कार्यालय लेआउट और अंतरिक्ष प्रबंधन

उद्देश्यों की स्पष्ट तस्वीर के साथ शुरू करने के लिए, लेआउट की योजना के सामान्य सिद्धांतों को स्वतंत्र रूप से संदर्भित करने के लिए फर्म की विशेष स्थान की आवश्यकताओं पर ध्यान से विचार करने के लिए, और वास्तव में लेआउट की योजना बनाने के लिए एक कदम-दर-कदम दृष्टिकोण का पालन करने के लिए।

कार्यालय लेआउट को उपलब्ध फर्श स्थान के भीतर उपकरणों की व्यवस्था के रूप में परिभाषित किया जा सकता है। अंतरिक्ष प्रबंधन को अंतरिक्ष प्रदान करने के बारे में सोचा जा सकता है जो न्यूनतम लागत पर अधिकतम उत्पादकता और प्रभावशीलता प्राप्त करेगा।

कार्यालय का लेआउट महत्वपूर्ण है क्योंकि इसका प्रभाव काम के प्रवाह पर पड़ता है, फर्श की अर्थव्यवस्था और उपकरणों की अर्थव्यवस्था पर, कर्मचारी आराम और संतुष्टि पर, और आगंतुकों को दिए गए छापों पर। यदि किसी नए भवन की योजना में शामिल किया गया हो तो लेआउट प्लानिंग को सबसे प्रभावी ढंग से किया जा सकता है।

अंतरिक्ष आवश्यकताओं के सावधानीपूर्वक अध्ययन के लिए ऐसे समय में अवसर प्रदान किए जाते हैं। बिल्डिंग आर्किटेक्ट 'और फर्म के अधिकारियों के बीच घनिष्ठ सहयोग उन प्रकारों और राशियों में जगह की उपलब्धता सुनिश्चित कर सकता है जो संगठन के काम के प्रदर्शन को सुविधाजनक बनाते हैं। हालाँकि, आम समस्या यह है कि एक इमारत में कार्यालय की सुविधाएं रखना, जो कि विशेष फर्मों की आवश्यकताओं के अनुरूप नहीं थी। अंतरिक्ष अक्सर सीमित होता है, और इकाइयों को ऐसे स्थान में फिट किया जाना चाहिए जो उपलब्ध है।

दोनों स्थितियों में, नियोजन लेआउट के लिए मूल दृष्टिकोण बहुत समान है। यह, उद्देश्यों की स्पष्ट तस्वीर के साथ शुरू करने के लिए बुद्धिमान है, लेआउट की योजना के सामान्य सिद्धांतों को स्वतंत्र रूप से संदर्भित करने के लिए फर्म के विशेष स्थान की जरूरतों पर ध्यान से विचार करने के लिए, और वास्तव में योजना बनाने में एक ध्वनि कदम-दर-चरण दृष्टिकोण का पालन करने के लिए बुद्धिमान लेआउट। अब प्रस्तुत चरणों में इन चरणों पर विचार किया जाएगा।

कार्यालय लेआउट के उद्देश्य:

कार्यालय लेआउट के सामान्य उद्देश्यों में शामिल हैं:

1. प्रभावी कार्य प्रवाह

2. अंतरिक्ष जो पर्याप्त और अच्छी तरह से उपयोग किया जाता है

3. कर्मचारी आराम और संतुष्टि

4. पर्यवेक्षण में आसानी

5. ग्राहकों और आगंतुकों पर अनुकूल प्रभाव

6. अलग-अलग जरूरतों के लिए पर्याप्त लचीलापन

7. कार्य प्रवाह में प्रत्येक चरण पर उपकरण और कर्मियों की संतुलित क्षमता

किसी दिए गए फर्म के प्रबंधन को यह निर्धारित करना चाहिए कि इन उद्देश्यों में से कौन सा - या अन्य - ऑपरेशन की सफलता के लिए सबसे महत्वपूर्ण है। विशेष महत्व के अच्छे काम के प्रवाह का उद्देश्य है। उपकरणों को व्यवस्थित किया जाना चाहिए ताकि काम एक सीधी रेखा प्रवाह का अनुसरण करें जितना संभव हो सके ताकि विलंब न्यूनतम पर आयोजित किया जा सके। नियोजित कार्य प्रवाह की अनुपस्थिति में, सभी दिशाओं में आगे, पीछे, और पिछले मार्गों को तोड़ते हुए कार्य को खोजना असामान्य नहीं है - इस परिणाम के साथ कि कागजात अत्यधिक रूप से संभाले जाते हैं और कर्मियों को अनावश्यक यात्रा में संलग्न होना चाहिए।

एक विशिष्ट उदाहरण आदेशों की हैंडलिंग में है। यदि कार्य प्रवाह प्रभावी है, तो आदेश मेल रूम में उत्पन्न होगा और फिर इन्वेंट्री कंट्रोल ऑफिस, मूल्य निर्धारण इकाई, ऑर्डर टाइपिंग विभाग और ऐसी अन्य इकाइयों में सीधे प्रवाहित होगा, जब तक कि यह पूरा होने से पहले ऑर्डर से निपटना चाहिए। यदि कार्य प्रवाह अप्रभावी है, तो आदेश अनावश्यक रूप से महान दूरी, पथ में पुनरावृत्ति, पिछले मार्गों को तोड़ सकता है, और विभिन्न बिंदुओं पर बाधित हो सकता है।

अधिकांश संगठनों के लिए कार्य प्रवाह के निम्नलिखित परीक्षण प्रभावी पाए गए हैं:

1. चैकिंग लेआउट और ट्रेसिंग वर्क फ्लो द्वारा बैकट्रैकिंग और क्राइक्रॉसिंग की जाँच करें।

2. अध्ययन के तहत फर्श क्षेत्र में शामिल प्रमुख प्रक्रियाओं की प्रक्रिया चार्ट बनाएं, विशेष रूप से दूरी की जाँच और संचालन के बीच देरी के समय की जाँच करें। एक वैकल्पिक दृष्टिकोण प्रक्रिया में उत्पादक चरणों का समय निर्धारित कर सकता है और अंतर पा सकता है।

3. एक प्रक्रिया में प्रत्येक ऑपरेशन को सौंपे गए श्रमिकों और उपकरणों की कुल उत्पादक क्षमता को माप कर बाधाओं की जाँच करें, फिर एक साधारण "नेक चार्ट" की तुलना करें, 'आउट-ऑफ-बैलेंस की स्थिति दिखा सकता है, और प्रदर्शित करता है कि समग्र गति ऑपरेशन द्वारा सीमित है। सबसे छोटी क्षमता के साथ।

4. देखें कि क्या कुछ श्रमिकों को लगातार दबाया जाता है, जबकि अन्य अक्सर काम से बाहर रहते हैं।

