एक कार्यालय में एक फाइल का प्रबंधन: 2 केस स्टडीज
यह आलेख किसी कार्यालय में फ़ाइल प्रबंधित करने के तरीके के दो मामलों के अध्ययन पर प्रकाश डालता है।
कार्यालय केस स्टडी # I में एक फ़ाइल का प्रबंधन:
अब, हम अध्ययन करते हैं कि किसी फाइल को कैसे नाम दें और इसे कैसे नंबर दें। आइए हम इसे उदाहरण और आरेखों द्वारा स्पष्ट करें।
उदाहरण के लिए, आइए हम एक कार्यालय पर विचार करें जैसा कि आरेख में दिखाया गया है।
फरीदाबाद में TOMCO का शाखा कार्यालय:
इस आंकड़े में, टॉमको, फरीदाबाद के शाखा प्रबंधक के तीन विभाग हैं Branch बिक्री, लेखा और कार्मिक। प्रत्येक विभाग का नेतृत्व संबंधित कार्यकारी द्वारा किया जाता है।
अब, मान लें कि शाखा प्रबंधक को कार्यालय में अपनी सभी गतिविधियों को रिकॉर्ड करने के लिए बिक्री प्रतिनिधि 1 की एक फ़ाइल खोलनी है, इसके अलावा उन्हें आधिकारिक संचार सेवा प्रदान करनी होगी।
मान लीजिए कि बिक्री प्रतिनिधि का नाम अशोक जिंदल है।
अब वह प्रणाली जिसके द्वारा एक नई फ़ाइल खोली जाएगी:
1. एक निजी फ़ाइल खोलने के लिए एक फ्लैट फ़ाइल ली जाएगी या उसका उपयोग किया जाएगा।
2. चूंकि कंपनी का नाम Tomco है और यह फरीदाबाद का शाखा कार्यालय है, इसलिए फाइल पर Tomco (फ़ारी) शब्द लिखा जाएगा।
3. चूंकि फाइल अशोक जिंदल की है, इसलिए संक्षिप्त नाम एजे को फाइल पर लिखा जाएगा। इसलिए इस स्तर पर फ़ाइल Tomco (फ़ारी) / AJ बन जाती है।
4. चूंकि अशोक जिंदल सेल्स डिपार्टमेंट से ताल्लुक रखते हैं, इसलिए उनके डिपार्टमेंट के एक कोड का कहना है कि .Sales, फाइल पर लिखा जा सकता है। इसलिए इस स्तर पर, फ़ाइल का नाम टॉमको (फ़री) / aj- (बिक्री) हो जाता है।
5. चूँकि श्री अशोक जिंदल 12 वें कार्मिक थे, जिन्होंने शाखा प्रबंधक के अधीन अपने कर्तव्य के लिए रिपोर्ट किया था, इसलिए आंकड़ा 12 को फ़ाइल में अंकित किया जा सकता है, इसलिए, इस स्तर पर, फ़ाइल का नाम Tomco (फ़ारी) / AJ- हो जाता है। (बिक्री) / 12। इसलिए यह फ़ाइल स्वचालित रूप से नंबर 12 फ़ाइल बन जाती है।
6. जैसा कि श्री अशोक जिंदल ने 12 अप्रैल 1997 को ज्वाइन किया था, फाइल 97-98 में खोली गई। यह फ़ाइल में बनाए रखा जाना है, इसलिए अब इस फ़ाइल का नाम Tomco (Fari) / AJ- (बिक्री) / 12 / 97-98 होगा। यह फ़ाइल का पूरा नाम होगा।
7. मान लीजिए, 20 मार्च 1998 को, एक पत्र, जो है, कहते हैं, कार्यालय द्वारा जारी किए गए 801 सेंट पत्र, जैसा कि आउटवर्ड रजिस्टर के अनुसार श्री अशोक जिंदल को जारी किया जाता है, पत्र में संख्या इस प्रकार होगी: टॉमको (फेरी) / एजे-सेल्स / 12 / 97-98 / 801 डीटी। 20 / 03/1998।
यह फ़ाइल की संख्या दर्ज करने और फ़ाइल आउटवर्ड मेल रजिस्टर के अनुसार पत्र को क्रमांकित करने की एक विधि है, जिसे फ़ाइल में फ़ाइल करना पड़ता है। प्रत्येक कार्यालय को एक मास्टर फ़ाइल को बनाए रखना पड़ता है, और जारी किए गए प्रत्येक पत्र की एक प्रतिलिपि को मास्टर फ़ाइल में बनाए रखा जाना चाहिए। कंप्यूटर की तुलना में फ़ाइलों के फायदे और नुकसान, इसे स्थापित करने से पहले हर कार्यालय द्वारा ठीक से अध्ययन किया जाना चाहिए।
कंप्यूटर एक महंगा साधन है और इसे संभालने के लिए कंप्यूटर पेशेवर की आवश्यकता होती है। पूरे दिन कंप्यूटर को व्यस्त रखने के लिए एक निर्बाध विद्युत प्रणाली (यूपीएस) की आवश्यकता होती है। यह भी काफी महंगा उपकरण है, और यह कंप्यूटर के हैंडलिंग चार्ज के अलावा कंप्यूटर स्टेशनरी से भी बहुत महंगा है।
