संगठन और तरीके (ओ एंड एम): अर्थ और स्वीकृति

संगठन और विधियों (ओ एंड एम) के अर्थ, स्वीकृति, आवश्यकता, उद्देश्यों, सिद्धांतों और चरणों के बारे में जानने के लिए इस लेख को पढ़ें।

संगठन और विधि का अर्थ (O & M):

ओ एंड एम को भारत सहित कई देशों में कार्यालय प्रबंधन के एक महत्वपूर्ण हिस्से के रूप में लंबे समय से मान्यता प्राप्त है।

शब्द "ओ एंड एम" को सरकारी या अन्य सार्वजनिक निकायों में या निजी फर्म में लोगों के समूह की गतिविधियों के रूप में वर्णित किया जा सकता है, जो संगठन और विधि के सवालों पर प्रशासकों और प्रबंधकों को सलाह देने के लिए कहा जाता है ताकि दक्षता में वृद्धि हो सके कार्यकर्ता का, जिसके लिए प्रबंधक जिम्मेदार है-या तो एक बेहतर सेवा प्रदान करके, या एक सस्ता, या दोनों।

ओ एंड एम की स्वीकृति:

ओ एंड एम का काम सलाह है। इसलिए ओ एंड एम की सफलता उस हद तक निर्भर करेगी जिसके द्वारा या कार्यालय प्रबंधकों द्वारा एक सलाह स्वीकार की जाती है।

सलाह की स्वीकृति तीन कारकों पर निर्भर करती है:

1. सलाह के आंतरिक काम।

2. ओ एंड एम स्टाफ की सलाह को तैयार करने और उसे स्वीकार करने का कौशल।

3. वह मान जो प्रबंधन ओ एंड एम के काम में संलग्न करता है।

ओ एंड एम की आवश्यकता:

एक प्रश्न यह उठता है कि कार्यालय में ओ एंड एम को क्यों अपनाया जाना चाहिए।

ओ एंड एम क्या है, इसे क्यों अपनाया जाना चाहिए जैसे कारणों को समझा गया है:

1. ओएंडएम ऑफिस-वर्कर में एक ताजगी और स्वतंत्रता देखने को मिलती है, जो प्रशासक के ज्ञान के साथ मिलकर समस्याओं के लिए एक नया प्रकाश डालती है।

2. उन्हें जांच की विशेष तकनीकों में प्रशिक्षित किया गया है।

3. उनके पास कहीं और किए गए SIMILIAR कार्य के अनुभव के खिलाफ विचारों के परीक्षण का अधिक अवसर है।

4. वह आम तौर पर एक नौकरी पर ध्यान केंद्रित करता है और जांच और विचारों के लिए पर्याप्त समय लेता है जबकि व्यवस्थापक को कई विषयों के बीच अपना ध्यान आकर्षित करना पड़ता है, जिनमें से अधिकांश संगठन या विधि की समस्या से अधिक जरूरी प्रतीत होता है।

5. कार्रवाई में स्वतंत्र होने के कारण वह जांच की किसी भी फलदायी पंक्ति को आगे बढ़ाने की स्थिति में है, और संगठन का हिस्सा होने के नाते, उसे स्थापित अभ्यास के पक्ष में कोई पूर्वाग्रह रखने या कर्मियों के संबंधों से प्रभावित होने की आवश्यकता नहीं है।

6. वह एक सेक्शन या डिवीजन में ही सीमित नहीं है, बल्कि वह पूरे संगठन को एक पूरे के रूप में कवर करता है।

ओ एंड एम के उद्देश्य:

ओ एंड एम के उद्देश्य या उद्देश्य हैं:

1. कर्मचारियों में एक चेतना लाने के लिए।

2. सभी गतिविधियों में अपशिष्ट का उन्मूलन ओ एंड एम का प्राथमिक उद्देश्य है।

3. कार्यालय कार्य द्वारा प्रदान की गई सेवा में सुधार।

4. कार्य की प्रक्रिया का संहिताकरण।

5. सटीकता में सुधार।

6. काम के प्रवाह में सुधार।

7. मौजूदा कार्यों के उत्पादन में सुधार।

ओ एंड एम के सिद्धांत:

ओ एंड एम के मार्गदर्शक सिद्धांत निम्नलिखित हैं:

1. प्रवाह कार्य का सिद्धांत:

यह आवश्यक है कि काम नियमित रूप से कर्मचारी को प्रवाहित होना चाहिए। काम के असमान प्रवाह कभी-कभी बहुत भारी होते हैं और अन्य समय में नगण्य होते हैं, जो कर्मचारियों को आपत्ति की भावना देने के लिए प्रवृत्त होते हैं। उसे कभी भी 'दुनिया के शीर्ष पर पहुंचने' की भावना नहीं मिलती है। काम का एक प्रवाह भी, इस प्रकार, वांछनीय है।

2. हर कर्मचारी द्वारा भागीदारी के 'संवर्धन' के सिद्धांत:

यह किसी भी संगठन में किसी भी गतिविधि की सफलता के लिए मूल है, ओ एंड एम के मामले में और अधिक जिसमें परिवर्तन, नवाचार, सुधार शामिल हैं जो कई कर्मचारियों द्वारा प्रस्तुत किए जा सकते हैं। सभी कर्मचारियों द्वारा भागीदारी की भावना को बढ़ावा देना आवश्यक है।

3. दूरी में कमी का सिद्धांत :

कार्यालय में कागजात और लोगों को सबसे छोटे मार्ग का पालन करना चाहिए। प्रयास, धन और दक्षता के मामले में लंबे और घुमावदार मार्ग बेकार हैं। ओ एंड एम अधिकारी को पुरुषों और कागजात द्वारा लिए गए मार्गों का अध्ययन करना चाहिए और उन्हें इस तरह से पुनर्गठित करना चाहिए कि वे सबसे कम दूरी पर यात्रा करते हैं।

4. कार्य की गतिविधियों के प्रभुत्व का सिद्धांत:

जहां भी संभव हो, फिर से नकल से बचा जाना चाहिए और काम की गतिविधियों को संयोजित किया जाना चाहिए। कुछ प्रकार के कार्यों में, फिर से नकल होगी, लेकिन प्रत्येक प्रणाली और प्रकार के काम का अध्ययन ओ एंड एम अधिकारी द्वारा किया जाना चाहिए और काम का संयोजन होना चाहिए।

5. आवश्यकता का सिद्धांत:

प्रत्येक गतिविधि को इसकी अनिवार्यता के लिए उचित ठहराया जाना चाहिए और अनावश्यक को समाप्त करना होगा। आवश्यकताओं के सिद्धांत का लक्ष्य गैर-उत्पादक तत्वों को कम करना है जिन्हें कम से कम निरपेक्ष न्यूनतम किया जाना चाहिए और एक प्रक्रिया के तथाकथित उत्पादक तत्वों को अधिकतम किया जाना चाहिए।

ओ एंड एम कार्य में शामिल कदम:

ओ एंड एम काम एक संगठन में एक महत्वपूर्ण गतिविधि का संकेत देने के लिए आया है और इस विषय पर कई किताबें लिखी गई हैं।

हम मूल चरणों के लिए खुद को सीमित करेंगे:

1. कार्य या असाइनमेंट का चयन:

कई क्षेत्र हो सकते हैं जो ओ और एम के लिए फिट हो सकते हैं। हालांकि, सभी काम एक ही समय में नहीं किए जा सकते हैं, केवल एक सीमित ओ और एम जांच के अधीन हो सकते हैं। असाइनमेंट आगे बढ़ाने से पहले कार्यालय प्रबंधक, या शाखा, या विभागीय प्रमुख से परामर्श करना उचित होगा।

2. जांच का रूप :

निम्नलिखित कारकों को जांच के संदर्भ में ध्यान में रखा जा रहा है:

