कार्यालय: अर्थ, महत्व, एक कार्यालय और उसके सिद्धांतों का आयोजन

कार्यालय की प्रक्रिया से संबंधित कार्यालय और सिद्धांतों के अर्थ, महत्व के बारे में जानने के लिए इस लेख को पढ़ें।

कार्यालय का अर्थ:

किसी कार्यालय को परिभाषित करने के लिए कई परिभाषाएँ हैं। हालाँकि, सरल भाषा में, इसे 'एक जगह है जहाँ व्यापार किया जाता है' के रूप में वर्णित किया जा सकता है। हालांकि, यह एक अपर्याप्त परिभाषा है क्योंकि यह परिभाषा लिपिकीय नौकरी को ध्यान में नहीं रखती है जो कार्यालय गतिविधि का दिल है।

एक कार्यालय के अर्थ को आम बोलचाल में स्पष्ट रूप से समझा जाना चाहिए। जिस क्षण आप 'कार्यालय' को वर्तनी देते हैं, यह समझा जाता है कि व्यावसायिक गतिविधि, जवाबदेही और उसके कार्य, और लिपिकीय गतिविधियां अगल-बगल की कार्रवाई में जाती हैं।

इसलिए, इन सभी कार्यों को ध्यान में रखते हुए, कार्यालय की एक उचित परिभाषा तैयार की जा सकती है। एक कार्यालय को 'किसी भी स्थान पर जहाँ कागज पर जानकारी अभिसरण और व्यवसाय के वर्तमान और भविष्य के संचालन के लिए प्रलेखित, संरक्षित और उपयोग किया जाता है' के रूप में परिभाषित किया जा सकता है।

जानकारी उत्पादन, विपणन और व्यवसाय की अन्य गतिविधियों से संबंधित हो सकती है। आदेशों को प्राप्त करने और निष्पादित करने के उचित रिकॉर्ड, क्रय, भंडारण और खरीद के रिकॉर्ड, और भुगतान जो संगठन के कारण और संगठन द्वारा किए गए कुछ रिकॉर्ड हैं जो कार्यालय को बनाए रखना है।

एक कार्यालय का महत्व:

एक कार्यालय का महत्व इस तथ्य में निहित है कि यह न केवल अपने व्यवसाय के रखरखाव, इसके ब्रांड नाम, और बाजार में इसकी इक्विटी के लिए कार्य करता है, बल्कि इस तथ्य में कि इसे ज़िम्मेदार होना चाहिए, बहुत लंबे समय तक, बनाए रखने के लिए इसके कर्मचारी और उन्हें लंबे समय तक बनाए रखने के लिए, अनुचर आधार पर नहीं, बल्कि स्थायी आधार पर।

महत्व दो तथ्यों पर है। पहला कर्मचारियों की गैर-टर्नओवर दर है, या बहुत कम है, कर्मचारी के टर्नओवर की एक दशमलव दर है, जिसका उद्देश्य क्या होना चाहिए। दूसरा और अधिक महत्वपूर्ण तथ्य यह है कि व्यवसाय का कारोबार टर्नओवर और दिल की धड़कन एक साल के लिए और एक और साल सुस्त और कठोर होने के बजाय, हर साल निरंतर आधार पर लुढ़का होना चाहिए।

AMUL [ANAND MILK UNION LIMITED] का उदाहरण लें; गुजरात के आणंद में स्थित है। पिछले बीस वर्षों के बाद से, उनके शुद्ध लाभ पर उनके आंतरिक कारोबार में हर साल 4 प्रतिशत की दर से वृद्धि होती रही, परिणामस्वरूप, 1998 के अंत तक, उनका व्यवसाय रु। 156 करोड़। यह अमूल द्वारा कार्यालय व्यापार की मात्रा में निरंतर वृद्धि का एक शानदार उदाहरण है, और कार्यालयों का महत्व है।

पिछले 20 वर्षों में अधिक से अधिक, उन कर्मचारियों को छोड़कर, जिन्होंने सेवानिवृत्ति की आयु प्राप्त की, किसी भी कर्मचारी ने इस संगठन को नहीं छोड़ा, किसी भी कारण से नहीं। यह अपने कर्मचारियों को बनाए रखने में कार्यालय के महत्व के बारे में भी बोलता है।

कार्यालय का महत्व और सफलता निम्नलिखित कारकों पर निहित है:

(ए) योजना,

(ख) आयोजन,

(ग) निर्देशन,

(d) स्टाफिंग,

(ing) नियंत्रण और समन्वय,

(च) कार्यालय पत्राचार,

(छ) भर्ती,

(ज) बजट

हालांकि, प्रत्येक व्यावसायिक उद्यम के मामले में, हर घटना की योजना बनाई जानी चाहिए। प्लानिंग को अंजाम देना होगा। निष्पादन को दिशा, पर्यवेक्षण, नियंत्रण और समन्वय की आवश्यकता होती है। यदि इन तत्वों में से प्रत्येक को ठीक से सिंक्रनाइज़ किया जाता है, तो निर्धारित उद्देश्यों को पूरा किया जाता है और कार्यालय के महत्व को अपनी खुद की एक दिशा के साथ एक छवि मिलती है।

