नियंत्रण प्रक्रिया: नियंत्रण प्रक्रिया पर नोट्स

प्रक्रिया को नियंत्रित करने पर आपके नोट्स यहां दिए गए हैं!

1. (लक्ष्य) मानकों की स्थापना:

एक मानक का मतलब लक्ष्य या याद्दाश्त है जिसके खिलाफ वास्तविक प्रदर्शन को मापा जाता है। मानकों की तुलना के लिए आधार बन जाते हैं और प्रबंधक मानकों के पालन पर जोर देते हैं।

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मानकों को प्राप्त करने योग्य होना चाहिए, उच्च या बहुत उच्च मानक जो हासिल नहीं किए जा सकते हैं वे किसी काम के नहीं हैं। संगठन के संसाधनों को ध्यान में रखते हुए मानक स्थापित किए जाने चाहिए और जहाँ तक संभव हो संख्यात्मक या औसत दर्जे के शब्दों में मानक स्थापित किए जाने चाहिए।

उदाहरण के लिए,

मैं। मानक बिक्री - 20 लाख रुपये प्रति वर्ष

ii। मानक लाभ - 4 लाख

iii। लागत में 5% की कमी।

कभी-कभी संख्यात्मक शब्दों में मानकों को व्यक्त करना संभव नहीं होता है। उदाहरण के लिए, प्रबंधकीय कार्य के लिए गुणवत्ता मानकों या मानकों की स्थापना, मानकों को उस समय सीमा को निर्दिष्ट करना होगा जिसके भीतर उन्हें हासिल करना होगा और जहां तक संभव हो, लघु अवधि के लिए मानकों को स्थापित करना होगा। यदि दीर्घकालिक मानक स्थापित किए जाते हैं तो उन्हें अल्पावधि में विभाजित किया जाना चाहिए।

उदाहरण के लिए, मानक बिक्री पा 12, 00, 000 है, तो प्रति माह 1, 00, 000 लक्ष्य तुलना के लिए लिया जा सकता है। अल्पकालिक लक्ष्यों या मानकों के साथ त्रुटियों का पता लगाया जा सकता है और समय पर कार्रवाई की जा सकती है। व्यापारिक वातावरण के परिवर्तनों को ध्यान में रखते हुए मानकों को समय-समय पर संशोधित किया जाना चाहिए।

कार्यात्मक क्षेत्रों में उपयोग किए जाने वाले मानक के कुछ उदाहरण:

(1) उत्पादन समारोह:

(ए) प्रति माह 10, 000 इकाइयों का लक्ष्य उत्पादन।

(b) प्रति यूनिट मानक लागत 10 / - रु। है।

(d) एक वर्ष के अंत तक दोषपूर्ण उत्पादन में 10% से 5% तक की कमी।

(2) विपणन समारोह

(ए) लक्ष्य बिक्री 1, 00, 000 यूनिट प्रति माह।

(b) एक तिमाही में बाजार हिस्सेदारी में 10% की वृद्धि।

(d) बिक्री के बाद सेवा के व्यय में 10% की वृद्धि।

2. प्रदर्शन की माप:

मानकों की स्थापना के बाद कर्मचारियों द्वारा किए गए वास्तविक कार्य का मूल्यांकन करके कर्मचारियों के प्रदर्शन को मापा जाता है। जब प्रदर्शन को संख्यात्मक रूप से मापा जा सकता है तो प्रदर्शन को मापने के लिए यह बहुत सुविधाजनक है। प्रदर्शन को मापने के दौरान मात्रात्मक के साथ-साथ प्रदर्शन के गुणात्मक पहलू को ध्यान में रखा जाता है।

कभी-कभी कर्मचारी गुणात्मक मानकों की अनदेखी करके मात्रात्मक मानकों को प्राप्त करते हैं। यही कारण है कि प्रदर्शन को मापने के दौरान गुणवत्ता मानकों को भी मापा जाता है। कुछ गुणवत्ता मानकों को अस्वीकार करने या बिक्री वापसी की संख्या बढ़ने पर गुणवत्ता मानक को मापने के लिए तय किया जाता है। यह गुणवत्ता के निम्न मानक को इंगित करता है।

