कार्यालय स्टेशनरी: अर्थ, प्रकार, खरीद और भंडारण | कार्यालय प्रबंधन

कार्यालय स्टेशनरी के अर्थ, प्रकार, खरीद, भंडारण और मुद्दे के बारे में जानने के लिए इस लेख को पढ़ें।

कार्यालय स्टेशनरी का अर्थ:

एक स्टेशनरी, बिल्कुल कार्यालय स्टेशनरी, कमोडिटी का एक समूह है, जिसका उपयोग आवश्यकता या विनिर्देश के अनुसार, कार्यालय की नौकरी को पूरा करने के लिए किया जाता है।

हर कार्यालय को फाइलिंग के रूप में और सूचना प्रौद्योगिकी के तरीके और विधि दोनों में कुछ रिकॉर्ड बनाए रखने होते हैं।

इन अभिलेखों को जो लंबे समय तक दायर करना होता है, उन्हें टाइप करना होता है और लंबी अवधि के लिए संरक्षित करना होता है। यह जन्म देता है, या इस प्रकार कार्यालय स्टेशनरी की आवश्यकता को जन्म देता है।

मोटे तौर पर ऑफिस स्टेशनरी को तीन श्रेणियों में विभाजित किया जा सकता है:

जैसा कि चार्ट से स्पष्ट है, आइटम, जिनमें से कुछ उदाहरण बताए गए हैं, को टिकाऊ उपभोग्य सामग्रियों और चिपकने वाली श्रेणी में वर्गीकृत किया गया है।

यहां एक संक्षिप्त अध्ययन और परिचय को टिकाऊ और उपभोग्य सामग्रियों के बीच अंतर करने की आवश्यकता है। पिन, क्लिप जैसे आइटम उपभोग्य हैं और कुछ ही समय में इन वस्तुओं का सेवन किया जाता है, हालांकि यह निश्चित नहीं है और ज्ञात है कि खरीदी गई क्लिप का पूरा पैकेट कब खाया जाएगा, और किस समय इसका सेवन किया जाएगा।

इसलिए जब तक इसका उपभोग नहीं किया जाता तब तक यह बना रहता है क्योंकि यह उपभोग योग्य श्रेणी में आता है। परिभाषा से विषय की समझ बहुत स्पष्ट हो जाएगी।

उपभोगता वे वस्तुएं हैं जिनका उपयोग कार्यालय द्वारा बहुत कम समय में बहुत जल्दी किया जाता है और जिनका पुन: उपयोग नहीं किया जा सकता है।

ड्यूरेबल्स वे आइटम हैं जो एक निरंतर उपयोग पाते हैं और जो बहुत लंबे समय तक अपने आकार, रूप और आकार में बने रहते हैं। इन वस्तुओं का फिर से उपयोग किया जा सकता है या ये अक्सर उपयोग की जाती हैं।

चिपकने वाले वे आइटम हैं जिनका उपयोग किसी चीज को चिपकाने, चिपकाने या ठीक करने के लिए किया जाता है। ये आइटम आम तौर पर रसायन होते हैं या किसी विशेष सतह पर इस्तेमाल किए जाने वाले रसायन से बने होते हैं, जो एक वस्तु को चिपका या ठीक करने या चिपकाने के लिए उपयोग किए जाते हैं।

इसलिए परिभाषाएँ और स्पष्टीकरण दिन के आधार पर कार्यालय में उपयोग की जाने वाली कार्यालय स्टेशनरी के प्रकारों के बारे में स्पष्ट करते हैं।

कार्यालय स्टेशनरी के प्रकार और प्रपत्र:

ऊपर उल्लिखित स्टेशनरी की तीन श्रेणियों पर चर्चा करने के बाद, आइए हम स्टेशनरी के प्रकार और स्टेशनरी के विभिन्न रूपों का अध्ययन करें।

उदाहरण के लिए आइए हम कागज लें। कागजात निम्न प्रकार के होते हैं:

1. ए 4

2. ए 3

3. बी 4

4. बी 3

ये निम्नलिखित चार प्रकार के कागजात हैं जो कभी-कभी और मुख्य रूप से किसी भी कार्यालय में उपयोग किए जाते हैं। ए 3 ए 3 से छोटा है और ए 3 कागज के ए 2 आकार से छोटा है; B4 B3 से छोटा है और B3 B2 से छोटा है।

