नियंत्रण: परिभाषा, उद्देश्य, तरीके और साधन

लोक प्रशासन में नियंत्रण की परिभाषा, उद्देश्य, तरीके और साधन के बारे में जानने के लिए इस लेख को पढ़ें।

परिभाषा और प्रकृति:

एक और महत्वपूर्ण प्रशासनिक प्रक्रिया नियंत्रण है। इसका मतलब लोगों के व्यवहार या घटनाओं के पाठ्यक्रम को प्रभावित करने की शक्ति है। लेकिन यह परिभाषा नियंत्रण के पूर्ण अर्थ को प्राप्त करने के लिए पर्याप्त नहीं है जो सार्वजनिक प्रशासन या संगठन में उपयोग की जाती है। नियंत्रण का वास्तविक अर्थ निर्धारित लाइनों या प्रक्रिया में संगठन के संचालन को सुनिश्चित करना है। नियंत्रण का विचार तब उत्पन्न होता है जब यह पाया जाता है कि प्रशासन ठीक से प्रबंधित नहीं है। प्रत्येक संगठन के कुछ विशिष्ट उद्देश्य होते हैं और प्राधिकरण ईमानदारी से उन उद्देश्यों को महसूस करने का प्रयास करता है। लेकिन वास्तविक स्थिति में कई बाधाएँ सामने आती हैं जो लक्ष्यों की प्राप्ति में बाधा डालती हैं। इस अप्रिय घटना को रोकने के लिए एक तंत्र की आवश्यकता होती है जो अवांछनीय परिणाम को निराश करेगा।

प्रत्येक संगठन या लोक प्रशासन के प्रत्येक विभाग में, यह पाया गया है कि कुछ पुनर्गणनात्मक तत्व प्राधिकरण के आदेश या नीति का विरोध करते हैं। यह राय या दृष्टिकोण के अंतर के कारण है। यदि प्राधिकरण कोई एहतियाती उपाय नहीं करता है जो प्रबंधन के शरीर पर चोट पहुंचा सकता है। इस अवांछनीय परिणाम को रोकने के लिए इस परिणाम की जांच करने की व्यवस्था है और इसे नियंत्रण कहा जाता है। इसलिए नियंत्रण संगठन की आपत्ति के समय पर कार्यान्वयन को सुनिश्चित करने और नीति के कार्यान्वयन के रास्ते पर आने वाली सूचना की प्रगति को विफल करने के लिए एक तकनीक है।

शब्द नियंत्रण का उपयोग दूसरे अर्थ में भी किया जाता है। प्रत्येक सार्वजनिक प्रशासन पदानुक्रम में व्यवस्थित होता है जिसका तात्पर्य है कि विभिन्न चरण होते हैं और प्रत्येक चरण में कुछ विशिष्ट कर्तव्य और जिम्मेदारियाँ होती हैं। यह नियंत्रण का कर्तव्य है कि प्रत्येक व्यक्ति पदानुक्रम द्वारा उसे आवंटित अपना कार्य करता है। नियंत्रण की अनुपस्थिति पदानुक्रमित संरचना में अराजकता को आमंत्रित करेगी। लेकिन नियंत्रण इस अवांछनीय परिणाम को रोकता है।

नियंत्रण के उद्देश्य:

नियंत्रण का मुख्य उद्देश्य लोक प्रशासन या संगठन के उद्देश्यों में बाधा डालने वाली बाधाओं को दूर करना है। संगठन अपने आस-पास के वातावरण या उसके भीतर उत्पन्न होने वाली स्थिति के साथ बातचीत करना है। इन सभी के लिए आवश्यक है कि कार्यकारी के पास स्थिति से लड़ने के लिए उसके निपटान में पर्याप्त शक्ति होनी चाहिए।

सार्वजनिक प्रशासन या संगठन के कुछ घोषित उद्देश्य होते हैं और यह कभी-कभी यह महसूस करता है कि घोषित उद्देश्यों और वास्तविक स्थिति के बीच एक विकराल विसंगति उत्पन्न हो गई है। मुख्य कार्यकारी, इस विसंगति को बनाए रखने की अनुमति नहीं देगा और इस विचार पर, वह विसंगति को गिरफ्तार करने के लिए अपनी शक्ति का प्रयोग करने के लिए आगे बढ़ेगा।

गतिविधियों के दौरान सार्वजनिक प्रशासन या संगठन सभी घोषित उद्देश्यों को महसूस करने में सफल नहीं हो सकते हैं और यह विफलता प्रगति को रोकती है। स्थिति के लिए यह बिना रुकावट संगठन के प्रमुख को स्थिति को उलटने के लिए अपनी शक्ति का उपयोग करने के लिए प्रेरित कर सकता है। यह नियंत्रण का दूसरा नाम है।