इसलिए किसी को इस बात का ध्यान रखना चाहिए कि कार्यालय को किस तरह की फाइलिंग प्रणाली का पालन करना चाहिए।
फाइलिंग सिस्टम का एक और नुकसान यह है कि, इसके बाद या तो किसी फ़ाइल को बंद करने या इसे एक नए के साथ बदलने का निर्णय लिया जाता है, फ़ाइल को पर्याप्त स्थान की आवश्यकता होती है, और भविष्य के उपयोग के लिए इसे संग्रहीत करने के लिए जगह की आवश्यकता होती है। यदि किसी कार्यालय में जगह कम है तो यह फाइलों के आवास और भंडारण की समस्या पैदा करता है।
यह ध्यान में रखना होगा कि किसी फाइल को कार्यालय में कम से कम पांच साल तक संरक्षित किया जाना चाहिए, क्योंकि इसे बंद करने या इसे फेंकने से पहले, इसे बंद करने या फ़ाइल के साथ बदलने का निर्णय लिया जाता है। सभी फाइलें, नई या पुरानी, या मौजूदा, निश्चित रूप से कार्यालय से संबंधित मूल्यवान जानकारी होती हैं, और एक को बंद करने से पहले बहुत सावधानी से निर्णय लेना चाहिए।
कार्यालय केस स्टडी # II में एक फाइल का प्रबंधन:
सिग्मा लाइटिंग कंपनी को 1977 में स्थापित किया गया था। इसके साथ शुरू करने के लिए रु। 1 करोर।
समय की अवधि में, इसका कारोबार बढ़ा और 1987 तक इसका कारोबार 5 करोड़ रुपये था। यह लैंप और ट्यूब बनाती है।
1987 में इसने अपने सेवा आधार को व्यापक बनाने के लिए 2 और शाखाएँ खोलने का निर्णय लिया और इसने कुछ वस्तुओं जैसे पंखे, मिक्स, आयरन, विसर्जन छड़ और गीजर का व्यापार करने का निर्णय लिया।
इसने इन विद्युत टिकाऊ वस्तुओं को अपने व्यवसाय के बाहर निर्माताओं द्वारा प्राप्त करने का निर्णय लिया और सिग्मा लाइटिंग की सील को ड्यूरेबल्स पर एम्बेडेड कर दिया।
सिग्मा लाइटिंग्स के विभिन्न राज्यों में 7 डिपो थे और प्रत्येक डिपो का नेतृत्व एक एरिया मैनेजर करता था। एरिया मैनेजर को मार्केटिंग मैनेजर को रिपोर्ट करना था, जो बदले में, प्रबंध निदेशक को रिपोर्ट करेगा।
सिग्मा लाइटिंग्स के 9 व्यापारिक साझेदार थे। श्री सी। डोलिया संगठन के प्रबंध निदेशक थे क्योंकि उनके पास इक्विटी में 13% शेयर थे। अन्य भागीदारों के शेयर 36% थे, और निवेश करने वाले भागीदारों की कुल हिस्सेदारी 49% थी। बाकी 51% राज्य सरकार और दो अग्रणी वित्तीय संस्थानों के थे जो राज्य के थे।
चूँकि श्री सी। दुलैया ने अपने पैसे का 13% व्यवसाय में लगाया था, इसलिए उन्हें शो को संचालित करने और चलाने के लिए कहा गया।
श्री डुलिया ने अपने परिवार के सदस्यों को कुछ महत्वपूर्ण पदों पर भर्ती किया। विपणन प्रबंधक का पद उनके दामाद को दिया गया था, और प्रशासनिक प्रबंधक का पद उनके बहुत करीबी सहयोगियों में से एक को दिया गया था। उसी का उद्देश्य व्यवसाय के पूरे शो का पूर्ण नियंत्रण होना था। एक बहुत करीबी सहयोगी को वित्त को संभालने के लिए सम्मान दिया गया था।
जैसा कि संगठन बढ़ाना चाहता था और अपने कारोबार में जोड़ना चाहता था, उन्होंने दो अलग-अलग स्थानों पर दो और डिपो खोलने का फैसला किया। उन्होंने अंततः दो अलग-अलग स्थानों के लिए दो एरिया मैनेजर नियुक्त किए।
दो एरिया मैनेजरों में से, एक बहुत अच्छा विक्रेता था, हालांकि, उसके पास शाखा प्रबंधन के वित्तीय पहलू को संभालने की पर्याप्त क्षमता नहीं थी, इसके अलावा, उसने आविष्कारों के डिपो प्रबंधन की परवाह नहीं की।