5. देखें कि क्या श्रमिकों का एक बहुत बड़ा प्रतिशत लगातार अपने पैरों पर है। 10 प्रतिशत की औसत को कई कार्यालयों में दक्षता के लिए उपयुक्त अधिकतम माना जाता है।

अंतरिक्ष नौकरी और कर्मचारी की जरूरतों के लिए पर्याप्त और अच्छी तरह से अनुकूल होना चाहिए। लागत और कार्य प्रवाह के विचार निर्धारित करते हैं कि उपलब्ध स्थान का अच्छी तरह से उपयोग किया जाना चाहिए। कर्मचारी आराम और संतुष्टि दृढ़ता से लेआउट, अन-भीड़ स्थितियों, कर्मचारी सेवा सुविधाओं की सुविधा और प्रकाश स्रोतों के संदर्भ में उपयुक्त स्थान से प्रभावित हो सकते हैं, इस श्रेणी में कुछ जरूरतें हैं।

पर्यवेक्षण की आसानी कर्मचारियों के संदर्भ के साथ पर्यवेक्षक के प्लेसमेंट से प्रभावित हो सकती है, कर्मचारियों की एकाग्रता या फैलाव से, संबंधित विभागों तक पहुंच और अन्य लेआउट कारकों द्वारा।

ग्राहकों और आगंतुकों पर एक अनुकूल प्रभाव अत्यधिक महत्व का है जहां बाहरी लोग भाग या कार्यालय के सभी हिस्से को देखते हैं। एक प्रभावी लेआउट और आधुनिक उपकरणों और असबाब का उपयोग एक, कुशल और आकर्षक कार्यालय बनाने के लिए बहुत कुछ कर सकता है, इस प्रकार फर्म की सार्वजनिक छवि को बढ़ाता है। लचीलेपन को कार्य की जरूरतों, उचित मात्रा में उतार-चढ़ाव द्वारा उचित रूप से लेआउट को बदलने की अनुमति देने के लिए पर्याप्त होना चाहिए; ग्राहक सेवा में जोर में बदलाव, और सामान्य वृद्धि कुछ ऐसे कारण हैं जिनकी वजह से लचीलेपन की आवश्यकता होती है।

कार्यालय लेआउट के आवश्यक सिद्धांत:

कार्यालय के अधिकारी परिचालन दक्षता में एक बड़ा योगदान दे सकते हैं। ज्यादा मदद लेआउट सिद्धांतों के अधिक विस्तृत कथन हो सकते हैं; ये कई फर्मों के अनुभवों को जोड़ते हैं और लेआउट प्लानर के लिए विशिष्ट गाइड प्रदान करते हैं।

सिद्धांतों के इस तरह के एक बयान का मुख्य मूल्य वास्तविक स्थिति के संबंध में एक चेकलिस्ट के रूप में इसके उपयोग में निहित है।

चयनित सिद्धांतों का एक बयान इस प्रकार है:

1. काम को लगातार आगे बढ़ना चाहिए, जहां तक ​​संभव हो एक सीधी रेखा में।

2. यात्रा के समय को कम करने के लिए विभागों और 'डिवीजनों के समान और संबंधित कार्य एक दूसरे के पास रखे जाने चाहिए।

3. केंद्रीय सेवा समूहों, जैसे स्टेनोग्राफिक पूल, फ़ाइल रूम, और डेटा-प्रोसेसिंग यूनिट को विभागों और कर्मचारियों के पास आसानी से स्थित होना चाहिए जो उनका उपयोग करते हैं।

4. पर्यवेक्षी कर्मियों के लिए आरक्षित डेस्क और कुर्सियों के किसी भी कोणीय प्लेसमेंट के साथ फर्नीचर और उपकरणों को सीधी रेखा समरूपता में व्यवस्थित किया जाना चाहिए।

5. काम की जरूरतों और कर्मचारी आराम के लिए अंतरिक्ष भत्ते पर्याप्त होना चाहिए,

6. फर्नीचर और समान आकार के उपकरण अधिक लचीलेपन और अधिक समान उपस्थिति के लिए बनाते हैं।

7. गलियारे को पर्याप्त चौड़ा होना चाहिए ताकि चलने वाले व्यक्ति कर्मचारियों के डेस्क के खिलाफ ब्रश न करें। डेस्क क्षेत्र से लेकर पीने के फव्वारे, रेस्ट रूम आदि के लिए एक अबाधित गलियारा होना चाहिए, बाहर निकलने के लिए स्पष्ट पहुंच और सुरक्षा कारणों से आग से बचना चाहिए।

8. कर्मचारियों को समान रूप से उसी दिशा में सामना करना चाहिए, जिसमें पर्यवेक्षकों को कार्य समूहों के पीछे रखा गया है।

9. डेस्क की व्यवस्था की जानी चाहिए ताकि कोई कर्मचारी आपत्तिजनक प्रकाश स्रोत का सामना करने के लिए मजबूर न हो। जहां संभव हो, रोशनी को ऊपर से कर्मचारी के कार्य क्षेत्र और 'थोड़ा पीछे, कर्मचारी को हड़ताल करना चाहिए।

10. ऐसी इकाइयाँ, जो शोर करने वाले उपकरण, जैसे डेटा-प्रोसेसिंग मशीनों का उपयोग करती हैं, को अन्य इकाइयों को परेशान करने से बचने के लिए विभाजन की आवश्यकता हो सकती है।

11. कर्मचारियों को जिनके काम के लिए करीबी एकाग्रता की आवश्यकता होती है, वे आंशिक या पूर्ण-लंबाई विभाजन को सही ठहरा सकते हैं।

12. जिन इकाइयों का जनता से बहुत अधिक संपर्क है, वे इतनी स्थित होनी चाहिए कि अन्य विभागों को परेशान किए बिना जनता के लिए आसानी से सुलभ हो सकें।

13. अंतरिक्ष के बड़े, आयताकार ब्लॉक काम के प्रवाह को सुविधाजनक बनाते हैं और अधिक लचीलापन प्रदान करते हैं।

14. सार्वजनिक दृश्य विभागों से रखें, जिसमें कार्य आवश्यक रूप से अनुपयोगी हो।

15. सभी कर्मचारियों के लिए उपयुक्त प्रकाश और वातानुकूलन प्रदान करें।

16. आवश्यक निजी कार्यालयों का पता लगाएँ जहाँ वे कम से कम हस्तक्षेप करते हैं।

17. कर्मियों और उपकरणों की जरूरतों पर विचार करें, वर्तमान और भविष्य दोनों।

कार्यालय से बाहर कौन और कब?