आमतौर पर प्रबंधकों के प्रदर्शन को संगठन की समग्र दक्षता स्तर को देखकर मापा जाता है। अनुसंधान और विकास विभाग के प्रदर्शन को प्रौद्योगिकी में बदलाव और उत्पादन विभाग के अद्यतन द्वारा मापा जाता है।

वित्तीय विभाग के प्रदर्शन को सॉल्वेंसी और लिक्विडिटी अनुपात आदि की जाँच करके मापा जाता है। प्रदर्शन को समय-समय पर कम समय में मापा जाना चाहिए।

3. मानक के खिलाफ प्रदर्शन की तुलना करें:

प्रदर्शन को मापने के बाद प्रबंधक योजनाबद्ध प्रदर्शन और मानक के साथ वास्तविक प्रदर्शन की तुलना करता है। अगर दोनों में मेल है तो कंट्रोलिंग फंक्शन वहीं खत्म होता है। लेकिन अगर बेमेल या विचलन होता है, तो प्रबंधक विचलन की सीमा का पता लगाने की कोशिश करता है। यदि विचलन मामूली है तो इसे अनदेखा किया जाना चाहिए। लेकिन अगर विचलन अधिक है, तो समय पर कार्रवाई की जानी चाहिए।

4. विचलन का विश्लेषण:

सभी विचलन को शीर्ष प्रबंधन के ध्यान में नहीं लाया जाना चाहिए। विचलन की एक सीमा स्थापित की जानी चाहिए और केवल इस सीमा से परे मामलों को शीर्ष स्तर के प्रबंधन के ज्ञान में लाया जाना चाहिए। उन्हें विचलन को दो श्रेणियों के विचलन में विभाजित करना चाहिए, जिन्हें एक श्रेणी में तत्काल और अन्य श्रेणी में मामूली या तुच्छ निर्णय में भाग लेने की आवश्यकता है। इन दो श्रेणियों को निम्नलिखित तरीकों से नियंत्रित किया जाना चाहिए:

(i) महत्वपूर्ण बिंदु नियंत्रण:

इसका मतलब है कि कुछ प्रमुख क्षेत्रों (केआरए) पर ध्यान केंद्रित करना और अगर इन प्रमुख क्षेत्रों में कोई विचलन है, और फिर इसे तत्काल लागू किया जाना चाहिए। प्रमुख क्षेत्र वे होते हैं जिनका प्रभाव पूरे संगठन पर पड़ता है। उदाहरण के लिए, यदि उत्पादन लागत में 5 रुपये प्रति यूनिट की वृद्धि हुई है और डाक लागत में 20 रुपये की वृद्धि हुई है, तो उत्पादन की लागत में वृद्धि के कारणों का पता लगाने के लिए अधिक ध्यान केंद्रित करना चाहिए क्योंकि यह लाभ और भविष्य को प्रभावित करेगा। संगठन का राजस्व, जबकि डाक की लागत शायद ही कभी होती है और प्रबंधकों का डाक लागत पर कोई नियंत्रण नहीं होता है।

(ii) अपवाद द्वारा प्रबंधन:

इसका मतलब है कि एक प्रबंधक जो सब कुछ नियंत्रित करने की कोशिश करता है, वह कुछ भी नहीं नियंत्रित कर सकता है। विचलन जो विशिष्ट सीमा से परे हैं उन्हें केवल प्रबंधकों द्वारा नियंत्रित किया जाना चाहिए और मिनट या मामूली विचलन को अनदेखा किया जा सकता है।

प्रबंधक को मामूली विचलन के समाधान खोजने में अपना समय और ऊर्जा बर्बाद नहीं करना चाहिए, बल्कि उच्च डिग्री के विचलन को हटाने पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए।

उदाहरण के लिए, यदि उत्पादन लागत में 2 रुपये की वृद्धि होती है, तो इसे अनदेखा किया जा सकता है, लेकिन यदि यह 2 रुपये से अधिक बढ़ जाता है, तो प्रबंधकों को विचलन के कारणों की पहचान करने के बाद ऐसी वृद्धि के कारणों का पता लगाने की कोशिश करनी चाहिए, जिन पर तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता है।

इन विचलन और कारणों को महत्वपूर्ण मूल्यांकन के लिए शीर्ष स्तर के प्रबंधन के ज्ञान में लाया जाना चाहिए जबकि 2 रुपये से कम की वृद्धि को पर्यवेक्षी स्तर पर नियंत्रित किया जा सकता है या कुछ समय के लिए भी अनदेखा किया जा सकता है।