इस प्रबंधक को दिया गया लक्ष्य कठोर और बहुत कठिन था। साथ ही, राज्य बहुत विशाल था। इसलिए उन्होंने अपनी कंपनी की बिक्री को बढ़ावा देने के लिए पर्यटन आदि के लिए अधिक समय बिताया। वह बिक्री उत्पन्न करने में सफल रहा। एक बार डिपो सेट हो गया और व्यवसाय चार लाख की खरोंच से लुढ़क गया और सिग्मा लाइटिंग के उच्च सोपान में प्रबंधन ने प्रबंधक को सभी आवश्यक मदद दी।
हालांकि, 4 महीने के ऑपरेशन के बाद, एरिया मैनेजर ने अचानक पाया कि उनकी एड्स और मदद रोक दी गई थी।
कंपनी डिपॉजिट से सेल्स टैक्स अथॉरिटी को कारोबार से उत्पन्न बिक्री कर का भुगतान नहीं करेगी। इसके अलावा, शाखा को चलाने और बनाए रखने के लिए उसे दिया गया प्रभावशाली पैसा बहुत कम था। कभी-कभी शाखा को बनाए रखने के लिए भी पर्याप्त नहीं था।
मार्केटिंग मैनेजर कई बार शाखा का दौरा करेगा, और एरिया मैनेजर मार्केटिंग मैनेजर से अपने दिल की बात कहेगा। विपणन प्रबंधक वादों का आश्वासन देता है, लेकिन एक बार वह दृश्य छोड़ देता है कि वह AM की समस्याओं के लिए कोई आवश्यकता नहीं देगा या भुगतान नहीं करेगा
कुछ उदाहरण ऐसे थे जब मार्केटिंग मैनेजर एरिया मैनेजर को 'प्रदर्शन करने के लिए' संकेत देगा। एरिया मैनेजर हमेशा अपने प्रदर्शन को समझाने के लिए बिक्री के आंकड़े से पीछे हट जाता था, लेकिन मार्केटिंग मैनेजर उसके जवाब पर भड़क जाता था। इससे एरिया मैनेजर हांफ गया।
दूसरे समय में जब मार्केटिंग मैनेजर ने कमाई के लिए अंडरहैंड डील के लिए थोड़ा संकेत दिया, लेकिन एरिया मैनेजर ने मना कर दिया। यह महसूस करते हुए कि एरिया मैनेजर मार्केटिंग मैनेजर की धुन के अनुसार नृत्य करने के लिए तैयार नहीं था, मार्केटिंग मैनेजर डिपो के अन्य सेल्समैन और डिपो के अकाउंटेंट के संपर्क में आया ताकि उसके हाथ के दस्ताने बन सकें।
वे आसानी से ऐसा करने के लिए सहमत हो गए क्योंकि वे जो वेतन आहरित कर रहे थे वह अल्प था और उन्हें लगा कि ऐसा करने से वे न केवल अपनी कमाई बढ़ाएंगे, बल्कि मार्केटिंग मैनेजर की अच्छी किताब बन जाएगी।
कुछ समय बाद, एरिया मैनेजर अधिक परेशानी में था। जब तक वह शाखा में था, तब तक वह स्थितियों को नियंत्रित कर सकता था, लेकिन हर बार जब वह दौरे पर निकलता था, तो उसने पाया कि उसके आदेश उसके तहत काम कर रहे लोगों द्वारा खंडित और टूट गए थे। यह वास्तव में उसे "उबला हुआ" बना दिया।
डिपो का लेखा-जोखा एक चालाक साथी था। खाते का रखरखाव और इन्वेंट्री ठीक से नहीं किया गया था। अकाउंटेंट की उम्र एरिया मैनेजर से उम्र में बड़ी थी और उसके पास अकाउंटिंग एक्सपीरियंस के काम और रखरखाव का डेढ़ दशक था।
अपने अनुभव के आधार पर एरिया मैनेजर ने उन्हें उम्मीद के मुताबिक नौकरी दी थी कि वह अपने विशाल अनुभव का इस्तेमाल अपने कार्यालय के अच्छे उपयोग के लिए करेंगे। इस विषय में एरिया मैनेजर खराब था और उसने इस अकाउंटेंट पर बहुत भरोसा किया।
उनका विश्वास इस हद तक भी था कि लेखाकार आदि जो भी वाउचर देते हैं, उन्हें इन्वेंट्री के बयान सहित, एरिया मैनेजर इसे ठीक से समझे बिना, हस्ताक्षर कर देगा।
चीजें उसी तरीके से आगे बढ़ रही थीं - हालांकि, एरिया मैनेजर की नौकरी खराब हो रही थी। उनके कनिष्ठ, जबकि वह एक व्यावसायिक दौरे पर थे, उन सामग्रियों को डिस्पैच करेंगे, जिन्हें वे पसंद करते थे और कुछ हद तक एक डीलर को भी एएम की सहमति के बिना नियुक्त करेंगे, या तो डीलर से पैसे लेकर या उसे उचित रूप से सामग्री की आपूर्ति करके। रिकॉर्डिंग।
इसने एरिया मैनेजर को कार्यालय में बहुत बार अपने कूल को ढीला करने के लिए मजबूर किया। हालांकि, चूंकि कर्मचारी ऊपर के वरिष्ठों के इशारे पर इन सभी को करने के लिए खुद को उलझा रहे थे, वे पूरी तरह से अच्छी तरह से जानते हुए भी कि वे सुरक्षित थे और ऊपर के प्रबंधन की छतरी के नीचे सुरक्षित थे।
