व्यापारिक खरीद और हैंडलिंग प्रक्रिया (6 चरणों)

व्यापारिक योजनाओं को लागू करने के लिए व्यापारिक माल की खरीद और धारण एक महत्वपूर्ण हिस्सा है।

यह चरण प्रक्रिया द्वारा एक चरण है और इसमें निम्नलिखित चरण शामिल हैं:

(i) जानकारी एकत्रित करना,

(ii) विक्रेताओं का चयन,

(iii) माल का मूल्यांकन,

(iv) विक्रेताओं के साथ बातचीत,

(v) माल खरीदना,

(vi) माल प्राप्त करना और स्टॉक करना,

(vii) पुनः आदेश देना, और

(viii) आकृति ११.१ में उल्लिखित पुनर्मूल्यांकन

इन चरणों को नीचे विस्तार से समझाया गया है:

1. जानकारी एकत्रित करना:

यह माल खरीदने और संभालने की प्रक्रिया का पहला चरण है। एक बार जब फर्म की समग्र व्यापारिक योजनाएं परिभाषित हो जाती हैं, तो बाजार की मौजूदा जरूरतों और संभावित विक्रेताओं के बारे में सटीक जानकारी की आवश्यकता होती है।

माल खरीदने से पहले खुदरा विक्रेता के रूप में यह आवश्यक है:

(i) उपभोक्ता क्या देख रहे हैं,

(ii) विक्रेता कहां स्थित हैं और बाजार में उनकी साख क्या है, और

(iii) उनके प्रतियोगी क्या पेशकश कर रहे हैं। इन पहलुओं को समझने के बाद, खुदरा विक्रेता यह तय करने की स्थिति में होगा कि वह क्या खरीदना चाहता है और किससे।

जानकारी एकत्र करने के लिए, एक रिटेलर / खरीदार के पास आंतरिक और बाहरी स्रोतों के रूप में परिभाषित कई संभावित स्रोत होते हैं।

यह खुदरा विक्रेता (खरीदार) पर निर्भर करता है कि वह किस स्रोत को चुनना चाहता है। आम तौर पर, वैश्विक खुदरा विक्रेताओं ने उपभोक्ताओं की आवश्यकताओं की बेहतर तस्वीर के लिए आंतरिक और बाहरी दोनों स्रोतों पर भरोसा किया। निस्संदेह, सबसे मूल्यवान स्रोत 'उपभोक्ताओं का अध्ययन' है। वॉल मार्ट, स्पेंसर और नूडल की डूडल जैसे वैश्विक खुदरा विक्रेताओं के पास उचित उपभोक्ता अध्ययन प्रभाग हैं जो सीधे उपभोक्ताओं की जीवन शैली, रहने की आदतों और उनके बदलते जनसांख्यिकी की निगरानी करते हैं ताकि उपभोक्ता मांग का सीधे अध्ययन किया जा सके।

दूसरी ओर विक्रेता (निर्माता और थोक व्यापारी), खुदरा विक्रेताओं के साथ 'खरीद सौदे' को अंतिम रूप देते हुए, भविष्य की बिक्री और बाजार की मांग के बारे में अपना अनुमान लगाते हैं। विक्रेता इन अनुमानों को पाई-चार्ट, बार-आरेख और विभिन्न दो और / या तीन आयामी चार्ट के माध्यम से प्रस्तुत करते हैं।

वे खुदरा विक्रेताओं को यह भी सूचित करते हैं कि उन्हें कितना प्रचार समर्थन प्रदान किया जाएगा जो खुदरा विक्रेताओं के खरीद निर्णय पर बड़ा प्रभाव डाल सकता है। लेकिन खुदरा विक्रेताओं को एक बात समझनी चाहिए कि वे वही हैं जिन्हें ग्राहकों के साथ बातचीत करनी है और वे लक्ष्य बाजार की जरूरतों को पूरा करने के लिए जिम्मेदार हैं। इसलिए, उन्हें केवल विक्रेताओं के अनुमानों पर निर्भर नहीं होना चाहिए, लेकिन संदर्भ के लिए उनका उपयोग कर सकते हैं।

