एक संगठन में स्वचालन के लाभों पर निबंध (1108 शब्द)

एक संगठन में स्वचालन के लाभों पर निबंध!

आज के अत्यधिक प्रतिस्पर्धी परिदृश्य में, एक सुव्यवस्थित, मानकीकृत बुनियादी ढाँचा अनुप्रयोगों के लिए अभिन्न है; व्यावसायिक प्रक्रियाओं और सेवा को वितरित किया जाता है। लेकिन कई कंपनियों ने यह भी महसूस किया है कि उनके व्यवसाय का यह महत्वपूर्ण पहलू संचालन की लागत में एक महत्वपूर्ण योगदानकर्ता है। इसलिए यह आश्चर्य की बात नहीं है कि बुनियादी ढांचे में प्रौद्योगिकी को एक लक्जरी नहीं माना जाता है, बल्कि एक आवश्यकता के रूप में यह महत्वपूर्ण लागत में कमी लाने में मदद करता है।

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उन दिनों से जब पंचिंग मशीनों को आज के इलेक्ट्रॉनिक बार कोड स्कैनर के लिए अत्याधुनिक तकनीक माना जाता था, बुनियादी ढांचे में प्रौद्योगिकी वास्तव में एक लंबा सफर तय कर चुकी है। तब प्रौद्योगिकी में मुख्य रूप से यांत्रिक उपकरण शामिल थे, जिन्हें निरंतर मानव पर्यवेक्षण की आवश्यकता होती थी, जिसमें सबसे अच्छा होने की प्रवृत्ति अविश्वसनीय थी। लेकिन आज, बुनियादी ढांचे की तकनीक में पूर्ण स्वचालन दिन का आदर्श है। इस विकास ने इन प्रौद्योगिकियों को रोजगार देने वाली कंपनियों के लिए अधिक क्षमता और लागत बचत में अनुवाद किया है। आईटी इन इन्फ्रास्ट्रक्चर कल के तेजी से स्वचालित कार्यस्थल में महत्वपूर्ण भूमिका निभा रहा है।

स्वचालन:

इस अहसास का एक विशिष्ट उदाहरण बिल्डिंग ऑटोमेशन सिस्टम की शुरूआत है जो इमारत के भीतर विभिन्न प्रक्रियाओं को पूरी तरह से नियंत्रित और विनियमित करता है। एक कर्मचारी को केवल अपनी उपस्थिति दर्ज करने के लिए सिस्टम के लिए अपना आईडी कार्ड स्वाइप करना होगा। उसके बाद गलियारे की रोशनी पर स्विच करने से लेकर अपने कार्यक्षेत्र में एसी तक सब कुछ स्वचालित है। मोशन और हीट सेंसर परिवर्तनों के लिए कार्यक्षेत्र की निगरानी करते हैं और उपयोग में नहीं होने पर स्वचालित रूप से उसकी रोशनी और अन्य बिजली के उपकरणों को बंद कर देते हैं। यह सीधे 60 से अधिक लोगों के बड़े संगठन में उपयोग की जा रही शक्ति का कम से कम 12-15 प्रतिशत में अनुवाद करता है। मुख्य लाभ में कमी और कम प्रदूषण जैसे अन्य लाभ भी इन प्रणालियों के परिणामस्वरूप प्राप्त होते हैं।

बुनियादी ढांचे के प्रबंधन में आईटी का एक और उदाहरण स्वचालित कार्यस्थल प्रबंधन उपकरणों को बढ़ाना है। एक बड़े संगठन में, कर्मचारी लगातार इस कदम पर होते हैं क्योंकि वे नए समूहों, नई परियोजनाओं में शामिल होते हैं और जिम्मेदारियों के नए स्तरों पर चढ़ते हैं। परंपरागत रूप से अंतरिक्ष प्रबंधक शारीरिक रूप से डेस्क स्थान पर जाएगा, सुरक्षा रजिस्टर में एक प्रविष्टि करेगा, कार्य केंद्र का निरीक्षण करेगा और कर्मचारी को कार्यस्थल की चाबी सौंप देगा।

