कार्यालय लागत नियंत्रण: कमी, समस्या और कार्यान्वयन

कार्यालय लागत नियंत्रण की कमी, समस्या और कार्यान्वयन के बारे में जानने के लिए इस लेख को पढ़ें।

लागत नियंत्रण द्वारा कार्यालय व्यय में कमी:

लागत नियंत्रण को बजट के पूर्व निर्धारित मानक के साथ वास्तविक व्यय की लगातार और नियमित तुलना द्वारा व्यय के सभी मदों के नियंत्रण के रूप में परिभाषित किया जा सकता है, ताकि मानक से दूर अवांछनीय रुझानों का पता लगाया जा सके और प्रारंभिक चरण में इसे ठीक किया जा सके।

लागत नियंत्रण में निम्नलिखित कदम शामिल हैं:

1. प्रत्येक वस्तु या तत्व के लिए लागत मानक का निर्धारण।

2. मानक सेट से लागत में भिन्नता का पता लगाना।

3. यह सुनिश्चित करने के लिए सुधारात्मक कदम उठाना कि भविष्य में वास्तविक लागत मानक लागत के समान हो।

कार्यालय प्रबंधन का प्रत्येक पहलू लागत नियंत्रण के साथ प्रत्यक्ष या अप्रत्यक्ष रूप से संबंधित है। हालांकि, कार्यालय के संचालन के प्रभावी प्रबंधन के लिए लागत नियंत्रण का एक नियोजित कार्यक्रम चाहिए। इस तरह के कार्यक्रम में कार्यालय संचालन के सभी संभावित पहलुओं के लिए इकाई लागत का निर्धारण शामिल है।

यह निर्धारित करने की कोशिश करता है कि ऑपरेशन की प्रत्येक इकाई की लागत कितनी है और प्रत्येक की लागत कितनी होनी चाहिए। यह ऑपरेशन की विभिन्न इकाइयों की पहचान करता है ताकि इन लागतों को उन उत्पादन कार्यों के लिए चार्ज किया जा सके जो वास्तव में ओवरहेड्स के बजाय इन विशिष्ट कार्यालयों की सेवा का उपयोग करते हैं।

कार्यालय लागत नियंत्रण की समस्या:

कार्यालय में लागत नियंत्रण एक चौंकाने वाला प्रस्ताव है, हालांकि यह इतना आवश्यक है। कंपनी के उत्पाद की कीमतों को ठीक करने और कंपनी के उत्पाद लाइन का विश्लेषण करने के लिए यह निर्धारित करना आवश्यक है कि उत्पाद सामान्य ऑपरेशन के लिए फायदेमंद नहीं हैं या नहीं।

कार्यालय लागत नियंत्रण में कई समस्याएं हैं, जिनमें से सबसे महत्वपूर्ण हैं:

1. कार्यालय लागत की विविधता और गुणवत्ता की समस्याएं:

कार्यालय में विभिन्न प्रकार की गतिविधियाँ हैं और इस प्रकार कठोर वर्गीकरण और इकाई लागत को स्थापित करना आसान नहीं है। ये गतिविधियाँ कई कारकों से बनी हैं, जिनमें से कुछ महत्वपूर्ण हैं। कार्यालय में कई लोग जिम्मेदारी के विभिन्न स्तरों पर काम करते हैं। ये विवरण और विविधताएँ बहुत जटिल समस्या पैदा करती हैं क्योंकि यह कार्यालय संचालन की विशेष रूप से पहचान योग्य इकाई के आधार पर नहीं किया जा सकता है।

2. प्रणाली की व्यावहारिकता की समस्याएं:

हालांकि एक विस्तृत कार्यालय लागत प्रणाली संभव है, यह निर्धारित करना एक बड़ी समस्या है कि क्या प्रणाली व्यावहारिक है। याद किया जाने वाला एक तथ्य यह है कि कार्यालय में लागत विश्लेषण एक बड़ी समस्या है क्योंकि कार्यालय की लागत छोटी वस्तुएं हैं और एक विस्तृत विश्लेषण अक्सर बचत की गई बचत की तुलना में अधिक महंगा होता है, और इसलिए, यह व्यावहारिक नहीं है।

