कार्यालय प्रबंधन: योजना, प्रबंधकों की भूमिका और मानव संसाधन एचआर कर्तव्य
कार्यालय योजना:
कार्यालय कार्यकर्ता के प्रत्येक स्तर पर काफी अलग तरह की जिम्मेदारी होती है। मूलभूत अंतर उस डिग्री में निहित है जिसमें यांत्रिक दिनचर्या कर्मचारी के काम में एक भूमिका निभाती है; पूर्वानुमानित कार्य एक क्लर्क के दिन का एक बड़ा हिस्सा बनाते हैं, लेकिन एक प्रभागीय निदेशक के जीवन में बहुत छोटा हिस्सा होता है।
एक 'एकीकृत कार्यालय' की कल्पना करने से यह गलतफहमी पैदा हो सकती है कि समान इलेक्ट्रॉनिक उपकरण दोनों स्तरों पर बेहतर उत्पादकता की आवश्यकता का उत्तर प्रदान करते हैं। वे नहीं कर सकते हैं, टाइपिस्ट से अधिक कोई भी उसी माइक्रो कंप्यूटर का उपयोग करके वर्ड प्रोसेसिंग पर स्विच कर सकता है जिसने खातों में उसके सहयोगी के काम को बदल दिया है।
प्रबंधक के लिए, प्रभावशीलता मुद्दा है; क्लर्क, सचिव और सहायक कर्मियों के लिए, यह दक्षता है। प्रबंधकों, द्वारा और बड़े, को लाभकारी निर्णय लेने के लिए भुगतान किया जाता है और यह सुनिश्चित करने के लिए कि ये उनके अधीनस्थों द्वारा ठीक से किए जाते हैं, इस प्रक्रिया में क्या होता है? पहला, सूचनाओं का जमावड़ा।
मौखिक संपर्क आज की व्यावसायिक दुनिया में पसंदीदा तरीका है, और इसमें कोई संदेह नहीं है कि बातचीत तथ्यों को प्राप्त करने और प्रसारित करने के लिए सबसे सुविधाजनक माध्यम बनी रहेगी। दस्तावेज़ इस प्रक्रिया को रेखांकित करते हैं, और, मानव मेमोरी की सीमित क्षमता और असीमित असीमितता को देखते हुए, यह आश्चर्यजनक नहीं है कि प्रबंधक आमतौर पर अस्थायी या स्थायी भंडारण के किसी न किसी रूप में जानकारी देते हैं।
प्रबंधक के कार्य के दूसरे भाग में विश्लेषण, कल्पना और अनुमान शामिल हैं; निर्णय लेने के लिए उन्होंने जो जानकारी हासिल की है, उसका उपयोग करते हुए। यह अन्य लोगों के साथ डेटा के कम आदान-प्रदान को मजबूर करता है, लेकिन प्रबंधक की प्रभावशीलता उसकी विचार प्रक्रिया से तालमेल रखने के लिए सूचना को जल्दी से एक्सेस करने की उसकी क्षमता पर टिका होता है। विश्लेषण की गुणवत्ता खराब संगठित या धीमी गति से भंडारण और पुनर्प्राप्ति प्रणाली द्वारा ख़राब हो जाएगी, और उसके काम को और अधिक कठिन बना दिया जाएगा यदि उसे कच्चे, अनएडेड डेटा पर निर्भर रहना पड़ता है; तेजी से काम करने के लिए उन्हें मुख्य तथ्यों के अनुक्रमित सारांश की आवश्यकता होती है, और उन्हें बिना देर किए उन पर हाथ रखना चाहिए।
एक बार निर्णय लेने के बाद अन्य लोगों को इसके बारे में जानने की आवश्यकता होती है। प्रबंधक अपने विचार-विमर्श के परिणामों के दोनों वरिष्ठों और अधीनस्थों को सूचित करने के लिए संचार प्रणालियों का उपयोग करता है, और उस सटीकता पर एक स्थायी जांच रखने के लिए जिसके साथ उसके निर्देश किए जा रहे हैं। उनकी प्रभावशीलता फिर से संचार की उनकी मीडिया की गति और विश्वसनीयता पर निर्भर है; 100 फीसदी संचार सेवा के साथ, प्रबंधकीय प्रभावशीलता पर एकमात्र सीमा उनकी व्यक्तिगत क्षमता होगी।
काफी हद तक, अधिकांश यूरोपीय संगठन सहायक कर्मचारियों के लिए कार्यालय स्वचालन में निवेश करने के लिए फिर से तैयार हैं, जहां उत्पादकता में वृद्धि प्रबंधन के लिए इलेक्ट्रॉनिक उपकरण प्रदान करने की तुलना में प्रति पूंजी वित्तीय लाभ अपेक्षाकृत कम उत्पन्न करती है, जहां उत्पादकता में सुधार की उम्मीद की जा सकती है या बनाने के लिए। संगठन के लिए काफी राशि बचाएं।
यह प्रबंधकीय आउटपुट को मापने की कठिनाई के कारण हो सकता है, या यह इस तथ्य से उपजा हो सकता है कि इलेक्ट्रॉनिक प्रबंधन सहायक एक लिपिक टर्मिनल, या शब्द-प्रसंस्करण प्रणाली की तुलना में अधिक बड़े संदर्भ में काम करते हैं। कारण जो भी हो, संकेत मौजूद हैं कि यह वरीयता नाटकीय रूप से बदलने वाली है।
कार्यकारी कार्य-स्टेशनों का आगमन, एक अंतर्राष्ट्रीय संचार अवसंरचना का निर्माण और निर्माताओं को आम डिज़ाइन विनिर्देशों को अपनाने के लिए प्रोत्साहित करने में अंतर्राष्ट्रीय मानकों के संगठनों की सफलता, सभी हेराल्ड कंपनियों के लिए अवसर का एक नया क्षेत्र गंभीरता से मध्य और ऊपरी के लिए इलेक्ट्रॉनिक समर्थन उपकरण की योजना बना रहा है। प्रबंधन कर्मचारी।
