कार्यालय रिकॉर्ड और पत्राचार

कार्यालय रिकॉर्ड और पत्राचार के बारे में जानने के लिए इस लेख को पढ़ें।

कार्यालय पत्राचार का अर्थ:

एक संगठन में होने वाला बहुत सा संवाद लेखन में होता है। इस प्रकार पत्राचार को 'संगठन के भीतर या किसी बाहरी व्यक्ति के साथ पारस्परिक हित के विषय पर लिखित रूप में संवाद' के रूप में परिभाषित किया गया है।

संगठन के भीतर पत्राचार कॉर्पोरेट नीतियों और व्यवहार के लिए निश्चितता का अर्थ देता है, संगठन और सदस्यों के बीच समझ को बढ़ावा देता है।

बाहरी व्यक्ति के साथ संगठन की छवि को बढ़ावा देता है, अपनी नीतियों को स्पष्ट करता है, अपनी कानूनी संस्थाओं को बरकरार रखता है और अपने कार्यों को चालू रखता है।

कार्यालय पत्राचार का उद्देश्य:

कार्यालय पत्राचार के कई कारण हो सकते हैं।

एक कार्यालय पत्राचार निम्नलिखित कारणों से हो सकता है:

1. कार्यालय कर्मियों को नोटिस देना।

2. व्यक्तिगत व्यक्ति को नोटिस देना।

3. पूरे विभाग या कार्यालय में व्यक्तिगत कर्मचारी के लिए एक आदेश देना।

4. विभाग को या विभाग में काम करने वाले किसी व्यक्ति को निर्देश देना।

कार्यालय परिसर के बाहर स्थित कार्यालय को एक निर्देश या सूचना देना। एक निर्देश को निष्पादित करने और सेवा करने के कई अन्य कारण हो सकते हैं जो कार्यालय पत्राचार का एक हिस्सा है, हालांकि, पत्राचार की प्रकृति उस स्थिति पर निर्भर करती है जो कार्यालय में उत्पन्न होती है जिसके लिए एक नोटिस दिया जाना है।

कार्यालय पत्राचार के सिद्धांत:

पत्राचार के कुछ सिद्धांत हैं जिनका पालन हर कार्यालय को करना पड़ता है। हर टॉम, डिक और हैरी द्वारा एक कार्यालय सूचना या कार्यालय आदेश जारी नहीं किया जा सकता है। मान लीजिए कि एक विभागीय प्रमुख अपने किसी कर्मचारी को चेतावनी पत्र जारी करना चाहता है। वह सिर्फ अपनी सनक और रिक्तियों पर समान जारी नहीं कर सकता।

उसे पहले कार्यालय नियमावली का उल्लेख करना होगा जिसमें यह स्पष्ट होगा कि क्या कार्यालय ने ऐसे पत्रों को जारी करने के लिए विभागीय प्रमुख को अधिकार दिया है।

यदि हाँ, तो वह प्रशासनिक नियमावली के ढांचे के तहत, पत्र जारी कर सकता है। यदि नहीं, तो उसे इस तरह के चेतावनी पत्र परोसने से पहले, इस स्थिति को समझाते हुए, संगठनात्मक प्रमुख को वापस लौटना होगा और इस तरह के आदेश को जारी करने के लिए उनकी अनुमति और अनुमति लेनी होगी। उसकी जानकारी के लिए उस पत्र की एक प्रति कार्यालय संगठन प्रमुख को भेज दी जानी चाहिए।

किसी भी आधिकारिक पत्राचार का सबसे बड़ा सिद्धांत यह है कि किसी को जारी किए गए आधिकारिक पत्र, सेवा या किसी को भेजा जाना चाहिए, जिसके पास एक वैध, पर्याप्त कारण होना चाहिए, जो एक दृढ़ संकल्प को पूरा करना चाहिए।

