एक कार्यालय में सूचना का आयोजन और मूल्यांकन
कार्यालय में जानकारी के आयोजन और मूल्यांकन के बारे में जानने के लिए इस लेख को पढ़ें।
एक कार्यालय में सूचना का आयोजन:
आंकड़ों को एकत्र करने, एकत्र करने, एक श्रृंखला में व्यवस्थित करने के बाद, उन्हें कागज पर इस तरीके से रखा जाना चाहिए कि तथ्य और आंकड़े उनमें से निकलते हैं।
इन आंकड़ों को इस तरह से व्यवस्थित करना होगा कि वे आसानी से समझ में आ सकें।
ग्राफिक प्रस्तुति या डेटा की पंक्तियों और स्तंभों में प्रस्तुति एकत्र किए गए डेटा और उस उद्देश्य पर निर्भर करती है जिसके लिए सिस्टम या प्रक्रियाओं को तैयार करना पड़ता है। डेटा के ग्राफिक प्रतिनिधित्व में फ्लो चार्ट, प्रोसेस चार्ट, ऑपरेशन चार्ट और कार्य वितरण चार्ट शामिल होंगे।
तथ्यों को कई तरीकों से व्यवस्थित किया जा सकता है:
1. समस्याओं के आधार पर:
डेटा संग्रह की प्रक्रिया के दौरान, कुछ प्रमुख समस्याओं या शिकायतों की खोज की जाती है। हालांकि, केवल वास्तविक शिकायतों और समस्याओं को शामिल करना आवश्यक है और जो प्रमुख महत्व के हैं।
2. उद्देश्य के आधार पर:
तथ्यों को उन उद्देश्यों के आधार पर व्यवस्थित किया जा सकता है जिनसे वे संबंधित हैं। हालांकि, उद्देश्यों को परिभाषित करना आसान नहीं है और, यह भी, जानकारी को स्पष्ट और अलग विभाजन देना हमेशा संभव नहीं होता है।
3. प्रक्रिया के आधार पर मीन:
यह विधि संसाधित और अनुसरण किए गए डेटा की वर्तमान स्थिति को प्रकट करती है। यह मशीनों के उपयोग और प्राप्त जानकारी के प्रकार का भी खुलासा करता है।
4. संगठन के मूल पर:
तथ्यों को संगठन इकाइयों और उनके संबंधित कर्मियों के आधार पर व्यवस्थित किया जा सकता है। ऐसा करने से डेटा प्रवाह का पता चलता है। इसके अलावा, उद्यम के पूरे के लिए एक ही तस्वीर में विभिन्न प्रकार की जानकारी को समेकित करके एक प्रभावी और समावेशी प्रणाली डिजाइनिंग प्रदान करता है।
5. इनपुट और आउटपुट के आधार पर:
यह दृष्टिकोण सरल है और बहुत उपयोगी है जहां मौजूदा प्रणालियों में सुधार किया जाना है। इस आधार का उपयोग करना मुश्किल है जहां पहली बार एक प्रणाली शुरू की जानी है।
एक कार्यालय में जानकारी का मूल्यांकन:
डेटा का मूल्यांकन करने के लिए, सामान्य बयानों को मात्रात्मक शब्दों में व्यक्त करना अच्छा होगा।
मूल्यांकन के लिए निम्नलिखित बातों पर ध्यान दिया जाना चाहिए:
1. एक लागत लाभ विश्लेषण किया जाना चाहिए क्योंकि डिज़ाइन की गई प्रणाली अंततः सुविधाजनक होने के साथ-साथ लागत बचत भी होनी चाहिए।
2. मात्रात्मक और लागत उत्पादकता के बारे में सटीक डेटा प्राप्त करना संभव है। स्रोत दस्तावेजों की सटीकता और रिपोर्ट और रिकॉर्ड की विश्वसनीयता निर्धारित करने के लिए इन पहलुओं पर पहले से प्राप्त आंकड़ों को नमूने के माध्यम से जांचना चाहिए।
3. किसी संगठन को सुचारू रूप से चलाने के लिए तैयार की गई प्रणालियाँ संगठन के बाहर काम करने वाले कारकों से भी बहुत प्रभावित होती हैं- उदाहरण के लिए, संगठन के आयात और निर्यात कार्यालयों में सिस्टम।
4. कुछ हद तक कुछ मूल्यांकन व्यक्ति के निर्णय और विश्वास पर निर्भर करते हैं। ऐसा इसलिए है क्योंकि कुछ जानकारी हमेशा मनुष्य के मापने योग्य तत्व से बनी होती है।