यह चालू हुआ, और एक ठीक दिन एएम, स्थिति को नियंत्रण में लाने के लिए एक सेल्समैन के मासिक वेतन में कटौती की, जो मार्केटिंग मैनेजर के बहुत करीब था। उसने फिर दोहराया।
ऊपर के प्रबंधन को एएम की एक गलती मिली जो उसने तब तक की थी जब तक वह अपनी नौकरी पर नहीं था, और सुराग पर टिक गया और मार्केटिंग मैनेजर ने एरिया मैनेजर का वेतन रोक दिया।
एएम को निगलने के लिए यह बहुत अधिक था। तब तक उन्हें कुछ और काम मिल गया था। यह महसूस करते हुए कि उनके हाथ में एक नौकरी थी, और यह समझ में नहीं आ रहा था कि प्रबंधन उनके साथ क्या कर सकता है और इस स्थिति का एहसास नहीं कर रहा है कि उनके जूनियर्स इस तरह से व्यवहार क्यों कर रहे थे, उन्होंने उपरोक्त अधिकारियों के साथ मार्केटिंग मैनेजर के बारे में लिखित शिकायत दर्ज की; विशेष रूप से अध्यक्ष को।
अध्यक्ष को बाहर से, प्रमुख फाइनेंसरों से कंपनी में नामित किया गया था।
इससे प्रबंध निदेशक उत्तेजित हो गए और वह तुरंत घटनास्थल पर पहुंचे। उन्होंने एएम और उस शाखा में काम करने वाले अन्य कर्मियों के साथ अलग से बैठकें कीं। उन्होंने अन्य कर्मियों को सामग्री में कमी दिखाते हुए एएम के खिलाफ आरोप लगाने का निर्देश दिया।
AM- जब उन्होंने कंपनी का कार्यभार संभाला था - उन्हें एक कमरे में शाखा में रहने की अनुमति दी गई थी। चूंकि वह शाखा में रहे, इसलिए उन्हें ठीक करना प्रबंधन के लिए बहुत आसान हो गया।
सामग्री की कमी दिखाते हुए एक बयान तैयार किया गया और उस पर एएम के हस्ताक्षर लिए गए।
जैसा कि एएम को एक और नौकरी मिल गई थी, और उन्हें एक राहत कंपनी की जरूरत थी, ताकि दूसरी कंपनी में इन लोगों को राहत पत्र मिल सके, एक के बाद एक कई दस्तावेजों में उनके हस्ताक्षर लिए और इतना ही नहीं, उन्होंने उन्हें मानसिक रूप से परेशान किया, उन्हें मजबूर किया सामग्री की कमी के लिए पैसे का भुगतान करें, और उसे राहत पत्र जारी किया।
AM वास्तव में तब तक "पागल" हो गया था। उसने अपने द्वारा प्राप्त सभी का बदला लेने की कसम खाई। इसके डर से, प्रबंधन ने भी संगठन छोड़ने के समय उसके बकाया और रकम को कम नहीं किया। जब उन्होंने इसके लिए कहा, तो उन्होंने उसे एक बहाना दिया कि जिस शाखा में वह काम कर रहा था, वहां से कई और खातों को साफ किया जाना था, और यह बाद में साफ हो जाएगा।
AM को इस कंपनी को छोड़ना पड़ा। हालाँकि, उन्हें अपना राहत पत्र मिल गया था, लेकिन उनका बकाया हो गया था। करीब चार महीने तक उनका वेतन आदि का भुगतान नहीं किया गया। उन्हें कंपनी छोड़ने से पहले, मानसिक परेशानी के साथ, इतना बड़ा मौद्रिक नुकसान उठाना पड़ा।
कंपनी छोड़ने के कुछ महीने बाद, उन्हें फिर से एक दूसरे से टूटने के बाद अपने मानसिक आघात के "कोबर्स" के बारे में एक सुराग मिला। उसने मौके पर ही दम तोड़ दिया, और उसने अपने पिछले नियोक्ता की रीढ़ और लचीलापन को इस हद तक तोड़ दिया कि वे समझौता करने के लिए उसके पास भागे, लेकिन उसने उन्हें बाहर फेंकने से पहले अपने जीवन का सबक दिया।
हालांकि, इससे उसके कारण का पता नहीं चला और दर्द अब भी उसे सता रहा है। वह खुशी से विवाहित है, अब अच्छी तरह से बस गया है, लेकिन उन दिनों अभी भी उसे सता रहा है और वह अभी भी बदला और प्रतिशोध की तलाश में है।
प्रबंधन के छात्र के रूप में, कोई इस स्थिति से कैसे निपट सकता है?