एक्जीक्यूटिव वर्क-स्टेशनों की लागत, लिपिक प्रणालियों की व्यापक स्वीकृति के लिए धन्यवाद, जो उनके अग्रदूत थे, अब उचित सीमा के भीतर हैं। अब जब निर्माता इन उत्पादों के लिए कुछ आकार के बाजार की परिकल्पना कर सकते हैं, तो वे बदले में प्रबंधकीय स्तर की विशेष जरूरतों के लिए हार्डवेयर और सॉफ्टवेयर निवेश को दर्जी डेस्कटॉप सिस्टम के लिए उचित ठहरा सकते हैं।
शायद सबसे महत्वपूर्ण, प्रबंधकीय श्रम को अब एक अत्यधिक महंगे संसाधन के रूप में मान्यता प्राप्त है, और किसी भी कदम को उठाने के लिए नियोक्ताओं के बीच प्रोत्साहन मौजूद है जो प्रबंधकों को अधिक या बेहतर काम करने के लिए सक्षम करने का एक उचित वादा प्रदान करता है, लिपिक स्तर पर दक्षता लाभ का उदाहरण, हालांकि वास्तव में तुलनीय नहीं है, योजनाकारों को प्रबंधकीय कार्यों के लिए बेहतर उत्पादकता की समान अपेक्षा को लागू करने के लिए प्रोत्साहित किया है।
प्लानर्स प्रबंधन उत्पादकता में गुणात्मक प्रगति का आकलन करने के नए तरीके विकसित कर रहे हैं, हालांकि अनिवार्य रूप से ऐसे वातावरण में कोई सरल जवाब नहीं है जहां दिनचर्या उल्लेखनीय रूप से अनुपस्थित है। कार्यालय या विभाग स्तर पर एकीकरण का असली दुश्मन उपकरणों की असंगति है।
अब तक, कुछ निर्माता या तो यह सुनिश्चित करने में सक्षम हैं या सुनिश्चित करने में सक्षम हैं कि उनके सिस्टम एक ही उपयोगकर्ता संगठन में पाए जाने की संभावना के साथ अन्य प्रणालियों के साथ आसानी से संवाद कर सकते हैं: अनिच्छुक, क्योंकि किसी एकल निर्माता के उत्पादों के लिए पूरी तरह से समर्पित उपयोगकर्ता की अवधारणा बहुत अधिक लग रही है। आकर्षक; और असमर्थ, क्योंकि, हाल ही में, गोद लेने का औचित्य साबित करने के लिए आवश्यक मानक विनिर्देश भी अनंतिम थे।
हालाँकि, महत्वपूर्ण कदम उठाए गए हैं, और एक प्रमुख निर्माता के लिए आज एक नया उत्पाद पेश करना असामान्य है जो आमतौर पर स्वीकार किए गए नियामक या वास्तविक मानकों का पालन करने में विफल रहता है। हालांकि हम अभी भी सभी स्तरों पर सच्ची संगतता के लक्ष्य से काफी दूरी पर हैं, उपयोगकर्ता को अब यह चिंता करने की आवश्यकता नहीं है कि एक प्रमुख आपूर्तिकर्ता के उत्पादों को अगले वर्ष लॉन्च किए गए उपकरणों द्वारा अमान्य कर दिया जाएगा; निर्माताओं ने माना है कि संगतता और प्रवासन पथ सुनिश्चित करना उनकी अपनी जिम्मेदारी है। 'ओपन आर्किटेक्चर' का स्थानीय क्षेत्र और विस्तृत परिचय इस आशय का प्रमाण प्रदान करता है।
कार्यालय स्वचालन के प्रति हमारी प्रगति को धीमा करने के लिए संचालित कारकों को ध्यान में रखना उपयोगी है। इनमें से कुछ तकनीकी हैं, अन्य समाजशास्त्रीय हैं। प्लानर्स अपने कार्यक्रमों को अनजाने में बाद के दिनों में तोड़फोड़ कर सकते हैं, जबकि इलेक्ट्रॉनिक सिस्टम के प्रबंधकीय या लिपिक उपयोगकर्ताओं को पूर्व के लिए थोड़ी सहानुभूति दिखाने की उम्मीद की जा सकती है। किसी भी तरह का व्यवहार परिवर्तन प्राकृतिक मानव प्रतिरोध द्वारा सीमित गति है। लोग सहज रूप से रूढ़िवादी हैं, और व्यवहार के आरामदायक और परिचित पैटर्न को बदलने के लिए या तो प्रतिरोध या नाराज होने के लिए बाध्य हैं। अवलोकन दो कारकों का संकेत देते हैं।
पहला आवश्यक कारक, जो प्रबंधकीय और लिपिकीय कर्मचारियों दोनों पर लागू होता है, को महत्वपूर्ण द्रव्यमान के साथ करना पड़ता है। एक बार संतृप्ति के एक निश्चित स्तर तक पहुंचने के बाद इलेक्ट्रॉनिक प्रणालियों की शुरूआत का प्रतिरोध अचानक और चमत्कारिक रूप से दूर हो जाता है।
दूसरी बात, प्रबंधक और क्लर्क दोनों ही अपनी-अपनी प्रणाली के लिए एक बार यह देख सकते हैं कि कब्ज़ा किसी सहकर्मी को किसी प्रकार का लाभ देता है। उदाहरण के लिए, एक ब्रांड प्रबंधक ऐसी स्थिति को सहन करने में असमर्थ होगा जहां उसका कोई साथी अपने डेस्कटॉप टर्मिनल से तत्काल बाजार प्रदर्शन डेटा प्राप्त कर सकता है, भले ही उसने हमेशा कसम खाई हो कि वह कभी भी अपने आप को कीबोर्ड का उपयोग करने के लिए मजबूर नहीं होने देगा; जैसे ही यह अपार्टमेंट है कि एक VDU या कार्य केंद्र के कब्जे में है, शक्ति, प्रतिरोध पिघला देता है। इसी तरह से, वर्ड प्रोसेसर के लिए एंटीपैथी पर काबू पाने का सबसे अच्छा तरीका उन्हें शुरू करने के लिए कुछ चुने हुए टाइपिस्टों को देना है; बहुत जल्द, शेष तब तक उत्परिवर्तित होंगे जब तक कि वे भी, समकक्ष से सुसज्जित न हों।
