किसी कंपनी का आदेश प्रबंधन चक्र (Keynotes)

कंपनी का ऑर्डर प्रबंधन चक्र!

कंपनी के ऑर्डर प्रबंधन चक्र में ऑर्डर की योजना, लागत का आकलन, मूल्य निर्धारण और मूल्य निर्धारण, ऑर्डर की प्राप्ति और इसकी प्रविष्टि, आदेशों का प्राथमिकता निर्धारण, उपकरणों का निर्धारण और ऑर्डर करने वाले लोगों की पूर्ति जैसे कदम शामिल हैं। ऑर्डर, बिलिंग, रिटर्न और दावों और बिक्री के बाद की सेवाओं के लिए।

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कंपनी के साथ ग्राहक का अनुभव इस बात पर निर्भर करता है कि ये कदम कैसे उठाए जाते हैं। अधिकांश कंपनियों को कार्यात्मक विभागों के रूप में व्यवस्थित किया जाता है और चूंकि इन चरणों में कई कार्यात्मक विभागों में काम करना शामिल है, इसलिए उनके बीच समन्वय की समस्याएं हैं। लेकिन सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि जो कंपनियां अपने ग्राहकों के अनुभव को बेहतर बनाना चाहती हैं, उनके लिए ग्राहक इन चरणों में खो जाता है। इसके बजाय, प्रदर्शन के आंतरिक बेंचमार्क और अंतर-विभागीय गतिशीलता शासन करते हैं कि कैसे कदम उठाए जाते हैं।

समस्या ग्राहक द्वारा दृश्य पर दिखाए जाने से पहले ही शुरू हो जाती है। विपणन विभाग के पास मांग का पूर्वानुमान करने की जिम्मेदारी है ताकि उत्पादन विभाग क्षमता, सूची और लोगों की व्यवस्था करने में सक्षम हो। लेकिन विपणन विभाग जानता है कि वास्तविक मांग हमेशा पूर्वानुमान से अलग होने वाली है।

अगर उत्पादन की मांग पूर्वानुमान से अधिक हो जाती है, तो वे उम्मीद नहीं करते हैं कि उत्पादन विभाग सहयोग करेगा, इसलिए वे जानबूझकर पूर्वानुमान बढ़ाते हैं। उत्पादन विभाग समझता है कि क्षमता, सूची और लोगों की योजना बनाते समय पूर्वानुमान फुलाए जाते हैं और आंकड़े को छूट देते हैं। इस पूरी गड़गड़ाहट के दौरान, अभ्यास का वास्तविक उद्देश्य खो जाता है, जो कि किसी भी अतिरिक्त क्षमता, आविष्कारों और लोगों को किए बिना तुरंत ग्राहकों की सेवा करना है।

इसका समाधान यह है कि विपणन और उत्पादन विभाग को अपने स्वयं के मंच पर स्वतंत्र रूप से काम करने के बजाय क्षमता, सूची और लोगों के विकास के पूर्वानुमान और नियोजन के दो चरणों में से प्रत्येक पर संयुक्त रूप से काम करना होगा। इससे उन्हें प्रक्रिया के शुरुआती चरण में एक-दूसरे की धारणाओं को चुनौती देने का अवसर मिलेगा।

बिक्री विभाग द्वारा आदेश उत्पन्न किया जाना है और कोई अन्य विभाग इस कार्य में स्वयं की कोई भूमिका नहीं देखता है। विक्रेता केवल आदेश के आकार के मानदंड पर बिक्री को योग्य बनाता है क्योंकि उसके पास कोई अन्य जानकारी नहीं है। यदि उत्पादन विभाग ने उन्हें उत्पादों की एक सूची दी है जिसके लिए अतिरिक्त क्षमता है, तो वह इन उत्पादों पर अधिक ध्यान केंद्रित कर सकता है और यहां तक ​​कि उन पर कुछ छूट भी दे सकता है।