3. लागत की कार्रवाई के लिए समस्या आदि।

चूंकि सभी प्रकार के कार्यालय संचालन पर लागत प्राप्त की जा सकती है, इसलिए यह तय करना मुश्किल है कि किस खाते का संचालन जिम्मेदार होना चाहिए। सटीकता का स्तर क्या होना चाहिए? निर्णय विश्लेषण की लागत, विश्लेषण के कारण संभावित अर्थव्यवस्थाओं और डेटा के उपयोग पर निर्भर करता है।

कार्यालय लागत नियंत्रण का कार्यान्वयन:

कार्यालय में लागत नियंत्रण लागू करने के लिए, निम्नलिखित बातों पर ध्यान दिया जाना चाहिए:

लागत का वर्गीकरण:

कार्यालय लागत पेरोल रिकॉर्ड, श्रम रिकॉर्ड, खरीद और बिक्री चालान और लेखांकन और अन्य रिकॉर्ड से प्राप्त की जाती है।

ब्रिटेन, फ्रांस, जर्मनी और संयुक्त राज्य अमेरिका जैसे कुछ प्रमुख देशों में, आमतौर पर इस्तेमाल किया जाने वाला वर्गीकरण है:

(ए) कार्यालय के कर्मचारियों और पर्यवेक्षकों के वेतन, लाभ और व्यय खाते 60% -70%

(ख) आपूर्ति, स्टेशनरी, डाक, टेलीफोन, टेलीग्राम, टेलीएक्स और मालिश सेवा जैसी सामग्री 15% -20%

(ग) कार्यालय मशीन, उपकरण, प्रकाश व्यवस्था, कर, बीमा 15% -20% के रखरखाव और परिशोधन जैसे ओवरहेड्स

भारतीय संदर्भ में या उस मामले के लिए, किसी भी विकासशील देश के संदर्भ में, इन प्रतिशत को उन परिस्थितियों के अनुरूप बदलना होगा, जिनमें उद्यम संचालित होते हैं। इन प्रतिशत को पिछले रिकॉर्ड के आधार पर निर्धारित किया जाना चाहिए। अधिकांश भारतीय उद्यमों के मामले में वेतन, मजदूरी, लाभ का प्रतिशत 50% से 60% तक है।

कार्यालय लागत को विशिष्ट लागत लेखांकन प्रणाली और वर्गीकरण में विभाजित किया जा सकता है, जो है:

(ए) प्रत्यक्ष सामग्री:

यह कार्यालय उत्पाद का एक हिस्सा है, अर्थात, प्रपत्र, पत्र-प्रमुख और डाक।

(बी) अप्रत्यक्ष सामग्री:

जो कार्यालय उत्पाद का हिस्सा नहीं है, लेकिन जो काम करना आवश्यक है जैसे कि इरेज़र, पेंसिल, रबर, स्टैम्प, टाइपराइटर रिबन आदि।

(ग) प्रत्यक्ष श्रम:

जिसे टाइपिस्ट, क्लर्क, आशुलिपिक और मशीन ऑपरेटर द्वारा कार्यालय उत्पाद पर लागू किया जाता है।

(d) अप्रत्यक्ष श्रम:

जिसे सीधे कार्यालय के उत्पाद पर लागू नहीं किया जाता है जैसे रखरखाव कर्मचारी या ओएम विभाग द्वारा किया गया कार्य।

(ई) ओवरहेड्स:

यह विशेष रूप से कार्यालय उत्पाद और सेवाओं जैसे प्रकाश, गर्मी, किराया और करों, टेलीफोन, पर्यवेक्षक आदि के किसी भी भाग पर लागू नहीं है।