मनोवैज्ञानिक एक तरफ, यह अत्यधिक अनुशंसा की जाती है कि इलेक्ट्रॉनिक कार्यालय प्रणालियों के आगमन के लिए कर्मचारियों की तैयारी के लिए देखभाल और प्रयास का एक बड़ा हिस्सा समर्पित है। चूंकि यह संभवतः सबसे नाटकीय एकल परिवर्तन है जो कभी भी उनके कार्यालय के जीवन में घटित होगा, यह उन्हें अकेले ही सामना करने देने के लिए चरम में उल्टा है, फिर भी कंपनियां अभी भी, इस दिन तक, सूक्ष्म-प्रणाली, नए टेलीफोन सिस्टम और शब्द पेश करती हैं। तथ्य को पहले से बताए बिना प्रतिष्ठानों को स्थापित करना।
परिणाम स्पष्ट है। अधिक प्रबुद्ध संगठन सभी स्तरों पर व्याख्यात्मक और प्रशिक्षण सत्र स्थापित करके लाभांश जीतते हैं; एक इशारे के रूप में, इस चिंता की डिग्री की सराहना की जाती है और फिर से खोज की जाती है, जबकि ऑटोमेशन को पेश करने के कारणों की एक बुनियादी व्याख्या ने विरोध को शांत करने की दिशा में एक लंबा रास्ता तय किया है।
फिलिप्स बिज़नेस सिस्टम्स द्वारा 1983 के मध्य में किए गए सर्वेक्षण के आश्चर्यजनक परिणाम इस बिंदु पर ध्यान देना प्रासंगिक हो सकते हैं। ब्रिटेन की सबसे बड़ी 1, 000 कंपनियों में दो सौ निदेशकों और अधिकारियों से कार्यालय स्वचालन पर उनके विचारों के बारे में पूछताछ की गई थी।
विश्लेषकों को यह जानकर आश्चर्य हुआ कि इंटरव्यू देने वाले शीर्ष प्रबंधकों में से 49 प्रतिशत पहले से ही कंप्यूटर आधारित कार्यालय प्रणाली का उपयोग कर रहे थे। आधे शेष अपने स्वयं के कार्यालयों में एक व्यक्तिगत निर्णय-समर्थन प्रणाली की स्थापना के लिए तत्पर थे। इस स्तर पर, कम से कम, जो भी सांस्कृतिक प्रतिरोध कार्यालय स्वचालन प्रणाली का सामना करना पड़ा है, ऐसा लगता है, वस्तुतः गायब हो गया है।
व्यक्तिपरक मानवीय कारकों के अलावा, तकनीकी विचार पूरी तरह से स्वचालित कार्यालय-सूचना पर्यावरण के आगमन को भ्रमित करने और देरी करने में एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं। प्रौद्योगिकी लागत में कमी का श्रेय लेती है, जो बाजार को इतनी जल्दी खोलने के लिए जिम्मेदार हैं, लेकिन प्रौद्योगिकी इतने व्यापक मोर्चे पर आगे बढ़ रही है कि अनिश्चितता का एक तत्व सबसे योजनाकारों के अनुमानों में प्रवेश करता है जब सिस्टम विकल्पों के पीतल के ढेरों पर विचार किया जाता है ।
उदाहरण के लिए, कोई भी इलेक्ट्रॉनिक मेलिंग, संदेश और फाइलिंग सिस्टम कभी भी इस तथ्य को ध्यान में रखे बिना पेपर-आधारित तरीकों को सही रूप से चुनौती नहीं दे सकता है कि संवाददाताओं से छोटे या बहुत पारंपरिक रूप से इलेक्ट्रॉनिक को अपनाने के लिए एक संगठन में हमेशा कागज के दस्तावेजों की आमद होगी। वैकल्पिक।
इसलिए सिस्टम को डॉक्यूमेंट इनपुट के साथ-साथ WP, टेलेटेक्स या कंप्यूटर आउटपुट से सीधे डिजिटल इनपुट से लैस होना चाहिए। डिजिटल ऑप्टिकल रिकॉर्डिंग, उच्च-रिज़ॉल्यूशन स्क्रीन का उपयोग करते हुए, इस क्षमता को प्रदान करने का सबसे प्रभावी तरीका दर्शाता है; अभी तक क्योंकि प्रौद्योगिकी अपेक्षाकृत नई है, और एक समाधान प्रदान करता है जिसे उन्नत रूप में देखा जाता है क्योंकि यह बहुत व्यापक है, वर्तमान में डीओआर की लागत अधिक है। यह एक उत्कृष्ट उदाहरण है, एक ऐसी तकनीक जो विश्व के प्रमुख संगठनों द्वारा अग्रणी होने तक सार्वभौमिक रूप से उपलब्ध नहीं होगी।
समान रूप से नियोजक के लिए पारेषण प्रसारण मीडिया का सवाल है; वह वर्तमान में विभिन्न प्रकार के विभिन्न विकल्पों के साथ सामना कर रहा है जब वह स्पष्ट रूप से चाहता है कि वह अपनी कंपनी के अंदर एक ऐसे माध्यम का मानकीकरण करे जो दुनिया भर में PTT और उनके ग्राहकों द्वारा अपनाया जाएगा।