इस प्रकार यह कार्यालय का महत्व है। कुछ कारक हैं जिनके लिए एक कार्यालय को अपना हिस्सा और उचित महत्व मिलता है।

इनकी गणना इस प्रकार की जाती है:

1. सूचना केंद्र :

ऑफिस एक सूचना केंद्र या सभी सूचनाओं का एक डेटा बैंक है, जिस पर वह जो व्यवसाय करता है, वह किया जाता है। व्यवसाय के सभी वर्तमान और पिछले आंकड़े जो वह करता है कार्यालय में होना चाहिए। इस जानकारी के आधार पर, कार्यालय की योजना, पूर्वानुमान और उसके संचालन के क्षेत्र को नियंत्रित करती है।

2. कार्यालय संचार के एक चैनल के रूप में कार्य करता है:

यह स्पष्ट है कि किसी भी संचार के बिना, कार्यालय बस कार्य नहीं कर सकता है और यह अपने उद्देश्य की पूर्ति नहीं कर सकता है। हर संचार, विशेष रूप से लिखित संचार ऊपर से नीचे की ओर बहता है, और रिपोर्टिंग को नीचे से ऊपर की ओर बहना होता है। यदि संचार लगातार नहीं हो रहा है और रिपोर्ट उपलब्ध नहीं कराई जाती है, या निर्धारित समय के भीतर उच्च अधिकारियों को प्रस्तुत किया जाता है, तो कार्यालय गिर जाएगा।

3. सहयोग में सहायता:

कर्मचारी के बीच उचित तालमेल नहीं होने पर किसी भी कार्यालय के उद्देश्य पूरे नहीं होंगे। नियोक्ता-कर्मचारी संबंध और कर्मचारी-कर्मचारी संबंध अच्छा होना चाहिए, यदि एक प्रभावी समन्वय स्थापित किया जाना है।

एक प्रभावी समन्वय काम की भावना को बढ़ाता है, एकता को मजबूत करता है और संगठन में काम करने वाले प्रत्येक कर्मचारी के नैतिक को मजबूत करता है। इसके लिए, समन्वय को बढ़ावा देने के लिए आवश्यक जानकारी और शीर्ष स्तर से बैक-अप आवश्यक है।

4. सरकार और आम जनता के संबंध में महत्व:

आज, प्रत्येक व्यवसाय के अस्तित्व के लिए, सरकार द्वारा तैयार किए गए कुछ दिशानिर्देशों, नियमों और विनियमों का पालन करना पड़ता है। आज प्रत्येक व्यवसायिक इकाई को राजस्व सृजन के साथ-साथ सामाजिक संस्थान भी माना जाता है। हर कार्यालय में एक विंग है, और यह समाज और सरकार के बीच एक कड़ी है।

यह लोगों और सरकार के बीच एक कड़ी भी है। इसलिए एक कार्यालय को एक उचित ब्रांड छवि और एक कॉर्पोरेट छवि बनाने के लिए लोगों के दिमाग में एक उचित प्रकार की छवि बनानी होगी।

5. प्रबंधकीय नियंत्रण में सहायता:

नियंत्रण उप-निर्देश के प्रदर्शन की सुधारात्मक और मापने की तकनीक का एक संयोजन है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि किसी उद्यम का उद्देश्य पूरा हो गया है और पूरा हो गया है। नियंत्रण के लिए "मानक" स्थापित करने और फिर निर्धारित समय के भीतर और संसाधनों के भीतर मानकों को मापने की आवश्यकता होती है।

यह वास्तव में मापता है:

(i) क्या मानक निर्धारित किए गए हैं, और

(ii) यदि प्राप्त नहीं किया गया है, तो विचलन क्या था और विचलन का प्रतिशत कितना था। एक बार जब ये निर्धारित हो जाते हैं, तो नियंत्रण के विभिन्न साधन कार्यालय या उद्यम को सही रास्ते पर रखने के लिए तैयार होते हैं।

6. ग्राहकों से संबंध में महत्व:

किसी भी कार्यालय का वास्तविक महत्व उसके ग्राहक के साथ संबंध है। यह ग्राहक है जो व्यवसाय को कार्यालय में लाता है और इसलिए, एक ग्राहक राजा होता है। सरकारी कार्यालय को छोड़कर, राजस्व उत्पन्न करने के लिए प्रत्येक अन्य व्यवसाय संगठन अपने व्यवसाय के लिए अपने ग्राहक पर निर्भर करता है। इसलिए अपने ग्राहक के संबंध में कार्यालय का महत्व बहुत अधिक है - "ग्राहक", अब, "सम्राट" है।