कार्यालय के बाहर काम करने का काम कौन संभालना चाहिए? यदि फर्म में एक प्रशासनिक प्रबंधक है, तो वह संभवतः संगठन के लिए लेआउट योजनाओं का समन्वय करेगा और वह विस्तृत योजना का एक बड़ा हिस्सा कर सकता है। यदि, कोई नियोजन या विधि विभाग है, तो लेआउट नियोजन के विस्तृत कार्य को संभवतः एक या एक से अधिक स्टाफ विशेषज्ञों को फिर से सौंप दिया जाएगा, जो जरूरत पड़ने पर सामान्य अधिकारियों और विभाग प्रमुखों की मदद करने के लिए उपलब्ध हैं।

यदि कोई विशेषज्ञ नहीं हैं, तो लेआउट प्लानिंग का काम कुछ ऐसे व्यक्ति को सौंपा जा सकता है जिनके पास इस महत्वपूर्ण उपक्रम के साथ न्याय करने के लिए आवश्यक रुचि और समय है। किसी भी घटना में, विभाग प्रमुख और कर्मचारियों के साथ वर्तमान और प्रस्तावित योजनाओं पर चर्चा करना एक अच्छा विचार है, यह कुछ उत्कृष्ट सुझाव दे सकता है, और अन्यथा सहयोग प्राप्त करने की तुलना में उच्च स्तर के सहयोग का परिणाम निश्चित है।

कार्यालय के लेआउट का अध्ययन कब किया जाना चाहिए? जब भी कोई स्थिति देखी जाती है जो लेआउट में बदलाव का आह्वान करती है। विशेष रूप से, लेआउट योजना का अध्ययन तब किया जाना चाहिए जब प्रक्रियाओं में परिवर्तन हो, आवश्यक कर्मियों की संख्या में वृद्धि या कमी हो, या वर्तमान स्थान में अपर्याप्तता हो।

प्रक्रियाओं में परिवर्तन कार्यालय के लेआउट की समीक्षा करने के लिए एक संकेत है क्योंकि प्रक्रियाओं और कार्यालय व्यवस्था की अन्योन्याश्रयता है। उदाहरण के लिए, यदि एक लेखांकन मशीन स्थापित करने का निर्णय लिया गया है जो कार्यालय में विभिन्न बिलिंग और पोस्टिंग प्रक्रियाओं को बदल देगा, तो मशीन को ठीक से खोजने और कर्मचारियों के कार्य असाइनमेंट में परिवर्तन का ध्यान रखने के लिए कार्यालय को पुनर्व्यवस्थित करना आवश्यक होगा। मशीन की स्थापना से प्रभावित, ।

दी गई इकाइयों में कर्मियों में वृद्धि और कमी कार्यालय के लेआउट की समीक्षा करने के लिए एक संकेत है, क्योंकि लेआउट की योजना मोटे तौर पर कार्यालय में कर्मियों की संख्या द्वारा शासित होती है। उदाहरण के लिए, यदि किसी केंद्रीय संगठन में कार्यालय प्रजनन कार्यों को स्थानांतरित करने का निर्णय लिया जाता है, तो पुन: उत्पादन उपकरण और कर्मियों द्वारा पूर्व में कब्जा किए गए स्थान को अवशोषित करने के लिए कार्यालय को पुनर्व्यवस्थित करना आवश्यक होगा।

कार्यालय के लेआउट की समीक्षा करने के लिए वर्तमान स्थान की अपर्याप्तता भी एक संकेत है। यह पाया जा सकता है कि अपर्याप्तता खराब व्यवस्था से उपजी है, जिसे आसानी से बदला जा सकता है, या यह पाया जा सकता है कि कार्यालय के लिए बस अपर्याप्त स्थान उपलब्ध है और प्रबंधन के लिए अतिरिक्त स्थान के लिए अनुरोध किया जाना चाहिए।

इसके अलावा, प्रत्येक कार्यालय को समय-समय पर कार्यालय के लेआउट की समीक्षा करने की योजना का पालन करना चाहिए। यह समीक्षा, जिसे हर दो या तीन साल में किया जाना चाहिए, महत्वपूर्ण है। तथ्य की बात के रूप में, यह एक व्यापक रूप से आयोजित धारणा है कि एक कार्यालय लेआउट जिसे तीन साल तक समीक्षा नहीं की गई है वह संभवतः गलत है, कार्यालय एक गतिशील और बदलती इकाई है; प्रगतिशील कार्यालय समय-समय पर परिवर्तन करता है और जैसा कि बदलती आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए उनकी आवश्यकता होती है।

एक प्रमुख लेआउट कार्यक्रम शुरू करने से पहले, प्रशासनिक प्रबंधक को शीर्ष प्रबंधन के साथ परामर्श करना चाहिए और कर्मचारियों के विभिन्न स्तरों के लिए स्थान आवंटित करने में मानकों पर एक समझौते पर पहुंचना चाहिए। इस तरह के मानक योजना बनाने में एक उपयोगी मार्गदर्शक साबित होंगे और संगठन के माध्यम से अंतरिक्ष असाइनमेंट में एकरूपता के लिए एक आधार प्रदान करेंगे। शीर्ष प्रबंधन से यह जानना भी एक अच्छा विचार है कि कार्यालय के आकार को बढ़ाने या अनुबंध करने के लिए क्या योजनाएं मौजूद हैं। उदाहरण के लिए, यह जानना ठीक है कि क्या वर्तमान में किए जा रहे कार्यों में से किसी भी कार्य को विकेंद्रीकृत करने पर विचार किया जा रहा है।

इसके अलावा, यह उतना ही पता लगाने के लिए अच्छा है जितना कि अपेक्षित बिक्री और सेवा के संचालन की मात्रा के बारे में सीखा जा सकता है, क्योंकि काम की मात्रा, आवश्यक कर्मचारियों की संख्या और आवश्यक स्थान के आकार का निर्धारण करेगी। यदि, उदाहरण के लिए, एक फर्म एक जोरदार विज्ञापन अभियान चला रही है, जिसमें बिक्री में एक तिहाई की वृद्धि की उम्मीद है, तो नए कर्मियों के लिए प्रत्याशित बिक्री को समकक्ष स्थान की आवश्यकताओं में बदलने का प्रयास किया जाना चाहिए, जिन्हें इन आदेशों को संभालने की आवश्यकता होगी।

कर्मचारियों को प्रदान किए जाने वाले डेस्क आकार जैसे मामलों से भी एक समझौता किया जाना चाहिए; फ़ाइल अलमारियाँ के प्रकार और आकार; क्या गलियारों और निजी कार्यालयों की स्थापना में पूर्ण, स्थायी विभाजन के बजाय आंशिक, जंगम विभाजन का उपयोग किया जाना चाहिए; और क्या कार्यालय फर्नीचर की मानक शैलियों के बजाय मॉड्यूलर और अनुभागीय फर्नीचर का उपयोग किया जाना चाहिए।

योजना के लिए उपकरण:

कई संगठनों में, मुख्य लेआउट टूल एक मोटा स्केच है जो उपलब्ध फर्श स्थान के आकार और आकार को दर्शाता है। हालांकि कुछ मामलों में रफ स्केच पर्याप्त हो सकता है, अतिरिक्त उपकरण लेआउट की योजना बनाने के लिए अधिक सटीक अनुमति देंगे 'कई मामलों में यह उपलब्ध क्षेत्र का खाका बनाने के लिए उपयोगी होगा, मंजिल स्थान और टेम्पलेट्स या मॉडल का एक स्केल ड्राइंग। डेस्क, कुर्सियाँ और फ़ाइलों के रूप में ऐसे भौतिक गुणों की। कार्यालय लेआउट की योजना बनाने के इन साधनों पर निम्नलिखित पैराग्राफों में संक्षेप में चर्चा की गई है।

उपलब्ध क्षेत्र का खाका:

यह सटीक माप प्रदान करने और विचाराधीन अंतरिक्ष में सुविधाओं के सटीक स्थान को निर्धारित करने में उपयोगी होगा। खाका भी जानकारी देगा जो बिजली के आउटलेट और इलेक्ट्रिकल और टेलीफोन वायरिंग के स्थान से संबंधित होगा।

मंजिल स्थान का एक स्केल ड्राइंग:

लेआउट को इस आरेखण पर प्लॉट किया जाना चाहिए, अधिमानतः एक-चौथाई इंच से पैर के आधार पर। इसके अलावा, रेस्ट रूम, सीढ़ी, हॉल, खिड़कियां, बिजली के आउटलेट, दरवाजे के झूलों, हीटिंग इकाइयों और सभी स्थायी विभाजन का स्थान दिखाया जाना चाहिए। सभी मापों में सटीकता का बीमा करने के लिए ब्लूप्रिंट का संदर्भ दिया जाना चाहिए। यह ड्राइंग कार्यालय क्षेत्र और इसकी सुविधाओं का एक ग्राफिक दृश्य प्रदान करता है और प्रभावी अध्ययन के रूप में अनुमति देता है, पूरे क्षेत्र जैसे कि अंतरिक्ष के माध्यम से ही चलना था।

अंतरिक्ष में उपयोग किए जाने वाले भौतिक वस्तुओं के टेम्पलेट या मॉडल:

टेम्प्लेट पेपर के आकार के होते हैं, जो स्केल आकार के होते हैं, जो कार्यालय में फर्नीचर और उपकरणों के प्रत्येक आइटम के लिए आवश्यक स्थान का प्रतिनिधित्व करते हैं। टेम्पलेट पैकेट में खरीदे जा सकते हैं या हाथ से बनाए जा सकते हैं। मॉडल लकड़ी या प्लास्टिक के केवल तीन आयामी आंकड़े हैं जो उपकरणों का प्रतिनिधित्व करते हैं, डेस्क, फाइलें और अन्य टुकड़े करते हैं। ये मॉडल, जिन्हें आकार से पैमाने पर खरीदा जा सकता है, लेआउट की योजना को तेज करने में मूल्यवान हैं। 'मॉडल और टेम्प्लेट के उपयोग से यह कल्पना करना संभव है कि किसी दिए गए प्लान ऑफ़ ऑफ़िस लेआउट कैसे दिखाई देंगे।

फ्लो प्रोसेस चार्ट और फ्लो डायग्राम:

वे लेआउट नियोजन में विशेष रूप से मदद करते हैं, विशेष रूप से दूरी की दूरी, देरी के समय और अनियमित कार्य प्रवाह जैसे कि ध्यान केंद्रित करने और पीछे हटने पर ध्यान केंद्रित करने में।

कार्यालय से बाहर ले जाने के चरण:

यह महत्वपूर्ण है कि एक कार्यालय से बाहर बिछाने के लिए नामित व्यक्ति खुद को संगठन की योजना और प्रमुख प्रक्रियाओं से परिचित कराए। उसे यह भी निश्चित करना चाहिए कि कार्य सरलीकरण की संभावनाओं का पता लगाया गया है ताकि वर्तमान प्रक्रियाएं यथासंभव नियोजित और कुशल हों।

इसके बाद, वह आवश्यक लेआउट टूल को इकट्ठा करेगा और कार्यालय लेआउट की योजना बनाने में इन चरणों का पालन करेगा:

1. प्रत्येक पर्यवेक्षक और विभाग के प्रमुख के साथ वर्तमान और भविष्य की अंतरिक्ष आवश्यकताओं पर चर्चा करें, और कार्यालय में सभी कार्यों पर कार्य प्रवाह की दिशा और योजना। यह महत्वपूर्ण है कि न केवल व्यक्ति को काम के संचालन के बारे में अधिक जानकारी प्रदान की जाए बल्कि आवश्यकता को पूरा करने के लिए पर्यवेक्षकों और प्रबंधकीय कर्मियों से परामर्श किया जाए जब भी परिवर्तन या नवाचारों पर विचार किया जाए।

2. खाका का संदर्भ लें, और फिर विचार के तहत अंतरिक्ष के पैमाने पर एक ड्राइंग तैयार करें, जिसमें खिड़कियों, दरवाजों और स्तंभों जैसी वस्तुओं का स्थान दिखाया गया है।

3. पैमाने पर ड्राइंग पर टेम्पलेट्स या मॉडल की व्यवस्था करके कार्यालय लेआउट की एक अस्थायी योजना तैयार करें। अच्छे लेआउट के सिद्धांतों का पालन करें। कुछ सिद्धांतों पर समझौता करना अलग-अलग उद्देश्यों की फर्म के सापेक्ष महत्व पर निर्भर होना चाहिए, खाका और मॉडल को व्यवस्थित करने और पुनर्व्यवस्थित करने में काफी मात्रा में समय लग सकता है जब तक कि लेआउट की सही योजना नहीं मिलती है। सीधे प्रभावित होने वाले सभी कर्मियों से अंतिम अनुमोदन प्राप्त करें।

4. लेआउट योजना पर उपकरणों के सभी आइटमों की पहचान करें, फिर उपकरणों के टुकड़ों को पत्र के साथ लेबल करें, और वास्तविक चाल ऐसे समय में करें जब भ्रम कम हो जाएगा।

कार्यालय लेआउट में अंतरिक्ष आवश्यकताएँ:

अंतरिक्ष की आवश्यकताओं में काफी भिन्नता होती है, जैसे कि फर्नीचर में उपयोग किए जाने वाले उपकरण और उपकरण की वस्तुओं के आकार, फर्श की जगह का आकार, और उपलब्ध सुविधाओं जैसे कि लिफ्ट, सीढ़ी, खिड़कियां, विश्राम कक्ष, और निकास के स्थान पर निर्भर करता है। । सुझाए गए अंतरिक्ष भत्तों की निम्नलिखित सूची अधिकांश स्थितियों में सहायक पाई जाएगी:

बेशक, ये आंकड़े केवल मार्गदर्शक हैं; किसी भी कार्यालय के लिए सबसे अच्छा क्या होगा, परिस्थितियों पर निर्भर करेगा। जैसा कि स्पष्ट है, अंतरिक्ष उपयोग के किसी भी कार्यक्रम में एक महत्वपूर्ण कारक उपयोग किए जाने वाले डेस्क के आकार की चिंता करता है, और जिस तरह से डेस्क और फाइलें व्यवस्थित होती हैं। डेस्क कई अलग-अलग आकारों में आते हैं।