आधिकारिक पत्र का एक और सिद्धांत है, जब तक और जब तक जरूरत न हो, यह संक्षिप्त, विनम्र होना चाहिए, और इस तरीके से लिखा जाना चाहिए कि इसे पढ़ने वाले व्यक्ति को एक अनुकूल कार्रवाई करनी चाहिए। किसी भी स्तर पर आधिकारिक पत्र को कठोर या अपवित्र और कठोर नहीं लिखा जाना चाहिए। इसलिए यह पत्र के महत्व और इसे लिखने वाले व्यक्ति को अवमूल्यन करता है।

आधिकारिक पत्राचार का रखरखाव:

कार्यालय पत्राचार का रखरखाव या तो आधिकारिक पत्र प्राप्त करने और उन्हें उचित फ़ाइल में दाखिल करने, या कार्यालय से बाहर एक पत्र भेजने, या किसी अन्य विभाग को एक पत्र भेजने और फ़ाइल में इसकी प्रतिलिपि बनाए रखने के साथ शुरू होता है।

इस प्रकार यह सबसे अच्छा समझाया गया है:

आने वाले अक्षरों को आने वाले मेल के रूप में भी जाना जाता है और बाहरी अक्षरों को आउटगोइंग मेल के रूप में जाना जाता है। हम आवक मेल और आउटवर्ड मेल को संभालने की प्रक्रिया पर चर्चा करेंगे।

कार्यालय पत्राचार में आवक मेलों को संभालने की प्रक्रिया:

आवक मेल उस आधार बनाता है जिस पर संगठन काम करता है और मौजूद है। संगठन की अधिकांश दक्षता आवक मेल के उचित संचालन के माध्यम से परिलक्षित होती है।

सूचीबद्ध एक आवक मेल से निपटने की प्रक्रिया है:

1. मेल प्राप्त करना और एकत्रित करना:

एक साधारण 'डाक' या 'मेल' भारत में या हमारे देश के अधिकांश शहरों में दिन में एक या दो बार कूरियर द्वारा या एक पोस्ट-मैन द्वारा कार्यालय में लाया जाता है। एक बार में, प्राप्त पत्र की संख्या को गिना जाना चाहिए। एक कार्यालय, जैसा कि है, एक दिन में लगभग 25 से 30 पत्र प्राप्त करेंगे और एक बार में 10 से 12 पत्र हो सकते हैं।

प्राप्त करने के बाद ऐसे सभी पत्रों पर मुहर लगनी चाहिए। स्टाम्प का एक उचित उदाहरण दिखाया गया है:

यहां डाक टिकट कार्यालय का नाम दर्शाता है। यह कोलकाता में कार्यालय है। स्टैंप अन्य सूचनाओं को पत्र संख्या, प्राप्ति की तारीख और पत्र की दिशा को दर्शाता है, जिसे उसे सौंपना है। मान लीजिए कि यह 10 ^वें पत्र है जो कार्यालय को 10/10/10 पर प्राप्त हुआ है, तो आंकड़ा 10 और दिनांक 10/10 को उचित स्थान पर पोस्ट किया जाना चाहिए।

अंत में, यदि पत्र लेखा विभाग को चिह्नित किया जाता है, तो "खातों" को उचित स्थान पर लिखा जाना चाहिए। हालांकि, यह कदम मेल खोलने के बाद ही होगा।

2. मेल खोलना:

पत्र हाथ से या पत्र खोलने वाली मशीनों द्वारा खोले जा सकते हैं। कागज के चाकू की मदद से हाथ से पत्र खोलना एक बहुत बड़े संगठन में भी पत्र खोलने का सबसे आम तरीका है।

पत्र खोलने के बाद यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि क्या लिखे गए पत्र की सामग्री एक पृष्ठ में है, या एक पृष्ठ से अधिक है। यदि यह एक पृष्ठ से अधिक है, तो पूरे पृष्ठों को क्रमांकित किया जाना चाहिए।

पृष्ठों को क्रमांकित करने के बाद, पत्र की सामग्री को पढ़ा जाना चाहिए और पत्र के विषय पर अधिक महत्व दिया जाना चाहिए।