सार्वजनिक प्रशासन या बाहरी तत्वों के भीतर संकट पैदा हो सकता है या संकट लोक प्रशासन या संगठन पर नकारात्मक प्रभाव पैदा कर सकता है। संगठन को संकट से मुक्त करने के लिए दोनों की जाँच की जानी चाहिए। इसके लिए नियंत्रण आवश्यक है।

प्रबंधन की प्रक्रिया में एक संगठन गलतियां कर सकता है और गलतियों की पुनरावृत्ति को रोकने के लिए सबसे प्रभावी हथियार नियंत्रण है। गलती करना मानवीय है, लेकिन संगठन की बेहतरी के लिए इसे नजरअंदाज या माफ नहीं किया जा सकता है। नियंत्रण के साधन के माध्यम से प्राधिकरण गलती को सुधारता है।

इसका एक और उद्देश्य है। यदि प्रबंधन के सदस्य इस बात से काफी अवगत हैं कि प्राधिकारी के पास अधिकार है कि वह गलत कर्मचारियों के खिलाफ कार्रवाई कर सके जो कर्मचारियों की ओर से एक प्रकार की जाँच का काम करेगा।

नियंत्रण के तरीके :

पीपीबी या पीपीबीएस:

लोक प्रशासन या संगठन दोनों ही परिणामोन्मुखी हैं। यह इस अर्थ में है कि वे हमेशा सफलता प्राप्त करना चाहते हैं या, दूसरे शब्दों में, उनके द्वारा अपनाई गई नीति का लाभ। इसे ध्यान में रखते हुए वे सबसे पहले नीति निर्धारित करते हैं और निष्पादन शुरू करते हैं। यदि नीति के लगाव में कमी है, तो अधिकारी कारण की जांच करना और नियंत्रण तंत्र लागू करना शुरू करते हैं।

नियंत्रण के कई तरीके हैं और PPB या PPBS एक ऐसा है। इसका मतलब है प्लानिंग प्रोग्रामिंग बजट सिस्टम। संयुक्त राज्य अमेरिका के कुछ संगठनों में पिछली सदी के मध्य साठ के दशक में, अधिकारियों ने पीपीबीएस को संगठन को नियंत्रित करने और प्रेरित करने के तरीके के रूप में सुझाव दिया और कुछ समय बाद पीपीबीएस के परिणामों ने आयोजकों को प्रभावित किया और अन्य अधिकारियों ने उनका अनुसरण किया। अमेरिकी राष्ट्रपति लिंडन बी जॉनसन पीपीबीएस के परिणामों को देखते हुए पर्याप्त रूप से प्रभावित हुए और इसे संघीय प्रणाली में लागू करने का फैसला किया। 1965 से, PPBS को लोक प्रशासन के कार्यों को नियंत्रित करने के एक शक्तिशाली तरीके के रूप में मान्यता दी गई है।

PPBS क्या है? "यह संसाधनों के आवंटन की एक प्रणाली है जो लंबी दूरी के नियोजन लक्ष्यों की स्थापना करके और वैकल्पिक कार्यक्रमों की लागतों और लाभों का विश्लेषण करके, जो इन लक्ष्यों को पूरा करने और बजटीय और विधायी प्रस्तावों और दीर्घकालिक अनुमानों के रूप में कार्यक्रमों को पूरा करके सरकारी दक्षता और प्रभावशीलता को बढ़ाते हैं" । PPB एक संगठन के कार्यों को नियंत्रित करने का एक बहुत प्रभावी तरीका है क्योंकि यह कार्यों के शुरू होने से पहले कार्यों और उद्देश्यों को अच्छी तरह से तय करता है। अवधि की समाप्ति के बाद प्राधिकरण यह जांचना शुरू कर देता है कि उद्देश्यों की कितनी प्राप्ति हुई है। इससे पहले भी, समय-समय पर मूल्यांकन भी किया जाता है।

PPB न केवल इनपुट और आउटपुट के साथ, बल्कि प्रभाव और विकल्प के साथ भी संबंधित है। पीपीबी लोक प्रशासन के विभिन्न पहलुओं को नियंत्रित करने की एक व्यापक विधि है। पीपीबी नीति को लोक प्रशासन को नियंत्रित करने की लागत-लाभ तकनीक भी कहा जा सकता है।