अधिकांश भाग के लिए, लिपिक श्रमिकों के लिए 32 इंच के 54 डेस्क, उच्चतर स्तर के कर्मचारियों के लिए 60 इंच के 34 इंच के डेस्क दिए गए हैं, और 66 इंच के 36 इंच और 76 के 36 इंच के शीर्ष स्तर के अधिकारियों के लिए प्रदान किए गए हैं। डेस्क के आकार से संबंधित निर्णय लेने के लिए एक नए कार्यालय की योजना बनाना आवश्यक है जो कि कर्मचारियों के विभिन्न स्तरों के लिए पूरे संगठन में उपयोग किया जाएगा।

अंतरिक्ष आवश्यकताओं की गणना में डेस्क की व्यवस्था एक महत्वपूर्ण कारक है। यदि प्रत्येक डेस्क दो और तीन डेस्क की इकाइयों में अंत तक समूहीकृत किए गए हैं, तो प्रत्येक स्थान पर केंद्रित होने और गलियारे से घिरा होने पर अधिक स्थान की आवश्यकता होती है।

निजी कार्यालय:

कर्मचारियों को निजी कार्यालय किस हद तक प्रदान किए जाते हैं, यह प्रबंधन की इच्छा और निर्णय पर निर्भर करेगा। प्रत्येक मामले को अलग से निपटाया जा सकता है। कुछ संगठनों में, प्रबंधकीय कर्मियों को उनके डेस्क के आसपास कम रेलिंग देकर गोपनीयता की डिग्री बनाई जाती है। हालांकि, इस तरह की व्यवस्था व्यक्ति को व्याकुलता और शोर से मुक्ति प्रदान नहीं करती है जो एक निजी कार्यालय का मुख्य उद्देश्य है।

उन सवालों के बीच, जो किसी कर्मचारी को एक निजी कार्यालय देने या न देने के निर्णय में पूछे जा सकते हैं, 'निम्नलिखित':

1. क्या उसके पास अपने निजी कार्यालय के औचित्य के लिए पर्याप्त प्रतिष्ठा है?

2. क्या उनके काम में एकाग्रता के स्तर की आवश्यकता होती है जो कि एक निजी कार्यालय द्वारा प्रदान किया जा सकता है?

3. क्या उसका काम दूसरों के काम में दखल देगा?

4. क्या उनके काम में गतिविधियाँ शामिल होती हैं, गोपनीय प्रकृति की या 'होती हैं, अक्सर दूसरों के साथ मेल खाती हैं, उन मामलों पर जिन्हें सबसे अच्छी तरह से निजी कार्यालय की गोपनीयता में संभाला जा सकता है।

यह बहुत कम सवाल है कि अधिकांश शीर्ष स्तर के अधिकारियों के लिए निजी कार्यालय प्रदान किए जाएं।

हालांकि, निजी कार्यालयों के नुकसान को ध्यान से तौलना अच्छा है:

1. पर्यवेक्षी कर्मियों के पास एक खुले क्षेत्र में, संभव संपर्क नहीं है।

2. अधिक फर्श स्थान का सेवन किया जाता है।

3. चिकनी और निर्बाध कार्य प्रवाह को प्राप्त करना कठिन है।

4. एयर कंडीशनिंग और प्रकाश की समस्याएं जटिल हैं।

5. निर्माण और रखरखाव के लिए निजी कार्यालय अधिक महंगे हैं।

इन कारणों के लिए, व्यापक रूप से कार्यालय के संचालन के लिए बड़े, खुले क्षेत्रों को प्रदान करने और पहली पंक्ति के पर्यवेक्षकों और कभी-कभी उच्च स्तर के अधिकारियों जैसे कि अधीक्षक और विभाग प्रमुखों के साथ-साथ कर्मचारियों की देखरेख करने के लिए एक व्यापक प्रवृत्ति होती है। पूर्ण गोपनीयता की समसामयिक आवश्यकता को एक या अधिक सम्मेलन कक्षों के प्रावधान के माध्यम से संतोषजनक रूप से पूरा किया जा सकता है। छोटे निजी कार्यालयों के प्रति रुझान भी स्पष्ट है।

जहां सीमित गोपनीयता पर्यवेक्षी कर्मियों या उन कर्मचारियों के लिए वांछित है जिनके काम के लिए घनिष्ठ एकाग्रता की आवश्यकता होती है, बौना विभाजन या मॉड्यूलर इकाइयां अंतरिक्ष की अर्थव्यवस्था के साथ गोपनीयता के संयोजन का एक उत्कृष्ट काम कर सकती हैं। इस प्रकार के उपकरण निम्नलिखित अनुभाग में वर्णित किए जाएंगे।

कार्यालय स्थान का अधिकतम उपयोग:

अंतरिक्ष की बढ़ती लागत के मद्देनजर कार्यालय अंतरिक्ष का अधिकतम उपयोग प्रबंधन के लिए एक तेजी से महत्वपूर्ण मापदंड बन गया है। बढ़ी हुई लिपिक उत्पादन में आंशिक रूप से बढ़ी हुई लिपिक लागत के लिए क्षतिपूर्ति करता है; इस प्रकार, लिपिक उत्पादकता के लिए बेहतर अंतरिक्ष प्रबंधन कर सकने वाले किसी भी योगदान को सीधे परिलक्षित किया जाएगा।

पिछले कई वर्षों से कार्यालय अंतरिक्ष के लिए औसत दर तेजी से बढ़ रही है। इन बढ़ी हुई लागतों को प्रभावित करने वाले कारक कार्यालय की जगह में सुधार की स्थिति में बेहतर मांग हैं - प्रकाश व्यवस्था, एयर कंडीशनिंग और सजाने - और निर्माण लागत में वृद्धि। आज कई कार्यालयों में उपयोग की जाने वाली बड़ी और भारी मशीनों द्वारा भाग में बढ़ी हुई संरचनात्मक लागत की आवश्यकता होती है।

अधिकांश डेटा-प्रोसेसिंग इंस्टॉलेशन के लिए विशेष रूप से प्रबलित फर्श के साथ-साथ केबलों के लिए विशेष एयर कंडीशनिंग और नाली की आवश्यकता होती है। अंगूठे के एक सामान्य नियम के रूप में, कार्यालय लेआउट योजना प्रबंधन की ओर से आधा सरल अंकगणितीय और आधा निर्णय है। अंकगणित भाग प्रत्येक श्रेणी के लोगों की संख्या द्वारा सुझाए गए अंतरिक्ष भत्तों को गुणा करने से आता है।

