए राशि होगी।

(iii) प्राधिकरण के प्रतिनिधि के माध्यम से प्रबंधक-जहाज का निर्माण:

विभाग की योजना को अंतिम रूप देने के बाद; आयोजन की प्रक्रिया में अगला कदम प्रत्येक विभाग के कामकाज की जिम्मेदारी एक अलग प्रबंधक को सौंपना होगा। प्रबंधक-जहाज का निर्माण, इस तरीके से, प्रत्येक प्रबंधक को प्राधिकारी के एक अपेक्षित प्रतिनिधिमंडल की आवश्यकता होती है ताकि प्रबंधक उसे सौंपी गई नौकरी की देखभाल कर सके।

(iv) विभागीय सेट-अप-ह्यूमन ऑर्गनाइजेशन के भीतर कार्य विभाजन:

चूँकि कोई अकेला व्यक्ति एक विभाग को सौंपे गए कार्य के पूरे प्रदर्शन को नहीं कर सकता है; प्रत्येक व्यक्ति को कुल नौकरी के केवल एक हिस्से के लिए कार्य-विभाजन का सहारा लेना आवश्यक हो जाता है। परिणामस्वरूप सभी विभागों के लिए कार्य विभाजन; उद्यम के भीतर एक मानव संगठन उभरता है।

(v) विभागीय सेट-अप-सामग्री संगठन के भीतर कार्मिक को भौतिक सुविधाओं की व्यवस्था:

उद्यम के प्रत्येक व्यक्ति, जो भी क्षमता में काम कर रहे हैं, किसी भी विभाग में बुनियादी भौतिक सुविधाओं-कच्चे माल, मशीनों और उपकरणों, प्रौद्योगिकी और अन्य इनपुट की आवश्यकता होती है-असाइन किए गए कार्य के उचित निष्पादन के लिए। जब सभी विभागों में सभी कर्मियों को भौतिक सुविधाएं उपलब्ध कराई जाती हैं; उद्यम के भीतर एक भौतिक संगठन (या एक भौतिक-तकनीकी संगठन) उभरता है।

(vi) प्राधिकरण-जिम्मेदारी संबंधों की परिभाषा और स्थापना;

उद्यम के भीतर प्रबंधक-जहाज और एक मानव संगठन बनाया; यह आवश्यक है कि एक ऐसी प्रणाली तैयार की जाए जो सभी कर्मियों-प्रबंधकों और ऑपरेटरों के बीच अधिकार-जिम्मेदारी संबंधों को परिभाषित करने और स्थापित करने का प्रावधान करे। तथ्य की बात के रूप में, इस तरह के रिश्तों को पूरे उद्यम में क्षैतिज और लंबवत रूप से परिभाषित और स्थापित किया जाना चाहिए।

टिप्पणी के अंक:

आयोजन के प्रबंधकीय कार्य के उपरोक्त विवरण पर कुछ नोट योग्य टिप्पणियां निम्नानुसार हैं:

(ए) आयोजन की प्रक्रिया शुरू करने के परिणामस्वरूप, एक संरचना उभरती है, जिसे संगठनात्मक संरचना (या केवल संगठन) कहा जाता है। वास्तव में, आयोजन एक प्रबंधकीय प्रक्रिया है; एक संगठन इसका परिणाम है।

(b) संगठनात्मक संरचना को डिज़ाइन करते समय, प्रबंधन को योजनाबद्ध रूप से और क्षैतिज रूप से और पूरे संगठन में समन्वय के लिए योजना प्रदान करनी चाहिए। वास्तव में, सामंजस्य एक सामंजस्यपूर्ण, प्रभावी और किफायती संगठनात्मक कामकाज सुनिश्चित करने के लिए एक अंतर्निहित उपकरण है।

(ग) केंद्रीकरण और प्राधिकरण के विकेंद्रीकरण के बीच एक सही समझौता का सवाल भी कम से कम शुरू में, संगठन-प्रसंस्करण चरण में ही सुलझाया जाना चाहिए। वास्तव में, संगठन के मध्य और निचले स्तरों पर विभागीय प्रमुखों और अधीनस्थ प्रबंधकों को अधिकार सौंपते हुए, शीर्ष प्रबंधन को इस मुद्दे के बारे में निर्णय लेना चाहिए, कि क्या छोटे प्रबंधकों को निर्णय लेने की अधिक शक्तियों से लैस करना है या इससे कम है।