इसी तरह, टेलिकॉम व्यक्ति एक फोन असाइन करेगा और आईटी टीम कर्मचारी को एक कंप्यूटर सौंपेगी। इस प्रक्रिया का उपयोग करते हुए, एक व्यक्ति द्वारा एक दिन में 4-5 असाइनमेंट पूरे किए जा सकते हैं। इस कार्य को संबोधित करने के लिए अधिक कुशल समाधान बनाने की आवश्यकता के परिणामस्वरूप स्वचालित कार्यस्थल प्रबंधन उपकरण या परिसंपत्ति प्रबंधन सॉफ्टवेयर का विकास हुआ।

ये उपकरण आम तौर पर सुविधा प्रबंधकों को एक इंटरैक्टिव फ्लोर मैप को स्वचालित करने में मदद करते हैं जिससे कर्मचारियों को उनके उपकरणों के साथ सौंपा जा सकता है। कई उपयोगकर्ता के अनुकूल सुविधाओं ने इस तरह के समाधान का उपयोग करने की जटिलता को कम कर दिया। इस समाधान के आगमन के साथ, एक अकेला व्यक्ति अब एक दिन में लगभग 20 स्थानांतरण पूरा कर सकता है। अतिरिक्त मूल्य वर्धित विशेषताएं एफएम को मूल्यवान जानकारी उत्पन्न करने की अनुमति देती हैं जो तब भविष्य के रुझानों को प्रोजेक्ट करने और तदनुसार योजना बनाने के लिए उपयोग की जा सकती हैं। यह बिल्डिंग ऑटोमेशन सिस्टम और एचआर डेटाबेस जैसे अन्य सिस्टम और डेटाबेस के साथ सहज एकीकरण भी प्रदान करता है, जो इसकी कार्यक्षमता को बढ़ाता है।

बायोमेट्रिक्स सिद्धांत से वास्तविकता तक संक्रमण बनाने के लिए एक और रोमांचक नई प्रवृत्ति है। अमेरिका में बड़ी कंपनियों ने पहले से ही इस तकनीक को अनधिकृत कर्मियों से मिशन महत्वपूर्ण जानकारी को बचाने के लिए अपनाया है। सर्वर रूम जैसे क्षेत्र जो वैश्विक संचालन के लिए महत्वपूर्ण हैं, केवल सख्त सुरक्षा प्रोटोकॉल का पालन करके पहुँचा जा सकता है जिसमें रेटिना स्कैन और अन्य बायोमेट्रिक टूल शामिल हैं।

व्यापक भूमिका:

इन्फ्रास्ट्रक्चर में प्रौद्योगिकी केवल सूचना प्रौद्योगिकी तक सीमित नहीं है, हालांकि। इसमें मैकेनिकल से लेकर आर्किटेक्चरल तक के अन्य विषयों की एक विस्तृत विविधता शामिल है। इसका कारण यह है कि आज सुविधा प्रबंधक लगातार नए रुझानों की तलाश में हैं जो उन्हें बेहतर कार्यस्थल में योगदान देते हुए एक और डॉलर बचाने में मदद कर सकते हैं। वे इन दो प्रमुख उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए किसी भी समाधान को सहर्ष स्वीकार करते हैं।

"समर्पित रिक्त स्थान" अवधारणा से "लचीला कार्यालय स्थान" अवधारणा में बदलाव: इसका एक उदाहरण है कि सुविधा प्रबंधकों द्वारा अन्य विषयों का उपयोग कैसे किया जाता है। यदि किसी को समर्पित स्थानों को आवंटित करने की विधि का पालन करना है, तो कंपनी को अपने स्वयं के कार्यक्षेत्र, कैंटीन स्थान के साथ-साथ अपनी आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए समर्पित बैठक कक्षों के साथ एक कर्मचारी आवंटित करना होगा। कंपनी इस प्रक्रिया का पालन करते हुए आवश्यकता से 30-35 प्रतिशत अधिक स्थान का उपयोग करेगी। अचल संपत्ति की लागत को देखते हुए यह वास्तव में कुछ ऐसा है जिसे कंपनी बिना कर सकती है।