इस समस्या को हल करने के उद्देश्य से हाल ही में कई बड़े पैमाने पर संचार प्रबंधन प्रणाली शुरू की गई हैं, लेकिन नियोजक के पास दूरसंचार अधिकारियों के खिलाफ एक वैध शिकायत है, जिनके गैर-सहयोग से उन्हें इस तरह के खर्च के लिए रखा गया है। यहां तक कि जब अंतरराष्ट्रीय रूप से संगत सेवाओं की घोषणा की जाती है, तो उनके प्रस्तावित उद्घाटन की अविश्वसनीयता अब कुख्यात है।
शायद सबसे उपयोगी सलाह जो हम ऑफिस ऑटोमेशन प्लानर को दे सकते हैं, वह यह है कि उसे जल्द से जल्द शुरू करने के लिए कर्मचारियों को प्रोत्साहित करना चाहिए। यदि हम जिस समस्या पर चर्चा करते हैं, वे सभी समस्याएँ समाप्त हो जाती हैं यदि कार्यालय इलेक्ट्रॉनिक्स की वास्तविकता का परिचय भविष्य में छँटाई जादू के क्षण तक प्रतीक्षा करने के लिए छोड़ दिया जाता है, जब पूरा मुद्दा स्वयं स्पष्ट हो जाता है। यह नहीं होगा; आज आने वाली परेशानी के विकल्प कल दूसरों द्वारा प्रतिस्थापित किए जाएंगे; इस बीच साहसिक कंपनियाँ जो बदलाव के पूर्वानुमान और अप्रत्याशित दोनों प्रभावों को दूर करने के लिए तैयार हैं, उनके दृढ़ संकल्प के पुरस्कारों को पुनः प्राप्त करेंगी।
लिपिक स्तर पर, कोई सवाल नहीं है कि स्थानीय डेटा प्रसंस्करण, दूरस्थ डेटाबेस पहुंच के साथ या उसके बिना, एक महत्वपूर्ण कारक द्वारा कर्मचारी उत्पादकता को गुणा करता है। वर्ड प्रोसेसिंग से सचिवीय और टाइपिंग स्टाफ को आउटपुट की मात्रा और उनके काम की गुणवत्ता दोनों में सुधार करने में सक्षम बनाता है। प्रबंधकीय स्तर पर, एक परिष्कृत आवाज संचार प्रणाली यकीनन प्रभावशीलता बढ़ाने के लिए सबसे शक्तिशाली योगदानकर्ता है, जबकि डेस्कटॉप डिस्प्ले यूनिट के माध्यम से केंद्रीय या विभागीय आंकड़ों तक व्यक्तिगत पहुंच प्रबंधक को जिम्मेदारी के क्षेत्र के बारे में तथ्यों के साथ दिन-संपर्क बनाए रखने में सक्षम बनाता है। ।
इनकमिंग और आउटगोइंग पत्राचार का संचालन एक कार्यालय कार्य है, जो इसकी पारंपरिक आड़ में लिपिकीय दक्षता और प्रबंधकीय प्रभावशीलता दोनों को दबाता है; फाइलिंग, फ़ाइल रखरखाव और फ़ाइल पूछताछ के कार्यों को संभालने के लिए एक इलेक्ट्रॉनिक सूचना-भंडारण और पुनर्प्राप्ति प्रणाली की स्थापना एक बार में दोनों स्तरों पर आगे एक क्वांटम छलांग की संभावना प्रदान करती है।
तीन-कार्यालय स्तर के प्रतिष्ठानों में से प्रत्येक के लिए प्रणाली का विकल्प विभिन्न कारकों द्वारा नियंत्रित किया जाएगा, जिनमें से व्यक्तिगत वरीयता किसी भी तरह से कम से कम महत्वपूर्ण नहीं है, हालांकि पूर्ण प्रणाली एकीकरण का अंतिम उद्देश्य अभी भी किसी तरह दूर है, पथ कर सकते हैं आज उन उपकरणों को चुनकर बेहद सहजता से पेश आएं, जो प्रकाशित और वास्तविक अंतरराष्ट्रीय मानकों का पालन करते हैं, और उन निर्माताओं के लिए आपूर्तिकर्ता संबंधों को सीमित करके, जो खुले सिस्टम आर्किटेक्चर के सिद्धांत के लिए प्रतिबद्ध हैं।
कार्यालय प्रबंधक की भूमिका:
कार्यालय प्रबंधक के महत्व को एक शब्द में अभिव्यक्त किया जा सकता है: दक्षता। एक कार्यालय प्रबंधक आपको कई समय लेने वाली जिम्मेदारियों से मुक्त करेगा, जिससे आपको और आपकी कंपनी के सभी लोगों को व्यवसाय चलाने के मूल सिद्धांतों पर ध्यान केंद्रित करने में मदद मिलेगी या बस अपना काम पूरा हो जाएगा।
एक कार्यालय प्रबंधक के कर्तव्यों का कार्यालय से कार्यालय में भिन्न होता है। अपने दफ्तर के प्रबंधक को संभाल कर रखें जो कुछ भी है उसे आपकी कंपनी को कुशलता से चलाने के लिए किया जाना चाहिए। कुछ फर्मों में, कार्यालय प्रबंधक एक सचिव या रिसेप्शनिस्ट हो सकता है। दूसरों में, कार्यालय प्रबंधक अधिक जिम्मेदारियां ले सकता है - एक मुनीम या प्रौद्योगिकी मुसीबत-शूटर के रूप में कार्य करना।
नीचे कुछ कार्य हैं जो अक्सर एक कार्यालय प्रबंधक के लिए आते हैं:
(i) टेलीफोन:
आप सभी टेलीफोन कॉल का जवाब देने और उन्हें उचित एक्सटेंशन के माध्यम से पैच करने के लिए कार्यालय प्रबंधक का काम कर सकते हैं। कार्यालय प्रबंधक यह सुनिश्चित करने के लिए भी प्रभारी हो सकता है कि आपकी फोन प्रणाली सुचारू रूप से चल रही है और आपकी जरूरतों को पूरा कर रही है।
(ii) रिसेप्शन:
