कार्यालय प्रणालियों का प्रबंधन (6 तरीके)

कार्यालय प्रणालियों को प्रबंधित करने के कुछ तरीके इस प्रकार हैं: 1. प्रबंधन द्वारा उपस्थिति 2. प्रबंधन कैश बुक के नियंत्रण द्वारा 3. प्रबंधन कैश / पेटीएम कैश के नियंत्रण द्वारा 4. मशीन, नियंत्रण आदि के द्वारा प्रबंधन 5. प्रबंधन द्वारा कार्यालय स्टेशनरी का नियंत्रण 6. कार्यालय आंदोलन रजिस्टर के माध्यम से नियंत्रण द्वारा प्रबंधन।

कार्यालय प्रणाली का प्रबंधन # 1. उपस्थिति द्वारा प्रबंधन:

किसी भी प्रबंधक द्वारा अनुसरण किया जाना किसी भी कार्यालय का पहला सिद्धांत है। किसी भी कार्यालय प्रबंधक के लिए उपस्थिति का एक सख्त कार्यक्रम बनाए रखकर कार्यालय को नियंत्रित करना बहुत आवश्यक है।

प्रत्येक कर्मचारी को कार्यालय शुरू होने से कम से कम 15 मिनट पहले कार्यालय में प्रवेश करना चाहिए। उन्हें कार्यालय रजिस्टर पर हस्ताक्षर करना चाहिए।

शेड्यूल समय समाप्त होने के बाद रजिस्टर को प्रबंधक द्वारा हटा दिया जाना चाहिए। यह एक मौलिक नियम है। तब सबसे अधिक उसे केवल अपने स्वर्गीयों के लिए रजिस्टर पर हस्ताक्षर करने के लिए 15 मिनट की अधिक की अनुमति देना चाहिए।

यदि कोई कर्मचारी 15 मिनट की अनुग्रह अवधि के बाद भी देर से उठता है, तो कार्यालय प्रबंधक को उसे अनुपस्थित चिह्नित करना चाहिए, और इस अनुपस्थिति को उसकी आकस्मिक छुट्टी के खिलाफ समायोजित करना चाहिए, यदि वह उसके खाते में है, या कर्मचारी को उसके घर वापस जाने के लिए कहें। के रूप में वह दिन के लिए अनुपस्थित चिह्नित किया जा रहा है। कार्यालय में देर से होने के लिए एक महीने में 3 यानी तीन अनुपस्थितियों का फिर से नियम है, महीने के अंत में बिना वेतन [एलडब्ल्यूपी] के एक छुट्टी में बदल दिया जाता है, कार्यालय प्रबंधक को इसके बारे में एचओ को सूचित करना चाहिए।

कार्यालय प्रणाली का प्रबंधन # 2. कैश बुक के नियंत्रण द्वारा प्रबंधन:

प्रत्येक कार्यालय में, कार्यालय प्रबंधक को कार्यालय को चलाने और नियंत्रित करने के लिए एक नकद पुस्तक और कुछ नकदी दी जाती है। कैश बुक का रख-रखाव कार्यालय प्रबंधक के अधीन काम करने वाले अकाउंटेंट द्वारा किया जाता है, और कैशियर द्वारा कैश। कुछ कार्यालय में, पेटीएम कैशियर द्वारा बनाए रखा जाता है, और लेखाकार द्वारा खातों का रखरखाव किया जाता है।

कार्यालय प्रबंधक का यह कर्तव्य हो जाता है कि वह नकदी के बहिर्वाह की जांच करे और नकदी की आवक, चेक और डिमांड ड्राफ्ट को देखे। कार्यालय प्रबंधक को प्रतिदिन वाउचर की जाँच करनी चाहिए और दिन-प्रतिदिन कार्यालय में होने वाले सभी लेन-देन के बारे में सही-सही पता लगाना चाहिए।

उसे वाउचर की गणना केवल तभी करनी चाहिए जब प्रविष्टियां उचित हों और प्रत्येक वाउचर बिल, पर्ची आदि द्वारा सत्यापित किया गया हो, चाहे वह कार्यालय द्वारा किसी निश्चित उद्देश्य के लिए खर्च किया गया हो, और चेक या डिमांड ड्राफ्ट की फोटो प्रतियां अगर कुछ भुगतान किया गया हो। पार्टियों का रखरखाव वाउचर के साथ किया जाता है।

उसे यह देखना चाहिए कि लेनदेन के दिन-प्रतिदिन के हिसाब से कैश बुक अपडेट हो जाती है, और उसे यह देखना चाहिए कि कैशबुक में कैश बॉक्स में पैसे के साथ बैलेंस लंबा हो जाता है। एक बार यह पूरा हो जाने के बाद, उसे लेखाकार को अपने हस्ताक्षर पहले कैशबुक पर करने के लिए कहना चाहिए, और फिर उसे कार्यालय की मुहर के नीचे हस्ताक्षर करना चाहिए।

कार्यालय प्रणाली का प्रबंधन # 3. नकदी / पेटीएम नकदी के नियंत्रण द्वारा प्रबंधन:

हर दिन के साथ शुरू करने के लिए, कार्यालय प्रबंधक को पहले एकाउंटेंट और पेटीएम कैश को बनाए रखने वाले कैशियर के रूप में जाना जाता है। कैश-बुक की जांच करने और इसे सत्यापित करने की विधि ऊपर बताई गई है। फिर से, उसे पता लगाना चाहिए कि नकदी के मामले में कैश बुक में शेष राशि क्या है। एक बार जब वह यह जान लेता है, तो उसे नकदी की गिनती करके खुद को सत्यापित करना चाहिए।