उत्तर:
पेचीदा में यह मामला और एक जबरदस्त मूल्य, अर्थ और इसके साथ जुड़ा हुआ एक अर्थ है। शुरू करने के लिए, हम संगठन का पता लगाते हैं, सिग्मा लाइटिंग्स की स्थापना 1977 में हुई थी और उन्होंने उसी साल कारोबार शुरू किया था। इसने एक करोड़ रुपये का शुरुआती कारोबार किया था, जो रुपये पाँच करोड़ तक बढ़ गया था और उस समय उन्होंने कारोबार का विस्तार करने के लिए दो और शाखाएँ खोलने का फैसला किया।
यह काफी स्पष्ट है कि यह 1977 में एक छोटे पैमाने पर उद्योग का रास्ता रहा होगा।
अब एक कंपनी, जो लघु उद्योगों के अधीन है, के रूप में नौ व्यापार भागीदारों के रूप में कई थे, और इन सभी व्यापार भागीदारों जहां निदेशकों। फ्रैंक होने के लिए बहुत सारे रसोइए थे, और एक कहावत है कि बहुत सारे रसोइए शोरबा को खराब कर देते हैं।
हम यह भी मानते हैं कि इक्विटी में 51% हिस्सेदारी राज्य सरकार की है, और दो प्रमुख वित्तीय संस्थान जो अपना पैसा कारोबार में लगाते हैं, राज्य से थे।
अब एक बार एक संगठन के अधीन है। उन वित्तीय कंपनियों की छतरी, जिन्हें राज्य सरकार द्वारा नियंत्रित किया जाता है, निश्चित रूप से एक प्रगतिशील पेशेवर दृष्टिकोण नहीं होगा क्योंकि सरकारी प्राधिकरण अलग-अलग तरीके से कार्य करता है।
इसके ऊपर, जब किसी के व्यापार में नौ अन्य साझेदार होते हैं, तो स्थिति इस मायने में बिगड़ जाती है कि संगठन में कमांड की एकता कभी नहीं बनेगी और स्केलर सिस्टम का सिद्धांत कभी भी संगठन में राज नहीं करेगा।
इस तरह का संगठन, यदि यह मौजूद भी है, तो बिना कप्तान के जहाज की तरह चलेगा, जो निर्दयता से चलने वाला जहाज है।
अब संगठन के दूसरे इतिहास से जैसा कि हम इसे पाते हैं, दो महत्वपूर्ण पद, मार्केटिंग मैनेजर और प्रशासनिक प्रबंधक का पद - उनके दो करीबी सहयोगियों को दिया गया था, जिनमें से एक उनके दामाद थे।
यह बस यह दर्शाता है कि यद्यपि व्यापार में बहुत सारे व्यापारिक साझेदार थे, फिर भी व्यवसाय का पूरा आधार श्री सी। दुलैया के हाथ में था क्योंकि वह सब कुछ अपने नियंत्रण में रखना चाहते थे।
हम यह भी पाते हैं कि वित्त श्री डुलिया के बहुत करीबी सहयोगी द्वारा संभाला गया था। यह दर्शाता है कि यद्यपि व्यापार में एक दर्जन साझेदार थे, लेकिन श्री सी। दुलैया ने पूरे व्यवसाय को अपने नियंत्रण में रखा। वह वास्तव में व्यवसाय पर पूरी तरह से बोलबाला था।
जैसा कि कंपनी अपने व्यवसाय में कुछ बदलाव लाना चाहती थी, उन्होंने दो अलग-अलग राज्यों में दो और शाखाएं खोलीं और दो एरिया मैनेजरों को नियुक्त किया जिनमें से एक सुपर सेल्समैन था। हालांकि, उनके पास इन्वेंट्री अकाउंटिंग और वित्त प्रबंधन का पर्याप्त अनुभव नहीं था।
अब यह एक गलती है जो अक्सर युवाओं द्वारा अब-एक दिनों के लिए प्रतिबद्ध है। एक पद और स्थिति पाने के लिए, वे जल्दी से एक नौकरी के लिए जाते हैं जो एक प्रबंधन पोर्टफोलियो रखती है। हालांकि, वे ब्रांड की छवि और कंपनी की यथास्थिति का पूर्वाभास नहीं करते हैं।
किसी भी कंपनी में शामिल होने से पहले, किसी को तीन महत्वपूर्ण बिंदुओं को देखना और उनका विश्लेषण करना चाहिए:
(ए) क्या मैं जिस कंपनी में शामिल हो रहा हूं वह छवि, स्थिति और ब्रांड के मामले में अपने नाम के लायक है।
(बी) क्या कंपनी के बढ़ने की कोई संभावना है, जिस तरह से मैं बढ़ना चाहता हूं।
(ग) क्या मैं जिस पद को संभालूंगा वह मेरे अनुभव के लायक है।
व्यापार में राजा होने से पहले संगठन में जैक-ऑफ-ऑल-ट्रेड होना बहुत जरूरी है। यदि किसी के पास अनुभव की कमी है, तो किसी को उच्च कुर्सी के लिए नहीं चलना चाहिए क्योंकि ड्राइवर की सीट के लिए बैठने पर कुर्सी को पकड़ना और प्रबंधित करना बहुत आसान नहीं है।
