महत्व और प्राधिकरण के प्रतिनिधि के तत्व

अधिकार के प्रत्यायोजन के महत्व और तत्वों के बारे में जानने के लिए इस लेख को पढ़ें!

प्रत्येक संगठन में प्रबंधकों को बहुत सारे काम सौंपे जाते हैं और प्रबंधक अकेले सभी कार्य नहीं कर सकते हैं। वह अपने योग्यता के अनुसार काम करने वाले विभिन्न व्यक्तियों के बीच काम को विभाजित करता है और उनसे काम करवाता है। प्रबंधक अपने मातहतों के साथ अपनी जिम्मेदारियों को साझा करने के साथ शुरू होता है। वह जानबूझकर अपनी कुछ जिम्मेदारियां अपने मातहतों को सौंपता है।

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जिम्मेदारियों को पारित करने के बाद प्रबंधक अपने कुछ अधिकारियों को भी अपने अधीनस्थों के साथ निर्णय लेने की शक्ति साझा करता है, ताकि जिम्मेदारियों को ठीक से निभाया जा सके। यह सुनिश्चित करने के लिए कि उनके अधीनस्थ सभी कार्य प्रभावी ढंग से और कुशलता से अपेक्षित तरीके से करते हैं, प्रबंधक जवाबदेही बनाता है और इस पूरी प्रक्रिया को प्रतिनिधिमंडल के रूप में जाना जाता है। तो प्रतिनिधिमंडल को इस प्रकार परिभाषित किया जा सकता है:

जवाबदेही की पूर्णता का सिद्धांत:

संगठन में व्यवस्थित रूप से कार्य करने के लिए प्रतिनिधिमंडल एक बहुत ही महत्वपूर्ण प्रक्रिया है। लेकिन प्रत्यायोजन पाचन की प्रक्रिया नहीं है जिसका मतलब है कि जवाबदेही निरपेक्ष है। इसे कभी पारित या प्रत्यायोजित नहीं किया जा सकता है। अधीनस्थों पर जवाबदेही बनाने के बाद, वरिष्ठ भी जवाबदेह बने रहते हैं। उदाहरण के लिए, यदि बिक्री प्रबंधक को एक महीने में 1, 000 इकाइयों को बेचने का लक्ष्य सौंपा गया है, तो उसने अपने अधीन काम करने वाले पांच सेल्समैन के बीच इस लक्ष्य को विभाजित किया। सेल्समैन में से एक बीमार पड़ गया।

इसलिए, एक महीने के अंत में केवल 800 यूनिट ही बेची जा सकीं। ऐसी स्थिति में जवाबदेही प्रबंधक के पास होती है, हालांकि उसने अपने अधीनस्थों को यह लक्ष्य सौंप दिया है या पारित कर दिया है। लेकिन जिम्मेदारियों को पारित करने या सौंपने से उन्हें जवाबदेही से छुटकारा नहीं मिल सकता है। उसे समय-समय पर बीच-बीच में जाँच करनी चाहिए थी कि काम सही दिशा में चल रहा है या नहीं और समय पर कार्रवाई की गई है।

प्रत्यायोजन का महत्व:

1. प्रभावी प्रबंधन:

प्रतिनिधिमंडल की प्रक्रिया में प्रबंधक अधीनस्थों को नियमित कार्य देते हैं। इसलिए वे अन्य महत्वपूर्ण मामलों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए स्वतंत्र हैं। प्रबंधकों का मुख्य काम प्रभावी ढंग से काम पूरा करना है और अधिकारियों और जिम्मेदारियों को सौंपकर प्रबंधक अधीनस्थों से प्रभावी और कुशलता से काम करवा सकते हैं।

2. कर्मचारियों का विकास:

प्रतिनिधिमंडल के परिणामस्वरूप कर्मचारियों को अपनी प्रतिभा का उपयोग करने के अधिक अवसर मिलते हैं। यह उन्हें उन कौशलों को विकसित करने की अनुमति देता है जो उन्हें जटिल कार्य करने में मदद करते हैं। प्रतिनिधिमंडल उन्हें अपने कौशल का उपयोग करने, उच्च नौकरी की स्थिति से संबंधित कार्य का अनुभव प्राप्त करने का मौका देकर बेहतर भविष्य के प्रबंधक बनाने में मदद करता है।

3. कर्मचारियों का अभिप्रेरण:

प्रतिनिधिमंडल में जब प्रबंधक अधीनस्थों के साथ अपनी जिम्मेदारियों और अधिकारों को साझा कर रहा होता है, तो यह अधीनस्थों को प्रेरित करता है क्योंकि वे अपनेपन और विश्वास की भावना विकसित करते हैं जो उनके वरिष्ठों द्वारा उन्हें दिखाई जाती है। कुछ कर्मचारी इस तरह के गैर-वित्तीय प्रोत्साहन से प्रेरित हो सकते हैं।

4. संगठनात्मक विकास की सुविधा:

प्रतिनिधिमंडल की प्रक्रिया में जब प्रबंधक अधीनस्थों को उनकी जिम्मेदारी और अधिकार दे रहे होते हैं तो वे सभी अधीनस्थों की योग्यता और क्षमता को ध्यान में रखते हैं। इससे कार्य और विशेषज्ञता का विभाजन होता है जो संगठनात्मक विकास के लिए बहुत महत्वपूर्ण है।

5. प्रबंधन पदानुक्रम का आधार:

प्रतिनिधिमंडल बेहतर अधीनस्थ संबंध स्थापित करता है जो प्रबंधकों के पदानुक्रम के लिए आधार है। अधीनस्थों को सौंपी गई शक्ति की सीमा तय करती है कि कौन किसे रिपोर्ट करेगा, और प्रत्येक नौकरी की स्थिति में प्रबंधन प्रबंधन पदानुक्रम बनाता है।

6. बेहतर समन्वय:

प्रतिनिधिमंडल में व्यवस्थित रूप से जिम्मेदारी और अधिकार को विभाजित किया जाता है और कर्मचारियों को कार्य पूरा न होने के लिए जवाबदेह बनाया जाता है। काम का यह व्यवस्थित विभाजन हर किसी को काम की स्पष्ट तस्वीरें देता है और सौंपे गए कर्तव्यों में काम की स्पष्टता का दोहराव नहीं होता है और रिपोर्टिंग संबंध संगठन में प्रभावी समन्वय लाता है।

7. प्रबंधकों का कार्य भार कम करता है:

प्रतिनिधिमंडल की प्रक्रिया में, प्रबंधकों को अपनी जिम्मेदारियों को साझा करने और अधीनस्थों के साथ काम करने की अनुमति होती है जो प्रबंधकों को उनके काम के बोझ को कम करने में मदद करते हैं। प्रतिनिधिमंडल की प्रक्रिया के साथ प्रबंधक अपने सभी नियमित कार्य अधीनस्थों को पास कर सकते हैं और महत्वपूर्ण कार्य पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं। बगैर प्रतिनिधिमंडल के प्रबंधकों को काम से बाहर कर दिया जाएगा।

8. बेहतर अधीनस्थ संबंध का आधार:

प्रतिनिधिमंडल की प्रक्रिया में केवल दो पक्ष शामिल होते हैं जो श्रेष्ठ और अधीनस्थ होते हैं। यदि वरिष्ठ अधिकारी अधीनस्थों के लिए अपनी जिम्मेदारियों और अधिकारियों को साझा करते हैं या पास करते हैं, तो यह बेहतर और अधीनस्थ के बीच अच्छे संबंध को इंगित करता है क्योंकि वरिष्ठ अपनी जिम्मेदारी और अधिकार अपने अधीनस्थों को तभी हस्तांतरित करेंगे जब उन पर भरोसा होगा। इसलिए प्रतिनिधिमंडल वरिष्ठ अधिकारियों और अधीनस्थों के बीच संबंधों को बेहतर बनाता है।

प्रत्यायोजन के तत्व / प्रत्यायोजन की प्रक्रिया:

प्रतिनिधिमंडल के तीन तत्व हैं:

मैं। ज़िम्मेदारी

ii। अधिकार

iii। जवाबदेही

1. जिम्मेदारी:

उत्तरदायित्व का अर्थ है किसी व्यक्ति को सौंपा गया कार्य। इसमें कर्मचारियों द्वारा किसी विशेष नौकरी की स्थिति में की जाने वाली सभी शारीरिक और मानसिक गतिविधियाँ शामिल हैं। प्रतिनिधिमंडल की प्रक्रिया तब शुरू होती है जब प्रबंधक अपने कुछ उत्तरदायित्वों को अपने अधीनस्थों को सौंपता है, जिसका अर्थ है कि जिम्मेदारी प्रत्यायोजित की जा सकती है।

जिम्मेदारी की विशेषताएं:

1. जिम्मेदारी एक अधीनस्थ का दायित्व है कि वह सौंपे गए कर्तव्य को ठीक से निभाए।

2. यह बेहतर अधीनस्थ संबंध से उत्पन्न होता है क्योंकि अधीनस्थ अपने श्रेष्ठ द्वारा सौंपे गए कर्तव्य को निभाने के लिए बाध्य होता है।

3. जिम्मेदारी ऊपर की ओर बहती है क्योंकि अधीनस्थ हमेशा अपने श्रेष्ठ के लिए जिम्मेदार होगा।

2. प्राधिकरण:

प्राधिकरण का अर्थ है निर्णय लेने की शक्ति। जिम्मेदारियों को निभाने के लिए हर कर्मचारी को कुछ अधिकार होने चाहिए। इसलिए, जब प्रबंधक अधीनस्थों के प्रति अपनी जिम्मेदारी निभा रहे होते हैं, तो वे अधीनस्थों को भी कुछ अधिकार प्रदान करते हैं। प्रतिनिधि प्राधिकरण आयोजन प्रक्रिया का दूसरा चरण है। प्राधिकरण प्रबंधकों को साझा करते समय यह ध्यान रखें कि जिम्मेदारी से मेल खाने वाले प्राधिकारी को केवल प्रत्यायोजित किया जाना चाहिए। वे अपने सभी अधिकार अपने अधीनस्थों को पारित नहीं करेंगे।

प्राधिकरण की विशेषताएं:

(1) प्राधिकरण आपके प्रबंधकीय स्थान के कारण निर्णय लेने के अधिकार को संदर्भित करता है।

(२) प्राधिकरण बेहतर अधीनस्थ संबंध निर्धारित करता है। जैसा कि अधीनस्थ अपने निर्देशों के अनुसार उससे अनुपालन की अपेक्षा करते हुए अधीनस्थों को अपने निर्णय बताता है।

(3) प्राधिकरण कानून और संगठन के नियमों और विनियमों द्वारा प्रतिबंधित है।

(4) प्राधिकरण स्केलर श्रृंखला से उत्पन्न होता है जो विभिन्न नौकरी पदों को जोड़ता है।

(5) प्राधिकरण ऊपर की ओर बहता है क्योंकि हम प्रबंधन पदानुक्रम में अधिक ऊपर जाते हैं, प्राधिकरण का दायरा बढ़ता है।

(6) प्राधिकरण जिम्मेदारी के बराबर होना चाहिए,

प्राधिकरण = जिम्मेदारी

3. जवाबदेही:

यह सुनिश्चित करने के लिए कि कर्मचारी या अधीनस्थ अपने अपेक्षित तरीके से अपनी जिम्मेदारी निभाते हैं, जवाबदेही बनती है। जवाबदेही का मतलब है कि अधीनस्थ कार्य के पूरा न होने के लिए जवाबदेह होंगे; जवाबदेही बनाना प्रतिनिधिमंडल प्रक्रिया का तीसरा और अंतिम चरण है।

जवाबदेही को पारित या प्रत्यायोजित नहीं किया जा सकता है। इसे केवल अधीनस्थों के साथ साझा किया जा सकता है, जिसका अर्थ है कि जिम्मेदारी और अधिकार सौंपने के बाद भी प्रबंधक कार्य को पूरा न करने के लिए जवाबदेह होंगे।

यदि प्रोडक्शन मैनेजर को एक महीने में 20 मशीनों के उत्पादन का लक्ष्य दिया जाता है और उसने इस लक्ष्य को अपने अधीन काम करने वाले चार फोरमैन के बीच बांट दिया है, यानी प्रत्येक फ़ोरमैन द्वारा निर्मित की जाने वाली 5 मशीनें, लेकिन एक फ़ोरमैन लक्ष्य को प्राप्त नहीं कर सका और अंत में महीने में केवल 17 मशीनों का निर्माण होता है, फिर उत्पादन प्रबंधक को लक्ष्य पूरा न होने के लिए जवाबदेह ठहराया जाएगा क्योंकि जवाबदेही को स्थानांतरित या साझा नहीं किया जा सकता है: यह एक पूर्ण अवधि है।

जवाबदेही की विशेषताएं:

(1) जवाबदेही अंतिम आउटपुट के लिए जवाबदेह को संदर्भित करती है।

(२) इसे प्रत्यायोजित या पारित नहीं किया जा सकता है।

(३) यह कार्य पूरा करने की सीमा पर नियमित प्रतिक्रिया के माध्यम से लागू होता है।

(४) यदि ऊपर की ओर बहता है, अर्थात, अधीनस्थ अपने श्रेष्ठ के प्रति जवाबदेह होगा।