कार्यालय प्रणाली: आवश्यकता, महत्व, योजना और लाभ

कार्यालय प्रणाली की आवश्यकता, विशेषताओं, महत्व, योजना, फायदे और नुकसान के बारे में जानने के लिए इस लेख को पढ़ें।

किसी कार्यालय में सिस्टम की आवश्यकता:

हर कार्यालय कुछ उद्देश्य को प्राप्त करने के लिए निर्धारित है। इसे प्राप्त करने के लिए प्रत्येक चरण में कार्यों की एक श्रृंखला का प्रदर्शन करना होता है।

यह प्रबंधन पर एक बड़ी मांग बनाता है क्योंकि जैसे-जैसे उद्यम का विस्तार होता है उसे कड़ी प्रतिस्पर्धा का सामना करना पड़ता है।

यदि कोई कार्य करते समय कोई गलती हो जाती है, क्योंकि एक प्रणाली की कमी है तो यह कार्य को सुधारने के लिए एक महंगा मामला बन जाता है, इसे क्रम में रखें और फिर से आगे बढ़ने के लिए फिर से करें।

सरल शब्दों में, जब एक प्रणाली स्थापित होती है और समय के साथ अगर कार्यालय में हर कोई इस प्रणाली का पालन करता है, तो यह कार्यालय की एक प्रक्रिया बन जाती है। "कार्यालय प्रक्रियाएँ इस प्रकार कार्यालय प्रणालियों के अनुसार कार्यालय में एक विशेष कार्य करने के लिए उठाए जाने वाले कदमों की एक श्रृंखला है।" उदाहरण के लिए, कार्यालय कर्मचारियों की भर्ती एक नियोजित प्रणाली के आधार पर की जानी है।

कार्यालय प्रणाली के लक्षण:

ये एक अच्छी कार्यालय प्रणाली की निम्नलिखित विशेषता हैं:

1. कार्यालय प्रणाली एक अनुक्रम में अंतर-संबंधित भाग हैं और वे पृथक कार्य नहीं हैं।

2. कार्यालय प्रणाली कार्यालय में कार्य करने की विधि से संबंधित है।

3. वे एक उद्यम के लक्ष्य को प्राप्त करना चाहते हैं।

4. वे कार्यालय या उद्यम के किसी भी हिस्से में काम के प्रदर्शन के स्थान और समय से संबंधित हैं।

कार्यालय प्रणाली का महत्व:

1. यदि कार्यालय के कर्मचारियों को पर्याप्त रूप से छंटनी पड़ती है, तो कार्यालय की अच्छी व्यवस्था होना अनिवार्य है।

2. एक कर्मचारी की वजह से होने वाली सामान्य त्रुटि को काफी हद तक कम किया जा सकता है अगर सिस्टम उचित हो, और कार्यालय में स्थापित हो।

3. ऑफिस की अच्छी व्यवस्था होने पर ऑफिस के काम में निराशा, देरी और रुकावट कम होती है।

4. यह सुनिश्चित करने के लिए कि किसी कार्यालय में उचित समन्वय, नियंत्रण और पर्यवेक्षण है, कार्यालय की बहुत अच्छी व्यवस्था होना आवश्यक है।

5. चूंकि सिस्टम में एक विधि शामिल है, यह नौकरी को तेजी से आगे बढ़ने में मदद करता है क्योंकि कार्यालय में कर्मियों को पता है और सिस्टम का पालन करना है।

6. यदि एक उचित प्रणाली स्थापित की जाती है, तो श्रम और उपरि में बचत लाई जाती है।

कार्यालय प्रणाली की योजना या डिजाइनिंग:

खुद को शामिल करना और जिम्मेदारी को साझा करना, एक कार्यालय प्रणाली को डिजाइन करने के लिए एक उत्साह और उत्साह दिखाने के लिए शीर्ष प्रबंधन का काम है। किसी भी अन्य गतिविधि की तरह, एक सिस्टम को ठीक से योजनाबद्ध और सावधानीपूर्वक डिज़ाइन किया जाना चाहिए। एक प्रणाली, योजना, डिजाइन और प्रबंधन द्वारा अनुमोदित, और एक संगठन में स्थापित एक कार्यालय के सुचारू कामकाज में परिणाम और एक अच्छा परिणाम प्राप्त करने के लिए बाध्य है।

सिस्टम डिज़ाइन के लिए संगठन:

एक प्रणाली को इनमें से किसी एक तरीके से स्थापित, स्थापित या तैयार किया जा सकता है:

1. बाहर के सलाहकार: इन सलाहकारों को सिस्टम और प्रक्रियाओं को बनाने के लिए कार्यालय का एक विशेष सर्वेक्षण करने के लिए बुलाया जा सकता है ताकि सलाह को स्थापित किया जा सके।

