कार्यालय प्रबंधन और यह महत्व है

कार्यालय प्रबंधन और यह महत्व है!

कार्यालय प्रबंधन व्यावसायिक उद्देश्यों को प्राप्त करने के उद्देश्य से कार्यालय गतिविधियों की योजना, आयोजन, समन्वय और नियंत्रण करने की तकनीक है और यह कार्यालय के काम के कुशल और प्रभावी प्रदर्शन से संबंधित है। किसी व्यवसाय की सफलता उसके कार्यालय की दक्षता पर निर्भर करती है। किसी भी व्यावसायिक उद्यम में औद्योगिकीकरण, जनसंख्या विस्फोट, सरकारी नियंत्रण और विभिन्न कर और श्रम कानूनों के आवेदन के कारण कार्यालयों में कागज के काम की मात्रा इन दिनों कई गुना बढ़ गई है। दक्षता और प्रभावशीलता जो प्रबंधन में महत्वपूर्ण शब्द हैं, केवल उचित योजना और गतिविधियों के नियंत्रण, कार्यालय की लागत में कमी और व्यवसाय की सभी गतिविधियों के समन्वय के माध्यम से प्राप्त की जाती हैं।

"कार्यालय प्रबंधन को नियोजन, समन्वय के कार्य के रूप में परिभाषित किया जा सकता है, जो कार्यालय में विशिष्ट उद्देश्यों के प्रति दूसरों के प्रयासों को प्रेरित करता है।"

"कार्यालय प्रबंधन, एक समारोह के रूप में, प्रबंधन की कला और विज्ञान की वह शाखा है जो कार्यालय के काम के कुशल प्रदर्शन से संबंधित है जब भी और जहां भी काम करना है।" - विलियम इफ। लेफिंगवेल और एडविन एम। रोट।

"कार्यालय प्रबंधन कम से कम संभव प्रभाव और व्यय के साथ, कम से कम संभव समय और अधिकतम स्वीकार्य तरीके से व्यय के साथ सर्वोत्तम संभव परिणाम-परिणाम प्राप्त करने के लिए पुरुषों, विधियों, मशीन और सामग्री का हेरफेर और नियंत्रण है।" शीर्ष प्रबंधन। ”- हैरी एच। वायली।

यह परिभाषा उद्देश्यों और परिणामों को सर्वोत्तम और सस्ते तरीके से और न्यूनतम संभव समय में प्राप्त करने के लिए सामग्री, विधियों आदि जैसे व्यापार के संसाधनों के उपयोग पर जोर देती है।

"कार्यालय प्रबंधन अपने निर्दिष्ट उद्देश्य को प्राप्त करने के लिए अपने पर्यावरण के लिए उपयुक्त साधनों के उपयोग में कार्यालय के कर्मियों का मार्गदर्शन करने की कला है।" - मिल्स और स्टैंडिन्फोर्ड।

इस परिभाषा के अनुसार, उद्देश्य उद्देश्य की एक उचित समझ आवश्यक है ताकि सभी प्रयासों और गतिविधियों को इसकी उपलब्धि पर्यावरण में निर्देशित किया जाए जहां कार्यालय का काम किया जाना है, उचित योजना के बाद प्रबंधन द्वारा प्रदान किया जाता है। पर्यावरण का अर्थ है परिवेश जहां उद्यम के कर्मचारी काम करते हैं। इसमें स्थान, लेआउट, प्रकाश तापमान, वेंटिलेशन, सफाई आदि जैसे भौतिक कारक शामिल हैं। विभिन्न व्यावसायिक कानूनों, सीमा शुल्क प्रथाओं आदि को भी कर्मचारियों को बताना चाहिए।

इस परिभाषा में, लेखक ने कार्यालय प्रबंधन को विभिन्न साधनों जैसे मशीनों के उपकरण, कार्यालय के रूप, मैनुअल, विधियों आदि के उपयोग में संगठन में व्यक्तिगत या कर्मचारियों को निर्देशित करने और निर्देशित करने की एक कला के रूप में माना है। परिभाषा व्यक्तियों के विकास पर जोर देती है कार्यालय और चीजों की दिशा नहीं। कार्यालय प्रबंधन को अपने कर्मचारी के व्यवहार और जरूरतों को समझना चाहिए ताकि उसे प्रभावित करके और प्रोत्साहन प्रदान करके काम करने के लिए प्रेरित किया जा सके ताकि संगठन का उद्देश्य प्राप्त हो सके।

सरल शब्दों में, किसी भी व्यावसायिक उद्यम के उद्देश्यों की उपलब्धि के लिए कार्यालय प्रबंधन को “योजना, आयोजन, स्टाफ, निर्देशन, समन्वय और नियंत्रण कार्यालय की एक अलग प्रक्रिया” के रूप में परिभाषित किया जा सकता है। निम्नलिखित आरेख कार्यालय प्रबंधन की प्रक्रिया में विभिन्न तत्वों या कार्यों को इंगित करता है।

कार्यालय प्रबंधन का महत्व:

निम्नलिखित बिंदु कार्यालय प्रबंधन के महत्व पर प्रकाश डालते हैं:

(i) लक्ष्य की प्राप्ति में सहायता करता है:

लक्ष्य या लक्ष्य मात्रात्मक शब्दों में परिणाम होते हैं जिन्हें एक निश्चित समय में हासिल किया जाना है। प्रबंधन लोगों को लक्ष्यों का एहसास कराता है और इन लक्ष्यों की प्राप्ति के लिए उनके प्रयासों को निर्देशित करता है।

(ii) संसाधनों का इष्टतम उपयोग:

प्रबंधन संसाधनों के प्रभावी ढंग से उपयोग में मदद करता है। दुर्लभ संसाधन चाप प्रबंधकों द्वारा आशावादी उपयोग करने के लिए रखा जाता है। प्रबंधक विभिन्न संसाधनों के समन्वय और एकीकरण के बारे में बताते हैं। यह प्रबंधन है जो संसाधनों के उपयोग में कार्यालय में कर्मियों का मार्गदर्शन करता है।

(iii) लागत का न्यूनतमकरण:

कुशल प्रबंधन के मार्गदर्शन और नियंत्रण के तहत कार्यालय की लागत को कम किया जा सकता है। कार्यालय प्रबंधन कार्यालय की गतिविधियों को सबसे अच्छे और सस्ते तरीके से करने से संबंधित है। लागत में कमी प्रबंधन का एक उद्देश्य है जिसे कार्य सरलीकरण और मशीनीकरण के माध्यम से प्राप्त किया जा सकता है। बेहतर नियोजन, ध्वनि संगठन और प्रभावी नियंत्रण के माध्यम से, प्रबंधन लागत को कम करने और कट गला प्रतियोगिता का सामना करने के लिए एक उद्यम तैयार करने में सक्षम बनाता है।

(iv) कार्य का चिकना प्रवाह:

उचित नियोजन और नियंत्रण होने पर ही काम का निर्बाध प्रवाह संभव है। प्रबंधन कार्य के कुशल और सुचारू प्रवाह को सुनिश्चित करता है।

(v) कार्यालय दक्षता बनाए रखने में मदद करता है:

प्रबंधन एक कार्यालय में दक्षता बनाए रखने में मदद करता है। एक प्रबंधक न केवल परिणामों का प्रदर्शन और उत्पादन करता है, बल्कि यह सबसे कुशल तरीके से भी करता है ताकि लाभ सृजन की दिशा में योगदान कर सके।

(vi) जीवन रक्षा और विकास का प्रबंधन:

संगठन को जीवित रखने में प्रबंधन की महत्वपूर्ण भूमिका है। तकनीक में बदलाव और अस्तित्व और विकास के लिए तरीकों का पूर्वानुमान और अनुकूलन किया जाना चाहिए। यह केवल प्रबंधन है जो ऐसा कर सकता है और इस तरह के बदलते परिवेश में उद्यम को ढाल सकता है।

(vii) नवाचार प्रदान करता है:

नवाचार मौजूदा काम करने के नए, अलग और बेहतर तरीके ढूंढ रहा है। नवाचार की योजना और प्रबंधन करने के लिए, प्रबंधन को एक महत्वपूर्ण भूमिका निभानी होगी। ग्राहकों से सुझाव, सेल्समैन से जानकारी, प्रतियोगी की गतिविधियों पर करीबी नजर नवाचार के स्रोत प्रदान करते हैं।

(viii) कार्यालय के कर्मचारियों में प्रतिभा को बनाए रखने और संवेदना बढ़ाने में मदद करता है:

कुशल प्रबंधन प्रतिभाशाली और कड़ी मेहनत करने वाले कर्मचारियों को आरामदायक कार्य वातावरण प्रदान करके उन्हें बनाए रखने में मदद करता है। प्रबंधक को अपने कर्मचारियों को उनकी प्रतिभा को पहचानने और सराहना करने के लिए प्रेरित करना चाहिए।

(ix) नेतृत्व प्रदान करता है:

प्रबंधन कार्यालय कर्मियों को प्रभावित और मार्गदर्शन करके नेतृत्व प्रदान करता है। प्रबंधक संगठनात्मक लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए स्वेच्छा से काम करने के लिए अपने अधीनस्थों को प्रभावित करते हैं।

(x) प्रबंध परिवर्तन:

कार्यालय प्रबंधन का महत्व यह है कि यह परिवर्तन की योजना बनाने और उसे सही समय पर और सही तरीके से पेश करने में मदद करता है। प्रौद्योगिकी के तरीकों में बदलाव के कारण दक्षता और अर्थव्यवस्था के लिए कार्य प्रक्रियाओं आदि को बदलना होगा। नए तरीकों में बदलाव और प्रशिक्षण की कमी के कारणों को समझने की कमी के कारण लोग बदलाव का विरोध करते हैं। प्रबंधन लोगों के प्रतिरोध को कम करने में मदद करता है और एक परिवर्तन-एजेंट के रूप में कार्य करता है।

(xi) सार्वजनिक संबंध बनाए रखना:

कार्यालय प्रबंधन उपभोक्ताओं और आम जनता की शिकायतों से निपटने के द्वारा सार्वजनिक संबंधों को बेहतर बनाने और उद्यम की सद्भावना बढ़ाने में मदद करता है।

(xii) सामाजिक लाभ:

प्रबंधन न केवल व्यावसायिक उद्यमों के लिए बल्कि समाज के विभिन्न क्षेत्रों के लिए भी फायदेमंद है। यह विभिन्न प्रकार के आपूर्तिकर्ताओं, बैंकों, बीमा कंपनियों, सरकारी विभागों और आम जनता के साथ लिंक प्रदान करता है और बनाए रखता है। यह अपनी सेवाएं प्रदान करके समाज को समग्र रूप से लाभान्वित करता है।

(xiii) विभिन्न कार्यालय कार्यों के समन्वय और नियंत्रण को सुगम बनाता है:

कार्यालय प्रबंधन कार्यालय की सभी गतिविधियों के सामंजस्य में मदद करता है। यह योजना के अनुरूप होने के लिए घटनाओं के व्यवहार को प्रभावित करके नियंत्रण की सुविधा प्रदान करता है।