कार्यात्मक रूप से संरचित संगठन और एक प्रक्रिया-केंद्रित संगठन के बीच अंतर

एक कार्यात्मक संरचित संगठन और एक प्रक्रिया-केंद्रित संगठन के बीच अंतर!

कार्यात्मक रूप से संरचित संगठन में, गतिविधियों को एक साथ वर्गीकृत किया जाता है और अलग-अलग संस्थाओं के रूप में प्रबंधित किया जाता है। मशीन, उपकरण और मानव संसाधन जो समान गतिविधियों को करने के लिए उपयोग किए जाते हैं, उन्हें एक साथ समूहीकृत किया जाता है और इन गतिविधियों के प्रभारी एक प्रबंधक को रखा जाता है।

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उदाहरण के लिए, एक विनिर्माण फर्म में, अलग-अलग कार्यात्मक गतिविधियाँ जैसे कि विपणन, क्रय, भंडारण, वित्त, योजना, उत्पादन, गुणवत्ता नियंत्रण, रखरखाव, कार्मिक आदि, अलग-अलग विभागों में अलग-अलग प्रबंधक के नेतृत्व में समूहबद्ध होती हैं। कार्यात्मक रूप से संरचित संगठन में, प्रबंधन की सीमाएं स्पष्ट रूप से निर्धारित की जाती हैं और किसी भी दो विभागों के बीच कार्य की अतिव्याप्ति नहीं होती है।

एक प्रक्रिया पर ध्यान केंद्रित संगठन या एक परियोजना संगठन समूहों, जैसे अनुसंधान और विकास, विनिर्माण, विपणन, वित्त आदि के रूप में सभी कार्यों, एक परियोजना प्रबंधक के नेतृत्व में प्रत्येक परियोजना के तहत जो परियोजना निदेशक को रिपोर्ट करता है जो शीर्ष प्रबंधन स्तर पर है। निर्देशक-परियोजनाओं के साथ-साथ अन्य कार्यात्मक निदेशक भी हैं जैसे निदेशक-विपणन, निदेशक-निर्माण, निदेशक अनुसंधान एवं विकास, निदेशक-वित्त आदि। ये सभी निदेशक संगठन के अध्यक्ष या प्रबंध निदेशक या अध्यक्ष को रिपोर्ट करते हैं।

प्रक्रिया केंद्रित संगठन पारंपरिक ऊर्ध्वाधर कार्यात्मक संरचना से विचलित होते हैं, जिसमें वे क्रॉस-फ़ंक्शनल टीमों (अस्थायी या स्थायी), टास्क फोर्स या प्रोजेक्ट टीमों का उपयोग करते हैं। क्रॉस-फ़ंक्शनल टीमों में विभिन्न कार्यात्मक विभागों के कर्मचारी शामिल होते हैं जो एक टीम के रूप में मिलते हैं और आपसी समस्याओं का समाधान करते हैं। टीम के सदस्य अपने कार्यात्मक विभागों को रिपोर्ट करते हैं, लेकिन वे क्रॉस-फ़ंक्शनल टीम के टीम लीडर को भी रिपोर्ट करते हैं जिससे वे संबंधित हैं।

एक टास्क फोर्स एक अस्थायी टीम या समिति है जो कई विभागों से जुड़ी एक विशिष्ट अल्पकालिक समस्या को हल करने के लिए बनाई जाती है। प्रोजेक्ट टीम कई विभागों के प्रतिभागियों का एक समूह है जो सामान्य हित की चल रही समस्याओं को हल करने के लिए नियमित रूप से मिलते हैं या उन्हें सौंपे गए एक विशिष्ट प्रोजेक्ट (एक जटिल कार्य) पर काम करते हैं। प्रोजेक्ट टीम का नेतृत्व एक प्रोजेक्ट मैनेजर करता है जो एक विशिष्ट प्रोजेक्ट के पूरा होने के लिए कई विभागों की गतिविधियों के समन्वय के लिए जिम्मेदार होता है।

चूंकि व्यवसाय प्रक्रिया पुनर्संरचना दृष्टिकोण में प्रमुख व्यापारिक प्रक्रियाओं का संपूर्ण पुनर्विचार और परिवर्तन शामिल है, इसलिए पर्यावरण में परिवर्तन के जवाब में एक मजबूत क्षैतिज समन्वय और अधिक लचीलेपन की आवश्यकता है। क्योंकि कार्य फ़ंक्शन के बजाय प्रक्रिया के आसपास आयोजित किया जाता है, पुनरुत्थान में अक्सर टीमों के आधार पर एक क्षैतिज संरचना में बदलाव शामिल होता है।

प्रमुख व्यावसायिक प्रक्रियाओं के आयोजन से विभागीय लाइनों में कटौती करने के लिए सूचना प्रणालियों को नया स्वरूप दिया जा सकता है। यह प्रबंधकों को अपनी कंपनियों को ग्राहकों के प्रति अधिक प्रतिस्पर्धी और अधिक उत्तरदायी बनाने के लिए संगठन में जानकारी साझा करने में सक्षम करेगा।

अधिक क्षैतिज बनाम ऊर्ध्वाधर संरचनाओं की ओर बढ़ती पारी अधिक कर्मचारी सशक्तीकरण, व्यापक जानकारी साझा करने और विकेंद्रीकृत निर्णय लेने की ओर रुझान को दर्शाती है। ऐसे संगठनों को शिक्षण संगठन कहा जाता है। ऐसे संगठनों में, हर कोई समस्याओं की पहचान करने और उन्हें हल करने में लगा रहता है, संगठन को लगातार प्रयोग, परिवर्तन और सुधार करने में सक्षम बनाता है। शिक्षण संगठनों को क्षैतिज टीम आधारित संरचना, खुली जानकारी, विकेंद्रीकृत निर्णय लेने, कर्मचारियों को सशक्त बनाने और एक मजबूत अनुकूली संस्कृति की विशेषता है।