(ए) उद्देश्य का सत्यापन

(b) जिम्मेदारियों और कर्तव्यों की विशिष्टता

(c) उपयोगकर्ता या ग्राहकों की आवश्यकताएं

(d) प्रणाली और प्रयोग की जाने वाली विधि

(work) काम का माप

(च) काम की लागत

(छ) कार्यालय मशीनों और उपकरणों का रोजगार

(ज) आंदोलन और शारीरिक प्रयास

(i) काम करने की स्थिति

(जे) फॉर्म डिजाइनिंग।

हम प्रत्येक बिंदु पर संक्षेप में चर्चा करेंगे:

(ए) प्रयोजन का सत्यापन:

जांच का रूप केवल एक उद्देश्य के साथ तय किया जा सकता है। OCM अधिकारी को उन संबंधित गतिविधि या प्रक्रिया के प्रत्येक अलग-अलग भाग के उद्देश्य का विवरण प्राप्त करना चाहिए, जिसकी समीक्षा की जा रही है।

(बी) कर्तव्यों और जिम्मेदारियों की विशिष्टता:

लोगों के कर्तव्यों और जिम्मेदारियों का एक सही विनिर्देश तैयार करना आवश्यक है। यह, ज़ाहिर है, एक बहुत ही मुश्किल काम है क्योंकि लोगों की स्पष्ट तस्वीर और कर्तव्यों और जिम्मेदारियों की परिभाषा देना हमेशा आसान नहीं होता है।

(ग) उपयोगकर्ता या ग्राहक की आवश्यकता:

कार्यालय प्रक्रियाओं और कार्यों का अध्ययन न केवल उन लोगों के दृष्टिकोण से किया जाना चाहिए, जो उन पर लगे हुए हैं, बल्कि ग्राहकों के दृष्टिकोण से भी - चाहे वह आम जनता का सदस्य हो, लोगों का एक विशेष वर्ग हो, या एक व्यापार संगठन का समूह।

(d) प्रणाली और प्रयोग की गई विधि:

कार्यालय प्रणाली और उपयोग की जाने वाली विधियों का उस वस्तु के संदर्भ में अध्ययन किया जाना चाहिए जिसके लिए उन्हें अपनाया गया है। किसी कार्य को करने के सबसे सरल तरीके का पता लगाने का प्रयास किया जाना चाहिए।

(ई) कार्य का मापन:

कार्य की माप के द्वारा, अर्थात्, चयनित अवधि में किए गए कार्य की मात्रा को मापकर, कोई भी मात्रा, घटना, आवृत्ति और कार्य करने की गति और जिस गति से किया जाता है, उसके बारे में सटीक जानकारी प्राप्त कर सकता है।

(च) कार्य की लागत:

कार्य की लागत दक्षता का एक बहुत ही उपयोगी संकेत है। तुलना की सुविधा के लिए O और M अध्ययन को इस अवधारणा का उपयोग करना चाहिए।

(छ) कार्यालय मशीनों और उपकरणों का रोजगार:

कार्यालय मशीनों और शामिल प्रक्रियाओं की जांच करने के लिए उपयोग किए जाने वाले उपकरणों की एक जांच की जानी चाहिए।

(ज) आंदोलन और शारीरिक प्रयास:

हालाँकि, एक कार्यालय में काम करने वाले अधिकांश कर्मचारी, दिमाग का उपयोग नहीं करते हैं, बल्कि कुछ न्यूनतम मात्रा में शारीरिक प्रयास भी शामिल होते हैं, जैसे कि कागजात, फाइलों के संचालन, मशीनों के उपयोग, फर्नीचर के सामयिक आंदोलनों आदि के लिए।

जांच के रूप में शारीरिक प्रयासों, काम के सुचारू प्रवाह, कागजों के प्रवाह के लिए कम से कम संभावित मार्गों को तैयार करने और लोगों की आवाजाही आदि के कारण वसा में कमी शामिल है।

(i) कार्य की शर्तें:

यह सर्वविदित है कि उपयुक्त काम करने की स्थिति काम करने के लिए अनुकूल है। O और M कार्यालय को उन स्थितियों और नौकरियों का पता लगाना चाहिए जिनमें उच्च स्तर की कामकाजी परिस्थितियों की तुलना में सामान्य रूप से काम के लिए रखी गई दक्षता को बढ़ावा देना चाहिए। यह आवश्यक है कि मशीन इकाइयों में अधिक से अधिक ध्यान दिया जाए ताकि उनमें लगे श्रमिकों और आस-पास की इकाइयों में काम करने वाले लोगों पर उनके प्रभाव को कम किया जा सके।

(जे) फॉर्म डिजाइनिंग:

फॉर्म कार्यालय के काम का बहुत महत्वपूर्ण हिस्सा हैं। ओ और एम अधिकारी को उन प्रक्रियाओं का अध्ययन करना चाहिए जिनके लिए प्रपत्र तैयार किए गए हैं ताकि उपयुक्त सुझाव दिए जा सकें।

3. कैसे काम व्यवस्थित है की जाँच:

इस विधि में निम्नलिखित कारक एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं:

(a) संगठन की संरचना।

(ख) योजना और संगठन का नियंत्रण।

(c) कर्मचारी और संगठन का कार्य विश्लेषण।

(d) कर्मचारियों की ग्रेडिंग-अर्थात पदोन्नति, स्थानान्तरण आदि।

(e) स्टाफ प्रबंधन।

ऊपर दिए गए बिंदुओं पर ओ और एम अधिकारी द्वारा अपार अध्ययन किया जाना चाहिए।

4. तथ्यों और आंकड़ों का संग्रह:

यह काम आर्थिक और चुनिंदा तरीके से किया जाना चाहिए। नेत्रहीन तथ्य-खोज के लिए जाना बेकार है जिसके परिणामस्वरूप डेटा का संग्रह होता है जिसे ठीक से उपयोग नहीं किया जा सकता है। केवल उन तथ्यों को एकत्र किया जाना चाहिए जो उद्देश्य के लिए प्रासंगिक हैं। एकत्र किए जाने वाले तथ्यों को निर्धारित करने के लिए O और M अधिकारी को अपने निर्णय और अनुभव को नियोजित करना होगा। तथ्यों को प्राप्त करने में, जो कुछ हुआ है, उस पर ध्यान देना पर्याप्त नहीं है।

निम्नलिखित कारक प्रक्रिया में शामिल हैं:

(a) सूचना प्राप्त करने की विधि

(b) सूचना की रिकॉर्डिंग

(c) प्रक्रियाओं की रिकॉर्डिंग और चार्टिंग

(d) प्रकृति, राशि, उद्देश्य और कार्य करने वाले लोग।

5. डेटा का अध्ययन और निष्कर्ष बनाना:

O और M में अगला चरण डेटा के अध्ययन और निष्कर्ष के गठन से संबंधित है। सोच और तर्क को असाइनमेंट के किसी विशेष चरण तक ही सीमित नहीं होना चाहिए।

डेटा का अध्ययन करने के लिए निम्नलिखित कदम शामिल हैं:

(a) डेटा का अध्ययन करना

(b) अनुभव और ज्ञान पर आकर्षित

(c) विचारों को तैयार करना और निष्कर्ष तैयार करना।

प्रतिगमन विश्लेषण, सह-संबंध विश्लेषण, कारक विश्लेषण आदि जैसे सांख्यिकीय उपकरण भी व्याख्याओं आदि को बाहर निकालने और एक निष्कर्ष पर पहुंचने के लिए उपयोग किए जाते हैं।

6. प्रस्ताव तैयार करना और व्यवस्था करना:

स्वीकार्य होने के लिए एक प्रस्ताव में निम्नलिखित विशेषताएं होनी चाहिए:

(a) यह व्यावहारिक होना चाहिए।

(b) प्रस्ताव का अच्छी तरह से परीक्षण किया जाना चाहिए। यदि ऐसा नहीं है, तो विभाग को इस प्रस्ताव को लागू करना चाहिए, वह स्वेच्छा से और बिना किसी कठिनाई के करना चाहिए।