जैसा कि खुदरा विक्रेता पूरी तरह से अपनी श्रेणी में पूर्ण बिक्री अनुमानों और व्यापारिक योजनाओं के लिए जिम्मेदार हैं, उन्हें अपने बिक्री कर्मचारियों को निर्देश देना चाहिए कि वे आपूर्तिकर्ताओं पर जाकर ग्राहकों की संभावित मांग के बारे में देखें, बिक्री के विशेषज्ञों के साथ बात करें और उपभोक्ता व्यवहार का अवलोकन करें। व्यापार संघों द्वारा प्रदान किए गए इस डेटा के अलावा, ASSOCHAM, FICCI बुलेटिन जैसी सरकारी निकायों की परियोजनाओं से परामर्श किया जा सकता है। इंटरनेट भी जानकारी एकत्र करने का एक महत्वपूर्ण स्रोत बन गया है और समय की बचत भी है।

खुदरा व्यापारी माल के बारे में निर्णय लेने के लिए एकत्रित जानकारी का उपयोग कर सकते हैं (i) प्रधान व्यापारी और (ii) फैशन व्यापारी। उपर्युक्त स्रोत स्टेपल माल के बारे में तस्वीर के लिए पर्याप्त हैं लेकिन अक्सर बदलते फैशन माल के लिए, आंतरिक और बाहरी स्रोतों के मिश्रण का उपयोग किया जा सकता है।

2. विक्रेताओं का चयन:

उपभोक्ताओं की मांगों के बारे में जानकारी एकत्र करने के बाद, अगला कदम माल के स्रोतों का चयन करना और संभावित विक्रेताओं का चयन करने के लिए उनके साथ बातचीत करना है।

विक्रेताओं का चयन करने के लिए, खुदरा विक्रेताओं के पास आमतौर पर तीन विकल्प होते हैं:

(i) कंपनी के स्वामित्व वाले विक्रेता:

जैसा कि बहुत नाम का तात्पर्य है, ये विक्रेता स्वयं कंपनी के स्वामित्व में हैं। बड़े खुदरा विक्रेताओं का अपना विनिर्माण या थोक संचालन होता है। वे केवल विशेष खुदरा विक्रेताओं के लिए काम करते हैं और उनकी आवश्यकताओं के अनुसार प्रदान करते हैं।

(ii) बाहरी, व्यापक रूप से इस्तेमाल किया आपूर्तिकर्ता:

इस प्रकार का आपूर्तिकर्ता रिटेलर के स्वामित्व में नहीं होता है लेकिन उसके द्वारा अक्सर उपयोग किया जाता है। खुदरा विक्रेता लंबे समय के लिए माल खरीद रहा है और उसके द्वारा दी जाने वाली गुणवत्ता और सेवाओं के बारे में जागरूक है।

(iii) बाहरी, उपयोग नहीं किया गया आपूर्तिकर्ता:

रिटेलर द्वारा इस प्रकार के रिटेलर का उपयोग नहीं किया गया है क्योंकि वह या तो एक नए प्रवेशी हैं या रिटेलर ने उनसे अब तक कुछ भी नहीं खरीदा है। इसलिए, वह किस गुणवत्ता की पेशकश कर रहा है, यह पहले से नहीं जाना जा सकता है। खुदरा विक्रेता अपनी आवश्यकताओं, बजट और संचालन के क्षेत्र के अनुसार किसी एक प्रकार के आपूर्तिकर्ता का उपयोग कर सकते हैं या वे उनमें से एक संयोजन का उपयोग कर सकते हैं। बड़े खुदरा विक्रेता प्रायः सभी प्रकार के आपूर्तिकर्ताओं के साथ सौदा करते हैं। इसलिए, आपूर्तिकर्ता श्रेणी का चयन करने के बाद, एक रिटेलर को उनके साथ क्रय नियमों और शर्तों के बारे में बातचीत करनी चाहिए।

विक्रेताओं का चयन करते समय निम्नलिखित बिंदुओं पर विचार किया जाना चाहिए:

(i) बाजार में विक्रेता की सद्भावना।

(ii) गारंटी और / या वारंटी प्रसाद।

(iii) कौन सा विक्रेता सबसे कम कुल लागत पर माल प्रदान करता है?

