आपकी कंपनी के लिए संगठनात्मक संरचना का निर्धारण करते समय कारकों को ध्यान में रखा जाना चाहिए
आपकी कंपनी के लिए संगठनात्मक संरचना तैयार करते समय कुछ कारकों को ध्यान में रखा जाना चाहिए:
जब प्रबंधक समारोह का आयोजन कर रहे होते हैं, तो एक संगठनात्मक संरचना स्वचालित रूप से बन जाती है जो नौकरी के पदों, प्राधिकरण, विभिन्न कर्मचारियों की जिम्मेदारियों को परिभाषित करती है।
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संगठनात्मक संरचना को "विभिन्न स्तरों पर नौकरी की स्थिति, जिम्मेदारियों और अधिकारों के नेटवर्क" के रूप में परिभाषित किया जा सकता है।
यह लोगों, काम और संसाधनों के बीच संबंधों को निर्दिष्ट करता है।
संगठनात्मक संरचना को प्रभावित करने वाले कारक:
संगठनात्मक ढांचे को बनाते समय ध्यान में रखे जाने वाले विचार हैं:
1. नौकरी डिजाइन:
आयोजन प्रक्रिया में कुल काम को विभिन्न नौकरियों में विभाजित किया जाता है और प्रबंधक को अपने कर्मचारियों से काम करवाना होता है। इसलिए, यह स्पष्ट रूप से निर्दिष्ट किया जाना चाहिए कि किसी विशेष कार्य में सभी गतिविधियों को क्या करना है। प्रत्येक व्यक्ति को काम करते समय क्या करना है। इसलिए, नौकरी की रूपरेखा का मतलब है कि जहां तक संभव हो नौकरी की सामग्री को स्पष्ट रूप से परिभाषित करना, नौकरियों के अपेक्षित परिणामों को नौकरी के साथ परिभाषित किया जाना चाहिए।
2. विभाग:
नौकरियों में काम के विभाजन के बाद, विभागों को बनाने के लिए नौकरियों को एक साथ रखा जाता है। गतिविधियों को समूहीकृत करते समय प्रबंधकों को यह ध्यान रखना होगा कि केवल संबंधित या समान नौकरियों को एक विभाग के तहत वर्गीकृत किया जाए ताकि विशेषज्ञता हो सके। प्रबंधक के पास नौकरियों को समूहीकृत करने के विभिन्न तरीके हो सकते हैं जो एक दूसरे से संबंधित हैं।
3. प्रबंधन का विस्तार:
प्रबंधन के स्पैन का अर्थ है कि एक प्रबंधक द्वारा कितने कर्मचारियों या अधीनस्थों को प्रभावी ढंग से प्रबंधित किया जा सकता है या एक से अधिक अधीनस्थ कितने अधीनस्थ हैं। जब आयोजन प्रक्रिया में प्राधिकरण और जिम्मेदारी संबंध स्थापित होते हैं तो प्रबंधकों को नियंत्रण की अवधि को ध्यान में रखना चाहिए।
नियंत्रण की अवधि इस पर निर्भर करती है:
(ए) प्रबंधकों की क्षमता और खुफिया स्तर:
यदि प्रबंधक स्मार्ट और बुद्धिमान हैं तो उनके पास एक बड़ी अवधि हो सकती है। जिसका अर्थ है कि अधिक संख्या में अधीनस्थ उनके अधीन काम कर सकते हैं।
(बी) अपने कर्मचारियों में प्रबंधकों का विश्वास:
जिन प्रबंधकों को अपने कर्मचारियों पर अधिक भरोसा और विश्वास है, वे बड़े पैमाने पर हो सकते हैं।
(ग) कर्मचारियों का खुफिया स्तर:
यदि कर्मचारियों को प्रशिक्षित और पेशेवर किया जाता है तो बड़े स्पैन हो सकते हैं लेकिन अगर वे अकुशल हैं तो छोटे स्पैन क्योंकि अकुशल कर्मचारियों को बेहतर मार्गदर्शन की आवश्यकता होती है इसलिए छोटे स्पैन की जरूरत होती है।
(घ) नौकरी की प्रकृति:
यदि नियमित नौकरी करनी है तो बड़ी अवधि हो सकती है, लेकिन विशेष और चुनौतीपूर्ण नौकरी के लिए छोटे से छोटे नियंत्रण को प्राथमिकता दी जाती है।
अवधि तय करने के बाद एक स्केलर श्रृंखला सभी वरिष्ठों और अधीनस्थों द्वारा विकसित की जाती है, क्योंकि नियंत्रण की अवधि स्पष्ट रूप से निर्दिष्ट करती है कि किसे किसे रिपोर्ट करना है।
4. प्राधिकरण का प्रतिनिधि:
प्राधिकार को हटाने का अर्थ है प्रबंधकों और अधीनस्थों के बीच अधिकार का बँटवारा। आमतौर पर अधीनस्थ प्रबंधकों से काम करवाते समय, अपने अधीनस्थों को उनके अधीनस्थों को कुछ अंश या अंश प्रदान करते हैं।