यह विषय है जो एक नज़र में, हमें पूरी सामग्री के बारे में बताता है।

अब यह यहाँ है कि 'पत्र को संदर्भित' स्टैम्प पर अंकित के रूप में फोरप्ले में आता है। एक बार पूरा पत्र पढ़ने के बाद, किसी को उस विभाग के बारे में पता चल जाएगा जहाँ पत्र को निर्देशित किया जाना है। यह प्रदान की गई जगह पर लिखा जाना चाहिए।

3. मेल की रिकॉर्डिंग:

अधिकांश संगठन सभी आवक मेल के लिए एक स्थायी रिकॉर्ड रखना पसंद करते हैं। इस उद्देश्य के लिए, "आवक मेल रजिस्टर", 'डाक प्राप्त रजिस्टर' या 'पत्र प्राप्त पुस्तक' को बनाए रखा जाता है। यह रजिस्टर प्राप्त पत्र के सभी विवरणों को रिकॉर्ड करता है। प्राप्त पत्र के रिकॉर्ड की जांच करने के लिए लगभग सभी कार्यालयों में ऐसा रजिस्टर होना बेहतर है और यह भी जांच लें कि क्या पत्र दाखिल करने के लिए वापस कर दिया गया है।

इनवर्ड मेल रजिस्टर कैसा होना चाहिए, इसका एक उदाहरण सबसे अच्छा है:

4. आवक मेल की छंटाई और वितरण:

एक बार पूरी स्टैम्पिंग और पूरी रिकॉर्डिंग खत्म हो जाने के बाद, अक्षरों को छांटना चाहिए। उदाहरण के लिए, खातों को निर्देशित किए जाने वाले सभी पत्रों को अलग किया जाना चाहिए और एक साथ समूहीकृत किया जाना चाहिए ताकि लेखा विभाग से संबंधित प्रत्येक पत्र को खातों में भेजा जाए।

इसी प्रकार प्रशासन को निर्देशित प्रत्येक पत्र प्रशासन विभाग को भेजा जा सकता है। इस प्रकार लेखा विभाग से संबंधित सभी पत्रों को खातों में भेजने की प्रक्रिया है। इसी प्रकार प्रशासन को निर्देशित प्रत्येक पत्र प्रशासन को भेजा जा सकता है।

एक श्रृंखला में सभी पत्रों को एक विभाग में रखने और कार्रवाई के लिए संबंधित विभाग को निर्देश देने की इस प्रक्रिया को "छँटाई" के रूप में जाना जाता है । एक बार पत्रों की छंटनी और रिकॉर्ड करने के बाद, पत्र संबंधित विभागों को प्राप्त करने के लिए भेजे जाते हैं। इस प्रक्रिया को वितरण के रूप में जाना जाता है।

5. ऊपर का पालन करें:

आने वाले पत्राचार के लिए कुशल जवाब संगठन की दक्षता का सूचकांक है और इसकी छवि को बेहतर बनाने के लिए। अधिकारियों और विभिन्न विभागीय प्रमुखों को यह देखना चाहिए कि दिनों के दौरान प्राप्त पत्रों को उसी दिन उपस्थित किया जाता है और उसी दिन उत्तर तैयार किए जाते हैं, और फिर इसकी डुप्लिकेट प्रतियां ठीक से दाखिल की जाती हैं।

मूल पत्रों को फ़ाइल नाम दिया जाना चाहिए और उन्हें ठीक से भेजा जाना चाहिए।

कार्यालय पत्राचार में आउटगोइंग या आउटवर्ड मेल:

प्रत्येक विभाग द्वारा, प्रत्येक संगठन द्वारा मेल भेजे जाते हैं।

मेल भेजने की एक प्रक्रिया है:

1. पत्र की संपूर्ण सामग्री पढ़ें जिसे बाहर भेजा जाना है।

2. उस फ़ाइल को बाहर निकालें जिसमें पत्र की दूसरी प्रति दर्ज की जाएगी। फाइल में फाइल नंबर होगा। यह फाइल नंबर पत्र को देना होगा।

3. आउटवर्ड रजिस्टर में देखें कि आखिरी अक्षर का सीरियल नंबर क्या है। अगला नंबर इस अक्षर का सीरियल नंबर होगा।