विचलन के कारण कई हो सकते हैं: उदाहरण के लिए, मशीनरी में दोष, अक्षम कर्मचारी, संसाधनों की कमी, मानकों की अधिकता या समझ। विचलन का सही और सटीक कारण पता लगाना बहुत आवश्यक है।

अपवाद द्वारा प्रबंधन के लाभ / योग्यता (MBE)

(i) यह प्रबंधकों के समय और प्रयासों को बचाता है

(ii) यह महत्वपूर्ण मामलों पर प्रबंधकों का ध्यान केंद्रित करता है।

(iii) नियमित समस्याओं को हल करने के लिए प्रबंधकों की समय और ऊर्जा की कोई बर्बादी नहीं। ये अधीनस्थों द्वारा हल किए जाते हैं।

(iv) यह गंभीर और सरल समस्याओं के बीच अंतर करता है।

5. सुधारात्मक उपाय करना:

वास्तविक प्रदर्शन की योजनाबद्ध प्रदर्शन के साथ तुलना करने पर, प्रबंधक को योजना और वास्तविक प्रदर्शन के बीच के विचलन के बारे में पता चलेगा। फिर अगला कदम ऐसे विचलन के कारणों को जानना और भविष्य में विचलन को दूर करने का प्रयास करना है। प्रबंधक योजना के अनुसार, ट्रैक पर सब कुछ वापस लाने के लिए उपाय करता है।

सुधारात्मक उपाय करना शामिल हो सकता है:

(क) यदि विचलन मामूली हैं तो स्थिति समान रहने दें।

(बी) यदि वर्तमान समय के कारोबारी माहौल के साथ ये ओवरस्टेटेड हैं या मेल नहीं खा रहे हैं तो योजनाओं या रणनीतियों को फिर से डिज़ाइन करें।

आमतौर पर प्रबंधक प्रदर्शन में सुधार करने के लिए उपाय करते हैं जैसे कि प्रशिक्षण के लिए कर्मचारियों को भेजना यदि विचलन अक्षम प्रदर्शन के कारण है, तो मशीन की मरम्मत हो रही है यदि प्रदर्शन में देरी मशीनरी में गलती के कारण हो रही है, तो पर्यवेक्षकों को अधिक उत्तरदायी बनाना। यदि कर्मचारी की लापरवाही और आलस्य के कारण देरी होती है, तो कभी-कभी प्रबंधकों को मानकों और लक्ष्यों को फिर से सेट करना पड़ता है यदि मानक यथार्थवादी और प्राप्त नहीं होते हैं।

मानकों के इस संशोधन को डाउनवर्ड रिवीजन कहा जाता है क्योंकि मानकों को यथार्थवादी और प्राप्त करने के लिए कम किया जाता है। कभी-कभी प्रदर्शन निर्धारित मानकों से अधिक होता है; उस मामले में योजना के ऊपर की ओर संशोधन किया जाता है और योजनाओं को उच्च दर पर सेट किया जाता है ताकि वे वास्तविक प्रदर्शन के साथ मेल खाएं।

प्रबंधक को केवल विचलन के मूल कारण का पता लगाकर सुधारात्मक उपाय करना चाहिए और उस कारण को दूर करने का प्रयास करना चाहिए।

नियंत्रण में प्रतिक्रिया:

नियंत्रण क्रिया सुधारात्मक कार्रवाई करने से समाप्त नहीं होती है क्योंकि यह एक सतत प्रक्रिया है। सुधारात्मक उपाय सुझाने के बाद एक प्रतिक्रिया रिपोर्ट तैयार की जाती है। फीडबैक में योजनाओं के विचलन के कारणों की सूची या संगठन के समग्र कामकाज में अक्षमता का उल्लेख है; कारणों के साथ सुधारात्मक उपाय भी प्रतिक्रिया रिपोर्ट में निर्दिष्ट किए जाते हैं और प्रतिक्रिया अगले वर्ष के लिए मानक स्थापित करने के लिए आधार के रूप में कार्य करती है और नियंत्रण प्रक्रिया फिर से 1 चरण से शुरू होती है।