कार्यालय प्रबंधक कार्यालय के सामने के दरवाजे के अंदर सीधे डेस्क पर बैठ सकते हैं और सभी आगंतुकों को प्रवेश करते समय शुभकामनाएं दे सकते हैं। अतिरिक्त कर्तव्यों में प्रसव के लिए हस्ताक्षर करना, मेल प्राप्त करना और वितरित करना और रिसेप्शन क्षेत्र को सुव्यवस्थित रखना (यह सुनिश्चित करना कि पत्रिकाएँ चालू हैं, पौधों को पानी देना आदि शामिल हैं) शामिल हैं।
(iii) कार्यालय की आपूर्ति:
कार्यालय प्रबंधक एक कुशल और पेशेवर कार्यालय चलाने के लिए आवश्यक सभी आपूर्ति का आदेश दे सकते हैं, जब आपूर्ति कम चल रही होती है, और ट्रैक से बाहर चलने से पहले यह सुनिश्चित किया जाता है कि सामान का ऑर्डर दिया जाए।
(iv) कार्यालय फर्नीचर:
कार्यालय प्रबंधक डेस्क, कुर्सियां, फाइलिंग कैबिनेट और पसंद का चयन कर सकते हैं।
(v) कार्यालय उपकरण:
कार्यालय प्रबंधक फोटोकॉपीयर, फैक्स मशीन और फोन सिस्टम जैसे उपकरण बनाए रख सकते हैं। वे यांत्रिक समस्याओं को ठीक करने में सक्षम हो सकते हैं, या कम से कम एक पेशेवर द्वारा उनकी मरम्मत की देखरेख कर सकते हैं। अतिरिक्त कर्तव्यों में फैक्स मशीन और टेलीफोन स्पीड-डायल सिस्टम में अक्सर उपयोग किए जाने वाले प्रोग्रामिंग शामिल हो सकते हैं।
(vi) कंप्यूटर:
कार्यालय के कंप्यूटरों की देखरेख और आवश्यक होने पर समस्या निवारण के लिए अपने कार्यालय प्रबंधक को रखें। उदाहरण के लिए, कार्यालय प्रबंधक को बुनियादी कंप्यूटर समस्याओं से परिचित होना चाहिए, और कर्मचारियों की मदद करने में सक्षम होना चाहिए जब उनका कंप्यूटर या प्रिंटर जमा हो जाए। यह कर्तव्य विशेष रूप से महत्वपूर्ण है यदि आपकी कंपनी एक पूर्णकालिक प्रौद्योगिकी सहायता कर्मचारी के लिए बहुत छोटी है।
(vii) फाइलिंग:
कार्यालय प्रबंधकों के लिए एक केंद्रीय कार्य कागजी कार्रवाई के टीले को व्यवस्थित करना है। प्रबंधक को चालान, रसीदें, ग्राहक जानकारी और अन्य महत्वपूर्ण दस्तावेजों के लिए एक व्यापक और आसानी से पालन करने वाली फाइलिंग प्रणाली विकसित करनी चाहिए।
(viii) बहीखाता पद्धति:
आमतौर पर, बढ़ती कंपनियां उच्च-स्तरीय बजट को संभालने के लिए एक एकाउंटेंट को नियुक्त करती हैं और बहीखाता पद्धति के लिए कार्यालय प्रबंधक पर भरोसा करती हैं। कर्तव्यों में ग्राहक बिलिंग पर नज़र रखना, कर्मचारी घंटों को संकलित करना, कंपनी के एकाउंटेंट के बीच संपर्क के रूप में कार्य करना, या पेरोल सेवा करना और वेतन चेक सौंपना शामिल हो सकता है।
(ix) बैठक की योजना:
आपका कार्यालय प्रबंधक ऑन-साइट और ऑफ-साइट मीटिंग व्यवस्था की योजना बना सकता है।
(x) एचआर प्रबंधन:
कई बढ़ती फर्मों में, कार्यालय प्रबंधक वास्तविक मानव संसाधन विभाग है, जो नए कर्मचारी कागजी कार्रवाई और कर्मचारी फाइलों जैसे मुद्दों को संभालता है। एक शीर्ष-उड़ान कार्यालय प्रबंधक के लिए अच्छे पैसे देने के लिए तैयार रहें। विकल्प यह सभी कार्य स्वयं करता है।
प्रभावी कार्यालय प्रबंधक बनना:
आत्म-सुधार महंगा और समय लेने वाला हो सकता है। एक कार्यालय प्रबंधक के रूप में, हालांकि, अधिक प्रभावी बनने से प्रबंधन की नजर में आपका काम आसान और अधिक मूल्यवान हो सकता है। कार्यालय प्रबंधक विशेषज्ञ मल्टीटास्क हैं। यदि आप एक ही बार में चार से अधिक काम कर रहे हैं, तो यह अभी भी पर्याप्त नहीं है।
कार्यालय का आपका ज्ञान अतुलनीय है - आप जानते हैं कि वास्तव में किसे फोन करना है और कब। इसके अलावा, आप कार्यालय संकट के बारे में एक छठी इंद्रिय है। दूसरे शब्दों में, आप व्यावहारिक रूप से अपरिहार्य हैं। क्या है तुम्हारा भेद? तुम संगठित हो; समझ (एक बिंदु पर), एक अच्छा संचारक, और हमेशा बड़ी तस्वीर देख सकता है। फिर भी, किसी भी प्रमुख कर्मचारी की तरह, कार्यालय प्रबंधक अक्सर अधिक प्रभावी बनने के तरीकों की तलाश में रहते हैं।
यहाँ कुछ महत्वपूर्ण सुझाव दिए गए हैं:
1. अपने मौखिक संचार कौशल को सुधारें:
यह जानना कि लोगों से बात करना कार्यालय प्रबंधकों के लिए सर्वोपरि है। कई मामलों में, आप गो-टू व्यक्ति हैं, इसलिए आपकी अच्छी सुनने की क्षमता महत्वपूर्ण है। आप यह सुनिश्चित करने के लिए भी ज़िम्मेदार हैं कि चीज़ें सुनिश्चित हों। सवाल पूछने और स्पष्टीकरण प्राप्त करने का तरीका जानने से आपको अधिक प्रभावी बनने में मदद मिलेगी।
