परीक्षण संतुलन में त्रुटियों का पता कैसे लगाएं?

कुछ त्रुटियों का खुलासा एक ट्रायल बैलेंस द्वारा किया जाता है जबकि कुछ त्रुटियां नहीं हैं। यदि ट्रायल बैलेंस सहमत नहीं है, तो यह खाते की पुस्तकों में कुछ त्रुटि या त्रुटियों का संकेत है। चेकिंग आमतौर पर ट्रायल बैलेंस से ही शुरू होती है।

त्रुटियों का पता लगाने के लिए निम्नलिखित कदम उठाए जाने चाहिए और यह कदम एक के बाद एक तब तक उठाए जा सकते हैं जब तक कि उन त्रुटियों के कारण जो अंतर स्थित हैं:

(1) ट्रायल बैलेंस के डेबिट और क्रेडिट कॉलम को फिर से टोटल करें। दो स्तंभों द्वारा अंतर की मात्रा ज्ञात करें, 2 से विभाजित करें और देखें कि इसी तरह की राशि ट्रायल बैलेंस में दिखाई देती है। यदि समान आकृति मौजूद है, तो देखें कि क्या यह सही कॉलम में है। यह भी संभव है कि इस तरह की शेष राशि गलत पक्ष पर दर्ज की गई हो, जिससे राशि का दोगुना अंतर हो।

(२) देखें कि ट्रायल बैलेंस में कैश बैलेंस और बैंक बैलेंस ठीक से सूचीबद्ध हैं।

(३) यदि अभी भी अंतर मौजूद है, तो अंतर को ९ से विभाजित करें। यदि अंतर ९ से समान रूप से विभाज्य है, तो त्रुटि ट्रांसपोज़िशन या आंकड़ों के ट्रांस-प्लेसमेंट से होने की संभावना है। आंकड़ों की व्यवस्था ट्रांसपोज़िशन है और ट्रांस-प्लेसमेंट का मतलब है कि संख्याओं के अंकों को बाईं या दाईं ओर ले जाया जाता है।

यदि ऐसा अंतर मौजूद है, तो आंकड़े खोजें, जहां ऐसी त्रुटियां हो सकती हैं।

(४) पुष्टि करें कि चालू वर्ष में, पिछले वर्ष की तुलना में चालू शेष राशि को सही ढंग से आगे लाया गया है।

(५) ट्रायल बैलेंस में सूचीबद्ध राशियों को रीचेक करें और पुष्टि करें कि सभी लेज़र शेष नीचे कॉपी किए गए हैं।

(६) सॉरी डेब्यूटर्स और सॉरी लेनदारों की सूचियों में कुल योगों की जाँच करें।

(7) खाता शेष की पुनः गणना करें।

(() कास्टिंग की जाँच करें और सभी सहायक पुस्तकों को आगे बढ़ाएँ।

(९) सहायक पुस्तकों से अलग-अलग वस्तुओं की पोस्टिंग सत्यापित करें।

(१०) पत्रिका, खाता बही और सहायक पुस्तकों की पूरी जाँच करने के बाद, यदि त्रुटियाँ नहीं हो सकती हैं, तो अंतर को एक सस्पेंस अकाउंट में स्थानांतरित करें और जब गलती का पता चले तो सस्पेंस अकाउंट बंद कर दिया जाए।