औपचारिक संचार: अर्थ, विशेषताएँ, लाभ सीमाएँ और प्रकार

औपचारिक संचार आधिकारिक तौर पर सूचना के आदान-प्रदान को संदर्भित करता है। संचार के प्रवाह को नियंत्रित किया जाता है और यह एक जानबूझकर किया गया प्रयास है। यह जानकारी को बिना किसी बाधा के, थोड़ी लागत और उचित तरीके से वांछित स्थान तक पहुंचने के लिए संभव बनाता है। इसे 'थ्रू प्रॉपर चैनल कम्युनिकेशन' के रूप में भी जाना जाता है।

लक्षण

औपचारिक संचार की मुख्य विशेषताएं निम्नलिखित हैं:

(1) लिखित और मौखिक:

औपचारिक संचार लिखित और मौखिक दोनों हो सकते हैं। दैनिक कार्यों को मौखिक संचार के माध्यम से नियंत्रित किया जाता है, जबकि नीतिगत मामलों में लिखित संचार की आवश्यकता होती है।

चित्र सौजन्य: iisd.ca/biodiv/cop5/pix/6education.jpg

(२) औपचारिक संबंध:

यह संचार उन कर्मचारियों के बीच अपनाया जाता है जहां संगठन द्वारा औपचारिक संबंध स्थापित किए गए हैं। प्रेषक और रिसीवर में कुछ प्रकार के संगठनात्मक संबंध हैं।

(3) निर्धारित पथ:

संचार को एक व्यक्ति से दूसरे में जाने के दौरान एक निश्चित चैनल से गुजरना पड़ता है। उदाहरण के लिए, किसी कार्यकर्ता की भावनाओं को प्रबंधक तक पहुँचाने के लिए, फोरमैन की मदद लेनी होगी।

(4) संगठनात्मक संदेश:

यह चैनल केवल अधिकृत संगठनात्मक संदेशों से संबंधित है और व्यक्तिगत संदेश इसके अधिकार क्षेत्र से बाहर हैं।

(5) जानबूझकर प्रयास करें:

संचार का यह चैनल स्वचालित रूप से स्थापित नहीं है, लेकिन इसके निर्माण के लिए प्रयास करना होगा। यह संगठन के उद्देश्यों को ध्यान में रखते हुए तय किया गया है।

लाभ

औपचारिक संचार के निम्नलिखित फायदे हैं:

(1) अधिकारियों के अधिकार का रखरखाव:

औपचारिक संचार वरिष्ठों और अधीनस्थों के बीच निरंतर संबंध बनाए रखता है जिसके परिणामस्वरूप लाइन वरिष्ठों की गरिमा बनी रहती है। नतीजतन, अधीनस्थों को नियंत्रित करना और उनकी जिम्मेदारी तय करना सुविधाजनक है जो प्रभावी और सफल नियंत्रण के लिए बिल्कुल आवश्यक है।

(2) स्पष्ट और प्रभावी संचार:

औपचारिक संचार में, प्रबंधकों और अधीनस्थों के बीच सीधा संपर्क होता है। दोनों एक दूसरे की क्षमता, आदतों, भावनाओं आदि को समझते हैं। प्रबंधकों को पता है कि कब और किन परिस्थितियों में उनके अधीनस्थों को जानकारी की आवश्यकता है। इस तरह, यह संचार समय पर जानकारी उपलब्ध कराने में सक्षम है। इसलिए, यह स्पष्ट और प्रभावी है।

(3) सूचना का क्रमबद्ध प्रवाह:

सूचना को एक व्यक्ति से दूसरे व्यक्ति तक एक निश्चित मार्ग से गुजरना पड़ता है। इसलिए, सूचना का प्रवाह व्यवस्थित है।

(4) सूचना के स्रोत का आसान ज्ञान:

इस प्रकार के संचार में, प्रत्येक जानकारी का स्रोत आसानी से स्थित हो सकता है।

सीमाएं

निम्नलिखित औपचारिक संचार के नुकसान या सीमाएँ हैं:

(1) काम का अधिभार:

एक आधुनिक व्यवसाय संगठन में बहुत अधिक जानकारी, कई संदेश और अन्य चीजों का संचार करना पड़ता है। औपचारिक संचार के तहत, उन्हें एक निश्चित चैनल के माध्यम से रूट किया जाता है और यह वरिष्ठों के समय का बहुत अधिक उपभोग करता है और इस प्रकार कुछ अन्य महत्वपूर्ण कार्य अप्राप्य रह जाते हैं।

(2) सूचना का विरूपण:

सूचना के प्रवाह में यह विधि बाधा बन सकती है। कभी-कभी प्रेषक और रिसीवर के बीच की दूरी इतनी बड़ी होती है कि सूचना को कई हाथों से गुजरना पड़ता है और जब तक यह रिसीवर तक पहुंचता है तब तक यह विकृत हो जाता है। इस प्रकार यह अपने उद्देश्य की पूर्ति करने में विफल रहता है।

(३) उदासीन अधिकारी:

अधिकारी अधीनस्थों के सुझावों और शिकायतों पर अधिक ध्यान नहीं देते हैं। ऐसे मामले में एक अधीनस्थ संचार की प्रभावशीलता में अपना विश्वास खो सकता है।