इसके लिए बहुत अधिक बुद्धि, अनुभव और प्रबंधकीय कौशल और प्रबंधन के उच्च पद में पद धारण करने की क्षमता की आवश्यकता होती है। केवल एक प्रबंधकीय योग्यता पर्याप्त नहीं है।
अब यदि चयनित व्यक्ति ध्वनि नहीं था, और प्रबंधन के कुछ पहलुओं पर सक्षम नहीं था, तो उसे जिम्मेदारी नहीं लेनी चाहिए थी, या उसे संगठन से गहन प्रशिक्षण के बाद जिम्मेदारी लेनी चाहिए थी। इसके अलावा, संगठन को उसे नौकरी के लिए नहीं चुनना चाहिए था।
इसके विपरीत, यदि संगठन ने उसे नौकरी के लिए चुना था, तो यह दृष्टि की कमी और संगठन की दूरदर्शिता और प्रबंधकीय दूरदर्शिता के संदर्भ में संगठन की पुकार को दर्शाता है। इस तरह के संगठन सिर्फ अभ्यास करते हैं और पैसा बनाने में विश्वास करते हैं, बस। उन्हें शायद ही किसी चीज में दिलचस्पी हो।
अब इस मामले में वापस आने के लिए, चुने गए एरिया मैनेजर ईमानदार थे, कड़ी मेहनत कर रहे थे और वह कंपनी के लिए व्यापार पैदा कर रहे थे। अब-एक दिन, व्यापार हमेशा रहेगा, किसी को अपने "मालिकों" के लिए व्यवसाय उत्पन्न करना होगा ।
यह वही है जो मालिक चाहते हैं और चाहते हैं। दूसरे शब्दों में, किसी को मालिकों की हथेलियों को पकड़ना होगा। जो ऐसा करता है, वह बच जाता है, यदि नहीं तो नरक वह है जो उसका इंतजार करता है। आज इस खेल का नाम है।
जो इसका पालन करता है और करता है वह जीवित रहता है। एल्स वह फायरिंग लाइन से बाहर है। तानाशाह, सरल भाषा में, "सबसे अच्छे व्यक्ति" हैं।
संगठन के साथ शुरुआत करने के लिए सभी को प्रोत्साहित किया जाता है। प्रबंधन पहले एक बढ़ावा देता है और जो कुछ भी वह चाहता है उसे देकर आत्मविश्वास को बढ़ाता है। यह कुछ समय के लिए चला जाता है और प्रबंधन देखता है कि वह संगठन को क्या देता है, विशेष रूप से मालिकों को।
चार महीने के लिए, सब कुछ एरिया मैनेजर के पक्ष में काम किया, लेकिन बाद में चीजों ने "यू" मोड़ लिया। ऐसा इसलिए है क्योंकि एरिया मैनेजर उन्हें खुश करने के लिए अपने तत्काल वरिष्ठ अधिकारियों को रुपये नहीं दे सकता था।
मामले से, हम पाते हैं कि चार महीने के बाद प्रबंधन राज्य बिक्री कर प्राधिकरण को बिक्री कर का भुगतान नहीं कर रहा था और क्षेत्र प्रबंधक को सौंपी गई सबसे बड़ी रकम भी शाखा को चलाने और बनाए रखने के लिए अपर्याप्त थी।
यह पर्याप्त रूप से यह साबित करने के लिए जाता है कि संगठन निश्चित रूप से यह जानने के लिए इच्छुक नहीं था कि वह क्या व्यवसाय पैदा कर रहा था, लेकिन जिस व्यवसाय को वह संतुष्ट करने की कोशिश कर रहा था, उसका "व्यक्तिगत हित" क्या था। एरिया मैनेजर ने बाद में पाया कि जब भी वह कार्यालय में था, सब कुछ क्रम में था। जल्द ही उन्होंने दौरे के लिए नहीं छोड़ा और दौरे से वापस आने के बाद, उन्होंने पाया कि घर अव्यवस्था में था।
इससे यह साबित होता है कि उच्च प्रबंधन में एरिया सेल्स मैनेजर का किसी के लिए कोई फायदा नहीं था। प्रबंधन अपने व्यक्तिगत हित को पूरा करने के लिए एरिया मैनेजर के अधीनस्थों के संपर्क में आया।
एरिया मैनेजर निश्चित रूप से कार्यालय के लिए अच्छा था लेकिन उच्च प्रबंधन के व्यवसाय के लिए अच्छा नहीं था। अब यह समय और बिंदु है कि एरिया मैनेजर को एक विचार देना चाहिए कि उनकी उपेक्षा क्यों की जा रही है। उसे कहीं और नौकरी का विकल्प चुनना चाहिए था और नौकरी बदलनी चाहिए थी।
