कार्यालय लेआउट: विकल्प, कारक, महत्व और सिद्धांत

कार्यालय लेआउट के विकल्प, कारक, महत्व, सिद्धांत, प्रकार और फायदे के बारे में जानने के लिए इस लेख को पढ़ें।

कार्यालय लेआउट की पसंद:

प्रत्येक कार्यालय के प्रबंधन को एक बड़ा निर्णय लेना होता है कि कार्यालय का स्थान शहरी क्षेत्र में होना है या शहर से कुछ दूरी पर स्थित उपनगरीय क्षेत्र में। इस कारक को देखते हुए, शहर से कुछ दूरी पर स्थित कार्यालय, किसी को यह भी ध्यान रखना होगा कि यह परिवहन से जुड़ा है या नहीं।

पश्चिमी देशों में, आजकल शहर से दूर कार्यालय का पता लगाने की प्रवृत्ति बढ़ रही है, उपनगरीय क्षेत्रों में कहें।

ऐसी प्रवृत्ति के कारण हैं:

1. उच्च लागत:

शहर में एक आवास के प्रति वर्ग फुट की लागत बहुत अधिक है, जबकि उपनगरीय क्षेत्र में यह कम है।

2. अधिक भीड़ और भीड़:

शहर अत्यधिक भीड़भाड़ और हर समय गतिविधियों के साथ हलचल और हलचल है। उपनगर के मामले में ऐसा नहीं है। कभी-कभी कार्यालय को चलाने के लिए आवश्यक स्थान भी शहर में उपलब्ध नहीं होता है।

3. बढ़ती परिवहन सुविधाएं:

विगत वर्षों में परिवहन के साधन और विकास ने कई व्यवसायों को शहर की जगह से दूर कार्यालय में मदद की है।

4. संचार के साधन:

अब, उपनगरों में कार्यालय के रखरखाव की कम लागत के अलावा मोबाइल, इंटरनेट, फैक्स मशीन आदि जैसे संचार सुविधाओं ने शहर के क्षेत्र से उपनगरीय क्षेत्र में आधार को स्थानांतरित करने के लिए कई अच्छे कार्यालय को मजबूर कर दिया है।

अब-एक दिन, बैंकों और बीमा कंपनियों के कार्यालय शहरी स्थान पर अधिक प्रभावी रूप से कार्य करते हैं क्योंकि जनसंख्या का घनत्व, अच्छा व्यक्तिगत आय, यातायात का बेहतर प्रवाह और किसी साइट का अधिक प्रमुखता है। हालांकि, अंतिम विश्लेषण में, यह लागत कारक है जो पसंद को प्रभावित करता है।

इसके विपरीत, उद्योग और उनके कार्यालय उपनगरों में स्थित हैं, और, कुछ मामलों में, उपनगरीय क्षेत्रों में स्थानांतरित किए जा रहे हैं। इसका मतलब यह भी है कि कार्यालय का कुछ हिस्सा विनिर्माण इकाइयों के साथ उपनगरों में जाना चाहिए।

कार्यालय लेआउट को प्रभावित करने वाले कारक:

एक बार निर्णय लेने के बाद कि कार्यालय का पता लगाने के लिए कार्यालय भवन के चयन के लिए निम्नलिखित कारकों पर विचार करना वांछनीय होगा:

1. आवश्यक स्थान प्राप्त करना:

स्थान तय करने से पहले यह पता लगाना आवश्यक होगा कि दिए गए स्थान में न्यूनतम आवश्यक स्थान उपलब्ध है या नहीं।

2. करों का कारक:

कार्यालय के व्यवसाय को निर्धारित करने में करों की महत्वपूर्ण भूमिका होती है। कार्यालय के लिए निगम कर और जल कर, और केंद्रीय बिक्री कर, राज्य बिक्री कर और उत्पाद शुल्क कर निर्मित उत्पाद पर असर डालते हैं, और इसके परिणामस्वरूप कार्यालय के व्यवसाय पर इसका असर पड़ता है।

3. स्थानीयकरण के प्रभाव:

यदि कार्यालय ऐसी जगह पर स्थित है जहां कार्यालय की अन्य इकाइयां समान व्यवसाय में लगी हैं, तो यह एक बेहतर ग्राहक सेवा और प्रतिष्ठा सुनिश्चित करेगा। लेकिन यह एक मार्गदर्शक कारक नहीं हो सकता। वास्तव में पिछले एक दशक में, संचार के बेहतर साधनों और बेहतर परिवहन सुविधाओं के कारण हमारे देश में इस प्रकार की एकाग्रता के खिलाफ एक प्रवृत्ति रही है।