ताकि वे एक टीम के रूप में काम कर सकें और समूह के लक्ष्य को प्राप्त कर सकें। प्राधिकरण के इस बंटवारे से अधीनस्थों के बीच समूह के नेता को भी तय करने में मदद मिलती है। उदाहरण के लिए, यदि 10 सेल्समैन एक सेल्स मैनेजर के अधीन काम कर रहे हैं, तो मैनेजर सेल्समैन को डिलीवरी की तारीख, छूट की सीमा आदि के बारे में निर्णय लेने के लिए अधिकृत कर सकता है और इन 10 सेल्समैन में से सेल्स मैनेजर एक व्यक्ति को अधिकार दे सकता है कि वह रिपोर्ट के बारे में रिपोर्ट कर सके। सभी सेल्समैन की बिक्री।
संगठनात्मक संरचना के प्रकार:
जब भी प्रबंधक एक संगठनात्मक संरचना का निर्माण करता है, जिसके परिणामस्वरूप संगठन कार्य करता है, जो संगठन की कार्यशैली को दर्शाता है।
संगठनात्मक संरचना को "विभिन्न स्तरों पर नौकरी की स्थिति, जिम्मेदारियों और प्राधिकरण के नेटवर्क" के रूप में परिभाषित किया जा सकता है।
यह संरचना विभिन्न नौकरी पदों पर काम करने वाले लोगों के बीच अधिकार-जिम्मेदारी के संबंध को दर्शाती है। यह संरचना स्पष्ट करती है कि कौन किसे रिपोर्ट कर रहा है? या मालिक कौन है और अधीनस्थ कौन है?
संगठनात्मक संरचना मुख्यतः दो प्रकार की हो सकती है:
मैं। कार्यात्मक संरचना
ii। प्रभागीय संरचना
ए कार्यात्मक संरचना:
जब गतिविधियों या नौकरियों को कार्यों या नौकरी को ध्यान में रखते हुए समूहीकृत किया जाता है तो इसे कार्यात्मक संरचना कहा जाता है। उदाहरण के लिए, उत्पादन से संबंधित सभी नौकरियों को उत्पादन विभाग में वर्गीकृत किया गया है, बिक्री विभाग में बिक्री से संबंधित है, खरीद विभाग में खरीद से संबंधित है और इसी तरह।
विभागों के भीतर भी विशेष कार्यों के आधार पर समूहीकरण किया जाता है।
उदाहरण के लिए, उत्पादन विभाग को आगे स्टोर डिपार्टमेंट, क्वालिटी कंट्रोल डिपार्टमेंट, असेंबली डिपार्टमेंट आदि में वर्गीकृत किया जा सकता है। प्रत्येक डिपार्टमेंट और सब डिपार्टमेंट के भीतर सुव्यवस्थित रूप से काम करने के लिए बेहतर और अधीनस्थों की श्रृंखला बनाई जाती है।
लाभ:
1. विशेषज्ञता:
जब गतिविधियों को फ़ंक्शन के प्रकार के अनुसार समूहीकृत किया जाता है तो सभी गतिविधियाँ केवल एक प्रकार से संबंधित होती हैं। तो, उन गतिविधियों की निगरानी के लिए विशेष और पेशेवर विशेषज्ञों को काम पर रखा जा सकता है। यह दक्षता और विशेषज्ञता की ओर जाता है।
2. आसान पर्यवेक्षण:
पर्यवेक्षक कार्य करने के प्रकार से परिचित हो जाता है क्योंकि सभी कार्य केवल एक कार्य से संबंधित होते हैं। परिणामस्वरूप वह उन कर्मचारियों की देखरेख और मार्गदर्शन कर सकता है जो उन गतिविधियों का प्रदर्शन कर रहे हैं।
3. आसान समन्वय:
कार्यात्मक संरचना में गठित विभाग एक दूसरे पर निर्भर होते हैं जिसका अर्थ है कि एक विभाग की गतिविधियां अन्य विभागों के प्रदर्शन पर निर्भर करती हैं। उदाहरण के लिए, उत्पादन विभाग कच्चे माल के लिए खरीद विभाग पर निर्भर करता है। बिक्री विभाग अंतिम उत्पादन और इतने पर उत्पादन विभाग पर निर्भर करता है। यह अंतर-निर्भरता विभिन्न विभागों के बीच समन्वय की ओर ले जाती है।
4. यह प्रबंधकीय दक्षता बढ़ाने में मदद करता है:
एक विभाग के प्रबंधक बार-बार एक ही प्रकार के कार्य कर रहे हैं जो उन्हें विशिष्ट बनाता है और उनकी दक्षता में सुधार करता है।
5. प्रभावी प्रशिक्षण:
यह कर्मचारियों के प्रशिक्षण को अधिक आसान बनाता है क्योंकि उन्हें सीमित प्रकार के कौशल में प्रशिक्षित किया जाता है, अर्थात, उत्पादन विभाग के कर्मचारियों को केवल उत्पादन तकनीकों का प्रशिक्षण दिया जाता है।
नुकसान:
1. विभाग केवल अपने तरीके से विशिष्ट हो जाते हैं। वे पूरे संगठन की संभावनाओं को देखने में विफल रहते हैं। परिणामस्वरूप संगठनात्मक लक्ष्य प्राप्त नहीं किया जा सकता है।
2. जब विभाग बहुत बड़े हो जाते हैं, तो समन्वय कम हो जाता है और निर्णय लेने में देरी होती है।
3. विभागीय प्रमुख अपने विभागों को अपने कार्यात्मक साम्राज्य के रूप में सोचना शुरू करते हैं और इससे विभिन्न विभागों के बीच टकराव होता है।
4. जब संगठनात्मक लक्ष्य प्राप्त नहीं होता है, तो इसके लिए किसी एक विभाग को जवाबदेह बनाना बहुत मुश्किल हो जाता है क्योंकि सभी विभाग आपस में जुड़े होते हैं और यह पता लगाना बहुत मुश्किल होता है कि कौन सा विभाग संगठनात्मक लक्ष्य के खिलाफ जा रहा है।
5. अनम्यता। कर्मचारियों को केवल एक कार्य का प्रशिक्षण मिलता है, अर्थात, जिस विभाग से उनका संबंध है, उन्हें अन्य विभागों में स्थानांतरित नहीं किया जा सकता है।
उपयुक्तता:
कार्यात्मक संरचना इसके लिए उपयुक्त है:
1. बड़े संगठन उत्पाद की एक पंक्ति का उत्पादन कर रहे हैं।
2. संगठन जिन्हें विविध गतिविधियों के साथ उच्च स्तर के कार्यात्मक विशेषज्ञता की आवश्यकता होती है।
B. संभागीय संरचना:
जब संगठन आकार में बड़ा होता है और एक से अधिक प्रकार के उत्पाद का उत्पादन कर रहा होता है, तब एक उत्पाद से संबंधित गतिविधियों को एक विभाग के अंतर्गत वर्गीकृत किया जाता है।
मैं। प्रभागीय संरचना
ii। निदेशक मंडल
उदाहरण के लिए, यदि कोई संगठन साबुन, कपड़ा, चिकित्सा, सौंदर्य प्रसाधन आदि का उत्पादन कर रहा है, तो चिकित्सा से संबंधित सभी गतिविधियों को चिकित्सा विभाग, कपड़ा विभाग में कपड़ा की सभी गतिविधियों आदि के तहत समूहीकृत किया जाएगा।
संभागीय संरचना केवल बड़े संगठन के निर्माण के लिए उपयुक्त है।
लाभ:
1. उत्पाद विशेषज्ञता:
एक प्रकार के उत्पाद से संबंधित सभी गतिविधियों को केवल एक विभाग के अंतर्गत वर्गीकृत किया जाता है जो गतिविधियों में एकीकरण और समन्वय लाता है।
2. तेजी से निर्णय लेने:
डिविजनल स्ट्रक्चर में फैसले ज्यादा तेजी से लिए जाते हैं क्योंकि फैसले लेने के लिए दूसरे डिपार्टमेंट्स पर निर्भरता नहीं होती है।
3. जवाबदेही:
इस प्रकार की संरचना में, व्यक्तिगत विभागों के प्रदर्शन का आसानी से मूल्यांकन किया जा सकता है और आप उद्देश्यों की प्राप्ति के लिए विभाग को जवाबदेह ठहरा सकते हैं।
4. लचीलापन:
तेजी से निर्णय लेने से लचीलापन आता है।
5. विस्तार और विकास:
मौजूदा विभागों को परेशान किए बिना नए विभाग जोड़े जा सकते हैं।
नुकसान:
1. प्रत्येक विभाग को सभी संसाधनों की आवश्यकता होगी क्योंकि प्रत्येक डिवीजन एक स्वतंत्र इकाई के रूप में काम करेगा।
2. प्रत्येक विभाग केवल अपने उत्पाद पर ध्यान केंद्रित करता है और वे खुद को एक सामान्य संगठन के हिस्से के रूप में रखने में विफल होते हैं।
3. संसाधनों के आवंटन पर संघर्ष।
उपयुक्तता और प्रभागीय संरचना इसके लिए उपयुक्त है:
1. बहु-उत्पाद या उत्पादों की अलग-अलग लाइन बनाने वाले संगठन।
2. संगठन जिन्हें उत्पाद विशेषज्ञता की आवश्यकता होती है।
3. ऐसे संगठन जिनके लिए प्रत्येक विभाग की आवश्यकता होती है, क्योंकि विभागीय संरचना के तहत प्रत्येक विभाग का उत्पादन, बिक्री वित्त विभाग होता है।
4. बढ़ती कंपनियां जो भविष्य में उत्पादों की अधिक लाइन जोड़ने की योजना बनाती हैं।