आमतौर पर, लागत-लाभ नीति को अर्थशास्त्र में लागू किया जाता है, लेकिन पिछली सदी के साठ के दशक से इसे संगठनों के कामकाज में लागू किया जा रहा है। अमेरिकी सार्वजनिक प्रशासन की लगभग सभी शाखाओं में पीपीबी लागू किया गया और परिणाम स्कैन किए गए। यह दावा किया गया है कि पीपीबी ने संतोषजनक परिणाम दिए हैं। हालांकि यह आलोचना और आपत्तियों के बिना नहीं था।

धन का आवंटन लोक प्रशासन को नियंत्रित करने का एक और तरीका है। इसका मतलब यह है कि, वित्तीय वर्ष की शुरुआत में, लोक प्रशासन की प्रत्येक शाखा को अपने उद्देश्यों की प्राप्ति के लिए निश्चित राशि प्राप्त होती है। वित्तीय वर्ष के अंत में, हर विभाग संवैधानिक रूप से उन रिपोर्ट को प्रस्तुत करने के लिए बाध्य होता है जिसमें उसकी उपलब्धि होती है। उच्च प्राधिकरण प्रत्येक विभाग को निर्देश देता है कि वह अपना बजट तैयार करे और साथ ही उन योजनाओं को भी तैयार करे जिनके लिए निधि खर्च की जानी है। यह नियंत्रण का एक प्रभावी तरीका है।

उद्देश्य से प्रबंधन एमबीओ के रूप में लोकप्रिय है। हेनरी के बाद इसे परिभाषित करते हैं। उद्देश्यों द्वारा प्रबंधन को एक प्रक्रिया के रूप में परिभाषित किया जा सकता है, जिसके तहत संगठनात्मक लक्ष्यों और उद्देश्यों को अपेक्षित परिणामों के संदर्भ में संगठनात्मक सदस्यों की भागीदारी के माध्यम से निर्धारित किया जाता है और संसाधनों को उस डिग्री के अनुसार आवंटित किया जाता है जिस तक संगठनात्मक लक्ष्यों और उद्देश्यों को पूरा किया जाता है।

PPB इनपुट, आउटपुट, प्रभाव और विकल्पों से संबंधित है। लेकिन, इसके विपरीत, एमबीओ का मतलब है कि कितना उद्देश्य प्राप्त किया गया है। MBO को इनपुट्स, आउटपुट और इफेक्ट्स से अलग नहीं किया जा सकता है। PPB विकल्पों के बारे में सोचता है लेकिन MBO ऐसा नहीं सोचता। अमेरिकी लोक प्रशासन की विभिन्न शाखाओं में एमबीओ का व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है।

लोक प्रशासन के विशेषज्ञों की राय है कि PPB और MBO दोनों ही संगठन और सार्वजनिक प्रशासन के विभिन्न पहलुओं को नियंत्रित करने के दो शक्तिशाली हथियार हैं। एमबीओ के महत्व का आकलन करते हुए, कुछ शोधकर्ताओं ने निम्नलिखित टिप्पणी की है: "सार्वजनिक क्षेत्र में प्रबंधन क्षमता को मजबूत करने के लिए एमबीओ आंदोलन का एक बुनियादी हिस्सा रहा है"।

लोक प्रशासन को नियंत्रित करने का एक अन्य तरीका उद्देश्यों को तय करना और उन्हें प्राप्त करने के तरीकों के बारे में सुझाव देना है। अगला चरण दोनों उद्देश्यों और तरीकों को संगठन की सभी शाखाओं के बीच परिचालित किया जाएगा। यदि यह ठीक से किया जाता है, तो अवधि या वित्तीय वर्ष के अंत में, यह आकलन करना काफी आसान होगा कि क्या हासिल किया गया है और क्या बचा हुआ है।

नियंत्रण का एक और तरीका है और इसे प्रदर्शन का मूल्यांकन कहा जाता है। यह, कोई संदेह नहीं है, एक प्रभावी तरीका है। कई संगठनों में कर्तव्यों या कार्यों को स्पष्ट रूप से कहा जाता है और यह भी कहा जाता है कि किसी व्यक्ति को कितना काम करना होगा। अवधि के अंत में प्राधिकारी मूल्यांकन शुरू करता है और अगर क्या किया जाना है और क्या किया गया है के बीच व्यापक अंतर है, इस कार्य के कार्यकारी प्रभारी संबंधित कर्मचारी के खिलाफ कार्रवाई कर सकते हैं।