आयोजन की कुछ लोकप्रिय परिभाषाएँ निम्नलिखित हैं:

2. "आयोजन उद्यम संरचना में लंबवत और क्षैतिज रूप से, दोनों के बीच समन्वय के प्रावधानों के साथ प्राधिकरण संबंधों की स्थापना है"।

-कॉंट्ज़ और ओ 'डोननेल

2. "आयोजन कार्य को पहचानने और समूहीकृत करने की प्रक्रिया है, जो जिम्मेदारी और अधिकार को परिभाषित और परिभाषित करता है और उद्देश्य को पूरा करने के लिए लोगों को सक्षम बनाने के उद्देश्य से संबंधों के पैटर्न को स्थापित करता है"।

- लुइस ए एलन।

संगठन के सिद्धांत:

संगठन के सिद्धांत, चर्चा की स्पष्टता और इनकी बेहतर समझ के लिए, निम्नलिखित तरीके से वर्गीकृत किए गए हैं:

(I) कुल मिलाकर सिद्धांत:

(i) उद्देश्य की एकता का सिद्धांत

(ii) सरलता का सिद्धांत

(iii) लचीलेपन का सिद्धांत

(II) संरचनात्मक सिद्धांत:

(iv) कार्य विभाजन का सिद्धांत

(v) कार्यात्मक परिभाषा का सिद्धांत

(vi) इष्टतम विभाग का सिद्धांत

(vii) दिशा की एकता का सिद्धांत

(viii) प्रबंधन सिद्धांत का विस्तार

(III) परिचालन सिद्धांत:

(ix) पर्याप्त प्रतिनिधिमंडल का सिद्धांत

(x) स्केलर श्रृंखला सिद्धांत

(xi) टिप्पणी की एकता का सिद्धांत

(xii) प्राधिकरण-स्तरीय सिद्धांत

उपयुक्त श्रेणियों के तहत संगठन के उपर्युक्त सिद्धांतों में से प्रत्येक पर एक संक्षिप्त टिप्पणी निम्नलिखित है:

(I) कुल मिलाकर सिद्धांत:

इस वर्गीकरण के तहत, संगठन के कुछ बहुत ही मूल सिद्धांतों को शामिल किया गया है, अर्थात ऐसे सिद्धांत जो संगठन के प्रभावी और तार्किक कामकाज के लिए नितांत आवश्यक हैं।

इस श्रेणी के अंतर्गत सिद्धांतों की संक्षिप्त व्याख्या इस प्रकार है:

(i) उद्देश्य की एकता का सिद्धांत:

बहुत सरल रूप से कहा गया है, इस सिद्धांत के लिए आवश्यक है कि पूरे उद्यम में व्यक्तिगत और विभागीय उद्देश्यों को पूरी तरह सामंजस्यपूर्ण बनाया जाए; और यह कि सभी उद्देश्य पारस्परिक रूप से सहायक होने चाहिए और सामूहिक रूप से समग्र सामान्य उद्देश्यों में योगदान करना चाहिए।

(ii) सरलता का सिद्धांत:

इस सिद्धांत के पालन की आवश्यकता है कि प्रबंधन को, जहां तक ​​संभव हो, एक सरल संगठनात्मक संरचना तैयार करनी चाहिए। एक सरल संरचना बेहतर-अधीनस्थ रिश्तों की बेहतर समझ की सुविधा देती है; और लोगों के बीच बेहतर सहयोग के लिए पृष्ठभूमि प्रदान करता है।

(iii) लचीलेपन का सिद्धांत:

संगठनात्मक संरचना को डिजाइन करते समय, प्रबंधन को संरचना के भीतर ही निर्मित उपकरणों के लिए प्रदान करना चाहिए; जो पर्यावरणीय कारकों-आंतरिक और / या बाहरी- इतनी मांग के रूप में संगठनात्मक संरचना में परिवर्तन की सुविधा प्रदान करेगा।

(II) संरचनात्मक सिद्धांत:

संगठन के संरचनात्मक सिद्धांत संगठन के उन पहलुओं से संबंधित हैं, जिनका संगठन के संरचना (या विकास) पर असर पड़ता है; इसकी मौलिक डिजाइन और आकार।

इस संदर्भ में कुछ महत्वपूर्ण सिद्धांत निम्नलिखित हो सकते हैं:

(iv) कार्य विभाजन का सिद्धांत:

चूंकि उद्यम का कुल काम केवल एक व्यक्ति द्वारा नहीं किया जा सकता है; यह जरूरी है कि इस तरह के काम को कई व्यक्तियों के बीच विभाजित किया जाना चाहिए। वास्तव में, कुल प्रबंधकीय काम को कई प्रबंधकों के बीच विभाजित किया जाना चाहिए; और कुल परिचालन कार्य कई ऑपरेटिंग कर्मियों के बीच विभाजित किया जा रहा है।

(v) कार्यात्मक परिभाषा के सिद्धांत:

उपर्युक्त सिद्धांत का तात्पर्य है कि उद्यम के प्रत्येक विभाग की प्रत्येक व्यक्ति की भूमिका (या नौकरी) उपयुक्त रूप से परिभाषित की जानी चाहिए, काम की सामग्री, नौकरी प्रदर्शन और नौकरी के संबंध के लिए आवश्यक अधिकार और सुविधाओं के संदर्भ में दूसरों के उद्यम में।

(vi) इष्टतम विभाग का सिद्धांत:

एक संगठन के भीतर विभाग बनाने के कई तरीके और आधार हैं। इष्टतम विभाग के सिद्धांत के अनुसार, एक संगठन में विभागों को उद्यम के सामान्य उद्देश्यों की सर्वोत्तम प्राप्ति की सुविधा के लिए बनाया और बनाए रखा जाना चाहिए।

(vii) दिशा की एकता का सिद्धांत:

सिद्धांत का तात्पर्य है कि एक ही उद्देश्य वाले गतिविधियों के प्रत्येक समूह में केवल एक समग्र सिर और केवल एक समग्र या मास्टर प्लान होना चाहिए। संगठन के एक सिद्धांत के रूप में, दिशा की एकता की यह अवधारणा संगठनात्मक संरचना को डिजाइन करने में इतनी अंतर्निहित होनी चाहिए कि समान गतिविधियों के प्रत्येक समूह के लिए, एक ही कार्य करने वाले सभी कर्मियों पर केवल एक समग्र प्रधान अधिकारी के लिए प्रावधान हो, संगठन में।

(viii) प्रबंधन सिद्धांत का विस्तार:

प्रबंधन सिद्धांत की अवधि को विभिन्न रूप से कहा जाता है- नियंत्रण की अवधि या पर्यवेक्षण की अवधि। हालाँकि, वाक्यांश 'प्रबंधन की अवधि' सबसे व्यापक है; नियंत्रण की अवधि और पर्यवेक्षण की अवधि के विचार भी शामिल हैं। प्रबंधन सिद्धांत की अवधि का तात्पर्य है कि अधीनस्थों की संख्या की सीमा है; जिसका कार्य किसी श्रेष्ठ द्वारा प्रभावी रूप से प्रबंधित (नियंत्रित या पर्यवेक्षण) किया जा सकता है।

टिप्पणी के अंक:

प्रबंधन सिद्धांत की अवधि के संदर्भ में कुछ उपयोगी अवलोकन निम्नानुसार किए जा सकते हैं:

(ए) केवल प्रभावी प्रबंधन के लिए एक सीमा है; अप्रभावी या अक्षम प्रबंधन के लिए, अच्छी तरह से, कोई सीमा नहीं है। इसलिए, प्रबंधन सिद्धांत की अवधि वैध है, केवल प्रभावी प्रबंधन के संदर्भ में। एक उदाहरण इस विचार के महत्व को स्पष्ट करेगा।

उदाहरण के लिए, स्कूल या कॉलेज के क्लास-रूम में, छात्रों की संख्या सीमित होनी चाहिए; कोई भी शिक्षक के रूप में, जो भी सक्षम हो, प्रभावी ढंग से विद्यार्थियों की अनिश्चित संख्या के लिए सीखने को प्रदान कर सकता है।

इस स्थिति के खिलाफ, एक सार्वजनिक वक्ता के मामले को लें, जो दर्शकों की एक विशाल सभा को अच्छी तरह से संबोधित कर सके; उसमें यह मायने नहीं रखता है कि स्पीकर के भाषण के लिए दर्शक कितना ग्रहणशील है या नहीं, और स्पीकर और दर्शकों के बीच संवाद की प्रक्रिया कितनी प्रभावी है। इस बाद के मामले में, प्रबंधन सिद्धांत की अवधि न तो मान्य है और न ही लागू है।