इसे ध्यान में रखते हुए, ग्राहक द्वारा प्राप्त आदेश, उनकी पूछताछ और उनकी शिकायतों को कार्यालय द्वारा प्रत्यक्ष और व्यक्तिगत संपर्कों के माध्यम से ध्यान में रखा जाता है। अब एक दिन में, आधुनिक कार्यालय में एक बहुत ही महत्वपूर्ण व्यक्ति होता है - अतिथि उपस्थित अधिकारी [जीएओ] जो सभी ग्राहकों को उपस्थित करता है और उन्हें सीधे, व्यक्तिगत रूप से या फोन पर कंपनी, उसकी गतिविधियों और उसके व्यवसाय के बारे में सब कुछ बताता है।

7. शेयरधारक को महत्व:

हर कार्यालय एक तरफ शेयरधारक और दूसरी तरफ कंपनी के बीच एक महत्वपूर्ण लिंक परोसता है। शेयरों पर लाभांश, शेयरों के हस्तांतरण, कंपनी की बैठकों की सूचना जारी करने, और शेयरधारक को सभी प्रश्नों के बारे में जवाब देने का बहुत महत्व है और इन्हें उचित कार्यालय की स्थापना के बिना प्राप्त या प्राप्त नहीं किया जा सकता है। ।

8. श्रमिक का महत्व :

एक अच्छा कार्यबल बनाए रखने के लिए, एक अच्छा वातावरण, आधिकारिक राजनीति से मुक्त, पक्षपात से मुक्त और एक प्रभावी संबंध, कर्मचारी-नियोक्ता और नियोक्ता-कर्मचारी के रूप में; एक रिश्ते की जरूरत है।

समय पर वेतन का भुगतान, समय में मजदूरी का भुगतान, वेतन पत्रक की तैयारी, उपस्थिति का रखरखाव, श्रमिकों को अपने समय के दौरान छुट्टी का लाभ उठाने की अनुमति देना, कुछ महत्वपूर्ण कार्य हैं जिन्हें कार्यालय द्वारा निष्पादित किया जाना है। इसलिए ये कुछ बिंदु हैं जिन्हें हर कार्यालय में नोट किया जाना, अभ्यास करना और सामान्यीकृत करना है ताकि कार्यालय सुचारू रूप से और शानदार ढंग से कार्य करे।

एक कार्यालय का आयोजन:

आयोजन उद्यम के उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए कर्तव्यों और कार्यों की एक संरचना के निर्माण को संदर्भित करता है।

उर्विक ने संगठन को "गतिविधियों के रूप में परिभाषित किया है जो किसी भी उद्देश्य या योजना के लिए आवश्यक हैं और उन्हें उन समूहों में व्यवस्थित करना है जिन्हें व्यक्तियों को सौंपा जा सकता है"।

कार्यालय का आयोजन किया जाना है और कर्तव्यों और कार्यों को गतिविधि-प्राधिकरण संबंध निर्धारित करने के लिए परिभाषित किया जाना है ताकि कार्यालय सुचारू रूप से कार्य करे।

संगठन की संरचना में निम्नलिखित विशेषताएं होनी चाहिए:

1. यह योजनाओं और कार्यालय की विशेषता को चित्रित और प्रतिबिंबित करता है।

2. यह उद्यम प्रबंधन के लिए उपलब्ध अधिकार को दर्शाता है।

3. इसे अपने पर्यावरण को प्रतिबिंबित करना चाहिए।

4. यह प्रशिक्षित कर्मियों के साथ काम किया जाना चाहिए।

कार्यालय सहित उद्यम के प्रत्येक विभाग में संगठन की प्रक्रिया को लागू किया जाना है। कुछ निश्चित चरण हैं जो कार्यालय को लेने हैं, या एक को ध्यान रखना है, अगर किसी को संगठन की संरचना करनी है।

प्रक्रिया में जो चरण शामिल हैं:

1. उद्यम उद्देश्यों की स्थापना।

2. डेरिवेटिव, वस्तुओं, योजनाओं और नीतियों का गठन।

3. इन लक्ष्यों, योजनाओं और नीतियों को पूरा करने के लिए आवश्यक गतिविधियों का निर्धारण।

4. इन गतिविधियों को मानव और उपलब्ध संसाधनों के प्रकाश में और उन्हें उपयोग करने का सबसे अच्छा तरीका है।

5. इन गतिविधियों को समूहीकृत करना और प्रत्येक समूह के संबंधित प्रमुखों को उन्हें सौंपना जो गतिविधि करने के लिए आवश्यक प्राधिकरण के साथ हैं।

6. अधिकार संबंध और सूचना प्रणाली के माध्यम से इन समूहों को एक साथ लंबवत और क्षैतिज रूप से बांधना।

ये सिद्धांत निम्नानुसार हैं:

1. उद्देश्यों की एकता के सिद्धांत:

कार्यालय सहित संगठन का प्रत्येक भाग उद्यम के उद्देश्यों की प्राप्ति के लिए कार्य कर रहा है।

2. दक्षता के सिद्धांत :

दक्षता एक बुनियादी सिद्धांत है। उद्देश्य संगठन के साथ-साथ समाज के लिए न्यूनतम लागत पर प्राप्त किया जाना चाहिए।