हमें इस समस्या का भी पता चलता है कि कई बार जब मार्केटिंग मैनेजर, एरिया मैनेजर के कंट्रोलिंग अथॉरिटी कार्यालय का दौरा करता था, तो वह एरिया मैनेजर की समस्याओं को सुनता था और कुछ आश्वासन देता था। हालांकि, वह अपनी समस्याओं को हल नहीं करेगा। यह साबित करता है कि एरिया मैनेजर शीर्ष मालिकों द्वारा अवांछित था।
समस्याओं से, हम पाते हैं कि अन्य कर्मचारी, यानी, एरिया मैनेजर के चंगुल में कर्मचारी है, कम भुगतान या कम भुगतान कर रहे थे। इसका मतलब यह है कि संगठन अच्छा वेतन देने वाला नहीं था।
यह काफी स्पष्ट है कि कम वेतन वाले कर्मचारी अपनी आय बढ़ाने के लिए किसी भी रणनीति का सहारा लेंगे। और ये उस तरह के कर्मचारी हैं जिन्हें प्रबंधन हमेशा देखता है। उनके लिए, कर्मचारियों के ये वर्ग “CANTILEVER” हैं। प्रबंधन आसानी से अपने लाभ के लिए इन "लीवर" का उपयोग करता है।
एरिया मैनेजर को इसे समझना चाहिए था। उन्होंने ऐसा नहीं किया, जिसका अर्थ है कि वह दूरदर्शिता नहीं थी और दृष्टि और अनुभव की कमी थी। इसके अलावा क्षेत्र प्रबंधक, चूंकि वह वित्त और सूची प्रबंधन में बहुत कमजोर थे, पूरी तरह से विश्वास और डिपो प्रभारी पर भरोसा किया।
उसे ऐसा नहीं करना चाहिए था। उसे पेशेवर एकाउंटेंट को इन्वेंट्री और कैश के खातों को ठीक से काम पर रखना चाहिए। वह नहीं था — यही उसकी कमजोरी थी। प्रणालियों को नियंत्रित करने के लिए, उन्होंने एक सेल्समैन का वेतन रोक दिया, जो ऊपर के प्रबंधन की छतरी के नीचे था। यह कुल गलती थी।
सबसे पहले, श्रम अधिनियम के तहत शामिल कानून के तहत, कोई भी किसी भी कारण बताए बिना किसी कर्मचारी के वेतन को रोक नहीं सकता है। अगर कोई ऐसा करता है, तो उसे छह महीने के लिए श्रम अदालत द्वारा कैद किया जा सकता है। दूसरे, चूंकि इन सभी को करने के लिए सेल्समैन शीर्ष प्रबंधन की छत्रछाया में था, इसलिए एरिया मैनेजर को इस रणनीति का सहारा नहीं लेना चाहिए था।
हम इस समस्या से पाते हैं कि प्रबंधन ने उसके वेतन में कटौती करके उसे वापस कर दिया। उन्हें स्पष्टीकरण के लिए प्रबंधन को वापस मिल जाना चाहिए था। बल्कि ऐसा करने के बाद, वह मार्केटिंग मैनेजर के खिलाफ अपने अध्यक्ष को एक शिकायत पत्र भेजता है।
यह एक भीषण दोष था जो एरिया मैनेजर ने किया था। जब मार्केटिंग मैनेजर प्रबंध निदेशक का दामाद था, तो कंपनी में कोई भी एरिया मैनेजर के बचाव में कैसे आ सकता था?
निश्चित रूप से, इस मामले में, प्रबंधन, उनकी त्वचा को बचाने के लिए, विशेष रूप से एरिया मैनेजर के खिलाफ चोरी चार्ज वसूल करेगा, विशेष रूप से उसकी त्वचा को बचाने के लिए। इस मामले में, संगठन के अन्य लोगों को अपनी नौकरी और अपनी खाल को बचाने के लिए प्रबंध निदेशक और विपणन प्रबंधक के आदेश का पालन करना होगा क्योंकि वे विपणन प्रबंधक के सभी अंडरहैंड डीलिंग के लिए दस्ताने में हाथ थे।
एक बिंदु पर ध्यान दिया जाना चाहिए- एरिया मैनेजर न केवल संगठनात्मक व्यवहार का अध्ययन करने के लिए कमजोर था, बल्कि संगठनात्मक संचार में भी बहुत खराब था। उन्हें सीधे चेयरमैन से संपर्क नहीं करना चाहिए था। इसके अलावा, उन्हें अपनी शाखा में जाने वाली इन बातों पर चर्चा करनी चाहिए, उनके दोस्तों ने दूसरी कंपनियों की कुर्सी पर कब्जा कर लिया। उन्होंने उसकी मदद की होगी। उसने किसी की मदद और सलाह नहीं ली।
यह साबित करता है कि वह अपने दृष्टिकोण में कठोर था, हिलता नहीं था और स्वतंत्र रूप से मिश्रण करता था, ठीक से सामूहीकरण करता था और उसकी मदद करने के लिए कोई दोस्त नहीं था। इस तरह का मानव एक अच्छा नेता और किसी को भी मदद करने के लिए एक उपयोगी मानव नहीं हो सकता है। अत: आवश्यकता के समय वह असहाय रहा।