4. पत्र पर तिरस्कार की तारीख डालें। उसी तारीख को पत्र पर लगाना होगा।

5. आउट डैक रजिस्टर में पत्र की सभी प्रविष्टियाँ करने के बाद, पत्रों को डिस्पैच सेक्शन में भेजें। डिस्पैच सेक्शन स्टैम्प आदि को चिपकाएगा, लिफाफे पर पता लिखेगा और फिर उनके द्वारा रखे गए रजिस्टर में एक प्रविष्टि बनाते हुए पत्र पोस्ट करेगा। यह कार्यालय से एक पत्र भेजने का सबसे सरल और सबसे आसान तरीका है।

कार्यालय पत्राचार में फाइलिंग और फाइलिंग की विधि:

कार्यालय मेल दाखिल करने की विधि चाहे आवक या आउटगोइंग कार्यालय से कार्यालय तक भिन्न हो और दाखिल करने की प्रक्रिया भी भिन्न हो क्योंकि विभिन्न कार्यालयों में अलग-अलग मानक, प्रक्रियाएं होती हैं। ये दाखिल करने के लिए काम आती हैं।

निवर्तमान पत्र की रिकॉर्डिंग समाप्त होने के तुरंत बाद दाखिल करने की प्रक्रिया शुरू होती है। मान लीजिए कि एक पत्र कार्यालय में आया है जिसके लिए कोई उत्तर नहीं देना है, तो उस पत्र को पढ़ा, नोट किया गया और दायर किया गया। लेकिन अगर कोई आवक पत्र उत्तर मांगता है, तो आने वाले पत्र को निश्चित रूप से दाखिल करना होगा, लेकिन इसके पहले, उत्तर को प्रारूपित करना होगा।

उत्तर का मसौदा तैयार करने के बाद, नोट किया गया, कोडित किया गया और प्रेषण अनुभाग को भेज दिया गया, आगे की प्रक्रिया के लिए, पत्र दाखिल करना होगा।

कार्यालय के पत्राचार में दाखिल करने की प्रक्रियाएं हैं:

1. पहले आने वाले पत्र के माध्यम से जाना और ध्यान दें कि पत्र कहां से आया है, पत्र की सामग्री क्या है और पत्र क्या चाहता है। यदि पत्र उत्तर को वारंट नहीं करता है, तो पत्र को संबंधित फाइल में दर्ज करें।

2. मान लीजिए कि आने वाला पत्र वारंट का जवाब देता है तो पता लगाएं कि पत्र कहां से आया है।

यह पत्र से स्पष्ट होगा जब से आप जानेंगे कि यह कहां से आया है, पत्र की सामग्री, विषय वस्तु आदि पर ध्यान दें ... इससे आपको उस फाइल के बारे में एक विचार मिलेगा जिसमें पत्र दाखिल करना है, उस फाइल को पिक करना ।

3. तुरंत उत्तर के लिए एक प्रारूप तैयार करें। इसे सक्षम अधिकारी से अनुमोदित करवाएं। स्वीकृति मिलने के बाद पत्र को टाइप करें और सक्षम अधिकारी द्वारा उसका समर्थन प्राप्त करें।

4. एक बार पत्र का समर्थन करने के बाद, उसे एक उचित फ़ाइल नंबर, सीरियल नंबर और तारीख दें। एक बार जब यह किया जाता है तो इसे अनुमोदन के लिए प्रेषण क्लर्क को भेजें।

5. आवक पत्र और उत्तर पत्र को संबंधित फाइल में दर्ज करें और क्रमबद्ध रूप से दर्ज किए गए पृष्ठों को संख्या दें। यह दाखिल करने के बारे में एक संक्षिप्त और संक्षिप्त विधि है। हालाँकि, विभिन्न प्रकार की फ़ाइलों और फाइलिंग के बारे में समझाने का प्रयास किया जाता है, और किसी फ़ाइल को एक इंडेक्स या कोड संख्या देने की विधि।