प्रबंधन के कार्य को नियंत्रित करना: (महत्व और लघु चित्रण)

नियंत्रण समारोह के निम्नलिखित महत्वपूर्ण गुणों को सूचीबद्ध करके प्रबंधन नियंत्रण के महत्व को इंगित किया जा सकता है:

नियंत्रण समारोह विभिन्न तरीकों से प्रबंधन में मदद करता है। प्रबंधक वास्तविक प्रदर्शन को माप सकते हैं और पूर्व निर्धारित लक्ष्यों की उपलब्धियों की दिशा में मार्गदर्शन कर सकते हैं, जब नियंत्रण प्रणाली अद्यतित और प्रभावी हो। यह संगठन को अपने उद्देश्यों को प्रभावी ढंग से और कुशलता से प्राप्त करने में मदद करता है।

1. निराशाजनक प्रदर्शन के खिलाफ बीमा:

प्रबंधकीय नियंत्रण पूर्व निर्धारित लक्ष्यों के साथ वास्तविक प्रदर्शन की गैर-अनुरूपता के जोखिम के खिलाफ एक बीमा के रूप में कार्य करता है। नियंत्रण फ़ंक्शन का एक महान बीमा मूल्य है क्योंकि यह मुख्य रूप से पूर्व निर्धारित लक्ष्यों के साथ वास्तविक प्रदर्शन की गैर-अनुरूपता के जोखिम को समाप्त करता है। यह पूर्व निर्धारित उद्देश्यों की उपलब्धि सुनिश्चित करने के लिए इस तरह से संचालन को नियंत्रित करता है। यह संचालन में आवश्यक समायोजन करने के लिए कार्य प्रगति की निरंतर समीक्षा के द्वारा किया जाता है।

2. समन्वय की सुविधा:

यह पूर्व निर्धारित लक्ष्यों द्वारा निर्धारित उनकी निर्धारित सीमाओं के भीतर नियमित गतिविधियों और प्रयासों को ध्यान में रखकर समन्वय की सुविधा प्रदान करता है और संगठन के प्रत्येक सदस्य को समन्वित निर्देशों के माध्यम से सामान्य लक्ष्यों की ओर बढ़ने के लिए मार्गदर्शन करता है। यह 'कौन क्या जानकारी की जरूरत है' का निर्धारण करके सीधे क्रॉस-कॉन्टैक्ट के माध्यम से कमांड की श्रृंखलाओं के बीच क्षैतिज संचार प्रदान करता है।

यह प्रबंधकों को अपने सफल समापन तक काम की देखरेख करने और यह सुनिश्चित करने में सक्षम बनाता है कि पूरे उद्यम के प्रत्येक अनुभाग या इकाई में क्रमबद्ध प्रदर्शन हो। विभिन्न नियंत्रण उपकरण और उपकरण समय, धन और प्रयासों के अपव्यय से बचने के लिए प्रबंधन को सक्षम करते हैं।

3. भविष्य की कार्रवाई के लिए आधार:

कार्य परियोजनाओं के बीच नियंत्रण की जानकारी का एक सतत प्रवाह लंबी दूरी की योजना को उचित ट्रैक पर रखता है। यह सुधारात्मक कार्रवाई की प्रकृति की एक सही तस्वीर देता है जो प्रबंधन को काम के पूरा होने पर अंतिम परिणामों का उचित मूल्यांकन करने में सक्षम बनाता है।

ऐसा मूल्यांकन सुधारात्मक कार्रवाई करने और भविष्य में नियोजन, आयोजन और निर्देशन को संशोधित करने के लिए आवश्यक तथ्यों और सूचनाओं की आपूर्ति करता है। यह प्रबंधन को भविष्य में गलतियों की पुनरावृत्ति की जांच करने के लिए उपयुक्त कदम उठाने में सक्षम बनाता है।

यह, दूसरे शब्दों में, इसका मतलब है कि नियंत्रण प्रणाली प्रबंधन को सही निर्णय लेने में सक्षम बनाती है कि संगठनात्मक उद्देश्यों की सफल उपलब्धि के लिए किस प्रकार की अनुवर्ती कार्रवाई आवश्यक है। जैसा कि इरोम ने कहा, "बाद के फैसलों को आसान बनाने और मूल लंबी अवधि के नीतिगत फैसलों में निहित उद्देश्यों की प्राप्ति सुनिश्चित करने के लिए नियंत्रण की आवश्यकता है।"