4. आसपास के स्थिति की स्थिति:

यह एक ऐसे स्थान पर कार्यालय भवन का पता लगाने के लिए आदर्श होगा जहां परिवेश स्वास्थ्यप्रद हो। एक क्षेत्र में शोर, धुएं और भीड़ के कारण कार्यालय के काम के स्वास्थ्य और पर्यावरण पर बुरा प्रभाव पड़ता है।

5. सेवाओं की विभिन्न सुविधाओं की उपलब्धता:

बैंक, बीमा कंपनियां, डाकघर, सड़क परिवहन कंपनी के कार्यालय, खुदरा दुकानें, और रेस्तरां जैसी सुविधाएं व्यवसाय की अधिक दक्षता सुनिश्चित करती हैं क्योंकि उनका उपयोग कर्मचारियों के साथ-साथ व्यवसाय द्वारा भी किया जाता है।

6. परिवहन की उपलब्धता:

कार्यालय इतना स्थित होना चाहिए कि परिवहन के कुशल साधन कर्मचारियों के साथ-साथ ग्राहकों के लिए भी उपलब्ध हों। यह कार्यालय के सुचारू संचालन को सुनिश्चित करेगा। रेलवे स्टेशन, अंतरराज्यीय बस टर्मिनल या हवाई अड्डे के पास का स्थान कुछ प्रकार के व्यवसाय के लिए बहुत लाभकारी है।

कार्यालय अंतरिक्ष योजना या कार्यालय लेआउट:

कारकों को ध्यान में रखने के बारे में चर्चा करने के बाद, उठाया जाने वाला अगला कदम अंतरिक्ष या कार्यालय के लेआउट की योजना है। कार्यालय लेआउट को "एक प्रभावी या आकर्षक एकता में अधिकतम प्रभावशीलता प्रदान करने और इन घटकों के समन्वय के लिए उपलब्ध फर्श स्थान के भीतर सभी भौतिक घटकों की व्यवस्था के रूप में परिभाषित किया गया है।"

दूसरे शब्दों में, इसे अंतरिक्ष के इष्टतम उपयोग को सुनिश्चित करने और कार्यालय की अधिकतम दक्षता सुनिश्चित करने के उद्देश्य से दिए गए उपलब्ध फ्लोर स्पेस के भीतर विभिन्न विभागों, उपकरणों और पुरुषों की व्यवस्था के रूप में वर्णित किया जा सकता है।

एक कार्यालय में अंतरिक्ष लेआउट का महत्व:

अंतरिक्ष लेआउट के महत्व का अंदाजा इस बात से लगाया जा सकता है कि:

1. यह मंजिल अंतरिक्ष के उचित उपयोग सुनिश्चित करता है:

यह सुनिश्चित करने के लिए कि फर्नीचर आदि रखने के लिए फर्श की जगह पर्याप्त है, फर्श की जगह का उचित उपयोग आवश्यक है।

2. काम का एक चिकना प्रवाह सुनिश्चित करने के लिए:

यह देखने के लिए कि कार्यालय की नौकरी देरी के बिना आगे बढ़ती है और मैन्युअल रुकावट एक उचित लेआउट काम के सुचारू प्रवाह को सुनिश्चित करने के लिए महत्वपूर्ण है ताकि प्रशासनिक प्रबंधन लागत कम हो।

3. पर्यवेक्षण की सुविधा के लिए:

कार्यालय के उचित संचालन के लिए कार्यालय के काम की उचित देखरेख आवश्यक है। लेआउट पर्यवेक्षण के कार्य को सुविधाजनक बनाता है और यह इसकी लागत में कटौती करता है।

4. आगंतुक और ग्राहक पर प्रभाव बनाने के लिए:

एक आधुनिक व्यवसाय संगठन की भलाई अपने आगंतुकों और ग्राहकों की सद्भावना पर निर्भर करती है। कार्यालय संगठन की छवि को पेश करने का एक ऐसा साधन है। इसलिए इस उद्देश्य को प्राप्त करने के लिए कार्यालय लेआउट का महत्व है।

5. संचार की सुविधा के लिए:

कार्यालय को सुचारू रूप से चलाने के लिए और कार्यालय की घटनाओं से अच्छी तरह वाकिफ होने के लिए एक पर्याप्त अंतर-संचार की आवश्यकता होती है। यह एक अच्छा कार्यालय लेआउट द्वारा सुविधाजनक है।

6. आराम सुनिश्चित करना और श्रमिकों के मनोबल को बढ़ावा देना:

एक उचित कार्यालय लेआउट का महत्व इस तथ्य से भी उत्पन्न होता है कि श्रमिकों को काम करते समय सहज महसूस करना चाहिए ताकि उनका मनोबल अच्छा हो। एक अच्छा कार्यालय लेआउट सबसे अच्छा काम करने की स्थिति प्रदान करना है।

7. कार्यालय उपकरण का बेहतर उपयोग सुनिश्चित करना:

कार्यालय को चलाने की प्रति व्यक्ति लागत को कम करने के लिए, यह आवश्यक है कि कार्यालय मशीनों और कार्यालय के उपकरणों को सर्वोत्तम उपयोग में लाया जाए। यह संभव है अगर कार्यालय लेआउट उचित है। यह ज़ेरॉक्स मशीनों की तरह कुछ कार्यालय मशीनों को केंद्रीयकृत करने में मदद करता है, जबकि अन्य प्रकार के लेखकों की तरह चल और विकेंद्रीकृत हैं।

कार्यालय लेआउट के सिद्धांत:

कार्यालय लेआउट का तरीका क्या हो सकता है और यह कैसे होना चाहिए, इसके बारे में कोई कठिन और तेज़ नियम नहीं है। हालांकि, कुछ सिद्धांतों का पालन करते हुए एक उचित कार्यालय लेआउट होना बेहतर होगा।

एक प्रयास यहाँ किया गया है और enumerated:

1. अच्छा वेंटिलेशन:

यह खराब और प्रदूषित हवा के बहिर्वाह के ऊपर से सूर्य के प्रकाश के प्रवाह की अनुमति देता है।

2. काम:

काम का प्रवाह बहुत चिकना होना चाहिए। विभाग का आकार कुछ भी हो, कागजात और लोगों की आवाजाही न्यूनतम होनी चाहिए।

3. प्रकाश:

अधिकतम स्थान और काम और फर्श के कोने को उज्ज्वल रोशनी प्राप्त होनी चाहिए, चाहे सूरज की रोशनी जो वेंटिलेटर से गुजरती है, या लैंप, बल्ब और ट्यूब लाइट से।

4. आंदोलन और अवलोकन:

एक कार्यालय बिछाने और अंतरिक्ष का चयन करते समय लोगों के आंदोलन की अवधारणा को ध्यान में रखा जाना चाहिए। यह फाइलों आदि के आवागमन को सुगम बनाता है।

5. फर्नीचर की व्यवस्था:

फर्नीचर को इस तरह से व्यवस्थित किया जाना चाहिए कि वे मानक योजना के अनुसार उसी तरह से सामना करें। इस तरह, न केवल कार्यालय अधिक कुशल दिखता है, बल्कि पर्यवेक्षण भी आसान हो जाता है।

6. पर्यवेक्षण:

लेआउट ऐसा होना चाहिए कि यह उचित पर्यवेक्षण में मदद और सुविधा प्रदान करे।

7. उपकरण का प्लेसमेंट:

कुछ उपकरण जैसे रैक, फाइलिंग कैबिनेट आदि बड़ी जगह घेरते हैं और ये उपकरण अक्सर कार्यालय के कर्मचारियों द्वारा उपयोग किए जाते हैं। इसलिए कार्यालय लेआउट की योजना ऐसी होनी चाहिए कि यह इनको समायोजित करे।

8. लचीलापन:

लेआउट ऐसा होना चाहिए कि यह भविष्य के लिए कुछ बदलावों की अनुमति दे, क्योंकि कार्यालय स्थिर नहीं है। यह समय के बदलाव के साथ बदलता है, और जरूरत पड़ने पर इसका विस्तार होता है।

9. लागत:

कार्यालय की जगह को अपनी पूर्ण क्षमता के लिए उपयोग किया जाना चाहिए ताकि कालीन लागत, अर्थात, उपयोग किए गए स्थान की लागत, हमेशा न्यूनतम हो; हालाँकि, ऐसा करते समय, यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि प्रत्येक कार्यकर्ता को स्थानांतरित करने की अधिकतम स्वतंत्रता को ध्यान में रखा जाने वाला सिद्धांत होना चाहिए क्योंकि तब कार्य की दक्षता स्थिर रखी जाती है।

10. संतुलन का सिद्धांत:

यह आवश्यक है क्योंकि संतुलन जिम्मेदारी की भावना देता है और कार्यालय की मनभावन उपस्थिति अधिक से अधिक ग्राहकों को आकर्षित करती है और इस प्रकार उद्यम की छवि को बेहतर बनाती है।

कार्यालय लेआउट के प्रकार:

एक कार्यालय में की जाने वाली गतिविधियों के आधार पर दो प्रकार के लेआउट हैं:

1. समूह लेआउट:

इस प्रकार के कार्यालय लेआउट में, श्रमिक और समान गतिविधियां करने वाले व्यक्ति एक साथ लगे होते हैं। उदाहरण के लिए, सभी टाइपिस्ट को टाइपिंग पूल में रखा जाता है और सभी एकाउंटेंट को एक कमरे में रखा जाता है।

2. प्रक्रिया लेआउट:

इस प्रक्रिया में, एक लेआउट इस तरह से रखा जाता है कि संचालन के अनुक्रम के आधार पर पुरुषों और मशीनों की व्यवस्था की जाती है, उदाहरण के लिए फाइलिंग सेक्शन को डिस्पैच सेक्शन के बगल में रखा जा सकता है, और इसी तरह।

व्यवहार में, इन दोनों प्रकार के लेआउट में से किसी का भी विशेष रूप से उपयोग नहीं किया जा सकता है। लेकिन इन दोनों प्रकार के लेआउट को कार्य और दक्षता के वांछित प्रवाह को प्राप्त करने के लिए जोड़ा जाना है। उदाहरण के लिए, टाइपिस्ट को केंद्रीयकृत टाइपिंग पूल में रखा जा सकता है, फिर भी उनमें से कुछ को महत्वपूर्ण अधिकारियों के बगल में रखा जा सकता है।

एक अच्छे कार्यालय लेआउट के लाभ:

1. बेहतर सद्भावना:

एक बेहतर नियोजित लेआउट आगंतुक को दक्षता की एक छवि प्रदान करता है। यह उन लोगों के दिमाग में अधिक सद्भावना पैदा करता है जो कार्यालय से निपटते हैं।

2. आर्थिक स्थिरीकरण:

यह कार्यालय की लागत में कमी से संबंधित है। एक अच्छा कार्यालय लेआउट उपलब्ध फर्श स्थान का सबसे अधिक आर्थिक और प्रभावी उपयोग करने का लक्ष्य रखता है।

3. बेहतर मनोबल:

एक अच्छी तरह से योजनाबद्ध कार्यालय लेआउट श्रमिकों के मनोबल और आराम को बढ़ाता है। यह बेहतर उत्पादकता के लिए अनुकूल है; इसके विपरीत, एक बुरी तरह से नियोजित कार्यालय का कार्यकर्ता के दिमाग पर प्रभाव पड़ता है।

4. दक्षता को बढ़ावा देता है:

यदि किसी कार्यालय को ठीक से रखा गया है तो दक्षता अपने आप सुधर जाती है। दस्तावेज़ों का मार्ग इस तरीके से आगे बढ़ता है कि कोई व्यक्ति फिर से अच्छी तरह से रचनात्मक कार्रवाई करने के लिए प्रभावी ढंग से आगे बढ़ेगा।

5. कार्यालय रखरखाव में लागत में कमी:

प्रकाश, शीतलन, ताप और वातानुकूलन की लागत दिन-ब-दिन बढ़ती जा रही है। एक ठीक से निर्धारित कार्यालय स्थायी जुड़नार और उपकरणों की लागत को कम करता है। इसके अलावा, इन प्रणालियों के रखरखाव और चलाने की लागत कम हो जाती है।

6. पर्यवेक्षण की गुणवत्ता को बढ़ाता है:

एक अच्छा कार्यालय लेआउट पर्यवेक्षण को अधिक प्रभावी बनाता है। वास्तव में, पर्यवेक्षण की मात्रा कम से कम हो जाएगी, पर्यवेक्षण का बोझ कम हो जाएगा और पर्यवेक्षण की लागत में बचत होगी।

7. अंतर-विभाग संचार की गति:

एक कार्यालय में, जिसे पर्याप्त रूप से रखा गया है, इस बातचीत को ध्यान में रखते हुए कि इसे अपने विभिन्न विभागों के साथ करना होगा, संचार प्रणाली को गति दी जाती है। ऐसा इसलिए है क्योंकि कार्यालय और विभागों की विभिन्न इकाइयों को एक क्रम में रखा गया है। अंतर-संचार सबसे छोटे मार्ग का अनुसरण करता है।

8. मशीनों और उपकरणों के इष्टतम उपयोग:

प्रत्येक कार्यालय विभिन्न मशीनों और उपकरणों का उपयोग करता है और परिणामस्वरूप लेआउट उपकरण और मशीनों के संयुक्त उपयोग के लिए प्रदान करता है। यह संयोगवश, उनमें निवेश की मात्रा को कम कर देता है।