उदाहरण के लिए, यदि आप यह नहीं समझते हैं कि असाइनमेंट कैसे पूरा किया जाना है, तो स्पष्टीकरण मांगें। आपको यह स्वीकार करने की आवश्यकता नहीं है कि आप कुछ नहीं समझते हैं; बस स्पष्टीकरण के लिए पूछें। इसी तरह, अगर आपको पता चलता है कि लोग आपके निर्देशों को नहीं समझते हैं, तो अपने आप से पूछें कि क्या आपको अपने संचार में स्पष्ट होना चाहिए।
2. अपने लेखन कौशल की उपेक्षा न करें:
सिर्फ इसलिए कि सामान्य रूप से ई-मेल खराब व्याकरण से ग्रस्त हैं और विराम चिह्न का मतलब यह नहीं है कि आपका लिखित संचार पेशेवर से कम होना चाहिए। लेकिन यह जानना कि क्या लिखना है और कैसे करना है, यह आपके मिशन का हिस्सा है; आपको अपने पढ़ने वाले दर्शकों के बारे में भी जानना होगा।
क्या लोग आपके पूरे ई-मेल को पढ़ते हैं या वे पहले दो पंक्तियों के बाद पढ़ना बंद कर देंगे? बाद के लिए, आप सबसे महत्वपूर्ण जानकारी को सामने रखना चाहते हैं। इसके अलावा, हमेशा याद रखें कि एक बार जब आप लिखित में कुछ भी डालते हैं, तो यह दुनिया को देखने के लिए है। नए उपकरणों, नीति में बदलाव, या किसी रिपोर्ट के बारे में कर्मचारियों को सूचित करते समय अपने ई-मेल और मेमो में विशेष रूप से संवेदनशील रहें। आप कभी किसी का संरक्षण या अपमान नहीं करना चाहते हैं।
और कभी गलत व्याख्या की शक्ति को कम मत समझो। भ्रम - और बुरी भावनाओं पर विचार करें - यदि आप "मैं नाराज हूं कि" लिखने के लिए उठता था, तो इसका मतलब है कि आपने फिर से एक रिपोर्ट भेजी थी। आप पहले से कहे गए कुछ से नाराज थे। स्पष्ट रूप से, आप यह जानना चाहते हैं कि हाइफ़न कहाँ डालें (पुनः भेजे जाएँ) और जब आप बस फ़ोन उठाएँ या आमने-सामने की बातचीत के लिए किसी के डेस्क पर रुकें।
अपने आंतरिक ग्राहकों से परामर्श करें हमेशा याद रखें कि आपकी प्राथमिक भूमिका कार्यालय के कुशल संचालन को सुनिश्चित करना है। अपने सहकर्मियों के साथ नियमित संचार में संलग्न होने से आप परेशानी से बचने में मदद कर सकते हैं और उन पर हमला कर सकते हैं जो अधिक रचनात्मक रूप से उत्पन्न होते हैं।
3. अपने दोस्तों की तरह व्यवहार करें:
कार्यालय की आपूर्ति के पुर्जे के रूप में, अपने आपूर्तिकर्ताओं के साथ ठोस, पारस्परिक रूप से लाभकारी संबंधों को साधना और बनाए रखना आपके हित में है। यह मदद करने वाली कंपनियों के साथ एक सुखद तालमेल बनाने का अच्छा अर्थ है
4. अपने संगठन को सुचारू रूप से चालू रखें:
जिस तरह आप उनसे वफादारी की उम्मीद करते हैं, उसी तरह आपको रिश्ते के प्रति प्रतिबद्धता दिखाने की भी जरूरत है। दूसरी ओर, उच्च (लेकिन निष्पक्ष) अपेक्षाओं को बनाए रखना भी महत्वपूर्ण है। दोनों करने की कोशिश करें और आपको उत्कृष्ट सेवा से ऊपर-औसत का अनुभव होने की संभावना है। लेकिन आपूर्तिकर्ता परिदृश्य की तुलना करना न भूलें। जैसा कि व्यक्ति लागतों की देखरेख करता है, यह आपकी जिम्मेदारी है कि आप आपूर्तिकर्ताओं से पूछें कि वे आपके और आपके संगठन के लिए क्या कर सकते हैं। उनका काम आपको एक खुश ग्राहक रखना है।
5. एक सकारात्मक दृष्टिकोण बनाए रखें:
यह बहुत स्पष्ट है। फिर भी, हम कभी-कभी यह भूल जाते हैं कि एक मुस्कुराहट या एक चतुर टिप्पणी परेशान करने वाली स्थिति कैसे फैला सकती है। कार्यस्थल में हास्य का उपयोग करना, मुस्कुराना, और जब भी संभव हो तो सकारात्मक दृष्टिकोण को त्यागना, कार्यालय की विभिन्न स्थितियों पर काबू पाने के लिए सभी अच्छी रणनीतियाँ हैं। कार्यालय प्रबंधक के रूप में, आपके पास टोन सेट करने का एक जबरदस्त अवसर है, और यदि लोग आपकी व्यावसायिकता पर भरोसा कर सकते हैं, तो वे सकारात्मक काम के माहौल में योगदान देने के लिए कम चिंतित और अधिक प्रतिबद्ध होंगे।
मानव संसाधन कर्तव्यों को संभालना:
एक कार्यालय प्रबंधक, जो मानव संसाधन संभालता है, को बहु-स्तरीय माना जाएगा। लेकिन क्या इसका मतलब यह है कि यह उस व्यक्ति के समय का उपयोग करने का सबसे अच्छा तरीका है? यदि व्यक्ति ठीक से प्रशिक्षित नहीं है, तो आप खुद को समस्याओं के लिए भी खोल सकते हैं। यहां कुछ मानदंड हैं जो आपको तय करने में मदद करेंगे।
