पर्यवेक्षण के फैलाव को प्रभावित करने वाले कारक

ऐसे कई कारक हैं जो किसी विशेष संगठन में पर्यवेक्षण की अवधि को प्रभावित या निर्धारित करते हैं, इनमें से सबसे महत्वपूर्ण इस प्रकार हैं:

1. कार्यपालिका की क्षमता और योग्यता:

नेतृत्व, प्रशासनिक क्षमता, संवाद करने की क्षमता, न्याय करने की क्षमता, सुनने के लिए, मार्गदर्शन करने और प्रेरित करने के लिए, शारीरिक ताक़त आदि की विशेषताएँ और क्षमताएं व्यक्ति से दूसरे व्यक्ति में भिन्न होती हैं। बेहतर क्षमता रखने वाला व्यक्ति कम क्षमताओं वाले लोगों की तुलना में बड़ी संख्या में अधीनस्थों का प्रभावी प्रबंधन कर सकता है।

2. अधीनस्थों की क्षमता और प्रशिक्षण:

अधीनस्थ जो कुशल, कुशल, ज्ञानी, प्रशिक्षित और सक्षम हैं, उन्हें कम पर्यवेक्षण की आवश्यकता होती है, और इसलिए, पर्यवेक्षक के पास ऐसे मामलों में व्यापक अवधि हो सकती है, जो अनुभवहीन और अप्रशिक्षित अधीनस्थों की तुलना में अधिक पर्यवेक्षण की आवश्यकता होती है।

3. काम की प्रकृति:

देखरेख के लिए कार्य की प्रकृति और महत्व एक और कारक है जो पर्यवेक्षण की अवधि को प्रभावित करता है। नियमित, दोहराव, अकुशल और मानकीकृत कार्यों से जुड़े कार्य पर्यवेक्षक की ओर से बहुत ध्यान और समय नहीं कहेंगे। जैसे, संगठन के निचले स्तर पर पर्यवेक्षक बड़ी संख्या में अधीनस्थों के काम का पर्यवेक्षण कर सकते हैं। दूसरी ओर, प्रबंधन के उच्च स्तरों पर, कार्य में जटिल और विभिन्न प्रकार के नौकरियां शामिल हैं और जैसे कि अधीनस्थों की संख्या जो प्रभावी रूप से प्रबंधित की जा सकती है, उन्हें कम संख्या तक सीमित किया जाना चाहिए।

4. पर्यवेक्षण के लिए उपलब्ध समय:

बड़ी संख्या में व्यक्तियों की देखरेख और नियंत्रण करने की क्षमता भी उनके पर्यवेक्षण के लिए उनके निपटान में उपलब्ध समय के आधार पर सीमित है। नियंत्रण की अवधि आम तौर पर प्रबंधन के उच्च स्तरों पर संकीर्ण होगी क्योंकि शीर्ष प्रबंधकों को अपना प्रमुख समय नियोजन, आयोजन, निर्देशन और नियंत्रण पर खर्च करना पड़ता है और पर्यवेक्षण के लिए उनके निपटान में उपलब्ध समय कम होगा। प्रबंधन के निचले स्तरों पर, यह अवधि व्यापक रूप से व्यापक होगी क्योंकि उन्हें ऐसी अन्य गतिविधियों पर कम समय देना होगा।

5. विकेंद्रीकरण की डिग्री और प्रतिनिधिमंडल का विस्तार:

यदि एक प्रबंधक स्पष्ट रूप से एक अच्छी तरह से परिभाषित कार्य करने के लिए प्राधिकरण को सौंपता है, तो एक अच्छी तरह से प्रशिक्षित अधीनस्थ इसे न्यूनतम पर्यवेक्षक के समय और ध्यान के साथ कर सकता है। जैसे, स्पैन चौड़ा हो सकता है। इसके विपरीत, “यदि अधीनस्थ का कार्य वह नहीं है जो वह कर सकता है, या यदि यह स्पष्ट रूप से परिभाषित नहीं है, या यदि उसके पास इसे प्रभावी रूप से करने का अधिकार नहीं है, तो वह या तो इसे निष्पादित करने में असमर्थ होगा या एक विषम राशि ले सकता है। अपने प्रयासों का पर्यवेक्षण और मार्गदर्शन करने में प्रबंधक का समय। "

