किसी संगठन में निर्णय लेने की प्रक्रिया

निर्णय लेना कई विकल्पों में से कार्रवाई के एक कोर्स का चयन करने की प्रक्रिया है। नियोजन की तरह, निर्णय लेना भी व्यापक है और पूर्वानुमान की तरह, निर्णय लेना भी योजना का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। किसी भी संगठन के लिए, नीतिगत दस्तावेज प्रबंधकीय निर्णय लेने में मदद करते हैं।

लेकिन ये नियमित प्रकृति के निर्णय हैं, जिन्हें हम परिचालन संबंधी निर्णय भी कहते हैं। रणनीतिक या महत्वपूर्ण निर्णय स्पष्ट रूप से विभिन्न विकल्पों पर विचार करने के बाद लिया जाता है। एक सफल प्रबंधक बनने के लिए जरूरी है कि निर्णय लेने का कौशल विकसित किया जाए।

निर्णय लेने की प्रक्रिया रणनीतिक योजना के समान है, जिसे हमने पहले समझाया है। इसमें शामिल है:

1. समस्या के स्रोत का पता लगाना, परिभाषित करना और पहचानना

2. समस्या को हल करने के लिए आवश्यक जानकारी एकत्र करना और विश्लेषण करना

3. समस्या के वैकल्पिक समाधानों का विकास और मूल्यांकन करना

4. विकल्पों में से सबसे अच्छा निर्णय चुनना

5. निर्णयों का संचार करना

6. निर्णयों को लागू करना

विभिन्न पूर्वानुमान उपकरण हमें निर्णय लेने में मदद करते हैं। लेकिन सबसे महत्वपूर्ण उपकरण निर्णय पेड़ है, जो कार्रवाई के वैकल्पिक पाठ्यक्रमों के अपेक्षित मूल्यों को निर्धारित करने में आवश्यक निर्णयों के अनुक्रम का एक ग्राफिक प्रतिनिधित्व है।

प्रत्येक निर्णय विकल्प को एक पे-मैट्रिक्स का विकास करके तौला जाता है, जो कि प्रत्येक घटना के विभिन्न परिणामों और संभावनाओं को निर्धारित करके विकल्प के प्रत्येक विकल्प के संभावित मूल्य को दर्शाता है। संभावना संभावना की डिग्री है कि एक विशेष घटना घटित होगी। यह शून्य से घटित होता है (घटित होने का कोई मौका नहीं) एक से (कुछ होने की संभावना)। अपेक्षित मूल्य (ईवी) के संदर्भ में परिणाम निर्धारित किए जाते हैं, और फिर ईवी के आधार पर, निर्णय विकल्प का चयन किया जाता है।

पे-मैट्रिक्स और निर्णय ट्री के अलावा, कतारबद्ध मॉडल, वितरण मॉडल, इन्वेंट्री मॉडल, और गेम थ्योरी भी निर्णय उपकरण के रूप में उपयोग किए जाते हैं। ग्राहकों को बेहतर सेवा सुनिश्चित करने के लिए कतारबद्ध मॉडल हमें प्रतीक्षा समय को कम करने में मदद करता है। वितरण मॉडल हमें उत्पादों और सेवाओं के वितरण के लागत प्रभावी तरीके को निर्धारित करने में मदद करते हैं।

इन्वेंटरी मॉडल हमें इनपुट (कच्चे माल और पुर्जों / घटकों) और आउटपुट (तैयार माल) दोनों के लिए इष्टतम इन्वेंट्री स्तर निर्धारित करने में मदद करते हैं। गेम थ्योरी हमें अनिश्चितता के विभिन्न परिस्थितियों में निर्णय परिणामों को मापने में मदद करती है।

डेल्फी तकनीक और नाममात्र समूह तकनीक समूह निर्णय लेने के उदाहरण हैं। विभिन्न समितियों का गठन करके समूह के निर्णय भी लिए जाते हैं।

संगठनात्मक स्थितियों के एक बड़े हिस्से में, निर्णय लेने से विकल्पों के बीच चयन करने के लिए उबाल होता है। हाल ही में, इस बात पर भी काफी शोध हुए हैं कि समूह उपलब्ध विकल्पों की सीमा को बढ़ाकर निर्णय लेने की प्रभावशीलता को कैसे बढ़ा सकते हैं ताकि एक व्यापक विकल्प उपलब्ध हो।

समूह निर्णय लेने के तीन प्रमुख चरण होते हैं:

खुफिया गतिविधि या पहचान चरण:

इसमें निर्णय लेने के लिए कॉल करने की शर्तों के लिए पर्यावरण की खोज शामिल है। यह किसी समस्या या अवसर की एक औपचारिक मान्यता है और तदनुसार एक निदान किया जाता है। आम तौर पर, तत्काल, गंभीर समस्याओं में बहुत व्यवस्थित, व्यापक निदान नहीं हो सकता है, जैसे कि हल्की समस्याएं हो सकती हैं।