(बी) वास्तव में क्या है या अधीनस्थ की संख्या एक से कम होनी चाहिए, यह सटीक या निश्चितता के साथ नहीं माना जा सकता है; प्रबंधन सिद्धांत की अवधि स्थितिजन्य है। अधीनस्थों की कोई कठिन और तेज संख्या नहीं है जो सभी प्रबंधकीय स्थितियों के तहत प्रबंधन का एक इष्टतम अवधि निर्धारित करेगा।

अन्य कारकों में, बेहतर और क्षमता, कौशल और अधीनस्थ की आवश्यकताओं की क्षमता, सबसे प्रमुख कारक हैं- किसी विशेष प्रबंधकीय स्थिति में प्रबंधन की अवधि निर्धारित करने की संभावना।

(c) प्रबंधन सिद्धांत का स्पैन संगठन की संरचना के लिए raison d'eter की व्याख्या करता है; अन्यथा, एक भी प्रबंधक सभी अधीनस्थों के काम को संभालने और प्रबंधित करने की स्थिति में हो सकता है; और संरचित संगठनात्मक संरचना की कोई आवश्यकता नहीं होगी।

(डी) प्रबंधन सिद्धांत के स्पैन को संगठनात्मक संरचना के आकार के साथ करना होगा; यानी यह एक लंबा या एक सपाट-संगठनात्मक ढांचा होगा। यह प्रबंधन के संकीर्ण बनाम व्यापक फैलाव की अवधारणाओं के पीछे निहित धारणा है।

प्रबंधन की एक संकीर्ण अवधि वह होती है जहां एक श्रेष्ठ व्यक्ति अधीनस्थों की एक छोटी संख्या को संभाल सकता है; प्रबंधन की एक विस्तृत अवधि में, प्रबंधन की एक संकीर्ण अवधि के तहत प्रबंधनीय की तुलना में अधीनस्थों की संख्या 'बड़ी' है।

तदनुसार, प्रबंधन की एक संकीर्ण अवधि के परिणामस्वरूप संगठन का आकार कुछ लंबा हो जाएगा; और प्रबंधन की एक विस्तृत अवधि एक तुलनात्मक रूप से 'फ्लैट' संगठन संरचना की ओर ले जाएगी। आइए एक काल्पनिक उदाहरण लेते हैं कि यह समझने के लिए कि एक 'लंबा' या 'सपाट' संगठन संरचना कैसे आकार लेती है-इस पर निर्भर करती है कि यह एक संकीर्ण या विस्तृत प्रबंधन है।

मान लीजिए कि एक उद्यम में प्रबंधन द्वारा प्रबंधित 10 अधीनस्थ हैं। इसके अलावा, प्रबंधन की अवधि भी 10. है। इस स्थिति में, सभी दस अधीनस्थों के काम को संभालने और प्रबंधित करने के लिए केवल प्रबंधक की आवश्यकता होगी।

संगठनात्मक संरचना निम्नानुसार दिखाई देगी:

अब, मान लीजिए कि प्रबंधन की अवधि केवल 5 है। इस मामले में, प्रबंधक दो सहायक प्रबंधकों द्वारा सहायता प्राप्त करेगा; और दो सहायक के माध्यम से 10 अधीनस्थों को नियंत्रित करना - प्रत्येक सहायक प्रबंधक 5 अधीनस्थों के काम का प्रबंधन करता है।

इस मामले में संगठनात्मक संरचना व्यापक अवधि के तहत अपने समकक्ष की तुलना में कुछ अधिक लंबी होगी; और संगठन की अधिक परतें होंगी। निम्नलिखित चार्ट इस अवधारणा को दिखाता है।

चर्चा के विवरण में जाने के बिना, यह कहना पर्याप्त होगा कि संगठनात्मक संरचना का आकार- प्रशासन की लागतों के आधार पर संगठनात्मक दक्षता के लिए निहितार्थ, संचार की प्रभावशीलता और समन्वय में सुविधाएं।

(III) परिचालन सिद्धांत:

संगठन के संचालन सिद्धांतों का सुझाव उन लोगों को दिया जा सकता है जिनका संगठन के संचालन या कामकाज पर असर पड़ता है।

इस श्रेणी के अंतर्गत कुछ महत्वपूर्ण सिद्धांत इस प्रकार हैं:

(ix) पर्याप्त प्रतिनिधिमंडल का सिद्धांत:

पर्याप्त प्रतिनिधिमंडल के सिद्धांत से हमारा तात्पर्य यह है कि प्रत्येक प्रबंधकीय स्थिति को पर्याप्त (या आवश्यक या अपेक्षित) अधिकार प्रदान किया जाता है ताकि स्थिति के धारक को सक्षम किया जा सके अर्थात प्रबंधक को अपनी नौकरी की आवश्यकताओं के साथ सफलतापूर्वक सामना करने के लिए।

(x) स्केलर श्रृंखला सिद्धांत:

स्केलर श्रृंखला का अर्थ है वरिष्ठ अधिकारियों की एक श्रृंखला जिसमें उच्चतम रैंक से लेकर न्यूनतम रैंक-एक संगठन तक शामिल है। स्केलर श्रृंखला प्रबंधकों और अधीनस्थों के बीच संगठन में प्राधिकरण-जिम्मेदारी संबंधों का आधार बनाती है; इस प्रकार संगठन के विभिन्न स्तरों पर वरिष्ठों और अधीनस्थों के बीच आपसी समझ को बढ़ावा देना।

संगठन के सिद्धांत के रूप में, स्केलर चेन सिद्धांत को उद्यम जीवन को सुचारू रूप से चलाने के लिए संगठन के डिजाइन में इसके समावेश की आवश्यकता होती है।

(xi) कमांड की एकता का सिद्धांत:

उपर्युक्त सिद्धांत का तात्पर्य है कि एक कर्मचारी को एक समय में केवल एक श्रेष्ठ से आदेश और निर्देश प्राप्त करना चाहिए। कर्मचारियों के मन से संदेह और भ्रम को दूर करने के कारणों के लिए इस सिद्धांत का पालन वांछनीय है; और उनके अपेक्षित परिणामों के लिए व्यक्तियों पर जिम्मेदारी के सटीक निर्धारण की सुविधा के लिए।

(xii) प्राधिकरण-स्तरीय सिद्धांत:

प्राधिकरण-स्तरीय सिद्धांत का तात्पर्य है कि प्रबंधन पदानुक्रम में विशेष स्तरों पर प्रबंधकों को केवल उन मामलों को तय करना चाहिए जो उनके प्रबंधकीय पदों में निहित प्राधिकरण के दायरे में आते हैं।

इस सिद्धांत का एक स्वाभाविक विस्तार यह है कि यदि प्रबंधन के किसी भी स्तर पर एक प्रबंधक को अपने अधिकार द्वारा कवर नहीं किए गए मामले में पदानुक्रम आता है; मामले को या तो पदानुक्रम में ऊपर की ओर संदर्भित किया जाना चाहिए या निर्णय के लिए उचित स्तर पर पदानुक्रम को नीचे धकेल दिया जाना चाहिए।

संगठन का महत्व (या लाभ):

उद्यम के जीवन में भूमिका के बारे में संगठन के महत्व को रेखांकित किया जा सकता है, जिसे निम्नलिखित विश्लेषणात्मक तरीके से माना जाता है:

(i) संगठन की मूल भूमिका

(ii) भूमिका के अन्य पहलू

आइए हम उपरोक्त योजना के अनुसार संगठन की भूमिकाओं पर विचार करें:

(i) संगठन की मूल भूमिका:

संगठन की मूल भूमिका एक वाहन से तुलना करके व्यक्त की जा सकती है; जो उद्यम के उद्देश्यों की प्राप्ति के लिए तैयार और तैयार किया गया है।

जिस तरह एक वाहन की मदद से एक व्यक्ति अपने गंतव्य तक पहुंचने में सक्षम होता है; एक समान तरीके से, व्यक्तियों के एक समूह (उद्यम में शामिल) को उनके गंतव्य तक पहुंचने की स्थिति में बनाया जाता है अर्थात संगठन के वाहन के माध्यम से सामान्य उद्देश्यों की प्राप्ति।

वास्तव में, उद्यम के उद्देश्यों की प्राप्ति के लिए, एक समूह गतिविधि में शामिल व्यक्तियों की ओर से कार्रवाई आवश्यक है; और इस तरह की कार्रवाई को संगठनात्मक संरचना, यानी संगठन द्वारा एक योजनाबद्ध और व्यवस्थित प्रबंधक में सुविधाजनक बनाया गया है।