यदि वेयरहाउसिंग का प्रबंधन करने वाले लोग उसे स्टोरों में पड़े उत्पादों के बीच रख सकते हैं, तो वह तुरंत वितरण का वादा करके कुछ और ऑर्डर प्राप्त कर सकता है। यह विचार है कि यदि अन्य विभाग बिक्री विभाग को अधिक जानकारी देते हैं, तो ग्राहक और कंपनी दोनों लाभान्वित होंगे।

आदेश चयन और उनकी प्राथमिकता विपणन विभाग में जूनियर कर्मचारियों द्वारा की जाती है। और उनकी कोई गलती नहीं होने के कारण वे बुरी तरह से गलत हो जाते हैं। कौन सी कंपनी किसी कंपनी का चयन करती है और कौन सी कंपनी उसे अस्वीकार करती है, यह कंपनी की रणनीतिक अनिवार्यताओं का सबसे अच्छा संकेतक है।

इसलिए, बिक्री कर्मचारी जो आदेशों का चयन करते हैं, उन्हें कंपनी के रणनीतिक इरादों के बारे में पता होना चाहिए जो केवल तभी आएंगे जब वे शीर्ष प्रबंधन के संपर्क में होंगे और उनके मन को जान पाएंगे। कंपनी की रणनीति के बारे में जूनियर कर्मचारियों का शायद ही कोई सुराग हो।

कंपनियों को यह काम अपने वरिष्ठ अधिकारियों को सौंपना पड़ता है ताकि ऑर्डर चयन प्रक्रिया कंपनी की रणनीति के साथ संरेखित हो। इसी प्रकार, आदेशों को प्राथमिकता देना ग्राहकों के महत्व और उनके आदेश को पूरा करने के लिए आवश्यक क्षमता के प्रकार को दर्शाता है। यह काम फिर से विपणन, उत्पादन और रणनीति विभागों के लोगों को संयुक्त रूप से करना होगा यदि कंपनी अपने सर्वश्रेष्ठ ग्राहकों को संतुष्ट करना चाहती है।

विपणन और उत्पादन विभाग फिर से लॉगरहेड्स में होते हैं जब उत्पादन के लिए आदेश निर्धारित करना होता है। विपणन विभागों के पास अपने स्वयं के आदेशों की एक सूची होगी, जिसे वे तत्काल लेना चाहते हैं और वे चाहते हैं कि उत्पादन विभाग इसकी योजना से विचलित हो जाए।

उत्पादन विभाग अपने उपकरणों और लागत के उपयोग के बारे में परेशान है, और अपनी योजनाओं का पालन करने पर जोर देगा। यह वास्तव में उनके बीच इतना कड़वा होने की जरूरत नहीं है। दोनों को एक-दूसरे की प्राथमिकता को समझना होगा और उनके प्रति संवेदनशील होना सीखना होगा।

हालांकि शेड्यूल का निर्माण संयुक्त रूप से किया जाना है, उत्पादन विभाग को यह समझना होगा कि एक निश्चित ग्राहक के आदेश में तेजी लाई जा सकती है और उत्पादन योजनाओं को कंपनी के बड़े हितों में कभी-कभी बदलना पड़ सकता है, और विपणन विभाग को समझना होगा नियमित रूप से उत्पादन योजनाओं को बदलने से उत्पादन की लागत बढ़ जाती है और इससे बचा जाना चाहिए।

पूर्ति प्रक्रिया में कई विभाग शामिल होते हैं और कभी-कभी लॉजिस्टिक प्रदाता जैसे बाहरी खिलाड़ी भी शामिल होते हैं। कुछ कंपनियां अपने विधानसभा लाइनों से उत्पादों को सीधे जहाज करती हैं, कुछ इसे गोदाम में भेजती हैं और कुछ ग्राहक के परिसर में घटकों को इकट्ठा करती हैं।