(iv) विक्रेता द्वारा दी जाने वाली गुणवत्ता

(v) क्या विक्रेता परिवहन भंडारण और अन्य सुविधाएं प्रदान करेगा?

(vi) क्या वेंडर की माल लाइन रूढ़िवादी या अभिनव है?

(vii) क्या विक्रेता ऋण खरीद की पेशकश कर रहा है?

(viii) विक्रेता द्वारा क्या प्रचारक सहायता प्रदान की जाती है?

(ix) क्या मार्क अप पर्याप्त होगा?

(x) क्या विक्रेता दिलचस्पी रखता है या दीर्घकालिक संबंधों के लिए उपलब्ध होगा?

(xi) क्या वेंडर उस पर खरा उतरेगा, जिस पर वह सहमत हो गया है?

(xii) क्या विक्रेता सशर्त / अनन्य विक्रय अधिकार प्रदान करेगा?

(xiii) आदेश कितनी जल्दी वितरित किए जाएंगे?

3. व्यापारिक माल का मूल्यांकन:

माल के स्रोत पर निर्णय लेने के बाद, अगला कदम विक्रेता के माल की गुणवत्ता का मूल्यांकन करना है।

यहाँ, निम्नलिखित स्थितियों के साथ एक रिटेलर का सामना किया जाता है:

(i) क्या पूरे लॉट की जांच की जानी चाहिए, या

(ii) क्रय केवल विक्रेता के विवरण पर किया जाना चाहिए।

आपूर्तिकर्ताओं के साथ बातचीत के बाद खुदरा विक्रेता को खरीद विचार के तहत माल का मूल्यांकन करना चाहिए। क्या माल की प्रत्येक इकाई की जांच की जानी चाहिए? या आइटम खरीदना चाहिए
केवल आपूर्तिकर्ताओं द्वारा प्रस्तुत विवरण और प्रदर्शनों के आधार पर।

व्यापारिक वस्तुओं के मूल्यांकन के लिए, खुदरा विक्रेता के पास तीन विकल्प हैं:

1. निरीक्षण

2. नमूनाकरण और

3. विवरण

किस विधि का पालन किया जाना चाहिए यह वस्तुओं की विशेषताओं, लागत और खरीद की आवृत्ति पर निर्भर करता है। निरीक्षण माल की खरीद से पहले और प्रसव के बाद भी माल के प्रत्येक आइटम की अच्छी तरह से जांच करने की एक प्रक्रिया है। आभूषण (हीरा, सोना, प्लेटिनम और अन्य कीमती पत्थर) उन उदाहरणों में से एक है जहां खुदरा विक्रेता खरीद की सभी वस्तुओं का निरीक्षण करता है।

नमूनाकरण तकनीक का उपयोग तब किया जाता है जब खुदरा विक्रेता नियमित रूप से बड़ी मात्रा में वस्तुओं को खरीद रहा होता है जो कि खराब, टूटने योग्य या महंगा होते हैं। इसलिए, रिटेलर स्वीकृति नमूना विधि का उपयोग करता है। यह "सड़क के मध्य" दृष्टिकोण है जो 100% निरीक्षण से गुजरने के बिना आने वाली इन्वेंट्री पर नियंत्रण करता है। इसका सीधा मतलब है कि आपूर्तिकर्ता के माल वर्गीकरण को स्वीकार करना या अस्वीकार करना।

यहां पूरे लॉट का 100% निरीक्षण किए बिना निर्णय लिया जाता है। यह बिना किसी निरीक्षण और 100% निरीक्षण के बीच एक समझौता है। इसमें स्वीकृति योजनाओं के दो मुख्य वर्गीकरण हैं: पहला, विशेषताओं द्वारा ("गो, नो-गो") और दूसरा चर द्वारा।