A4 और A3 पेपर ज्यादातर भारत में स्थित और स्थित प्रत्येक कार्यालय द्वारा उपयोग किए जाते हैं। ये कागजात Gesteter (I) Ltd, JK Papers, Birla Papers आदि द्वारा निर्मित और सप्लाई किए जाते हैं।

इन पत्रों का उपयोग विशेष रूप से सरकारी विभागों द्वारा टाइपिंग आदि के लिए किया जाता है। ए 3 पेपर्स का उपयोग बड़े दस्तावेजों को टाइप करने के लिए किया जाता है, जो स्टेटमेंट चार्ट आदि हो सकते हैं।

A4 और A3 पेपर की तुलना में B3 और B4 पेपर लंबाई और चौड़ाई में थोड़े लंबे हैं। ये A3 और A4 पेपर की तुलना में अधिक मोटे और थोड़े अधिक सघन हैं। ये मूल रूप से जेरोक्स और नकल आदि के उद्देश्य से उपयोग किए जाते हैं।

स्टेंसिल:

स्टेंसिल दो प्रकार के होते हैं:

(ए) बैक कवर स्टेंसिल

(बी) सामने के कवर स्टेंसिल पेपर के बिना

बैक कवर स्टैंसिल में पीछे की तरफ कवर होता है। इसमें मुख्य कागज है, जिसमें कुछ आयाम सामने के पृष्ठ पर अंकित हैं, और बीच में एक कार्बन पेपर द्वारा समर्थित है। यदि किसी मामले को डुप्लिकेट किया जाना है तो टाइपिंग के लिए स्टैंसिल को टाइप-राइटर में डाला जाता है। टाइप करते समय, अगर शब्दों की कोई गलती हो गई है, तो उसे सुधार द्रव के साथ ठीक किया जा सकता है और वर्तनी या शब्दों को आसानी से सुधारा जा सकता है।

एक बार जब पूरे मामले को टाइप किया जाता है तो बैक कवर को फाड़ दिया जाता है और डुप्लिकेट प्रतियों को प्राप्त करने के लिए स्टैंसिल डाल दिया जाता है या डुप्लिकेट में डाल दिया जाता है, स्टैंसिल पेपर का दूसरा रूप बिना फ्रंट कवर स्टैंसिल है। इसमें फ्रंट कवर बिल्कुल नहीं होता है और कार्बन पेपर बैक कवर में चिपका होता है।

इसे डुप्लिकेट के मामले को स्कैन करने के लिए एक स्कैनिंग मशीन में डाला जाता है, ताकि डुप्लिकेट होने वाले मामले को कागज पर देखा जा सके। मामला स्कैन होने के बाद, कार्बन पेपर को डुप्लिकेटिंग मशीन में डाला जाता है, ताकि डुप्लिकेट करने वाले मामले हमारे हाथ में हों। यहाँ पीछे के कवर को डुप्लिकेट मशीनों में पेपर डालने से पहले फाड़ दिया जाता है।

कार्बन:

ये मूल रूप से एक कागज़ हैं जो एक तरफ काले या नीले रंग में और दूसरी तरफ एक सिल्वर स्क्रीन की परत बनाते हैं। कागज के सिल्वर स्क्रीन साइड को टाइपराइटर में डाला जाता है, टाइपराइटर के पात्रों का सामना करना पड़ता है, साथ ही पेपर जिसमें टाइप-राइटर की छाप या प्रिंट होने वाली बात प्राप्त होती है।

स्क्रीन पर टाइप-राइटर का चरित्र और कार्बन पर बनी छाप पेपर पर छपी होती है। भारत में कार्बन गेस्टस्टनर, जेके पेपर, कैमलिन (आई) लिमिटेड द्वारा निर्मित हैं।

erasers:

त्रुटियों को दो रूपों में प्राप्त किया जाता है:

1. सुधार के लिए तरल पदार्थ

2. वर्तनी या शब्दों को कवर करने के लिए व्हाइटनर।

तरल पदार्थ तरल पदार्थ होते हैं, जो रसायनों से बने होते हैं, जिन्हें स्टेंसिल पर छिड़काव किया जाता है, जबकि स्टैंसिल पर एक मामला टाइप होता है।

एक स्पेलिंग या गलती से टाइप किया गया शब्द, स्क्रीन की एक बहुत पतली परत बनाता है और परत सूक्ष्म है। यह एक साधारण आंख से नहीं देखा जा सकता है।