6. संचार प्रणाली की प्रभावशीलता:

पर्यवेक्षण की अवधि संगठन में संचार प्रणाली की प्रभावशीलता से भी प्रभावित होती है। दोषपूर्ण संचार प्रबंधक के समय पर भारी बोझ डालता है और नियंत्रण की अवधि को कम करता है। दूसरी ओर, यदि संचार की प्रणाली प्रभावी है, तो बड़ी संख्या में प्रबंधकीय स्तर को प्राथमिकता दी जाएगी क्योंकि सूचना आसानी से प्रसारित की जा सकती है। इसके अलावा, एक विस्तृत अवधि संभव है अगर एक प्रबंधक प्रभावी ढंग से संवाद कर सकता है।

7. योजना की गुणवत्ता:

यदि योजनाएं और नीतियां स्पष्ट और आसानी से समझ में आती हैं, तो पर्यवेक्षण का कार्य आसान हो जाता है और प्रबंधन का विस्तार व्यापक हो सकता है। प्रभावी नियोजन स्पष्टीकरण, निर्देश और मार्गदर्शन के लिए बेहतर पर लगातार कॉल को कम करने में मदद करता है और इस तरह पर्यवेक्षक के निपटान में उपलब्ध समय में बचाता है जिससे उसे एक व्यापक अवधि मिल सके। दूसरी ओर अप्रभावी योजनाएं, प्रबंधन की अवधि पर सीमाएं लगाती हैं।

8. शारीरिक फैलाव की डिग्री:

यदि पर्यवेक्षण किए जाने वाले सभी व्यक्ति एक ही स्थान पर और प्रबंधक के प्रत्यक्ष पर्यवेक्षण के भीतर हैं, तो वह अपेक्षाकृत अधिक लोगों की देखरेख कर सकता है, जिसकी तुलना विभिन्न स्थानों पर स्थित लोगों की देखरेख करने के लिए की जाती है।

9. विशेषज्ञों की सहायता:

पर्यवेक्षण की अवधि विस्तृत हो सकती है जहां विशेषज्ञों की सेवाएं अधीनस्थों के लिए काम के विभिन्न पहलुओं पर उपलब्ध हैं। यदि ऐसी सेवाएं संगठन में प्रदान नहीं की जाती हैं, तो पर्यवेक्षक को स्वयं श्रमिकों को सहायता प्रदान करने में बहुत समय बिताना पड़ता है और इस तरह के नियंत्रण की अवधि संकीर्ण होगी।

10. नियंत्रण तंत्र:

एक संगठन में अपनाई जाने वाली नियंत्रण प्रक्रिया भी नियंत्रण की अवधि को प्रभावित करती है। उद्देश्य मानकों का उपयोग विचलन या परिवर्तन की त्वरित जानकारी प्रदान करके एक पर्यवेक्षक 'अपवाद द्वारा प्रबंधन' को सक्षम बनाता है। व्यक्तिगत पर्यवेक्षण के माध्यम से नियंत्रण संकीर्ण अवधि का पक्षधर है जबकि उद्देश्य मानकों के माध्यम से नियंत्रण और व्यापक अवधि के पक्ष में रिपोर्ट करता है।

11. परिवर्तनवाद या परिवर्तन की दर:

कुछ उद्यम दूसरों की तुलना में बहुत तेजी से बदलते हैं। परिवर्तन की यह दर एक संगठन की नीतियों और प्रथाओं की स्थिरता को निर्धारित करती है। नियंत्रण की अवधि संकीर्ण हो जाती है जहां नीतियां और व्यवहार स्थिर नहीं रहते हैं।

12. संतुलन की आवश्यकता:

Koontz और O 'Donnel के अनुसार, "प्रत्येक व्यक्ति की संख्या के लिए प्रत्येक प्रबंधकीय स्थिति में एक सीमा होती है, जिसे कोई व्यक्ति प्रभावी रूप से प्रबंधित कर सकता है, लेकिन प्रत्येक मामले में सटीक संख्या अंतर्निहित चर के प्रभाव और उनके प्रभाव के अनुसार अलग-अलग होगी। प्रभावी प्रबंधन की समय की आवश्यकताएं। ”