विवरण खरीदना माल की खरीद की एक प्रक्रिया है, जहां एक खुदरा विक्रेता उत्पाद की विशेषताओं, कीमत, आकार और अन्य प्रासंगिक विवरणों का उल्लेख करते हुए आपूर्तिकर्ता की सचित्र सूची से गुजरने के बाद व्यापारिक वस्तुओं का आदेश देता है। उदाहरण के लिए, एक रिटेलर एक कैटलॉग या संबंधित कंपनी की वेबसाइट से खाद्य और कपड़ों की वस्तुओं का ऑर्डर कर सकता है। आइटम प्राप्त होने पर, उन्हें केवल ऑर्डर आकार मिलान के लिए गिना जाता है।

4. बातचीत:

एक बार जब खुदरा विक्रेता ने माल की गुणवत्ता और अन्य विशेषताओं का मूल्यांकन किया है, तो वह विक्रेता से उसकी कीमत और फलस्वरूप नियमों और शर्तों के लिए बातचीत करता है। दोनों पक्ष एक-दूसरे को ध्यान से सुनते हैं और जहां भी संदेह पैदा होता है, सवाल पूछते हैं। इसके बाद नियम और शर्तें तय की जाती हैं और रिटेलर, डिलीवरी की तारीख, डिलीवरी की शर्तों और अन्य कानूनी पहलुओं द्वारा भुगतान की जाने वाली कुल राशि को शामिल किया जाता है। बातचीत करते समय एक रिटेलर भी री-ऑर्डर के लिए शर्तों के बारे में बात करता है।

बातचीत के चरण के तहत, खुदरा विक्रेता उपलब्ध छूट और खरीद की शर्तों के लिए आपूर्तिकर्ता के साथ सौदेबाजी करता है। एक खुदरा विक्रेता जानना चाहता है कि अगर वह थोक खरीद के लिए जाता है तो अतिरिक्त छूट क्या होगी। नकद छूट क्या है? ट्रेडिंग छूट आदि क्या है? क्या कुछ ऑफ-सीज़न छूट है? एक बार जब माल की गुणवत्ता, मात्रा और कीमत के लिए बातचीत की जाती है, तो रिटेलर ऑर्डर देता है और देय राशि का भुगतान करके खरीद अभ्यास समाप्त करता है। खुदरा विक्रेता खरीद के तुरंत बाद वस्तुओं का शीर्षक लेता है।

5. व्यापारिक माल खरीदना:

नियमों और शर्तों पर बातचीत करने और मूल्य पर सहमति के बाद, ऑर्डर का आकार (प्रत्येक माल श्रेणी की मात्रा और गुणवत्ता) रखने के बाद एक रिटेलर, समझौते के अनुसार प्रारंभिक धन का भुगतान करता है। बड़े रिटेलर्स आमतौर पर ऑर्डर देते हैं और बिलों का भुगतान इलेक्ट्रॉनिक डेटा इंटरचेंज (EDI) और क्विक रेस्पॉन्स (QR) इन्वेंटरी प्लानिंग के जरिए करते हैं, छोटे रिटेलर्स सीमित स्रोतों के कारण मैन्युअल रूप से खरीदारी करते हैं।

वे ऑर्डर फॉर्म भरते हैं और व्यक्तिगत रूप से या डाक के माध्यम से जमा करते हैं। तकनीकी प्रगति और इंटरनेट सुविधा के लिए आसान पहुंच के साथ, खुदरा विक्रेताओं ने अपने आदेश ऑनलाइन दिए हैं। छोटे विक्रेता जो बड़े विक्रेताओं से जुड़े होते हैं, वे अपने बिल का भुगतान करते हैं और नीतिगत मामलों के अनुसार ईडीआई और क्यूआर सिस्टम के माध्यम से आदेश देते हैं।

6. व्यापारिक माल प्राप्त करना:

इसका मतलब चालान के लिए भुगतान करने के बाद, खुदरा विक्रेता को माल प्राप्त करना चाहिए और इसे ठीक से स्टॉक करना चाहिए। माल प्राप्त करते समय, खुदरा विक्रेता भौतिक रूप से वस्तुओं को प्राप्त करता है, आपूर्ति की गणना करता है, इनवॉइस का भुगतान करता है, वस्तुओं को चिह्नित करता है, किसी भी नुकसान और नुकसान से बचने के लिए गोदामों / गोदामों में वस्तुओं और स्टॉक को प्रदर्शित करता है। केंद्रीकृत खरीद के मामले में, माल क्षेत्रीय कार्यालय / केंद्रीय गोदाम द्वारा प्राप्त किया जाता है और फिर अपनी आवश्यकताओं और उनसे प्राप्त आदेश के अनुसार चेन स्टोर में स्थानांतरित कर दिया जाता है।

आपूर्तिकर्ताओं के बिलों का भुगतान करने के बाद, रिटेलर यह प्रावधान करता है कि वस्तुओं को कैसे और कहाँ प्राप्त किया जाना चाहिए और स्टॉक कैसे किया जाना चाहिए। वस्तुओं को सीधे स्टोर या गोदाम में आपूर्ति की जानी चाहिए, बातचीत और व्यापारिक भुगतान के समय उल्लेख किया गया है।

एक बार आइटम प्राप्त होने के बाद, रिटेलर अगला कदम यह सुनिश्चित करना है कि आइटम ठीक से स्टॉक किए गए हैं। कभी-कभी गोदाम से स्टोर तक पहुंचने में लंबा समय लग सकता है, इसलिए, जब ऑर्डर मिलते हैं, तो उन्हें इसकी मात्रा और गुणवत्ता की जांच करनी चाहिए। बाद में आपूर्तिकर्ता के साथ किसी भी भ्रम से बचने के लिए इसके विवरण और मुद्रित राशि के लिए चालान की सावधानीपूर्वक जांच की जानी चाहिए।

जब माल की खरीद और स्टॉक किया गया है, तो जब भी मांग की जाएगी, उसे स्टोर करने के लिए जारी किया जाएगा। इसलिए, रिटेलर को जारी किए गए माल और स्टॉक में छोड़ी गई वस्तुओं पर नजर रखनी चाहिए। जब भी इन्वेंट्री का स्तर रिकॉर्डर के स्तर के करीब आता है, तो सामानों को ताजा आपूर्ति के लिए ऑर्डर किया जाता है।

माल योजना लागू होने के बाद, उपभोक्ताओं को संतुष्ट करने के उद्देश्य से कार्यान्वयन योजना की करीबी निगरानी करके समय के नियमित अंतराल पर इसका पुन: मूल्यांकन किया जाना चाहिए।

केंद्रीय खरीद के मामले में, वितरण प्रबंधन प्रदर्शन को संग्रहीत करने की कुंजी है। खरीदारों / संबंधित कर्मचारियों को माल को चेन स्टोर या गोदामों में स्थानांतरित करते समय ध्यान रखना चाहिए।

इस अवस्था में निम्नलिखित सावधानियां बरतनी चाहिए:

(i) इसकी सटीकता के लिए भौतिक रूप से चालानों का निरीक्षण करें। एक बार चालान पर हस्ताक्षर करने और भुगतान करने के बाद, विक्रेता को पारगमन में कोई नुकसान या लापता वस्तुओं के मामले में जिम्मेदार नहीं होगा। इसलिए, जब आदेश प्राप्त होते हैं, तो उन्हें रखे गए ऑर्डर के आकार और पारगमन के दौरान किसी भी टूट-फूट / नुकसान के लिए अच्छी तरह से जांच की जानी चाहिए।

(ii) माल उतारते समय सावधानी बरतें कि उनकी पैकिंग खराब न हो। इसके अलावा, वस्तुओं को उचित स्थान पर और उचित स्थान पर रखें क्योंकि उतराई आमतौर पर एक दूसरे के साथ वस्तुओं के टूटने और मिश्रण का कारण बनती है।