उसे अपने कैशियर को रुपए और पैसे के संदर्भ में नकदी के मूल्य के बारे में कागज के एक टुकड़े में लिखने के लिए कहना चाहिए और इसे प्रमाणित करना चाहिए, कार्यालय की मुहर और स्टांप के तहत उस पर अपना हस्ताक्षर करना चाहिए। यह वह एक वर्ष में सभी दिनों के लिए करना चाहिए। यह कार्यालय में प्रणाली में खराबी से बच जाएगा।

एक कार्यालय प्रणाली का प्रबंधन # 4. मशीन, नियंत्रण आदि के लिए प्रबंधन द्वारा प्रबंधन ।:

अब-कई दिनों में कई कार्यालयों में देखा गया है कि कार्मिक अनावश्यक रूप से फोन पर समय बर्बाद करके और एसटीडी फोन कॉल पर कार्यालय के पैसे का एक बड़ा हिस्सा खर्च करके अपना समय और पैसा बर्बाद करते हैं। इसी तरह यह देखा गया है कि फैक्स मशीन के माध्यम से संदेश भेजकर भारी मात्रा में धन अनावश्यक रूप से खर्च और बर्बाद किया जाता है और कुछ मामलों में बहुत सारा धन जेरोक्स / फोटो प्रतियों आदि पर खर्च किया जाता है।

यह भी देखा गया है कि कुछ लोग अपने स्वयं के उपयोग के लिए इन कार्यालय उपकरणों का उपयोग करते हैं और कार्यालय के लिए उसी पर डेबिट करते हैं। एक बुद्धिमान कार्यालय प्रबंधक को फैक्स या एसटीडी द्वारा विशेष रूप से किए गए फोन कॉल द्वारा भेजे गए ऐसे संदेशों की एक रजिस्ट्री को बनाए रखना चाहिए। बनाए रखा रजिस्टर का एक उदाहरण सचित्र है:

कार्यालय के माध्यम से भेजे गए फैक्स संदेश का विवरण:

इसी तरह एसटीडी के लिए फोन का उपयोग करने के तरीके में एक रिकॉर्ड बनाए रखा जा सकता है। एक चित्रण दिखाया गया है:

अब, इस विधि में, जब भुगतान के बिलों को संबंधित विभाग द्वारा फोन बिलों के भुगतान के लिए भेजा जाता है, तो मसाज भेजने के लिए मशीनों के बिलों के लिए, बिलों को साफ करने से पहले एक काउंटर-चेक किया जा सकता है।

एक कार्यालय प्रणाली का प्रबंधन # 5. कार्यालय स्टेशनरी के नियंत्रण द्वारा प्रबंधन:

यह बारहमासी समस्याओं में से एक है जो देश के किसी भी कार्यालय का सामना करती है। स्टेशनरी के उपयोग पर नियंत्रण रखने के साथ-साथ स्टेशनरी की वस्तुओं का अपव्यय करना महत्वपूर्ण और बहुत महत्वपूर्ण हो जाता है। भारत में, कार्यालय कर्मियों को अपने घर में कार्यालय स्टेशनरी, कागजात, फुट-नियम, पेंसिल, पिन, क्लिप इत्यादि लेने की गंदी और गंदी आदत है, ताकि वे अपने बच्चों को इसका उपयोग करने के लिए दे सकें।

यह प्रणाली सरकारी कार्यालयों में अधिक प्रचलित है। कोई उचित रिकॉर्ड नहीं रखा गया है और वर्ष के अंत में, एक नोटिस है कि स्टेशनरी पर बहुत बड़ी राशि खर्च की जाती है।

कार्यालय प्रबंधक को कार्यालय के लिपिक से कहा जाना चाहिए कि वह कार्यालय में आने वाले स्टेशनरी के रिकॉर्ड को सख्ती से बनाए रखें, और कार्यालय में उपयोग करने वालों के लिए स्टेशनरी को डेबिट कर दें। उसी के लिए एक रजिस्टर को बनाए रखा जाना चाहिए, और एक रजिस्टर जो कि एक लेज़र के रूप में काम करेगा, को बनाए रखना चाहिए, उन लोगों के लिए स्टेशनर को डेबिट करने के लिए जो उनका उपयोग करते हैं।

इसे हर महीने के अंत में जांचा जाना चाहिए और महीने की समाप्ति के बाद स्टेशनरी की वस्तुओं के साथ लंबा किया जाना चाहिए।

एक कार्यालय प्रणाली # 6 का प्रबंधन। कार्यालय आंदोलन रजिस्टर के माध्यम से नियंत्रण द्वारा प्रबंधन:

प्रत्येक कार्यालय में, कार्यालय के कर्मियों को कुछ आधिकारिक नौकरियों को पूरा करने के लिए कार्यालय से बाहर जाने और फिर कार्यालय में वापस आने की आवश्यकता होती है। एक बुद्धिमान कार्यालय प्रबंधक को हमेशा एक रजिस्टर रखना चाहिए जिसमें कार्यालय कर्मियों के आंदोलन का रिकॉर्ड रखा जाना चाहिए।

जिस समय वह कार्यालय छोड़ता है और जिस समय वह वापस आता है उसे ठीक से दर्ज किया जाना चाहिए। महीने के अंत में, कार्यालय प्रबंधक को इसकी जांच करनी चाहिए क्योंकि जब कार्यालय के कर्मी स्थानीय व्यय पर अपने खर्च को कार्यालय द्वारा प्रतिपूर्ति करने के लिए प्रस्तुत करते हैं, तो यह प्रबंधन को स्थानीय संप्रेषण भत्ते को निपटाने के लिए काम आता है।