सेवा कंपनियों को ग्राहक के परिसर में विभिन्न कौशल के साथ लोगों की सेवा के लिए इकट्ठा करना है। यह महत्वपूर्ण है कि विभागों और खिलाड़ियों में से कोई भी ग्राहकों को दिए गए डिलीवरी की तारीख को न भूलें और यह सुनिश्चित करें कि उत्पाद ग्राहक को समय पर दिया जाए।

कंपनियों को ग्राहकों द्वारा उत्पादों की वापसी और अपना पैसा वापस पाने के लिए प्रक्रियाएं स्थापित करने की आवश्यकता है। खुदरा विक्रेता, लॉजिस्टिक प्रदाता, वित्त और लेखा विभाग और बिक्री विभाग इस कदम को आगे बढ़ाने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं।

खुदरा विक्रेताओं को उत्पाद वापस लेने के लिए सहमत होना पड़ता है, लॉजिस्टिक प्रदाताओं को उत्पाद को वापस कंपनी या कुछ अन्य निर्दिष्ट गंतव्यों तक ले जाना पड़ता है, और वित्त विभाग को यह सुनिश्चित करना होता है कि ग्राहक को उसका पैसा तुरंत वापस मिल जाए।

बिक्री के बाद की सेवाओं में एक उपकरण की स्थापना, मरम्मत और रखरखाव, ग्राहक प्रशिक्षण आदि शामिल हो सकते हैं, हालांकि एक सेवा विभाग है, यह अपने काम को अच्छी तरह से नहीं कर सकता है यदि यह विक्रेता के संपर्क में नहीं है जो ग्राहक की आवश्यकताओं को जानता है।

सेवा विभागों के कार्मिक लंबे समय तक ग्राहक के परिसर में रहते हैं और ग्राहक के साथ संबंध मजबूत करने का एक अच्छा अवसर होता है। ग्राहकों के साथ लंबे समय तक बातचीत के कारण वे ग्राहकों की आवश्यकताओं का एक अनूठा दृष्टिकोण विकसित करते हैं। सेवा कर्मियों को नियमित रूप से डिबेट किया जाना चाहिए; ग्राहकों की महत्वपूर्ण आवश्यकताओं को उनके ग्राहकों के साथ अपने अनुभव से चमकाया जा सकता है।

अंत में, बिलिंग उस तरीके से की जानी चाहिए जिस तरह से ग्राहक चाहता है और यह नहीं कि कंपनी ने यह कैसे तय किया है। अधिकांश कंपनियां ग्राहकों पर अपने स्वयं के बिलिंग प्रारूप और प्रक्रियाएं लागू करती हैं। यह भी महत्वपूर्ण है कि बिलिंग विभाग ऑर्डर की मात्रा का पता लगाने के लिए प्रेषण विभाग के साथ परामर्श कर रहा है और जब ऑर्डर शिप किया जा रहा है, और बिक्री विभाग उस कीमत और छूट को खोजने के लिए जिस पर सहमति हो सकती है। अगर ग्राहकों को उन उत्पादों के लिए शुल्क दिया जाता है जो उन्हें प्राप्त नहीं हुए हैं और कीमतों पर वे सहमत नहीं हैं तो यह ग्राहक सेवा की बहुत ही धारणा है।

कंपनियों के लिए यह महत्वपूर्ण है कि वे अपने आदेश प्रबंधन चक्र के चरणों को पूरा करें, विभिन्न विभागों की भूमिका को चित्रित करें और कुछ शर्तों के तहत सहयोग प्रदान करें, और दूसरों के तहत संयुक्त प्रयास करें। ऐसा कोई तरीका नहीं है कि ग्राहक आदेश किसी भी उल्लिखित चरणों में अप्राप्य झूठ बोल सकता है, जब कोई ग्राहक आदेश अप्राप्त होता है, तो मूल रूप से इसका मतलब है कि ग्राहक अनअटेंडेड है।