डिजाइन गतिविधि या विकास चरण:

इस चरण में कार्रवाई के संभावित पाठ्यक्रमों का आविष्कार, विकास और विश्लेषण करना। मौजूदा मानक प्रक्रियाओं या समाधानों के लिए या एक नए, दर्जी समाधान के डिजाइन के लिए एक खोज हो सकती है। इस स्तर पर, निर्णय लेने वालों को केवल आदर्श समाधान का एक अस्पष्ट विचार है।

पसंद गतिविधि या चयन चरण:

कार्रवाई के एक विशेष पाठ्यक्रम का वास्तविक चयन। यह निर्णय के आधार पर हो सकता है (अंतर्ज्ञान या अनुभव), विश्लेषण (तार्किक या व्यवस्थित) द्वारा, या सौदेबाजी द्वारा (जब कुछ समझौता एक इष्टतम समाधान के लिए किए जाने की आवश्यकता होती है)।

आदर्श रूप से, सभी सदस्यों को समूह द्वारा लिए गए निर्णय के साथ रहने में सक्षम होना चाहिए। यह तभी संभव होगा जब समूह परिपक्व हो, एक समान लक्ष्य हो, और विचारों के अंतर को संभालने के लिए पर्याप्त रूप से मजबूत प्रक्रियाएं हों। किसी निर्णय पर पहुंचने के लिए समूह के पास उपलब्ध समय भी उस निर्णय की गुणवत्ता पर बहुत गहरा प्रभाव डालता है जो उस समय आता है।

किसी निर्णय पर पहुंचने के लिए समूह कई विधियों का उपयोग करते हैं। अल्पसंख्यक, निरंकुश निर्णय, बहुसंख्यक मतदान, विशेषज्ञ निर्णय, औसत, और आम सहमति कुछ सामान्य तकनीकों का उपयोग किया जाता है। द्वारा और बड़े, यह माना जाता है कि सर्वसम्मति से निर्णय लेना सबसे प्रभावी तरीका है।

यह एक प्रभावी निर्णय के लिए आवश्यक सभी पाँच स्थितियों को संतुष्ट करता है, जो हैं:

1. समूह के सदस्यों के संसाधनों का पूरा उपयोग किया जाता है

2. समय का अच्छी तरह से उपयोग किया जाता है

3. निर्णय सही है या उच्च गुणवत्ता का है

4. निर्णय सभी आवश्यक समूह सदस्यों द्वारा पूरी तरह से लागू किया जाता है

5. समूह की समस्या को सुलझाने की क्षमता को बढ़ाया जाता है (या कम से कम कम नहीं)

सर्वसम्मति से निर्णय, हालांकि, समय का एक बड़ा सौदा लेते हैं और बहुत अधिक सदस्यीय परिपक्वता की आवश्यकता होती है। लेकिन उच्च गुणवत्ता वाले निर्णय लेने के लिए समूह की भविष्य की क्षमता के संदर्भ में, सर्वसम्मति से उत्पादक विवादों और संघर्षों को हल करता है - जो निर्णय लेने के अन्य तरीकों में से कोई भी नहीं करता है।

अनुसंधान से पता चलता है कि अधिक प्रभावी समूह में नामित नेता होते हैं जो अधिक भागीदारी और अधिक मतभेदों की अनुमति देते हैं और जो विभिन्न निर्णयों की अधिक स्वीकृति व्यक्त करते हैं। समूह के सदस्य जो महसूस करते हैं कि एक निर्णय पर उनका बहुत कम प्रभाव है, न केवल अपने संसाधनों को इसमें योगदान करने में विफल रहते हैं, बल्कि आमतौर पर जब कार्रवाई की आवश्यकता होती है, तो इसे पूरा करने की संभावना कम होती है।

डेल्फी तकनीक के माध्यम से निर्णय लेना:

डेल्फी शब्द ग्रीक मूल का है। एथेंस, ग्रीस में, प्राचीन काल के दौरान, यह एक तांडव - भगवान अपोलो के एक प्रतिनिधि से परामर्श करने के लिए एक सम्मेलन था - जिसके बारे में माना जाता था कि उसका भगवान के साथ संपर्क था। केवल पुजारी उस समय ओरेकल की सलाह की व्याख्या कर सकते थे।

मॉडेम समय में, यह विधि अनिवार्य रूप से एक आम सहमति पूर्वानुमान प्राप्त करने के लिए एक समूह प्रक्रिया है। यह विधि संगठन के भीतर या बाहर विशेषज्ञों के एक पैनल के चयन के लिए बुलाती है, जिनकी टिप्पणियों को प्रश्नावली प्रतिक्रिया की एक श्रृंखला से क्रिस्टलीकृत किया जाता है और फिर पूर्वानुमान के आधार के रूप में उपयोग किया जाता है।