फिर से, जैसा कि केस स्टडी में पाया गया है कि एरिया मैनेजर को दूसरी नौकरी मिल गई थी। यदि उसके पास था, तो उसे अनुग्रह के साथ कागजात में रखना चाहिए और चुपचाप चलना चाहिए। इसके बजाय, यह सोचकर कि उसे दूसरी नौकरी मिल गई है, और कोई भी उसे नुकसान नहीं पहुंचा सकता है, वह सीधे अध्यक्ष के पास जाने की सीमा तक गया। यह एक भूल थी।
जिस किसी को भी काम करना है और एक संगठन में रहना है, उसे उच्च अधिकारी के पास जाने के लिए अपने तत्काल वरिष्ठ को नहीं छोड़ना चाहिए। उच्चतम अधिकार वाली इच्छाएँ न केवल उसकी पीठ ठोंकती हैं बल्कि उसके जीवन को नरक बना देती हैं। प्रबंध निदेशक ने यही किया, क्योंकि उन्होंने एरिया मैनेजर को गढ़ने और दोष देने के लिए सीधे बैठकें कीं।
व्यक्तिगत रूप से उन्होंने अपने निर्देशों के अनुसार कार्य करने के लिए एरिया मैनेजर के अधीन अधीनस्थों को जानकारी दी होगी। बाद में इस मामले के छूट जाने पर उन्हें पुरस्कृत किया जाएगा।
केस स्टडी से अधिक। हम पाते हैं कि एरिया मैनेजर डिपो के एक कमरे में रह रहा था, जहाँ कार्यालय था और इन्वेंट्री रखी गई थी। यह निश्चित रूप से डिपो प्रबंधक की जिम्मेदारी बन जाएगी कि वह डिपो में रह रहे सभी सामग्रियों का हिसाब दे।
कंपनी के लिए एरिया मैनेजर के खिलाफ ग्राफ्ट चार्ज लगाना बहुत आसान हो गया। एरिया मैनेजर के हस्ताक्षर को महत्वपूर्ण कागजात और बयानों पर लिया गया था, जिसे डिपो के एरिया मैनेजर के अधीनस्थों ने प्रबंध निदेशक के निर्देश पर तैयार किया था।
फिर से, एरिया मैनेजर ने संकटों के बीच खुद पर अपना नियंत्रण खो दिया था। यह एक मूर्खतापूर्ण कार्य था। उसे खुद की रचना करनी चाहिए और अपनी भावनाओं को नियंत्रित करना चाहिए। दिखाने के लिए हमेशा शेर का दिल होना चाहिए, लेकिन एक लोमड़ी की चाल का उपयोग करें। उसने ऐसा नहीं किया।
इस डर और दुर्भाग्य के कारण कि संगठन अपनी सोच को बचाने के लिए, अपनी खाल को छुड़ाने के लिए उन्हें छोड़ नहीं सकता था आदि यह एरिया मैनेजर की मूर्खता के कारण था।
चूँकि उसके पास वापस जाने और हिट करने के लिए वह रवैया था, इसलिए उसने ऐसा किया। उन्होंने प्रतिशोध के साथ वापस मारा और "कॉकस" की रीढ़ को तोड़ दिया जिन्होंने काम किया और उसके खिलाफ खेलने की साजिश रची। लेकिन उससे क्या फायदा हुआ?
इसके बजाय, उन्हें संगठन के अनुकूल होना चाहिए और यहां तक कि उन लोगों के साथ भी जिन्होंने उन्हें प्रबंध निदेशक के आग्रह पर परेशान किया। उसे जो कुछ भी खोना था, वह उसके कारण जो भी होना चाहिए था।
एक बार जब उनके खाते स्पष्ट हो गए, तो उन्हें वापस मिल जाना चाहिए था, अपने व्यवसाय की रीढ़ तोड़नी चाहिए थी, एक तरीके से जहां किसी को यह नहीं पता होना चाहिए था कि इन सभी के पीछे कौन अपराधी है। इससे वह असली हीरो बन जाता और उसे मानसिक शांति मिलती।
वैसे भी, कार्रवाई का सबसे अच्छा कोर्स वह है जो एक कंपनी में शामिल नहीं होना चाहिए जहां बहुत सारे रसोइए हैं, और अगर कोई भी उनके साथ जुड़ता है तो उन्हें उचित समय पर छोड़ने के लिए पर्याप्त बुद्धिमान होना चाहिए।
संगठनात्मक पत्राचार में क्या अधिक महत्वपूर्ण है, यह जानना कि झूठ कैसे बोला जाए और मुसीबत से बाहर निकला जाए। यहां तक कि एक मूर्ख भी झूठ बोलने में बहुत अच्छा हो सकता है, लेकिन यह कॉमन्सेंस के साथ एक है जो इसे सटीकता के साथ बताता है और दूर हो जाता है। उसे लकड़ी से बाहर निकलने के अपने प्रयास में अधिक कूटनीतिक होना चाहिए था क्योंकि उसने समस्या को भंग करने के लिए युद्धपथ को चुना था। जिसका सामना करना उनके लिए एक समस्या थी।