औपचारिक संचार के प्रकार

औपचारिक संचार दो प्रकार के होते हैं:

(1) कार्यक्षेत्र संचार:

(i) अधोमुखी संचार

(ii) अपवर्ड कम्युनिकेशन

(२) क्षैतिज संचार। इन सभी प्रकारों को निम्नलिखित चित्र में स्पष्ट किया गया है:

(डाउनवर्ड कम्युनिकेशन) (हॉरिजॉन्टल कम्युनिकेशन) (अपवर्ड कम्युनिकेशन)

(१) कार्यक्षेत्र संचार

कार्यक्षेत्र संचार निम्नलिखित दो प्रकार के होते हैं:

(i) नीचे की ओर संचार:

अपने अधीनस्थों के साथ शीर्ष पदानुक्रम द्वारा संचार को नीचे की ओर संचार कहा जाता है। इस संचार में आदेश, नियम, सूचना, नीतियां, निर्देश आदि शामिल हैं। अधोमुखी संचार का मुख्य लाभ यह है कि अधीनस्थों को उपयोगी सामयिक जानकारी मिलती है जो उन्हें उनके कार्य प्रदर्शन में मदद करती है,

(ii) उर्ध्व संचार:

यह नीचे की ओर के संचार से काफी उलट है। यह अधीनस्थों से वरिष्ठों के लिए बहती है। इस संचार के विषय-वस्तु में सुझाव, प्रतिक्रिया, रिपोर्ट, शिकायत आदि शामिल हैं। इस प्रकार के संचार से वरिष्ठों को निर्णय लेने में मदद मिलती है।

(२) क्षैतिज संचार

क्षैतिज संचार तब होता है जब एक ही स्तर के दो व्यक्ति सूचना का आदान-प्रदान करते हैं। क्षैतिज संचार का उपयोग समान स्तर के अधिकारियों द्वारा अन्य लोगों के अनुभव द्वारा समान प्रकृति और लाभ की समस्याओं को हल करने के लिए किया जाता है। क्षैतिज संचार के विषय-वस्तु में सूचना, अनुरोध, सुझाव, आपसी समस्याएं और समन्वय संबंधी जानकारी शामिल हैं।

औपचारिक संचार नेटवर्क

जिस तरह से औपचारिक संचार किया जाता है, उसे औपचारिक संचार नेटवर्क के रूप में जाना जाता है। औपचारिक संचार विभिन्न तरीकों से किया जा सकता है-यह ऊर्ध्वाधर संचार या क्षैतिज संचार हो सकता है। औपचारिक संचार नेटवर्क के विभिन्न रूपों को निम्नलिखित चित्र में दिखाया गया है:

(1) श्रृंखला संचार:

चेन संचार एक बेहतर और एक अधीनस्थ के बीच संचार को संदर्भित करता है। एक संगठन के सभी लोग ऊपर से नीचे तक एक स्केलर श्रृंखला की मदद से जुड़े हुए हैं जैसा कि आरेख (1) में दिखाया गया है। A को उच्चतम रैंक पर रखा गया है, B, A का अधीनस्थ है, C, B के अधीनस्थ है, D, C का अधीनस्थ है और D, D का अधीनस्थ है।

(2) पहिया संचार:

संचार के इस रूप में, श्रेष्ठ के सभी अधीनस्थ एक दूसरे से उसके माध्यम से बात करते हैं। बेहतर पहिया के हब के रूप में काम करता है। आरेख (2) में, A श्रेष्ठ है और B, C, D और E अधीनस्थ हैं। सभी चार अधीनस्थ A के माध्यम से संचार करते हैं।

(3) परिपत्र संचार:

यह संचार एक समूह के सदस्यों के बीच होता है। समूह का प्रत्येक सदस्य निकटतम दो सदस्यों के साथ संवाद कर सकता है। आरेख (3) में, ए में बी और ई के साथ संचार हो सकता है। इसी तरह, बी में ए और सी के साथ संचार हो सकता है। यह समूह के सभी सदस्यों पर लागू होता है। इस मामले में संचार धीमी गति से चलता है।

(4) फ्री फ्लो कम्युनिकेशन:

संचार का यह रूप समूह के विभिन्न सदस्यों के बीच भी होता है। इसकी विशेष विशेषता यह है कि समूह का प्रत्येक सदस्य समूह के अन्य सभी लोगों से बात कर सकता है।

यह आरेख (4) में स्पष्ट किया गया है। A, B, C, D, E. से सीधे बात कर सकता है। उसी तरह B, A, C, D और E से सीधे बात कर सकता है। समूह के सभी सदस्यों के लिए भी यही बात लागू होती है। इस मामले में, संचार तीव्र गति से चलता है।

(5) उलटा 'वी' संचार:

संचार के इस रूप में, एक अधीनस्थ को अपने मालिक के मालिक के साथ संवाद करने की अनुमति होती है। संचार के इस रूप में संदेश तीव्र गति से आगे बढ़ते हैं, आरेख (5), सी और डी, बी के अधीनस्थ हैं, जो बदले में, ए। के अधीनस्थ हैं और सी और डी सीधे ए से बात कर सकते हैं, जो होता है बी का बॉस बनना है।