नियंत्रण: परिभाषा, विशेषताएँ, महत्व और सीमाएँ

नियंत्रण: परिभाषा, विशेषताएँ, महत्व और सीमाएँ!

परिभाषा:

जॉर्ज आर। टेरी:

"नियंत्रण यह निर्धारित कर रहा है कि क्या पूरा किया जा रहा है जो प्रदर्शन का मूल्यांकन कर रहा है और यदि आवश्यक हो, सही उपायों को लागू करना ताकि प्रदर्शन योजनाओं के अनुसार हो।" टेरी के विचार में, नियंत्रण से योजनाओं के उचित कार्यान्वयन में मदद मिलती है। यदि योजनाएं उचित गति से प्रगति नहीं कर रही हैं, तो चीजों को सही तरीके से निर्धारित करने के लिए आवश्यक उपाय किए जाते हैं। नियंत्रण एक चैनल है जिसके माध्यम से योजनाओं को ठीक से लागू किया जा सकता है।

रॉबर्ट एन। एंथोनी:

"प्रबंधन नियंत्रण वह प्रक्रिया है जिसके द्वारा प्रबंधक यह आश्वासन देते हैं कि संसाधनों को किसी संगठन के उद्देश्यों की सिद्धि में प्रभावी ढंग से और कुशलता से प्राप्त किया जाता है।" नियंत्रण संसाधनों के बेहतर उपयोग को सुनिश्चित करने के लिए प्रबंधन के हाथों में एक उपकरण है। एंथनी यहां तक ​​कहते हैं कि नियंत्रण आवश्यक संसाधनों की व्यवस्था को भी सुनिश्चित करता है।

बयाना डेल:

"नियंत्रण की आधुनिक अवधारणा एक ऐसी प्रणाली की परिकल्पना करती है जो न केवल व्यवसाय के लिए जो कुछ हुआ है उसका एक ऐतिहासिक रिकॉर्ड प्रदान करता है लेकिन यह बताता है कि ऐसा क्यों हुआ है और यह डेटा प्रदान करता है जो मुख्य कार्यकारी या विभागीय प्रमुख को सक्षम बनाता है सुधारात्मक कदम अगर वह पाता है कि वह गलत रास्ते पर है। ”डेल ने यह कहकर नियंत्रण के दायरे को बढ़ा दिया है कि यह कम प्रदर्शन के कारणों का पता लगाने में मदद करता है और फिर इसे सुधारने के तरीके सुझाता है। यह शीर्ष अधिकारियों को उनके प्रदर्शन का आकलन करने और फिर आवश्यक होने पर सुधारात्मक उपाय करने की जानकारी भी देता है।

Koontz और O'Donnell:

"यह सुनिश्चित करने के लिए कि अधीनस्थ उद्देश्यों और योजनाओं को प्राप्त करने के लिए तैयार किए गए अधीनस्थों की गतिविधियों के प्रदर्शन का माप और सुधार पूरा किया जा रहा है।" संगठनात्मक लक्ष्यों की प्राप्ति प्रत्येक प्रबंधन का मुख्य उद्देश्य है। योजनाओं के उचित कार्यान्वयन को सुनिश्चित करने के लिए अधीनस्थों के प्रदर्शन को लगातार देखा जाना चाहिए। समन्वय वह चैनल है जिसके माध्यम से लक्ष्यों को प्राप्त किया जा सकता है और यदि चीजें उद्देश्यों के अनुसार नहीं चल रही हैं तो आवश्यक सुधारात्मक कार्रवाई की जा सकती है।

हेनरी फेयोल:

"एक उपक्रम नियंत्रण में यह सत्यापित करने में होता है कि क्या सब कुछ अपनाई गई योजना के अनुरूप होता है, जारी किए गए निर्देश और स्थापित किए गए सिद्धांत।" यह उन्हें सुधारने और पुनरावृत्ति को रोकने के लिए कमजोरियों और त्रुटियों को इंगित करना है। यह हर चीज, लोगों, कार्यों आदि पर काम करता है।

नियंत्रण के लक्षण:

ऊपर दी गई परिभाषाओं की चर्चा से निम्नलिखित निष्कर्ष निकाले जा सकते हैं:

1. प्रबंधकीय समारोह:

नियंत्रण प्रबंधकीय कार्यों में से एक है। यह केवल मुख्य कार्यकारी का कार्य नहीं है, बल्कि प्रत्येक प्रबंधक का कर्तव्य है। जो भी काम उसे सौंपा जाता है, उसके लिए एक प्रबंधक जिम्मेदार होता है। वह लक्ष्यों की सिद्धि सुनिश्चित करने के लिए अपने अधीनस्थों के प्रदर्शन को नियंत्रित करेगा। नियंत्रण मुख्य रूप से लाइन संगठन का कार्य है लेकिन प्रबंधक कर्मचारी कर्मियों से डेटा मांग सकता है।

2. फॉरवर्ड लुकिंग:

नियंत्रण आगे देख रहा है। अतीत पहले से ही चला गया है, नियंत्रित नहीं किया जा सकता है। केवल भविष्य की गतिविधियों को नियंत्रित करने के लिए उपाय किए जा सकते हैं। अतीत भविष्य के लिए नियंत्रण निर्धारित करने के लिए एक आधार प्रदान करता है। कम परिणामों के कारणों का पता लगाने के लिए प्रबंधक पिछले प्रदर्शन का अध्ययन करेगा। यह सुनिश्चित करने के लिए सुधारात्मक कार्रवाई की जाएगी कि भविष्य में काम पर प्रतिकूल प्रभाव न पड़े। उदाहरण के लिए, किसी विशेष महीने के लिए उत्पादन मानक से कम है। प्रबंधक पिछले प्रदर्शन के बारे में कुछ नहीं कर पाएंगे। हालांकि, वह कम उत्पादन के कारणों का अध्ययन कर सकता है। उसे उचित कदम उठाने चाहिए ताकि वही गलतियां दोहराई न जाएं और भविष्य में उत्पादन को नुकसान न हो।

3. सतत गतिविधि:

नियंत्रण नियमित रूप से व्यायाम है। यह अलगाव में एक गतिविधि नहीं है। प्रबंधक को यह देखना होगा कि उसके अधीनस्थ हर समय योजनाओं के अनुसार कार्य करते हैं। नियंत्रण वापस लेने के बाद यह काम पर प्रतिकूल प्रभाव डालेगा। इसलिए नियंत्रण पर लगातार अभ्यास करना होगा।

4. नियंत्रण योजना से संबंधित है:

नियोजन प्रबंधन का पहला कार्य है जबकि नियंत्रण अंतिम है। नियोजन के बिना नियंत्रण का प्रयोग नहीं किया जा सकता है। पहले उद्देश्य निर्धारित किए जाते हैं और फिर यह देखने का प्रयास किया जाता है कि ये पूरे हुए हैं या नहीं। जब भी प्रदर्शन में शिथिलता होती है या योजना के अनुसार चीजें नहीं हो रही होती हैं तो सुधारात्मक उपाय तुरंत किए जाते हैं। इसलिए नियोजन नियंत्रण के लिए एक आधार प्रदान करता है।

5. नियंत्रण का सार क्रिया है:

जब भी प्रदर्शन मानकों के अनुसार नहीं होता है तो चीजों को ठीक करने के लिए तत्काल कार्रवाई की आवश्यकता होती है। यदि सुधारात्मक कार्रवाई तुरंत नहीं की गई तो नियंत्रण का उद्देश्य पराजित हो जाएगा। यदि बिक्री विपणन विभाग के लिए निर्धारित मानक से कम है तो यह सुनिश्चित करने के लिए कदम उठाए जाएंगे कि भविष्य में प्रदर्शन कम न हो। अगर ऐसा कोई कदम नहीं उठाया गया तो नियंत्रण की कमी होगी। व्यवहार में, तत्काल कार्रवाई नियंत्रण का सार है।

नियंत्रण का महत्व:

नियंत्रण समारोह विभिन्न तरीकों से प्रबंधन में मदद करता है। यह 'पूर्व-निर्धारित लक्ष्यों को प्राप्त करने में प्रबंधन का मार्गदर्शन करता है। नियंत्रण प्रक्रिया द्वारा विभिन्न कार्यों की दक्षता भी सुनिश्चित की जाती है। सुधारात्मक उपाय करने के लिए विभिन्न क्षेत्रों में कमियों की भी रिपोर्ट की जाती है।

नियंत्रण प्रणाली के कुछ लाभ निम्नलिखित हैं:

1. भविष्य की कार्रवाई के लिए आधार:

नियंत्रण भविष्य की कार्रवाई के लिए आधार प्रदान करता है। परियोजनाओं के बारे में जानकारी का निरंतर प्रवाह लंबी दूरी की योजना को सही रास्ते पर रखता है। यह भविष्य में सुधारात्मक कार्रवाई करने में मदद करता है अगर प्रदर्शन निशान तक नहीं है। यह पिछली गलतियों की पुनरावृत्ति से बचने के लिए प्रबंधन को भी सक्षम बनाता है।

2. निर्णय लेने की सुविधा:

जब भी मानक और वास्तविक प्रदर्शन के बीच विचलन होता है, तो नियंत्रण भविष्य के कार्रवाई के पाठ्यक्रम को तय करने में मदद करेगा। अनुवर्ती कार्रवाई के बारे में निर्णय लेने की सुविधा भी है।

3. विकेंद्रीकरण की सुविधा:

बड़े उद्यम में प्राधिकरण का विकेंद्रीकरण आवश्यक है। उचित नियंत्रण सुनिश्चित किए बिना प्रबंधन प्राधिकरण को नहीं सौंप सकता है। विभिन्न विभागों के लक्ष्यों या लक्ष्यों को एक नियंत्रण तकनीक के रूप में उपयोग किया जाता है। अगर काम संतोषजनक तरीके से चल रहा है तो शीर्ष प्रबंधन को चिंता नहीं करनी चाहिए। 'प्रबंधन द्वारा अपवाद' शीर्ष प्रबंधन को नीति निर्माण पर ध्यान केंद्रित करने में सक्षम बनाता है। विभिन्न नियंत्रण तकनीकों जैसे बजट, लागत नियंत्रण, पूर्व कार्रवाई अनुमोदन गतिविधियों पर नियंत्रण खोए बिना विकेंद्रीकरण की अनुमति देता है।

4. समन्वय को सुगम बनाता है:

नियंत्रण क्रिया की एकता के माध्यम से गतिविधियों के समन्वय में मदद करता है। प्रत्येक प्रबंधक विभागीय लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए अपने अधीनस्थों की गतिविधियों में सहयोग करने का प्रयास करेगा। इसी तरह, मुख्य कार्यकारी विभिन्न विभागों के कामकाज में समन्वय करेंगे। नियंत्रण प्रदर्शन पर जाँच के रूप में कार्य करेगा और उचित परिणाम तभी प्राप्त होंगे जब गतिविधियों का समन्वय किया जाएगा।

5. दक्षता में सुधार करने में मदद करता है:

नियंत्रण प्रणाली संगठनात्मक दक्षता में सुधार करने में मदद करती है। विभिन्न नियंत्रण उपकरण प्रबंधकों के प्रेरक के रूप में कार्य करते हैं। हर व्यक्ति के प्रदर्शन की नियमित निगरानी की जाती है और किसी भी कमी को जल्द से जल्द ठीक किया जाता है।

6. मनोवैज्ञानिक दबाव:

नियंत्रण संगठन में व्यक्तियों पर मनोवैज्ञानिक दबाव डालते हैं। हर कोई जानता है कि उसके प्रदर्शन का नियमित मूल्यांकन किया जाता है और वह अपने पिछले काम में सुधार करने की कोशिश करेगा। पुरस्कार और दंड भी प्रदर्शन के साथ जुड़े हुए हैं। कर्मचारियों पर हमेशा अपने काम में सुधार करने का दबाव रहेगा। चूंकि प्रदर्शन माप नियंत्रण के महत्वपूर्ण उपकरणों में से एक है, यह सुनिश्चित करता है कि प्रत्येक व्यक्ति अपने योगदान को अधिकतम करने की कोशिश करे।

नियंत्रण की सीमाएं:

यद्यपि अच्छे मानकों के बेहतर प्रदर्शन और रखरखाव के लिए नियंत्रण आवश्यक है, लेकिन कुछ सीमाएँ भी हैं।

कुछ सीमाओं की चर्चा इस प्रकार है:

1. बाहरी कारकों का प्रभाव:

एक प्रभावी नियंत्रण प्रणाली हो सकती है लेकिन बाहरी कारक जो प्रबंधन के दायरे में नहीं हैं, काम करने पर प्रतिकूल प्रभाव पड़ सकता है। ये कारक सरकारी नीति, तकनीकी परिवर्तन, फैशन में बदलाव आदि हो सकते हैं। इन कारकों के प्रभाव को संगठन में नियंत्रण प्रणाली द्वारा जांचा नहीं जा सकता है।

2. महंगा:

नियंत्रण प्रणाली में इसके अभ्यास पर भारी व्यय शामिल है। संगठन के प्रत्येक व्यक्ति के प्रदर्शन को मापना होगा और उच्च अधिकारियों को सूचित करना होगा। इसके लिए कई व्यक्तियों को नियोजित किया जाना चाहिए। यदि प्रदर्शन को मात्रात्मक रूप से मापा नहीं जा सकता है तो यह वरिष्ठों द्वारा देखा जाएगा। नियंत्रण के अभ्यास के लिए समय और प्रयास दोनों की आवश्यकता होती है।

3. संतोषजनक मानकों का अभाव:

मानव व्यवहार से जुड़ी कुछ गतिविधियों का प्रदर्शन मात्रा के संदर्भ में तय नहीं किया जा सकता है। जनसंपर्क, प्रबंधन विकास, मानव संबंध, अनुसंधान आदि जैसी गतिविधियों के लिए मानकों को तय करना मुश्किल है। इन गतिविधियों में लगे व्यक्तियों के काम का मूल्यांकन मुश्किल होगा।

4. अधीनस्थों का विरोध:

नियंत्रण प्रक्रिया की प्रभावशीलता अधीनस्थों द्वारा इसकी स्वीकार्यता पर निर्भर करेगी। चूंकि नियंत्रण व्यक्तिगत कार्यों और अधीनस्थों की सोच में हस्तक्षेप करता है, इसलिए वे इसका विरोध करेंगे। यह अधीनस्थों पर काम का दबाव भी बढ़ा सकता है क्योंकि उनके प्रदर्शन की नियमित निगरानी और मूल्यांकन किया जाता है। ये कारक अधीनस्थों द्वारा नियंत्रण के विरोध के लिए जिम्मेदार हैं।