सीक्वेंसिंग तरीके से सवालों के एक सेट से प्राप्त प्रतिक्रियाओं से प्रश्नावली की एक श्रृंखला तैयार की जाती है। हर चरण में, पिछले प्रश्नावली से प्राप्त जानकारी, भाग लेने वाले सदस्यों के बीच साझा की जाती है, हालांकि, बहुमत की राय का खुलासा किए बिना। अन्यथा, यह अल्पसंख्यक राय पर सहकर्मी-समूह का प्रभाव हो सकता है।

डेल्फी तकनीक की प्रक्रिया निम्नानुसार गणना की जा सकती है:

1. इसके साथ शुरू करने के लिए, इसे एक समन्वयक और संगठन के भीतर और बाहर दोनों से विशेषज्ञों के एक पैनल के चयन की आवश्यकता होती है।

2. समन्वयक प्रत्येक ऐसे विशेषज्ञ को लिखित रूप में प्रश्न प्रेषित करता है।

3. विशेषज्ञ अपनी टिप्पणियों को लिखते हैं।

4. समन्वयक उन टिप्पणियों को संपादित करता है और उन्हें सारांश में बहुसंख्यक राय का खुलासा किए बिना उन्हें सारांशित करता है।

5. अपने सारांश के आधार पर, समन्वयक प्रश्नावली का एक नया सेट विकसित करता है और विशेषज्ञों के बीच प्रसारित करता है।

6. विशेषज्ञ प्रश्नों के नए सेट का उत्तर देते हैं।

7. समन्वयक मर प्रक्रिया को दोहराता है जब तक कि वह विशेषज्ञों की राय से संश्लेषित करने में सक्षम नहीं हो जाता।

प्रक्रिया की सफलता फिर से निम्नलिखित कारकों पर निर्भर करती है:

1. विशेषज्ञों को इतना चुना जाना चाहिए कि उनके पास सर्वश्रेष्ठ उत्तर देने के लिए आवश्यक ज्ञान और कौशल हो।

2. प्रश्न उद्देश्य के लिए प्रासंगिक होना चाहिए।

3. प्रतिक्रियाओं के मूल्यांकन के लिए मानदंड सुसंगत, निष्पक्ष और उद्देश्यों के अनुरूप होना चाहिए।

यद्यपि प्रतिक्रियाओं के मूल्यांकन के लिए कोई मापदंड निर्धारित नहीं है, यह अक्सर नीचे दिए गए दिशानिर्देशों का पालन करने के लिए आवश्यक माना जाता है:

(ए) विशेषज्ञों द्वारा क्षेत्र में उनके ज्ञान के संदर्भ में किए गए आकलन पर विचार करें।

(बी) व्यवहार्यता, उद्देश्यों, समय और संसाधन की आवश्यकता के संदर्भ में मूल्यांकन पर विचार करें।

(c) वांछनीयता के संदर्भ में मूल्यांकन पर विचार करें।

(d) बाह्य कारकों के संदर्भ में मूल्यांकन पर विचार करें।

नाममात्र समूह विधि:

डेल्फी विधि की तरह, नाममात्र समूह विधि में विशेषज्ञों का एक पैनल भी शामिल है। हालांकि, दोनों के बीच प्रमुख अंतर यह है कि डेल्फी तकनीक के तहत, विशेषज्ञों को सवालों के आकलन के लिए आपस में चर्चा करने की अनुमति नहीं है, नाममात्र समूह विधि के तहत विशेषज्ञों को आपस में चर्चा करने का अवसर दिया जाता है।

इस पद्धति के तहत समन्वयक एक सूत्रधार की भूमिका निभाता है, जिससे विशेषज्ञों को अपने विचारों पर चर्चा करने के लिए एक साथ बैठने की अनुमति मिलती है, और इस तरह के विचार-विमर्श के रिकॉर्ड फ्लिप चार्ट पर बनाए जाते हैं। विचारों पर इस गोलमेज चर्चा के बाद, विशेषज्ञों को उनकी कथित प्राथमिकता के अनुसार अपने विचारों को रैंक करने के लिए कहा जाता है।

समूह की आम सहमति तब व्यक्तिगत रैंकिंग के मामले में गणितीय रूप से प्राप्त होती है। इसलिए, प्रक्रिया रचनात्मकता को बढ़ावा देती है और डेल्फी तकनीक के तहत योग्यता के आधार पर सर्वसम्मति के विपरीत वैज्ञानिक समूह सर्वसम्मति की सुविधा देती है (जैसा कि समन्वयक अंततः कार्रवाई का सबसे अच्छा पाठ्यक्रम तय करता है)।