एक छोटे व्यवसाय में, एक कार्यालय प्रबंधक को मानव संसाधन प्रबंधक की भूमिका ग्रहण करनी पड़ सकती है। लेकिन ऐसा होने से पहले, सुनिश्चित करें कि यह व्यक्ति ठीक से शिक्षित है और उसके पास अपने कर्तव्यों को उत्पादक और कानूनी नियमों और दायित्वों के दायरे में करने के लिए उपयुक्त उपकरण हैं। एक हजार चीजें गलत हो सकती हैं यदि यह व्यक्ति एचआर प्रबंधन में निहित संभावित देनदारियों से अवगत नहीं है।
इस स्थिति को प्रभावी ढंग से काम करने में आपकी मदद करने के लिए यहां कुछ दिशानिर्देश दिए गए हैं:
(i) सामान्यवादी की भूमिका को समझें:
एक सामान्य व्यक्ति विभिन्न कर्तव्यों का प्रबंधन कर सकता है और इसलिए मानव संसाधनों का व्यापक ज्ञान होना आवश्यक है। एक छोटे व्यवसाय में, कंपनी की जरूरतों के आधार पर जिम्मेदारियां अलग-अलग होंगी। लेकिन एक सामान्य चिकित्सक को भी उसकी सीमाओं को जानना चाहिए और पता होना चाहिए कि किसी विशेषज्ञ से कब सलाह लेनी चाहिए। एक व्यक्ति सब कुछ नहीं कर सकता।
(ii) तय करें कि क्या कर्तव्यों को आउटसोर्स किया जा सकता है:
कुछ जिम्मेदारियों को बाहर के सलाहकार से बेहतर तरीके से छोड़ा जा सकता है। एक कार्यालय प्रबंधक जो नए कर्मचारियों की भर्ती करता है, उदाहरण के लिए, प्रशिक्षण कार्यक्रम को लागू करने के लिए समय नहीं हो सकता है। प्रशिक्षण समारोह की आउटसोर्सिंग आपकी कंपनी का समय और पैसा बचा सकती है, लेकिन पहले आपको यह तय करना होगा कि प्रशिक्षण किस प्रकार का आवश्यक है। दूसरी ओर, कार्यालय प्रबंधक विभिन्न कामगारों के काम पर रखने और उनकी निगरानी करने में पूरी तरह से सक्षम हो सकता है। बाहर की जाँच अवश्य करें।
(iii) ट्रेनर को प्रशिक्षित करें:
यह जानना कि आप जो नहीं जानते हैं, वह किसी की नौकरी का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है, विशेष रूप से एक कार्यालय प्रबंधक के लिए जो पूर्ण या आंशिक रूप से एचआर कर्तव्यों को संभालता है। इसलिए, एक कार्यालय प्रबंधक को मानव संसाधन प्रबंधन के सभी पहलुओं से परिचित होना चाहिए। मानव संसाधन प्रबंधन में एक परिचयात्मक पाठ्यक्रम वांछनीय हो सकता है।
इस तरह के एक कार्यक्रम भर्ती और चयन को कवर करने की जानकारी प्रदान करेगा; रोजगार कानून; मुआवजा मूल बातें; लाभ; ओरिएंटिंग और प्रशिक्षण कर्मचारी; और प्रदर्शन प्रबंधन। जब तक एक कार्यालय प्रबंधक इन क्षेत्रों से परिचित नहीं हो जाता है, तब तक उसे यह जानने की उम्मीद नहीं की जा सकती कि किसी विशेषज्ञ को कब बुलाया जाए।
(iv) प्राथमिकता दें:
एक आदर्श दुनिया में, आपका कार्यालय प्रबंधक सब कुछ संभाल सकता है और कंपनी को सुचारू रूप से चालू रख सकता है, चाहे जो भी हो। फिर भी कार्यालय प्रबंधक की भूमिका काम के माहौल, उत्पाद के प्रकार और सेवाओं की पेशकश की जटिलता और कंपनी के ग्राहक आधार पर निर्भर करती है।
प्राथमिकता देने से कार्यालय प्रबंधक महत्वपूर्ण कर्तव्यों और जिम्मेदारियों की उपेक्षा से बचने में मदद करेगा। यदि स्टाफ करना प्राथमिकता है, तो वह वह जगह हो सकती है जहां कार्यालय प्रबंधक को अपने समय पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए। दूसरी ओर, यदि आप नई तकनीक को लागू करने पर ध्यान केंद्रित कर रहे हैं, तो यह वह जगह है जहाँ इस व्यक्ति को अपना समय बिताना होगा। यह नियोजन लेता है, इसलिए पहले यह पता लगाना महत्वपूर्ण है कि ये कार्य कैसे पूरे होने जा रहे हैं।
(v) सुसंगत और लचीला दोनों बनें:
सिर्फ इसलिए कि एक व्यक्ति बहुसांस्कृतिक है और एक बार में सौ (या अधिक) कर्तव्यों को टाल सकता है, इसका मतलब यह नहीं है कि वह हमेशा चमत्कार कर सकता है। ऐसा लग सकता है। आखिरकार, यही कारण है कि कई सफल कार्यालय प्रबंधक व्यावहारिक रूप से अपरिहार्य हैं। लेकिन वे भी इंसान हैं। एक दिन से अगले दिन तक उनके कार्य को बदलना भ्रमित और गैर जिम्मेदाराना है।
इसके अलावा, यह कंपनी की उत्पादकता को कमजोर कर सकता है। यह एक नीति को लागू करने के लिए सबसे अच्छा है जो कार्यालय प्रबंधक को नियमित आधार पर मानव संसाधन कर्तव्यों का संचालन करने की अनुमति देता है, फिर भी बदलती व्यापार स्थितियों को समायोजित करने के लिए आवश्यक लचीलापन बनाए रखता है। दूसरे शब्दों में, कार्यालय प्रबंधक को वह उपकरण दें जो उसे काम करने के लिए चाहिए, लेकिन जब भी आवश्यक हो विशेषज्ञों को लाने के लिए आवश्यक लेवे प्रदान करें।