(II) भूमिका के अन्य पहलू:

संगठन की भूमिका के कुछ महत्वपूर्ण पहलुओं को निम्नानुसार बताया जा सकता है:

(i) विशेषज्ञता प्रदान करता है:

एक संगठन मूल रूप से विभिन्न प्रकार के प्रबंधकों, अधीनस्थों और ऑपरेटरों के काम के विभाजन को ध्यान में रखने और लागू करने के लिए मौजूद है। इस तरह का कार्य, विभिन्न क्षेत्रों में विशेषज्ञता के लिए अग्रणी है, जो संगठन के कामकाज में मानव दक्षता में वृद्धि लाने में सहायक है।

टिप्पणी का बिंदु:

कार्य का विभाजन, न केवल एक उद्यम को विशेषज्ञता के लाभ लेने के लिए सक्षम बनाता है, प्रबंधकीय और परिचालन कार्य में; यह संगठन के कामकाज में आदेश और प्रणाली के लिए भी बनाता है।

(ii) प्रयासों से चूक, अतिव्याप्ति और दोहराव से बचा जाता है:

आयोजन की प्रक्रिया के दौरान विभागों और व्यक्तियों के बीच काम को विभाजित करते समय, प्रबंधन द्वारा यह देखने के लिए सावधानी बरती जाती है कि:

(ए) उद्देश्यों की प्राप्ति के लिए आवश्यक कार्य का कोई भी हिस्सा, खो गया है

(बी) व्यक्तियों और विभागों को काम सौंपते समय, गतिविधियों और प्रयासों का कोई अतिव्यापी या दोहराव नहीं होता है।

इस तरह, संगठन उद्यम का एक किफायती, प्रभावी और कुशल कार्य करता है।

(iii) प्राधिकरण जिम्मेदारी संबंधों को परिभाषित (या स्पष्ट करता है):

एक संगठनात्मक संरचना परिभाषित करता है और स्पष्ट करता है, उद्यम में प्रबंधकों और अधीनस्थों के बीच अधिकार जिम्मेदारी संबंध सभी क्षैतिज और लंबवत रूप से। प्राधिकरण जिम्मेदारी संबंधों के इस तरह के स्पष्टीकरण का न केवल संगठनात्मक जीवन का एक सुचारू कामकाज है; लेकिन एक दूसरे की आपसी समझ को सुविधाजनक बनाने के माध्यम से संगठन में अच्छे मानवीय संबंधों को बढ़ावा देता है।

(iv) स्टाफिंग की सुविधा:

संगठनात्मक संरचना कुशल कर्मचारियों के लिए एक बड़ी सहायता है। यह, विभिन्न संगठनात्मक पदों-प्रबंधकीय और संचालन को स्पष्ट रूप से परिभाषित करके, न केवल उन उपयुक्त कर्मियों की आवश्यकता को इंगित करता है, जिन्हें इन पदों को प्राप्त करना चाहिए; लेकिन उन नौकरियों को करने के लिए आवश्यक क्षमताओं और कौशल के संदर्भ में विभिन्न कर्मियों के बाद मांगी जाने वाली आवश्यकताओं को भी निर्दिष्ट करता है।

टिप्पणी का बिंदु:

एक अच्छी तरह से परिभाषित संगठनात्मक संरचना कर्मियों के विकास की सुविधा देती है, विशेष रूप से प्रबंधकों को नौकरी-रोटेशन प्रणाली की अनुमति देकर। शीर्ष प्रबंधन नौकरी-घूर्णी तकनीक का सहारा ले सकता है, क्योंकि संरचना में परिभाषित नौकरियों की आवश्यकताएं विभिन्न पदों के बीच स्थानांतरण के मामलों पर उचित निर्णय लेने की संभावना या अन्यथा इंगित करती हैं।

(v) समन्वय के लिए प्रदान करता है:

एक संगठन समन्वय की सुविधा देता है; जैसा कि उत्तरार्द्ध संगठन की संरचना में इन-बिल्ट डिवाइस के रूप में प्रदान किया गया है। कहने की जरूरत नहीं है, कि एक अच्छी तरह से डिजाइन और परिभाषित संगठनात्मक संरचना पूरी तरह से समन्वय के लिए प्रदान करता है-क्षैतिज और लंबवत; और प्रबंधन को प्रबंधक-जहाज के सार को पुन: प्रकाशित करने और उद्यम को सफलता की ऊंचाइयों तक ले जाने में सक्षम बनाता है।