2. शीर्ष प्रबंधन प्रणाली के हर पहलू पर विचार करने और उपयुक्त सुझाव देने के लिए एक प्रणाली समिति नियुक्त करता है।

3. सिस्टम विश्लेषण से युक्त एक अलग विभाग या अनुभाग एक सिस्टम विकसित करने और कुछ तरीकों और प्रक्रियाओं का सुझाव देने के लिए बनाया गया है।

4. यदि कोई कार्यालय बहुत छोटा है तो कार्यालय प्रबंधक को उनकी संस्था के लिए किए जाने वाले सिस्टम विश्लेषण और सुझावों का काम सौंपा जाता है।

सिस्टम की योजना के लिए कदम:

प्रणाली के नियोजन के कार्य को इसमें विभाजित किया जा सकता है:

1. उद्देश्यों और नीतियों की स्थापना:

यह किसी भी प्रणाली की एक बुनियादी आवश्यकता है। यह शीर्ष प्रबंधन का कार्य है।

उद्देश्यों की स्थापना के कुछ महत्वपूर्ण पहलू हैं:

(i) आपूर्ति की जाने वाली सूचना किससे और किसको दी जानी है?

(ii) क्या वर्तमान लागत को कम करने के लिए कोई मामला है?

(iii) प्रतियोगिता की क्या सीमा है जो सिस्टम स्थापित है?

(iv) मशीनीकरण की सीमा क्या होनी चाहिए?

(v) यदि सिस्टम स्थापित किया गया है, तो इसका अनुसरण करने का प्रतिशत क्या होगा और सिस्टम के विकास की दर क्या होगी?

2. प्रणालियों की सीमा को परिभाषित करना:

इसे "सिस्टम की रूपरेखा क्या है" के रूप में भी जाना जाता है। एक बार सीमाएं ज्ञात हो जाने के बाद सिस्टम को संचालित करना आसान हो जाता है। एक बार जब उद्देश्य निर्धारित हो जाते हैं तो सीमाएं या रूपरेखा डिजाइन करना आसान होता है और फिर सिस्टम के लिए एक ठोस आकार लेने के लिए सिद्धांतों और नीतियों के एक सेट को ढांचे में रखा जा सकता है।

3. डेटा का संग्रह:

डेटा एकत्र करने के लिए एक विधि का पालन किया जाना चाहिए। अप्रासंगिक, अपर्याप्त या व्यर्थ डेटा एकत्र किए जाने से सिस्टम बनाने या बनाने का उद्देश्य पूरा नहीं होगा। यहां केवल वे डेटा जो सिस्टम के लिए उपयोगी हैं, उन्हें इकट्ठा या एकत्र किया जाना चाहिए।

डेटा एकत्र करते समय निम्नलिखित बातों का ध्यान रखना होगा:

(i) डेटा का प्रकार एकत्र किया गया

(ii) वह स्रोत जहाँ से डेटा इकट्ठा किया जाता है

(iii) वह समय जब डेटा इकट्ठा किया जाता है

(iv) डेटा एकत्र करने में अपनाए जाने वाला दृष्टिकोण।

डेटा संग्रह के स्रोत:

1. संगठन नियमावली और चार्ट:

संगठन चार्ट और मैनुअल भी कुछ संक्षिप्त विवरण देते हैं। लेकिन जब उनका उपयोग संगठन के मैनुअल के साथ किया जाता है, तो वे इंगित करते हैं कि गतिविधियों को कैसे समूहीकृत किया जाता है, और प्रत्येक कदम पर क्या कार्रवाई की जानी चाहिए ताकि कार्य किए जा सकें। प्रदर्शन किए गए कार्यों की एक सूची तैयार करना बहुत आवश्यक होगा क्योंकि यह किए गए कार्यों की पहचान करता है, जहां से यह किया जाता है और क्या कोई दोहराव आदि।

2. सूचना प्रवाह और प्रणाली:

सूचना प्रणाली के संबंध में डेटा निकालने के लिए सभी प्रासंगिक फाइलों का उपयोग किया जाना चाहिए। वे काम के प्रदर्शन के तरीके को इंगित करते हैं - अतीत के साथ-साथ वर्तमान भी। इसके अलावा, वे विभिन्न प्रबंधकों की पसंद का संकेत देते हैं।

3. व्यापार मशीनें निर्माता:

व्यापार मशीन निर्माताओं में से कुछ सिस्टम डिजाइन में सहायता कर सकते हैं। यद्यपि यह औद्योगिक रूप से उन्नत देशों में एक आम बात है, फिर भी यह हमारे देश में असामान्य है, शायद कंप्यूटर, डुप्लिकेट और ज़ेरॉक्स मशीनों के अपवाद के साथ। वरिष्ठों, पर्यवेक्षकों और ऑपरेटिव कर्मचारियों से बात करने से मदद मिलती है।