निर्णय फिक्स्चर और, फर्नीचर की शारीरिक व्यवस्था में और कार्यालय लेआउट के वातावरण को डिजाइन करने में आता है। जे जे मर्फी ने कार्यालय लेआउट के निर्णय भाग का मार्गदर्शन करने के लिए कार्यालय अंतरिक्ष के अधिकतम उपयोग के लिए पांच बुनियादी सिद्धांत विकसित किए हैं। इन सिद्धांतों को डफी, इंक, न्यूयॉर्क अंतरिक्ष योजना और डिजाइनिंग संगठन द्वारा विकसित कुछ सिद्धांतों के साथ जोड़ा गया है।

1. पर्याप्त प्रकाश व्यवस्था प्रदान करें। रोशनी से सत्तर से आठ फुट की मोमबत्तियों को खिड़कियों से सटे स्थान पर रखे गए प्रीमियम को कम करने का सुझाव दिया जाता है, इल्यूमिनेटिंग इंजीनियरिंग सोसाइटी कार्यालय में चारों ओर अधिक प्रकाश की वकालत कर रही है, जो औसत स्वीकार्य मानकों से लगभग तीन गुना अधिक है। समाज का तर्क है कि बढ़ी हुई रोशनी कर्मचारी की थकान को काफी कम कर देती है।

2. ध्वनिक ध्वनिरोधी प्रदान करें। यह स्वीकार्य सीमा के भीतर शोर स्तर को बनाए रखने के लिए आवश्यक है, विशेष रूप से कार्यालय मशीनों के बढ़ते उपयोग को देखते हुए। एक बड़ी बीमा कंपनी ने अपने मुख्य कार्यालय में ध्वनिक सामग्री स्थापित की, और शोर का स्तर लगभग 15 प्रतिशत गिर गया। परिणामस्वरूप परिणाम हुए, टाइपिंग त्रुटियों की संख्या में कमी आई और टर्नओवर और अनुपस्थिति में।

3. पर्याप्त वेंटिलेशन प्रदान करें। बहुत बार एयर कंडीशनिंग और वायु उपचार अपर्याप्त हो जाते हैं क्योंकि कार्य बल बढ़ता है। अधिकतम कर्मचारी दक्षता के लिए पर्याप्त वायु उपचार बनाए रखने के लिए विशेष प्रयास आवश्यक हैं।

4. स्थायी और अर्ध-स्थायी विभाजन का न्यूनतम उपयोग करें। यह डिजाइन में अधिकतम लचीलेपन की अनुमति देता है, इतना फर्श स्थान नहीं लेता है, और प्रकाश और एयर कंडीशनिंग डिजाइन में बाधा नहीं डालता है। वास्तव में, संभव के रूप में कई दीवारों और दरवाजों को समाप्त किया जाना चाहिए, एक दरवाजे के लिए लगभग अठारह वर्ग फुट के कार्यालय स्थान का उपयोग किया जाता है, और ऐस स्थान के बारे में छह इंच की एक दीवार घेरती है।

5. फर्नीचर की मॉड्यूलर इकाइयों के उपयोग को अधिकतम करें। यह गलियारे और कार्य स्थान को कम करने में मदद करता है और साथ ही कई कर्मचारियों के लिए गोपनीयता प्रदान करता है।

6. "ऊपरी स्थान" का उपयोग करें। इसमें भंडारण अलमारियों के लिए फ़ाइल अलमारियाँ के ऊपर के क्षेत्रों का उपयोग करना शामिल है। यह स्थान, कई मामलों में, एक या अधिक निजी कमरों को समाप्त कर सकता है, जो भंडारण और विविध गतिविधियों के लिए उपयोग किए जाते हैं। कुछ अनुमानों से पता चलता है कि प्रति वर्ष 1, 000 डॉलर से अधिक अकेले निजी कार्यालय 12 के लिए 15 फीट किराए पर लिया जाता है।

7. लिफ्ट और प्रदर्शन और प्रदर्शन के लिए प्रवेश द्वार के पास स्थान का उपयोग करें। रिसेप्शन सेवा कार्यालय के कार्य क्षेत्र के भीतर वापस प्रवेश करने के बजाय प्रवेश द्वार से सटे होने पर ही प्रभावी हो सकती है।

8. सचिवों के लिए निजी कमरे हटा दें। सचिवों को आसानी से और आराम से रखा जा सकता है, या तो व्यक्तिगत रूप से या छोटे समूहों में, कार्यकारी कार्यालयों के बाहर फ़ोयर या गलियारों में, फर्श की जगह में पर्याप्त बचत के साथ।

9. भंडारण के लिए एक निजी गोदाम में मृत या निष्क्रिय फाइलें भेजें। कंपनी के स्वामित्व वाले और संचालित गोदाम काफी महंगे हैं, औसतन $ 5 प्रति वर्ग फुट।

10. लचीलेपन पर जोर दें। शायद कार्यालय अंतरिक्ष का उपयोग करने में सबसे महत्वपूर्ण कारक लचीलापन है। कार्यालय की बदलती प्रकृति और संरचना - इसके बढ़े हुए कर्मचारी, इसकी बढ़ी हुई व्यावसायिक गतिविधियाँ - इसके अलावा स्वचालन और इलेक्ट्रॉनिक्स में निरंतर विकास, और लंबी अवधि के पट्टों की संख्या में वृद्धि से सभी को लचीली सुविधाओं की आवश्यकता होती है जिन्हें इन परिवर्तनों के अनुकूल बनाया जा सकता है। नए मॉड्यूलर डिजाइन केवल विभाजन-बौने या पूर्ण आकार को स्थानांतरित करके लगभग अनंत लेआउट परिवर्तन की अनुमति देते हैं। आवश्यकतानुसार वृद्धि या कमी के प्रावधानों के साथ कार्यालय स्थान को किराए पर लेने के माध्यम से लचीलापन भी प्राप्त किया जा सकता है।

कार्यालय लेआउट के लिए कोई रामबाण नहीं है। हालांकि, ऊपर उल्लिखित सरल गाइडों पर विचार करना, मौजूदा कार्यालय स्थान के साथ अधिकतम उत्पादकता प्रदान करना चाहिए। जब तक आवश्यक परिवर्तन और संशोधित लेआउट का प्रयास नहीं किया जाता है, तब तक कोई नहीं जानता है - लेकिन बढ़ती अंतरिक्ष लागत को देखते हुए, अंतरिक्ष दक्षता पर ध्यान देने की आवश्यकता पर बहुत जोर दिया गया है। कार्यालय अंतरिक्ष के प्रभावी और अधिकतम उपयोग को प्राप्त करने के लिए सरल निर्णय की एक पर्याप्त मात्रा आवश्यक है।

लेआउट में नए विकास:

जंगम विभाजन:

कई आधुनिक कार्यालय भवन, टिपिकल निजी कार्यालयों की स्थापना में लगभग विशेष रूप से जंगम विभाजन का उपयोग करते हैं। ये विभाजन - धातु, लकड़ी, प्लास्टिक या कांच से बने होते हैं - कार्यालयों के बीच आकर्षक अलगाव प्रदान करते हैं और अधिकारियों को उनकी आवश्यकता की प्रतिष्ठा और गोपनीयता प्रदान करते हैं। इन विभाजनों को आसानी से और सस्ते में आवश्यकतानुसार स्थानांतरित किया जा सकता है। जंगम विभाजन प्राप्त किए जा सकते हैं जो कि ध्वनि के अनुकूल हैं और जो पूरी गोपनीयता के साथ रहने वालों को प्रदान करते हैं। लागत सामान्य स्थायी विभाजन की तुलना में बहुत कम है।

4 से 6 फीट और उससे अधिक तक चलने योग्य, बौने विभाजन, कर्मचारियों को पूर्ण विभाजन के परिचर नुकसान के बिना गोपनीयता और प्रतिष्ठा के अधिकांश लाभों के साथ प्रदान करते हैं। जब कम विभाजन का उपयोग किया जाता है, तो मानक उपकरण का उपयोग करके कार्यालयों को गर्म, हवादार और हल्का किया जा सकता है; अलग प्रकाश जुड़नार और हीटिंग नलिकाएं अनावश्यक हैं।

मॉड्यूलर इकाइयाँ:

कार्यालय लेआउट के क्षेत्र में सबसे महत्वपूर्ण हाल के घटनाक्रमों में से एक मॉड्यूलर इकाइयां हैं, इन इकाइयों में आमतौर पर एक संयुक्त डेस्क और फ़ाइल कैबिनेट होते हैं, जिनमें से प्रत्येक के ऊपर एक काम की सतह होती है और बौना, जंगम विभाजन होता है। ये इकाइयाँ प्रभावी रूप से गोपनीयता, काम करने की सामग्री तक आसान पहुँच और अंतरिक्ष की अर्थव्यवस्था को जोड़ती हैं। यूनिटिंग भी अंतरिक्ष को बचाने के लिए एक लोकप्रिय उपकरण है और साथ ही कर्मचारियों को गोपनीयता का एक तत्व प्रदान करता है।

कार्यालय लेआउट के लिए एक प्रणाली दृष्टिकोण:

कार्यालय के लेआउट के लिए एक क्रांतिकारी दृष्टिकोण साबित हो सकता है कि क्विकबॉर्न टीम फॉर प्लानिंग एंड ऑर्गनाइजेशन, जो कि एक जर्मन मैनेजमेंट कंसल्टिंग फर्म है, द्वारा 1960 में विकसित “सिस्टम” या “ऑफिस लैंडस्केप” प्रक्रिया है। पिछले कुछ वर्षों में यूरोप में कई नए कार्यालय भवनों में उपयोग किया जाता है, यह दृष्टिकोण संयुक्त राज्य अमेरिका में व्यापक ध्यान आकर्षित करने लगा है।

कार्यालय डिजाइन के लिए सिस्टम दृष्टिकोण के समर्थकों के अनुसार, पारंपरिक कार्यालय को पीछे की ओर डिज़ाइन किया गया है: यह संगठनात्मक पदानुक्रम के आसपास बनाया गया है, जैसा कि संगठन चार्ट में परिलक्षित होता है, कार्यालय के माध्यम से सूचना और कागज के प्रवाह के आसपास नहीं। जिस तरह सामग्री के प्रवाह के आसपास एक विनिर्माण संयंत्र का आयोजन किया जाता है, कार्यालय को सूचना के प्रवाह के अनुसार डिजाइन किया जाना चाहिए।

इस प्रकार, कार्यालय लेआउट के लिए सिस्टम दृष्टिकोण दस्तावेजों के प्रवाह और एक संगठन में मौखिक संचार के प्रवाह के विश्लेषण से शुरू होता है। एक बार इन दो संचार प्रवाह की पहचान कर ली गई है और एक कार्यालय लेआउट का वर्णन किया गया है जो सूचना के प्रकार में इष्टतम दक्षता को निर्धारित करता है।

कार्य क्षेत्र के भीतर संचार के प्रवाह के अनुसार बनाया गया एक विशिष्ट कार्यालय। ध्यान दें कि सामान्य वर्ग या आयताकार कार्यालय मॉड्यूल को समाप्त कर दिया गया है और उन्हें वक्रतापूर्ण व्यवस्था के साथ बदल दिया गया है।

सैद्धांतिक रूप से, इस तरह के एक डिजाइन, आकस्मिक पर्यवेक्षक को अव्यवस्थित और बेतरतीब दिखाई देते हुए, सूचना के प्रवाह में इष्टतम दक्षता की अनुमति देता है और जिससे समग्र संगठनात्मक प्रभावशीलता बढ़ जाती है। कार्यालय परिदृश्य या सिस्टम दृष्टिकोण की विशिष्ट विशेषताओं में से एक खुली जगह का उपयोग है; कार्यालय के क्षेत्रों में संभव के रूप में कुछ तय दीवारों से विभाजित चाप; वातावरण खुली जगहों और स्वतंत्रता में से एक है।

इस दृष्टिकोण के डेवलपर्स के अनुसार, संचार और काम के प्रवाह की सुविधा के लिए आवश्यक है कि सभी इकाइयां, अनुभाग और विभाग जो एक साथ काम करते हैं, यथासंभव एक साथ स्थित हों और संभव के रूप में कुछ स्थायी दीवारों से अलग हो जाएं।

गोपनीयता या कार्यालय के क्षेत्रों को एक-दूसरे से अलग करने के लिए, दीवारों के स्थान पर फ़ाइल अलमारियाँ, भंडारण इकाइयां, प्लांटर्स और स्क्रीन का उपयोग किया जाता है; इस प्रकार, न केवल सूचना के मुक्त आदान-प्रदान, बल्कि कार्यालय व्यवस्था में अत्यधिक लचीलेपन में बाधा को दूर करके संचार के प्रवाह में सुधार किया जाता है, जो काम के प्रवाह में परिवर्तन के अनुरूप है। हालांकि, इस तरह के लचीलेपन को प्राप्त करने के लिए, प्रकाश, एयर कंडीशनिंग, और ध्वनिकी में एकरूपता बिल्कुल आवश्यक है।

लेआउट में गलतियाँ:

कार्यालय लेआउट में कुछ प्रकार की त्रुटियां इतनी आम हैं कि वे विशेष उल्लेख को सही ठहराते हैं:

1. मूल लेआउट को प्रोत्साहित करने की प्रवृत्ति है। भले ही काम की आवश्यकताओं में भारी बदलाव हो सकता है और यहां तक ​​कि जहां कार्यालय नए तिमाहियों में स्थानांतरित हो सकता है, लेआउट की पुरानी योजना को केवल मिसाल के तौर पर जारी रखा जा सकता है।