(vi) संचार के चैनल स्थापित करता है:

उद्यम में कर्मियों के बीच संचार न केवल संगठन के परिचालन जीवन का आधार है; लेकिन यह भी अच्छे मानवीय संबंधों को बढ़ावा देने में सहायक है-आपसी समझ के लिए एक आधार बनाकर। एक संगठनात्मक संरचना संचार के विभिन्न चैनलों को स्थापित करने में मदद करती है; स्केलर चेन और अन्य संगठनात्मक लिंक के माध्यम से लोगों को एक दूसरे से संबंधित।

लेकिन संगठन के लिए, संचार केवल आकस्मिक, अनिश्चित और कम से कम प्रामाणिक हो सकता है या पूर्ण संचार अंतराल की स्थिति हो सकती है।

(vii) 'अपवाद द्वारा प्रबंधन' को सुगम बनाता है:

अपवाद द्वारा प्रबंधन एक दर्शन है जिसमें शीर्ष प्रबंधन केवल असाधारण या महत्वपूर्ण मामलों (जैसे रणनीति तैयार करना, नीति-निर्माण, कर्मियों द्वारा प्रदर्शन में महत्वपूर्ण विचलन को नियंत्रित करना) पर ध्यान केंद्रित करेगा; पूरे उद्यम में अधीनस्थों के लिए नियमित और परिचालन मामलों को छोड़कर।

प्रबंधन की ऐसी व्यवस्था अर्थात अपवाद द्वारा प्रबंधन को केवल आकस्मिक रूप से या अचानक, उद्यम में शुरू और स्थापित नहीं किया जा सकता है; बल्कि एक ध्वनि संगठनात्मक संरचना मार्ग को प्रशस्त करती है और इस दर्शन की शुरुआत के लिए एक क्रमिक और व्यवस्थित तरीके से वातावरण बनाती है।

तथ्य के रूप में, अपवाद द्वारा प्रबंधन ध्यान दे रहा है, लेकिन प्राधिकरण के विकेंद्रीकरण की उच्चतम स्थिति; और बाद को संगठन को डिजाइन और संरचित करते हुए प्रदान किया जा सकता है।

(viii) पर्यावरणीय परिवर्तनों के साथ नकल:

सुपर फास्ट चेंजिंग टेक्नोलॉजी, उच्चारण प्रतियोगिता, उभरते हुए नवीनतम सामाजिक और सांस्कृतिक मूल्यों, व्यापार और उद्योग के राज्य विनियमन के विस्तार आदि जैसी स्थितियों में पर्यावरणीय परिवर्तन पर अच्छी तरह से ध्यान दिया जाता है।

बेशक, प्रबंधन शैलियों की प्रणालियों में बदलाव, विभागों के पुनर्गठन, अनुसंधान और विकास के लिए सुविधाएं प्रदान करने और परिचालन जीवन में सुधार को प्रभावित करने और अन्य उपायों की तरह इस तरह की चुनौतियों का सामना करना पड़ सकता है।

(ix) विकास और विस्तार की ओर जाता है:

एक ध्वनि संगठन एक उद्यम को विकास लाइनों के साथ ले जाता है। उद्यम का विकास और विस्तार, जो अत्यधिक गतिशील अर्थव्यवस्था में जीवित रहने के लिए भी जरूरी है, संगठन द्वारा बहुत अधिक सुविधा प्रदान की जाती है- अधिक विभाग बनाना, मौजूदा विभागों को बढ़ाना, प्रबंधन की अवधि बढ़ाना, बेहतर और अधिक प्रभावी समन्वय और संचार प्रदान करना। उपकरण और यह सब मौजूदा प्रणाली, संरचना और उद्यम के कामकाज के भीतर हो रहा है।

(x) सहक्रियावाद उत्पन्न करता है:

विभागीय कामकाज के प्रभावी एकीकरण को सुनिश्चित करने के माध्यम से एक ध्वनि संगठन उद्यम को व्यापार प्रणाली के तालमेल सुविधा का लाभ उठाने में मदद करता है। अधिक कॉम्पैक्ट और जिम्मेदार संगठनात्मक संरचना है; अधिक तालमेल प्रभाव के फायदे होंगे।