4. विकेंद्रीकरण का विस्तार:

पर्याप्त नियंत्रण के बिना विकेंद्रीकरण के सीमाओं का विस्तार करना असंभव है। नियंत्रण की आधुनिक प्रणाली पूरे संगठन में अंतिम नियंत्रण खोए बिना शीर्ष प्रबंधन को विकेंद्रीकरण के मोर्चे का विस्तार करने में सक्षम बनाती है।

उद्यमों के प्रबंधन में अपवाद के रूप में स्व-नियंत्रण के साथ-साथ प्रबंधन के सिद्धांतों का अनुप्रयोग शीर्ष प्रबंधन को मामूली और अवांछित विवरणों के बारे में परेशान करने की आवश्यकता के बिना समग्र नियोजन और नियंत्रण पर ध्यान केंद्रित करने के लिए पर्याप्त समय खोजने में सक्षम बनाता है।

जब भी अधीनस्थों को उद्यम को गंभीरता से प्रभावित करने वाले महत्वपूर्ण निर्णय लेने होते हैं, तो शीर्ष प्रबंधन पूर्व-कार्य अनुमोदन के नियंत्रण अभ्यास को स्थापित कर सकता है। संक्षेप में, आधुनिक प्रबंधन नियंत्रण प्रबंधन को अपने हाथों में नियंत्रण रखने के लिए पर्याप्त उपकरणों के साथ यह निर्धारित करने में सक्षम बनाता है कि क्या प्राधिकरण का उपयोग विकेंद्रीकृत सेट-अप के तहत ठीक से किया जा रहा है जो पूरे संगठन में निर्णय लेने के अधिकार के फैलाव की अनुमति देता है।

5. दोनों प्रबंधकीय कमजोरियों और महत्वपूर्ण विचलन का समय पर पता लगाना:

प्रबंधन का नियंत्रण कार्य प्रबंधकीय कमजोरियों को इंगित करने और उपचारात्मक कार्रवाइयों द्वारा उन्हें हटाने के लिए आवश्यक जानकारी को प्रकट और फीड करता है। यह पर्यवेक्षण के कार्य को सरल करता है-

(i) महत्वपूर्ण विचलन को सही और तुरंत इंगित करता है

(ii) अधीनस्थों को जांच में रखना

(iii) उनके बीच अनुशासन लाकर

हालाँकि, प्रबंधन नियंत्रण की मदद से आदतन बेईमानी के सभी मामलों को ठीक करने में सक्षम नहीं हो सकता है। लेकिन, इसे लापरवाह के रूप में ब्रांड किया जाएगा, अगर यह प्रभावी प्रक्रियाओं के माध्यम से संगठन के सदस्यों के बीच आदेश और अनुशासन लाने की आवश्यकता की उपेक्षा करता है।

जैसा कि मैकफारलैंड खोलता है, जबकि नियंत्रण सभी मामलों में आदतन बेईमानी को ठीक नहीं कर सकता है, अगर यह प्रभावी नियंत्रण प्रक्रियाओं के माध्यम से अपने कर्मचारियों के बीच आदेश और अनुशासन प्रदान करने के लिए उचित प्रयास नहीं करता है, तो प्रबंधन गैर-जिम्मेदार है। प्रबंधन निश्चित रूप से नियंत्रण की एक अच्छी प्रणाली की मदद से बहुत जल्दी कमजोर बिंदुओं का पता लगा सकता है और सभी स्तरों पर नियंत्रण की अवधि का विस्तार करने के संदर्भ में सोच सकता है।

नियंत्रण की कमियाँ:

यद्यपि ऊपर चर्चा किए गए अपने विभिन्न लाभों के कारण प्रबंधन के नियंत्रण समारोह की आवश्यकता और महत्व बढ़ गया है, यह विशेष रूप से निम्नलिखित कमियों से ग्रस्त हो सकता है जब प्रबंधन बुनियादी आवश्यकताओं का पालन करने में विफल रहता है जिसे ध्वनि की अनिवार्यता माना जाता है और प्रभावी नियंत्रण प्रणाली।

(1) संतोषजनक मानकों का अभाव:

प्रबंधन के विकास, मानव संबंधों, जनसंपर्क, अनुसंधान आदि जैसे अमूर्त प्रदर्शनों से जुड़े कुछ गतिविधियों को किसी भी पूर्व निर्धारित मानकों द्वारा सटीक रूप से इंगित नहीं किया जा सकता है। ऐसा इसलिए है क्योंकि मानव व्यवहार से संबंधित ऐसी गतिविधियाँ अपने उत्पादन की मात्रा का निर्धारण करने और अपने उपलब्धि के स्तर की पहचान करने के लिए खुद को उधार नहीं देती हैं और इस तरह के कोई संतोषजनक मानक स्थापित नहीं किए जा सकते हैं।

(2) माप में पूर्णता का अभाव:

अमूर्त प्रदर्शन में शामिल गतिविधियों के मामले में उचित मानकों की स्थापना में शामिल समस्याओं के अलावा, वे मात्रात्मक या गुणात्मक शब्दों में मूल्यांकन के लिए परिणामों को मापने के कार्य को भी जटिल करते हैं।

(3) सुधारात्मक कार्यों में कमी:

इस तरह की गलतियों की पुनरावृत्ति से बचने के लिए आवश्यक सुधारात्मक कार्रवाई करने का प्रयास करने पर प्रबंधन में कई समस्याएं आती हैं।

महत्वपूर्ण उदाहरण हैं:

(i) बाहरी शक्तियों के कारण किसी व्यवसाय की परिचालन स्थितियों में अचानक परिवर्तन जो प्रबंधन के नियंत्रण से परे हैं

(ii) संगठन में व्यावहारिक गति, अधिकार की कमी और समय पर सूचना की अनुपस्थिति आदि के आधार पर संगठन के भीतर कुछ छोटे विचलन से गुजरने की संभावना। ऐसी समस्याएं चरित्र में सुधारात्मक कार्रवाइयों को अप्रासंगिक बना सकती हैं।

(4) अधीनस्थों का विरोध:

चूंकि प्रबंधन नियंत्रण उनके व्यक्तिगत कार्यों और सोच में हस्तक्षेप करता है, अधीनस्थ कुछ नियंत्रण उपकरणों के बहुत परीक्षण का विरोध कर सकते हैं। शायद, वे प्रबंधन के किसी अन्य कार्य के मामले में ऐसा नहीं कर सकते हैं।

नियंत्रण के माध्यम से लगाए गए काम के दबाव के परिणामस्वरूप हो सकता है

(i) कार्य की गुणवत्ता में कमी

(ii) छोटी दूरी के लक्ष्यों के पक्ष में लंबी दूरी के लक्ष्यों को नजरअंदाज करने का प्रयास

(iii) फर्जी खबरों के जरिए सेंसरशिप की चोरी

(iv) विचारात्मक प्रथाओं आदि के माध्यम से अक्षमताओं को कवर करने का प्रयास

संक्षेप में, नियंत्रण प्रणाली जो बहुत करीब है और प्रकृति में बहुत विस्तृत है, अक्सर निचले स्तर के प्रबंधकों के बीच अधिक प्रतिकूल प्रभाव पैदा कर सकती है। योग करने के लिए, भले ही प्रबंधकीय नियंत्रण का कार्य इन सीमाओं में से कुछ से ग्रस्त है, प्रबंधन निश्चित रूप से उनमें से अधिकांश को दूर कर सकता है यदि कुछ महत्वपूर्ण सिद्धांत जिन्हें मूलभूत आवश्यकताओं या ध्वनि नियंत्रण प्रणाली की अनिवार्यता माना जाता है (जिसकी हमने चर्चा की है पहले) प्रबंधन द्वारा सावधानीपूर्वक अनुपालन किया जाता है।

सिर्फ इसलिए कि नियंत्रण तकनीकों की प्रभावकारिता को कम करने वाली इन सीमाओं में से कुछ की संभावना है, कोई भी प्रबंधन नियंत्रण फ़ंक्शन के साथ पूरी तरह से दूर करने के बारे में कभी नहीं सोच सकता है। तथ्य की बात के रूप में, प्रबंधकीय नियंत्रण अंतिम, लेकिन सबसे आवश्यक प्रबंधन कार्य करता है।