प्राधिकरण और बाधाओं का उचित प्रत्यायोजन

संगठन प्रबंधन के अन्य चरणों से निकटता से संबंधित है। यह और अधिक स्पष्ट हो जाता है जब हम प्रबंधन के अन्य कार्यों पर संगठनात्मक संरचना और ऐसे परिवर्तनों के परियोजना प्रभावों पर विचार करते हैं।

वास्तव में, संगठनात्मक संरचना में बदलाव को नियोजन, स्टाफिंग और प्रबंधन के चरणों को नियंत्रित करने में उपयुक्त परिवर्तनों से मेल खाना चाहिए। यह स्पष्ट हो जाता है जब यह याद किया जाता है कि संगठन प्रबंधन के अन्य कार्यों के साथ मिलकर ही जीवन में आता है। इस प्रकार, संगठन को हमेशा कुल प्रबंधन कार्य के हिस्से के रूप में देखा जाना चाहिए।

प्राधिकरण का प्रतिनिधिमंडल:

प्राधिकरण प्रतिनिधिमंडल संगठन की कुंजी है। वास्तव में, कोई भी संगठन प्रतिनिधिमंडल के बिना संभव नहीं है, क्योंकि यह सब कुछ करने वाले एक व्यक्ति के साथ संगठन में अधीनस्थों की गैर-मौजूदगी को मानता है। संगठनात्मक संरचना की स्थापना करते समय, प्रबंधक को समूह गतिविधियों को करना चाहिए, उन्हें संगठन के विभिन्न व्यक्तियों को सौंपना चाहिए, और उद्यम के मिशन को प्राप्त करने के लिए उनके प्रभावी और कुशल कामकाज के लिए आवश्यक अधिकार सौंपना चाहिए।

प्रतिनिधिमंडल इस प्रकार सभी संगठनों के लिए अपरिहार्य एक आवश्यक प्रक्रिया है। प्रबंधन की अवधि के सिद्धांत को भी अधीनस्थों को सौंपने के अधिकार की आवश्यकता होती है। इसलिए, यह स्पष्ट है कि जब प्रबंधक प्राधिकरण को सौंपता है, तो वह अधीनस्थ पदों का सृजन करता है और इस तरह संगठन को संभव बनाता है।

प्राधिकार को सौंपते समय, डाई मैनेजर को यह पता होना चाहिए कि क्या प्रत्यायोजित किया जाना है और किस सीमा तक है। कोई भी प्रबंधक ऐसा अधिकार नहीं सौंप सकता जो उसके पास है या नहीं, और न ही वह अपने सभी या अपने अधिकार को एक प्रबंधक के रूप में अपने पद का त्याग किए बिना सौंप सकता है।

प्राधिकरण प्रतिनिधि के तत्व / सुविधाएँ:

प्राधिकरण के शिष्टमंडल में तीन बुनियादी विशेषताएं शामिल हैं, चाहे जिस स्तर पर अधीनस्थों को अधिकार दिया जाए:

(i) कार्यों और कर्तव्यों का निरूपण जो यह दर्शाता है कि अधीनस्थों को क्या कार्य करना चाहिए।

(ii) प्राधिकरण का अधिकार देना, अर्थात् जो अधिकारी प्राधिकारी को सौंप रहा है, उसे अधीनस्थों को पर्याप्त अधिकार या अनुमति हस्तांतरित करनी चाहिए, जिससे उन्हें निर्धारित कार्यों को पूरा करने में मदद मिल सके।

(iii) एक दायित्व का निर्माण, अर्थात्, एक बार जब कर्तव्यों को सौंपा गया है और प्राधिकरण को सौंप दिया गया है, तो कार्यों की उपलब्धि के लिए जिम्मेदारी फिर अनायास तय हो जाती है। फेयोल के अनुसार, सौंपे गए कार्यों को पूरा करने के लिए अधीनस्थों की यह जिम्मेदारी है।

इस प्रकार, कर्तव्यों, प्राधिकार और दायित्वों में प्रतिनिधिमंडल के तीन महत्वपूर्ण घटक शामिल हैं। ये सभी तीन पहलू अविभाज्य रूप से संबंधित हैं और एक में बदलाव दूसरों में समायोजन के लिए बाध्य है।

प्रतिनिधिमंडल के लिए बाधा:

कार्यकारी पक्ष से:

(i) ऐसे प्रबंधक हैं जो बहाने के तहत अपने अधिकार के एक बड़े हिस्से को रोकना पसंद करते हैं कि प्रतिनिधिमंडल के बावजूद वे अभी भी कार्यों की उपलब्धि के लिए जिम्मेदार बने रहेंगे। ऐसा मनोविज्ञान आत्म-पराजय है और प्रतिनिधिमंडल के लिए वास्तविक सीमा का कारण बनता है।

(ii) वास्तविक प्रतिनिधिमंडल बनाने में कुछ व्यक्तिगत दृष्टिकोण भी महत्वपूर्ण हैं। प्रत्येक प्रतिनिधिमंडल को अधिकार या विवेक की डिग्री शामिल करनी चाहिए। एक अधीनस्थ का निर्णय स्वयं प्रतिनिधि के समान होने की संभावना नहीं है। इसलिए, एक प्रबंधक को ग्रहणशील होना चाहिए और अन्य व्यक्तियों के विचारों को मौका देना चाहिए।

उसी तरह, प्रतिनिधिमंडल को सच्चे अर्थों में यथार्थवादी और प्रभावी बनाने के लिए, प्रबंधक को न केवल निर्णय लेने की शक्ति को संगठनात्मक ढांचे के स्तर से नीचे धकेलने के लिए तैयार रहना चाहिए, बल्कि दूसरों को भी गलतियाँ करने की अनुमति देने के लिए तैयार रहना चाहिए। यह सब अधिक आवश्यक है कि प्रबंधक को अधीनस्थों पर विश्वास और विश्वास करना चाहिए।

(iii) शीर्ष अधिकारियों की ओर से सफल प्रतिनिधिमंडल के लिए अच्छी तरह से निर्देशित करने की क्षमता का अभाव अभी भी एक और बाधा है।

स्टाफ के सदस्यों की तरफ से:

(i) प्रतिनिधि को स्वीकार करने वाले अधीनस्थ के लिए वास्तविक बाधाएँ भी हैं। यहां तक ​​कि जब प्रबंधक अपने अधिकार का एक हिस्सा सौंपने के लिए तैयार होता है, तो अधीनस्थ इसे निर्णय लेने की रचनात्मक प्रक्रिया में शामिल होने के बजाय अधिक सुविधाजनक और सहजता से डिक्टेशन लेना और बेहतर पूछना चाहता है।

(ii) आलोचना का डर भी अधीनस्थ को प्रतिनिधिमंडल को स्वीकार करने से रोक सकता है; आत्मविश्वास की कमी एक और गंभीर समस्या है।

(iii) इसके अलावा, सौंपे गए कर्तव्यों को करने के लिए आवश्यक जानकारी और संसाधनों की कमी भी अधीनस्थों को प्रतिनिधिमंडल को स्वीकार करने में संकोच महसूस करती है।