द्रव सूख जाने के बाद, शब्द पर प्रयुक्त स्क्रीन का गठन या गलत तरीके से टाइप की गई वर्तनी भी सूख जाती है। फिर सही शब्द टाइप किए जाते हैं जो स्क्रीन पर अंकित होते हैं। यह एक स्टेंसिल पेपर पर द्रव को सुधारने में मदद करता है।

व्हिटेनर्स को आमतौर पर "एराक्स" के रूप में जाना जाता है ये एक थिनर के साथ आते हैं, जिसका उपयोग व्हाइटनर को तरल करने के लिए किया जाता है, अगर यह हवा के संपर्क में आने पर जम जाता है।

व्हिटेनर्स गलत टाइप किए गए वर्णों पर फैले हुए हैं, या गलत तरीके से टाइप किए गए वर्तनी पर, और इसे सूखने की अनुमति है। एक बार सूख जाने पर, शब्द या वर्ण को सही ढंग से रखने के लिए टाइपराइटर में वही स्थान रीसेट किया जाता है।

टिकाऊ:

ड्यूरेबल्स में, स्टेपलर, पंचिंग मशीन, पेपर वेट आदि जैसी वस्तुओं को न तो किसी विवरण की आवश्यकता होती है और न ही किसी परिचय की।

ये वस्तुएं, यदि एक बार देखी जाती हैं, तो यह समझने के लिए पर्याप्त हैं कि वे क्या हैं और तंत्र क्या है।

इन वस्तुओं को बहुत लंबे समय तक संग्रहीत, उपयोग और रखरखाव किया जाता है, इसलिए इन्हें ड्यूरेबल्स के रूप में जाना जाता है।

चिपकने:

चिपकने वाला टेप, त्वरित-फिक्स आदि जैसी वस्तुएं हैं। ये भी रसायनों से बने होते हैं और इनका उपयोग कार्यालय में कुछ लिफाफे, पार्सल आदि को ठीक करने के लिए किया जाता है, जिन्हें कार्यालय से बाहर जाना होता है।

कार्यालय स्टेशनरी की खरीद:

स्टेशनरी की खरीद आमतौर पर दो तरीकों से की जाती है:

(1) केंद्रीकृत खरीद या

(2) विकेंद्रीकृत खरीद।

आइए समझते हैं कि पहले क्या है, खरीद की केंद्रीकृत प्रणाली:

अब मान लें कि कंपनी का मुख्य कार्यालय, TOMCO, मुंबई में स्थित है। यह मुंबई में स्थित मुख्य कार्यालय से स्टेशनरी खरीदता है, और यह इन कार्यालयों को जोनल कार्यालय के तहत सभी कार्यालयों, यानी आंचलिक कार्यालय और क्षेत्र कार्यालय को आपूर्ति करता है।

मुख्य कार्यालय द्वारा अकेले स्टेशनरी की खरीद की यह प्रणाली, इसके तहत पूरे कार्यालय के लिए, और इसके तहत विभिन्न कार्यालयों को स्टेशनरी की आपूर्ति को केंद्रीकृत खरीद के रूप में जाना जाता है।

खरीद की इस प्रणाली को स्टेशनरी आदि जैसी वस्तुओं की खरीद के लिए आजकल अनुकूल नहीं पाया जाता है, इसलिए मुख्य कार्यालय, जिसे हेड ऑफिस के रूप में भी जाना जाता है, जोनल ऑफिस और एरिया ऑफिस को जोनल ऑफिस के तहत खरीद करने के लिए निश्चित शक्ति देता है। स्थिर राशि, जब और जब आवश्यक हो, निश्चित राशि के तहत, जिसे हम "सीलिंग राशि" कहते हैं।

एक सीलिंग राशि हेड ऑफिस द्वारा तय की गई राशि है जो खरीदार को उस राशि के ऊपर कुछ भी नहीं खरीदने के लिए मजबूर करती है जो उस विशेष आइटम के लिए विशेष सिर पर खर्च करने के लिए तय की जाती है। खरीद की यह विधि, जहां कुछ कार्यालयों या कार्यालय उपयोग के लिए वस्तुओं को खरीदने के लिए उनके तहत कार्यालयों के लिए कुछ सीमाएं तय की जाती हैं, उन्हें खरीद की "विकेन्द्रीकृत" प्रणाली के रूप में जाना जाता है।