2. अभी भी विभिन्न या कम से कम स्थायी रूप से कार्यालयों की योजना बनाने की प्रवृत्ति है जो विभिन्न कार्यालयों और गलियारों को भारी, अंतर्निहित विभाजन से अलग करते हैं। परिणाम के रूप में यह बदलाव करना मुश्किल और महंगा है, भले ही प्रबंधन उन्हें बनाना चाहता हो।

3. अन्य विभागों की तुलना में अधिक मुखर अधिकारियों के लिए अपने विभागों और कर्मचारियों के लिए अधिक स्थान प्राप्त करने की प्रवृत्ति है। अंतरिक्ष और लेआउट के आवंटन से संबंधित अंतिम निर्णय निष्पक्ष और न्यायसंगत आवंटन आवंटन का बीमा करने के लिए समग्र दृष्टिकोण और पर्याप्त अधिकार रखने वाले किसी व्यक्ति द्वारा किया जाना चाहिए।

4. विभागीय प्रबंधकों और पर्यवेक्षकों को अपने स्वयं के नियोजन की अनुमति देने की प्रवृत्ति है, विधियों, या प्रक्रियाओं के समूह से तकनीकी सहायता के बिना लेआउट। जहां लेआउट में शामिल लोगों की योजना बनाई जाती है, जिसमें शामिल बुनियादी बातों का कोई विशेष ज्ञान नहीं होता है, सामान्य परिणाम व्यर्थ है, अक्षमता, आदि।

कार्यालय ले जाना:

अधिकांश कार्यालय संगठन अपने अस्तित्व के दौरान किसी समय में आगे बढ़ते हैं। यह एक दर्दनाक और परेशान करने वाला अनुभव हो सकता है- लेकिन अगर सही तरीके से योजना बनाई जाए तो इसकी जरूरत नहीं है। एक अच्छी तरह से योजनाबद्ध कार्यालय के कदम में कई महत्वपूर्ण तत्व हैं।

इन पर संक्षेप में नीचे चर्चा की गई है:

1. इस कदम से पहले कर्मचारियों और ग्राहकों को अच्छी तरह से सूचित करें। कर्मचारी स्वाभाविक रूप से परिवर्तन का विरोध करते हैं, और वे विशेष रूप से एक नए स्थान पर जाने के बारे में संदिग्ध हैं। जिन सवालों के जवाब देने की ज़रूरत है: वे किस मंज़िल पर काम करेंगे ?, किस प्रकार की सजावट और साज-सज्जा; चाहे नए स्थान में खिड़कियां हों; किस तरह की खाने की सुविधा, निजी कारों और सार्वजनिक परिवहन के लिए पार्किंग; जहां अन्य विभाग नए लेआउट में स्थित होंगे, और कई अन्य।

कर्मचारियों को इस कदम से पहले नए स्थान से परिचित होना चाहिए। इस तरह के सवालों के जवाब देने और व्यक्तिगत रूप से इस कदम को समझाने के लिए छोटे समूह की बैठकें उत्कृष्ट साधन हैं। इस कदम के बारे में कर्मचारी की रुचि को कंपनी के प्रकाशनों और व्यक्तिगत पत्रों के प्रभावी उपयोग के माध्यम से विकसित और बनाए रखा जाना चाहिए। ग्राहकों को शैक्षिक कार्यक्रम में भी शामिल किया जाना चाहिए और नई सुविधाओं का दौरा करने के लिए आमंत्रित किया जाना चाहिए। कुछ भ्रम कदम के दौरान शासन करेंगे, लेकिन पर्याप्त सूचनात्मक प्रयास इसे कम कर देंगे।

2. नए के विवरण, लेआउट का सावधानीपूर्वक अध्ययन किया जाना चाहिए। विभागीय असाइनमेंट को मजबूती से स्थापित किया जाना चाहिए, साथ ही यूनिट स्थान, व्यक्तिगत डेस्क और विविध उपकरण। यदि संभव हो, तो कर्मचारियों को नया लेआउट दिखाया जाना चाहिए, जिसमें सभी व्यक्तिगत स्थान इंगित किए गए हों। विस्तृत योजनाओं में टेलीफोन और बिजली के आउटलेट का स्थान शामिल होना चाहिए।

भत्ते को भविष्य की अंतरिक्ष आवश्यकताओं के लिए बनाया जाना चाहिए प्रतिशत आम तौर पर स्वीकृत मार्गदर्शिका है; हालाँकि, भत्ता व्यक्तिगत फर्म की प्रत्याशित वृद्धि या विस्तार के मद्देनजर किया जाना चाहिए। लेआउट नियोजन में, भारी उपकरण और फ़ाइलों को बाहरी दीवारों या संरचनात्मक क्रॉस-सदस्यों के ऊपर रखा जाना चाहिए, फर्श को ओवरलोड करने से बचें।

3. एक सप्ताह के अंत में या काम की मात्रा में कुछ सुस्त अवधि के दौरान कदम की अनुसूची करें। इस कदम के बाद थोड़े समय के लिए उत्पादकता कम होगी, जबकि कर्मचारी अपने नए परिवेश में समायोजित हो जाते हैं और संगठनात्मक इकाइयों की नई और अलग-अलग व्यवस्थाओं द्वारा लगाए गए कार्य प्रवाह की आवश्यकताओं को बदल देते हैं, लेकिन यह बेहतर होगा क्योंकि कर्मचारी अधिक आधुनिक के लिए समायोजित हो जाते हैं या विशाल वातावरण।

4. फर्नीचर, फिक्स्चर और उपकरण के सभी आइटमों को टैग करें और नंबर दें। संपत्ति के प्रत्येक टुकड़े को उस इकाई और विभाग की पहचान करने के लिए टैग किया जाना चाहिए, जो उसका है और नए लेआउट में उसका सटीक स्थान है। प्रत्येक कमरे, विभाग, या फर्श के लिए अलग-अलग रंगीन टैग का उपयोग किया जा सकता है।

इस कदम की अनुसूची तो पहचान टैग के आसपास की योजना बनाई जा सकती है; यह है, पहले ले जाया जा सकता है विभाग ए 1, लाल टैग, फर्श-, कमरा-, जा रहा है- फर्श, कमरे में। यह नियोजित, नियंत्रित अनुक्रम में एक व्यवस्थित कदम की अनुमति देता है। सबसे दूर कोने में जाने वाले उपकरण को पहले स्थानांतरित किया जाना चाहिए, और जो प्रवेश द्वार के बगल में जा रहा है, अंतिम।

5. कुछ कर्मचारियों को पुराने और नए दोनों स्थानों पर निश्चित जिम्मेदारियां सौंपी जानी चाहिए। ये कर्मचारी चाल को समन्वित करने, प्रत्यक्ष यातायात में मदद करने और कई सवालों के जवाब देने में बहुमूल्य सहायता प्रदान कर सकते हैं।

6. स्थानीय यातायात विभाग से आवश्यक समर्थन प्राप्त करें और चलती वैन को लोड करने और उतारने की सुविधा प्रदान करें।