(vi) तदनुसार मुआवजा दें:
यदि आपका कार्यालय प्रबंधक मानव संसाधन कर्तव्यों को संभालने जा रहा है, तो यह उचित रूप से क्षतिपूर्ति करने के लिए आप पर निर्भर है। यदि कार्यालय प्रबंधक को मूल रूप से एक उद्देश्य के लिए काम पर रखा गया था और फिर बाद में कई मानव संसाधन कर्तव्यों को जोड़ा गया है, तो उसे पुरस्कृत किया जाना चाहिए। एक के बाद एक जिम्मेदारी पर जमा होना, खासकर अगर कोई इन कर्तव्यों को संभालने के लिए अप्रशिक्षित है, तो एक छोटी कंपनी के लिए विनाशकारी हो सकता है।
कार्यालय उपकरण की आवश्यकता:
जब आप अपना खुद का व्यवसाय खोलने के लिए तैयार कर रहे हैं, तो बहुत सारे महत्वपूर्ण निर्णय लेने होंगे। आप व्यवसाय का पता कहाँ लगाएंगे? किस प्रकार का वित्तपोषण उपलब्ध है? आप अपने उद्योग में प्रतिस्पर्धा में बढ़त कैसे हासिल कर सकते हैं? सही कार्यालय फर्नीचर प्राप्त करना आपके व्यवसाय को बना या तोड़ नहीं सकता है, लेकिन यह अभी भी आपके आराम और उत्पादकता के लिए महत्वपूर्ण है।
अधिकांश व्यवसायों को अपने दैनिक कार्यों में निम्नलिखित कार्यालय उपकरणों की आवश्यकता होती है:
(i) डेस्क और कुर्सियाँ:
फिर से, आपको सबसे महंगी वस्तुओं की खरीदारी करने की ज़रूरत नहीं है, लेकिन इस बात का ध्यान रखें कि उन कर्मचारियों पर कितना आरामदायक होगा जो दिन भर बैठे रहेंगे।
(ii) टेबल्स और बुककेस:
पुराने दिनों में, टेबल और बुककेस में एक टन वजन होता था, लेकिन अब आप हल्के सामान पा सकते हैं, जो उन्हें कार्यालय के चारों ओर एक हवा बनाता है।
(iii) टेलीफोन प्रणाली:
टेलीफोन सिस्टम खरीदने से पहले अपनी विशिष्ट आवश्यकताओं पर ध्यान से विचार करें। यदि आप उपलब्ध कई प्रणालियों से भ्रमित हैं, तो अन्य व्यावसायिक सहयोगियों से पूछें कि वे क्या उपयोग कर रहे हैं, और यदि वे अपनी खरीद से खुश हैं।
(iv) कंप्यूटर उपकरण:
पीसी, प्रिंटर, स्कैनर और मॉनिटर, आपके व्यवसाय के सभी महत्वपूर्ण भाग हैं। अनुसंधान उपलब्ध है, और समझदारी से खरीदारी करें।
कॉपियर:
एक कापियर पर पैसा खर्च करने से पहले, देखें कि क्या आप मल्टीफ़ंक्शन प्रिंटर, या एमएफपी के साथ भाग सकते हैं। ये मशीनें सस्ते फोटोकॉपी के समान कीमत के लिए सभी को प्रिंट, फैक्स और कॉपी कर सकती हैं। हालांकि, यदि आप प्रति माह हजारों प्रतियां बना रहे हैं, तो आपको संभवतः एक अच्छी गुणवत्ता वाले कापियर को पट्टे पर या खरीदना होगा।
(v) फैक्स मशीनें:
क्योंकि इन दिनों बहुत सारे पीसी में फ़ैक्स फीचर हैं, फ़ैक्स मशीनों के साथ कई व्यवसाय कर रहे हैं। लेकिन यह कभी भी हाथ में एक छोटा, बुनियादी मॉडल नहीं होता है जब कंप्यूटर फैक्स आपकी सभी जरूरतों को पूरा नहीं करता है। अधिकांश स्टार्ट-अप (और कई स्थापित व्यवसाय) लगातार पैसे बचाने के तरीकों की तलाश में हैं।
तो इससे पहले कि आप बाहर जाएं और शीर्ष डॉलर और सभी नए, डिजाइनर कार्यालय उपकरण खर्च करें, अपने उपयोग किए गए कार्यालय-उपकरण विकल्प देखें। अपने स्थानीय समाचार पत्र के वर्गीकृत विज्ञापनों की जाँच करना न भूलें; कभी-कभी आपको कुछ बेहतरीन सौदे मिलेंगे। नीलामी घरों में भी देखो; कई बार उनके पास बेचने के लिए एक पूरा कार्यालय होगा।
प्रयुक्त कार्यालय उपकरण खरीदने के लिए कुछ लाभ शामिल हैं:
(i) धन की बचत:
यह एक स्पष्ट है। सब कुछ नया खरीदने की लागत की तुलना में उपयोग किए गए खरीदना बहुत सारे पैसे बचाता है।
(ii) समय की बचत:
यदि आपने कभी अतीत में नए कार्यालय उपकरण का आदेश दिया है, तो आप जानते हैं कि आपके आदेश को भरने के लिए सप्ताह - या महीने भी लग सकते हैं। बाधाओं आप अपने शहर में एक इस्तेमाल किया कार्यालय फर्नीचर या उपकरण आउटलेट पा सकते हैं और कुछ दिनों या उससे कम समय में आपकी जरूरत की सभी चीजें हैं।
(iii) पर्यावरण को बचाना:
उपयोग की गई लकड़ी के डेस्क को लैंडफिल में जाने से बचाकर, आप पर्यावरण की रक्षा में मदद कर रहे हैं।