आम तौर पर, पूरे देश में, स्टेशनरी की खरीद प्रणाली की खरीद के द्वारा की जाती है।

कार्यालय स्टेशनरी की खरीद के प्रकार:

कार्यालय या संगठन में स्टेशनरी की खरीद निम्नलिखित तरीकों से की जाती है:

2. दर अनुबंध द्वारा खरीद

3. डीजीएसएंडडी सिस्टम द्वारा खरीद

4. निविदाओं द्वारा खरीद।

यह प्रतिनिधित्व किया जा सकता है:

हम विवरण में प्रत्येक विधि का वर्णन करेंगे:

1. स्थानीय खरीद:

इस प्रकार की खरीदारी स्थानीय क्षेत्र में की जाती है, यानी शहर, शहर या जिले में नगर पालिका निगम की सीमा के भीतर का क्षेत्र। ये नियमित रूप से या तुरंत तब होते हैं जब नियमित प्रकृति के किसी विशेष वस्तु की तत्काल आवश्यकता होती है।

कमोडिटी को खरीदने के लिए एक इंडेंट जुटाया जाता है और उस ऑफिस के सक्षम अधिकारी द्वारा अनुमोदन प्राप्त करने के बाद, सामग्री खरीदी जाती है। इस प्रकार की खरीद उन वस्तुओं के लिए उपयुक्त है जो नियमित प्रकृति की हैं और जहां लागत कम या न्यूनतम है।

2. दर अनुबंध:

सार्वजनिक क्षेत्र के उपक्रमों और सरकारी क्षेत्रों में इस प्रकार या इस प्रणाली को महत्व मिला है।

यहां, कोई भी संगठन समाचार पत्र पर प्रस्तुत करता है, या वे सीधे आपूर्तिकर्ताओं से संपर्क करते हैं, पीले पन्नों आदि से, उन वस्तुओं के बारे में जो खरीदे जाने की आवश्यकता होगी।

आपूर्तिकर्ताओं को उन वस्तुओं के लिए करों आदि की जानकारी के साथ अपनी स्वयं की दरों को उद्धृत करने के लिए कहा जाता है जो वे आपूर्ति कर सकते हैं।

रेट कॉन्ट्रैक्ट सिस्टम में, जिस सप्लायर को कॉन्ट्रैक्ट मिलता है, उसी रेट पर मटेरियल सप्लाई करना पड़ता है, 12 महीने में, रेट्स के रिवाइज होने, बदलने, एस्केलेट होने, हाई जाने आदि के बावजूद।

इसलिए, उद्धृत करने से पहले, आपूर्तिकर्ताओं को समय की अवधि में बाजार के पूरे रुझान को लेना चाहिए, और उन्हें अपनी कीमत के उद्धरण से पहले चक्रीय और व्यवसाय में परिवर्तन को ध्यान में रखना चाहिए। एक बार जब मूल्य उद्धृत किया जाता है, और आपूर्तिकर्ता एक फर्म के साथ दर अनुबंध में प्रवेश करता है, तो वह दरों में बदलाव नहीं कर सकता है।

इस प्रकार की खरीद उपयोगी है क्योंकि संगठन के पास किसी भी समय उन्हें कच्चे माल की आपूर्ति करने के लिए कुछ आपूर्तिकर्ता हैं।

3. डीजीएस और डी सिस्टम द्वारा खरीद:

केंद्र सरकार द्वारा 1961 में आपूर्ति और निपटान महानिदेशालय (DGS और D) प्रणाली की स्थापना की गई थी, ताकि पिन से लेकर वाहनों तक की वस्तुओं की कीमत तय की जा सके, ताकि सरकार सेक्टर्स को तय कीमतों के अनुसार सामग्री खरीदने में मदद कर सके। सरकार द्वारा, आपूर्तिकर्ताओं से।

इस मामले में, एक बिक्री कर घोषणा प्रपत्र (एसटीडीएफ) को खरीदार द्वारा आपूर्ति की जाती है या प्रदान की जाती है, जो बेचने वाले सप्लायर को खरीदता है। यह प्रणाली विक्रेता द्वारा केवल एक बिल या चालान उठाने पर कर कटौती या केवल 4% की कर कटौती को सक्षम बनाती है। यह प्रणाली खरीदार के लिए कर पर बहुत पैसा बचाती है।