प्रक्रिया में शामिल व्यक्ति सिस्टम को डिजाइन करने के उद्देश्य से सर्वश्रेष्ठ डेटा प्रस्तुत कर सकते हैं। वे कई अनुत्तरित प्रश्नों के उत्तर देने में सक्षम हैं। इस प्रकार पर्यवेक्षकों और कर्मचारियों का साक्षात्कार केवल डेटा संग्रह की प्रक्रिया की समाप्ति की ओर करना उचित होगा क्योंकि तब तक जिन प्रश्नों के उत्तर मांगे जाते हैं वे अच्छी तरह से ज्ञात होते हैं।

4. कार्य का अवलोकन करना:

कार्य का अवलोकन विश्वसनीय है और इसका उपयोग हमेशा किया जाना चाहिए। अन्य स्रोतों के माध्यम से पहले से एकत्र किए गए डेटा की विश्वसनीयता को इसकी मदद से जांचा जा सकता है। हालांकि, एक उचित अवलोकन के लिए पर्यवेक्षक की ओर से पर्याप्त प्रशिक्षण की आवश्यकता होती है।

5. लेखा डेटा का अध्ययन:

लेखांकन डेटा लागत और वित्तीय लेखांकन नियंत्रण और प्रणालियों और तरीकों से पता चलता है कि वे कैसे कार्य करते हैं। यह संभावना है कि, कुछ मामलों में, लेखांकन के अपूर्ण, आंशिक या अस्वीकृत प्रणाली संचालित होती है जो सिस्टम डिज़ाइन में कुछ समस्याओं को हल करने में मदद कर सकती है।

सिस्टम परिसर स्थापित करना:

सिस्टम डिज़ाइन के लिए पहले से ही बताए गए चरणों का आधार है कि सिस्टम परिसर की स्थापना किस आधार पर की जानी है। वर्तमान प्रक्रियाओं और प्रणाली के बारे में एकत्रित जानकारी पहले से किए गए कार्य की गुणवत्ता और मात्रा के बारे में तथ्य देती है। अब, एक प्रणाली तैयार की जानी चाहिए, जिसमें उन तथ्यों को ध्यान में रखना होगा जो सिस्टम के निर्माण के लिए भविष्य की संभावनाओं को ध्यान में रखना आवश्यक होगा।

दूसरे शब्दों में, सिस्टम में इनबिल्ट लचीलापन होना चाहिए। हालांकि, किसी प्रणाली का कोई भी हिस्सा समय की अवधि में समान नहीं रह सकता है, फिर भी, व्यावहारिक उद्देश्यों के लिए, हमें सिस्टम को डिजाइन करने के लिए कुछ स्थिर अवधारणा को अपनाना होगा। और, जैसे-जैसे समय के साथ स्थिति बदलती है, सिस्टम को बदला जा सकता है।

सिस्टम को लागू करना:

एक बार सिस्टम की योजना बना लेने के बाद, उन्हें सभी स्तरों पर कर्मचारियों से संवाद करना आवश्यक है। कई बार सिस्टम कार्य की मौजूदा पद्धति में बदलाव और मशीनीकरण को बढ़ाने का सुझाव देता है। इस प्रकार यह शिक्षित या कर्मचारियों को काम के नए तरीकों के बारे में प्रशिक्षित करने के लिए आवश्यक हो सकता है, या नई मशीनें खरीद सकता है और इन मशीनों को चलाने के लिए कर्मचारियों के प्रशिक्षण या भर्ती की व्यवस्था कर सकता है। जब तक सिस्टम एकीकरण नहीं होता है तब तक एक सिस्टम को ठीक से डिज़ाइन या कार्यान्वित नहीं किया जा सकता है।

कार्यालय प्रणाली के लाभ:

1. प्रबंधन की मुक्ति:

एकल लाभ अत्यंत महत्व का है। एक अच्छी प्रणाली बॉस को यह करने के लिए स्वतंत्र छोड़ देती है कि उसे केवल वही करना है जो वह योजना बना सकता है, वांछनीय कार्रवाई कर सकता है, उस कार्रवाई के परिणाम की जांच कर सकता है, प्रदर्शन का मूल्यांकन कर सकता है, संस्थान में सुधार कर सकता है, विश्वास के साथ प्रतिनिधि प्रदान कर सकता है कि वह सिस्टम का उपयोग सभी के बारे में करने के लिए करेगा जो काम उसके ध्यान की आवश्यकता नहीं है।

2. देरी और बोतल-गर्दन से बचाव:

अच्छी प्रणाली कार्यालय के सुचारू रूप से चलने को सुनिश्चित करती है और इस प्रकार सभी प्रकार की देरी और बोतल-गर्दन से बचा जाता है। काम आसानी से आगे बढ़ता है।

3. त्रुटि का उन्मूलन:

चूंकि एक प्रणाली सभी उचित विश्लेषण पर आधारित है, त्रुटि की संभावना कम या कम से कम हो जाती है। यह मशीन की दक्षता को और बढ़ाता है।

4. बेहतर गति:

कार्य का शीघ्र निराकरण संभव है क्योंकि एक प्रणाली नियोजित कार्य की पद्धति पर आधारित है न कि किसी व्यक्ति या प्रबंधक के केवल सनक और सनक पर।

5. कर्मचारियों को प्रशिक्षण:

कार्यालय प्रणाली कर्मचारियों के प्रशिक्षण को बेहतर बनाती है और इस प्रकार कार्यालय में कार्यकर्ता की दक्षता में सुधार होता है। कुछ अच्छी तरह से प्रशिक्षित श्रमिक अप्रशिक्षित श्रमिकों की सेना से बेहतर हैं।

6. बेहतर नियंत्रण:

सिस्टम काम का बेहतर नियंत्रण सुनिश्चित करता है और बदले में, धोखाधड़ी को खत्म करने में मदद करता है।

7. बेहतर समन्वय:

उचित समन्वय प्रणाली का एक प्रमुख उद्देश्य है। एक प्रणाली की शुरूआत के माध्यम से बेहतर समन्वय संभव है। इसके परिणामस्वरूप अधिक सामंजस्य और दक्षता होती है। बोतल-गर्दन हटा दी जाती है।

8. अर्थव्यवस्था:

एक अच्छी प्रणाली ओवरहेड व्यय और प्रत्यक्ष श्रम पर भी बचत करती है क्योंकि काम का तरीका उचित विश्लेषण पर आधारित होता है और उन्हें व्यापार के बदलते परिवेश को पूरा करने के लिए समय-समय पर बदला जाता है।

9. बेहतर फॉर्म डिजाइन और फॉर्म नियंत्रण:

एक अच्छी प्रणाली के रूप में एक बेहतर रूप डिजाइन और नियंत्रण का लक्ष्य है, कार्यालय की कार्य क्षमता बढ़ जाती है और अनावश्यक लैगार्ड समाप्त हो जाते हैं। यह उद्यम के सभी विभागों में अधिक दक्षता की ओर जाता है।

कार्यालय प्रणाली की सीमाएं:

कार्यालय प्रणाली पर हमारी चर्चा अधूरी रहेगी जब तक कि हम उन सीमाओं को ध्यान में नहीं रखते हैं जिनके तहत वे काम करते हैं। सिस्टम से अधिकतम लाभ प्राप्त करने के लिए, उनकी सीमाओं का अध्ययन करना आवश्यक हो सकता है।

इन्हें गर्मियों में लिया जाता है:

1. एकीकरण की सीमा:

सिस्टम को उद्देश्यों की प्रणाली को प्राप्त करने के लिए एकीकृत किया जाना चाहिए। सिस्टम एकीकरण एक दुर्जेय कार्य है और इस प्रकार विभिन्न विभागों में संचालित होने वाली प्रणाली पर एक सीमा लगाता है। संगठन में काम करने वाली अन्य प्रणालियों की मांग को ध्यान में रखते हुए कुछ प्रणालियों को संशोधित किया जाना चाहिए।

2. योजना की सीमा:

प्रणाली की योजना एक महान सीमा लगाती है। एक प्रणाली परिणामों का उत्पादन करने में विफल रहेगी जब तक कि उचित योजना इसकी स्थापना में नहीं जाती है।

3. लागत की सीमा:

सिस्टम के निर्माण और अपनाने पर निर्णय लेते समय लागत कारक महत्वपूर्ण कारकों में से एक है। एक प्रणाली का मूल्यांकन योजना स्तर पर किया जाना चाहिए ताकि इसकी दक्षता का मूल्यांकन किया जा सके ताकि यह ओवरहेड्स और प्रत्यक्ष श्रम लागत को बढ़ाने के बजाय कार्यालय में अर्थव्यवस्था के बारे में ला सके।

4. दोहराए जाने वाले उपयोग की सीमा:

यदि किसी प्रणाली का दोहराव और बार-बार उपयोग किया जाता है, तो यह महान माप में अपनी दक्षता खो देता है। यह कार्यालय पर एक महान संयम बन जाता है। वर्तमान जरूरतों के आधार पर सिस्टम में बदलाव समय-समय पर किया जाना चाहिए, जो संगठन पर एक बड़ा खर्च करता है।

5. सख्त पालन की सीमा:

हर समय सिस्टम का सख्त पालन एक सिस्टम को अनम्य और अविश्वसनीय बनाता है। इस प्रकार यह आवश्यक है कि एक प्रणाली प्रबंधक, पर्यवेक्षक और अधीनस्थों के विवेक और निर्णय के लिए कुछ छोड़ दे।