(ग) प्रस्ताव, जहाँ भी आवश्यक हो, चार्ट, चित्र आदि द्वारा समर्थित होना चाहिए।

7. O और M रिपोर्ट लिखना:

O और M रिपोर्ट का लिखना O और M जांच की परिणति है।

O और M रिपोर्ट लिखते समय, निम्नलिखित बातों को ध्यान में रखना उपयोगी होगा:

(a) चर्चाएँ

(b) प्राप्तकर्ता

(c) औपचारिक अंतरिम रिपोर्ट

(d) रिपोर्ट की प्रकृति और आकार पर निर्णय लेना

(of) रिपोर्ट की संरचना।

एक औपचारिक रिपोर्ट के 8. प्रस्तुतियाँ:

एक रिपोर्ट को ठीक से और औपचारिक रूप से अंतिम रूप देने के बाद, इसे बिना किसी देरी के प्रस्तुत किया जाना चाहिए क्योंकि तथ्य पुराने हो जाते हैं। रिपोर्ट जमा करते समय, उन प्रतियों की संख्या का पता लगाना आवश्यक होगा, जिन्हें इस प्रयोजन के लिए तैयार किया जाना चाहिए। रिपोर्ट उन अधिकारियों को प्रस्तुत की जानी चाहिए जिन्होंने इसे कमीशन किया था।

9. कार्यान्वयन:

ओ और एम अधिकारियों का कार्य जरूरी रूप से रिपोर्ट के साथ समाप्त नहीं होता है।

उसे रिपोर्ट के कार्यान्वयन के साथ खुद को जोड़ना होगा और निम्नलिखित पर एक और कार्रवाई की आवश्यकता हो सकती है:

(ए) रिपोर्ट में प्रक्रिया के सरल बदलाव दिए गए हैं, लेकिन जहां और जानकारी की आवश्यकता है, ओ और एम अधिकारी को संबंधित व्यक्ति की सहायता के लिए आना चाहिए।

(बी) जहां प्रक्रियाओं के पर्याप्त परिवर्तन शामिल हैं, सिफारिशों को विवरण में तैयार किया जाना चाहिए। O और M अधिकारी को मशीनरी और उपकरण, फॉर्म और स्टेशनरी, लेआउट, प्रशिक्षण और सूचना, और कार्यक्रमों और समय-तालिकाओं के बारे में प्रक्रियाओं के प्रमुख परिवर्तनों के कार्यान्वयन में हर संभव मदद करना चाहिए।

(c) जहां विशेष प्रक्रियाएं शामिल हैं, प्रबंधन के लिए उनके कार्यान्वयन के लिए O और M कर्मचारियों को संलग्न करना बुद्धिमानी होगी।

(घ) अन्य सिफारिशों के बारे में गलतफहमी को दूर करने के लिए यह सिफारिश के बिंदुओं को स्पष्ट करने के लिए ओ और एम कर्मचारियों के लिए वांछनीय हो सकता है।

10. समीक्षा:

O और M कार्य को एक निरंतर समीक्षा की आवश्यकता होती है और असाइनमेंट के परिणाम का पालन करना होता है जो सभी संबंधितों को O और M कार्य की विफलता या सफलता के बारे में एक व्यापक निर्णय लेने में मदद करेगा। निर्णय लेने में कार्यालय के कारकों को ध्यान में रखा जाना चाहिए और ओ और एम समीक्षा प्रबंधन और कर्मचारियों को अपने काम पर अधिक बारीकी और निष्पक्ष रूप से देखना चाहिए।

यह अतिरिक्त कर्मचारियों, मशीनों और कुछ सिफारिशों के लिए वनों को कम कर सकता है, हालांकि तुरंत स्वीकार नहीं किया गया है, बाद में काम के संगठन पर एक सार्थक प्रभाव देखा जा सकता है।