डीजीएस और डी दरों में, आपूर्तिकर्ता एक वर्ष की अवधि के लिए आपूर्तिकर्ताओं पर बाध्यकारी होते हैं। एक वर्ष के बाद, यदि डीजीएस और डी द्वारा समान वस्तुओं को अपने अधीन ले लिया जाता है, तो विभिन्न व्यावसायिक कारकों को ध्यान में रखते हुए, एक नई दर तय की जाएगी।

4. निविदा द्वारा:

एक निविदा एक खरीदार द्वारा एक अधिसूचना है, या तो दैनिकों में, या संचार की विधि द्वारा, कुछ वस्तुओं को खरीदने की आवश्यकता के बारे में, खुले बाजार में आपूर्तिकर्ताओं से खरीदार द्वारा कुछ शर्तों, शर्तों और समय के तहत, के लिए खरीदार को कुछ वस्तुओं की आपूर्ति करने के लिए आपूर्तिकर्ता।

जो निविदा में भाग लेना चाहता है, उसे खरीदार द्वारा आवश्यक सभी दायित्वों को पूरा करना होगा। खरीदार को खरीदारों के सामने एक निर्दिष्ट तिथि पर टेंडर खोलना पड़ता है, और विभिन्न आपूर्तिकर्ताओं द्वारा उद्धृत मूल्य और अन्य जानकारी की घोषणा करनी होती है।

एक बार सामग्री की आपूर्ति होने के बाद, सामग्रियों की जाँच की जाती है, स्वीकृति से पहले खरीदार द्वारा निरीक्षण किया जाता है और खरीदारों द्वारा निर्धारित नियमों और शर्तों के अनुसार भुगतान जारी किया जाता है।

कार्यालय स्टेशनरी का भंडारण:

किसी भी कार्यालय के लिए स्टेशनरी आइटम अलमीरा में रखे और रखे जाते हैं। हर अलमीरा में डिब्बों के साथ-साथ एक लॉकर भी होता है। पंचिंग मशीन, स्टेपलर, पेपर वेट इत्यादि जैसी महत्वपूर्ण वस्तुएं जो महंगी हैं और जिनका बहुत लंबा उपयोग है, उन्हें अलमीरा के लॉकर में संग्रहीत किया जा सकता है। पेन, रिफिल आदि जैसी वस्तुओं को लॉकर में संग्रहित किया जाना चाहिए।

विभिन्न मदों जैसे पिन, क्लिप, पेपर आदि को अलग-अलग डिब्बों में रखा जा सकता है। स्टेशनरी प्रशासनिक विभाग में मुख्य प्रशासनिक प्रबंधक के नियंत्रण में होनी चाहिए, और इसे उक्त विभाग द्वारा जारी किया जाना चाहिए। लेखा परीक्षा के प्रयोजन के लिए कार्यालय में रसीद और स्टेशनरी वस्तुओं के मुद्दों का उचित रिकॉर्ड रखा जाना चाहिए।

कार्यालय स्टेशनरी के मुद्दे:

स्टेशनरी आइटम मूल रूप से दो अलग-अलग तरीकों से जारी किए जा सकते हैं:

अनुरोध विभाग में, विभागाध्यक्ष, विभाग में कार्यरत सभी कर्मचारियों को एक स्टेशनरी, संख्या, या इकाइयों की सूची प्रस्तुत करने के लिए एक परिपत्र जारी करता है, जिसकी आवश्यकता प्रत्येक कर्मचारी को होगी।

सभी कर्मचारियों द्वारा स्टेशनरी की आवश्यकता जारी करने वाले विभाग को भेज दी जाती है। प्रत्येक विभाग में एक विशेष कर्मचारी को विभागीय प्रमुख द्वारा स्थिरियों का प्रभार लेने और उसी के मुद्दे का रिकॉर्ड बनाए रखने की जिम्मेदारी दी जाती है।

दूसरी विधि आवश्यक है - व्यक्तिगत। इस पद्धति में, प्रत्येक कर्मचारी को स्टेशनरी वस्तुओं के विवरण को प्रस्तुत करने के लिए कहा जाता है जिसका उपयोग वे हर महीने करते हैं। सूची उन लोगों द्वारा एकत्र की जाती है जो स्टेशनरी जारी करते हैं और उनके द्वारा जारी किए गए स्टेशनरी के रिकॉर्ड को बनाए रखा जाता है।