लचीली कार्यस्थल अवधारणा कर्मचारियों के लिए आवश्यक गतिविधि स्थान को कम करके प्रभावी रूप से इन लागतों को कम करने के लिए वास्तुशिल्प अवधारणाओं का उपयोग करती है। अवधारणा लचीले फर्नीचर के उपयोग की वकालत करती है और अंतरिक्ष को जलाने की अवधारणा के साथ वायरिंग करती है (कर्मचारी को अपना स्थान आरक्षित करना पड़ता है-कार्यस्थल, कैंटीन रिक्त स्थान या मीटिंग रूम - आवश्यक गतिविधि स्थान को कम करने के लिए समय से पहले (निश्चित समय के दौरान उनका उपयोग करना चाहते हैं)। इस अवधारणा की सफलता में वायरलेस नेटवर्किंग जैसी नई प्रौद्योगिकियां आगे योगदान दे रही हैं।

डायनामिक लाइट-पुनर्निर्देशन लाउवर और उच्च दृश्यता ग्लास के साथ स्तरित बाड़ों जैसी अन्य अवधारणाओं ने पूरे वर्ष में दिन के उजाले का अधिकतम उपयोग करने में मदद की है, जिसके परिणामस्वरूप आगे की लागत बचत हुई है।

लागत कम करना:

प्रौद्योगिकी वास्तव में संगठनों को उनकी लागत में उल्लेखनीय कमी लाने में मदद कर रही है, लेकिन इस तथ्य पर जोर देने की आवश्यकता है कि प्रौद्योगिकी एक इलाज-सभी समाधान नहीं है। नई तकनीक में पैसा लगाने से पहले, कंपनियों को इस तरह के समाधान की आवश्यकता का पूरी तरह से आकलन करने की आवश्यकता है। यदि संगठन ऐसा नहीं करते हैं, तो प्रौद्योगिकी लागत को कम करने के लिए बहुत कम करेगी और इसके बजाय इसे बढ़ाने में योगदान कर सकती है।

इसका मतलब यह है कि कंपनियों को पहले जरूरत का अध्ययन करना चाहिए और उसके बाद प्रासंगिक समाधानों को अपनाना चाहिए ताकि बुनियादी ढांचे की प्रौद्योगिकी का प्रभावी ढंग से उपयोग करने की आवश्यकता हो। उदाहरण के लिए, यदि स्पेस पूलिंग सही तरीका है तो हो सकता है कि यह स्पेस रिजर्वेशन टूल्स पर खर्च करने लायक न हो, और फिर कर्मचारियों को लचीलापन प्रदान करने के लिए जीएसएम / आईपी कंवर्टेड गैजेट्स प्राप्त करें। कभी-कभी मोबाइल फोन / एस के साथ एक समर्पित रिसेप्शनिस्ट को नियुक्त करने की एक सरल तकनीक (जो किसी से भी कॉल ले सकती है, कभी भी उसकी फैलती शीट को देखकर अनुरोधकर्ता को एक जगह की पुष्टि कर सकती है) एक अधिक लागत प्रभावी और लचीला समाधान है।

स्पष्ट रूप से प्रौद्योगिकी का विकास पारंपरिक कार्यस्थल का आकार बदल रहा है। लागत को कम करने से लेकर हमारे कार्यालयों को काम करने के लिए अधिक आरामदायक बनाने तक, प्रौद्योगिकी एक अधिक से अधिक भूमिका निभा रही है। प्रौद्योगिकी का उपयोग करके अर्जित लाभ इसे प्राप्त करने में होने वाली लागतों को उचित रूप से दूर करता है। लागत के अलावा, प्रौद्योगिकी को अपनाने के अमूर्त फायदे, जैसे कर्मचारी आराम और उत्पादकता इसके पक्ष में एक मजबूत मामला बनाते हैं। वह दिन बहुत दूर नहीं हो सकता है जब आपको काम पर जाने के लिए एक बार रेटिना स्कैन और सिस्टम मिल जाए तो आपको अपनी सभी जरूरतों का ध्यान रखना होगा। कार्यस्थल फिर से वही नहीं होगा।