अभी भी नियंत्रण का दूसरा तरीका है और इसे लक्ष्य-आधार बजट या टीबीबी कहा जाता है। इसका मतलब है कि कई संगठनों को अपने लक्ष्यों या उद्देश्यों को निर्धारित करने के लिए कहा जाता है या प्राधिकरण लक्ष्य को ठीक करता है और इसके बाद, लक्ष्यों की पूर्ति के लिए संसाधनों का आवंटन किया जाता है। अवधि के अंत में एक संपूर्ण मूल्यांकन किया जाता है। अमेरिकी प्रशासनिक प्रणाली के कई विभागों में नियंत्रण का टीबीबी तरीका लोकप्रिय है। लेकिन निकोलस हेनरी इसे एक अलग तरीके से सोचते हैं। उनका कहना है कि टीबीबी राजस्व से प्रेरित है और इस लिहाज से टीबीबी एक असामान्य रूप से यथार्थवादी बजट प्रणाली है।

नियंत्रण के साधन:

सरकारी संगठन या सार्वजनिक प्रशासन को विभिन्न तरीकों से नियंत्रित किया जाता है और उनमें से कुछ नीचे दिए गए हैं। संगठन के भीतर एक स्व-नियामक तंत्र मौजूद है जिसे जांच और संतुलन कहा जा सकता है। यहां तक ​​कि एक संगठन के भीतर कई विभाग हैं जो इस तरह से आयोजित किए जाते हैं कि बहुत बार एक विभाग दूसरे के खिलाफ निर्धारित होता है और जैसे कोई भी विभाग स्वतंत्र रूप से कार्य नहीं कर सकता है। इसे चेक और बैलेंस कहा जा सकता है और यह अमेरिकी संवैधानिक प्रणाली की एक विशेषता है।

इलेक्ट्रॉनिक और प्रिंटिंग मीडिया सरकारी विभागों और एजेंसियों की गतिविधियों पर निरंतर सतर्कता बरतते हैं। सार्वजनिक हित में सामान्य सिद्धांत या जोखिम का कोई भी उल्लंघन मीडिया का ध्यान आकर्षित करता है और सार्वजनिक आलोचना सार्वजनिक प्रशासन या संगठन के अधिकार को कार्रवाई करने या एहतियाती उपाय अपनाने के लिए मजबूर करती है। यह किसी भी लोकतंत्र में काफी आम है।

सभी उदार लोकतंत्रों में कई हित समूह और दबाव समूह हैं। एक महत्वपूर्ण कार्य जनता के हितों को देखना और उनकी रक्षा करना है जो उनके प्रति निष्ठा रखते हैं। विशेष रूप से यूएसए और यूके में, बड़ी संख्या में ऐसे समूह मौजूद हैं और उनकी सतर्कता से प्राधिकरण को कोई भी कार्रवाई करने से रोकता है जो किसी भी समूह के हित को नुकसान पहुंचा सकता है।

विधायिका का नियंत्रण भी बहुत प्रभावी है। संसदीय लोकतंत्र में मंत्रालय विधायिका के प्रति जवाबदेह होता है और विधायिका, बदले में, मतदाताओं के प्रति उत्तरदायी होती है। जवाबदेही की यह श्रृंखला सुनिश्चित करती है कि न तो कार्यपालिका (नौकरशाही इसका एक हिस्सा है) और न ही विधायिका सार्वजनिक हितों के खिलाफ जा सकती है।

समय-समय पर हुए चुनावों ने विधायिका को ऐसा कुछ भी नहीं करने के लिए मजबूर किया है जो मतदाताओं के मन में असंतोष पैदा कर सकता है और आने वाले चुनाव में जीतने की संभावना को नुकसान पहुंचा सकता है। यह स्थिति विधायिका को लोक प्रशासन पर नियंत्रण की बेल्ट को कसने के लिए मजबूर करती है। यह संसदीय प्रणालियों में पाई जाने वाली एक सामान्य विशेषता है।

न्यायपालिका का एक नियंत्रण भी है जो बहुत प्रभावी और व्यापक है। कई देशों में, मौलिक अधिकारों की गारंटी देता है और इन अधिकारों का कोई भी संकोचन या उल्लंघन आवश्यक कार्रवाई को आकर्षित कर सकता है जो सजा हो सकती है। न्यायपालिका की यह शक्ति राज्य के सामान्य प्रशासन पर एक स्पष्ट और अपरिहार्य नियंत्रण है। यहां तक ​​कि गैर-सरकारी संगठन भी न्यायिक नियंत्रण से मुक्त नहीं हैं।

विशेष रूप से अमेरिकी प्रशासन प्रणाली, संपूर्ण राजनीतिक प्रणाली पर न्यायिक नियंत्रण बहुत प्रभावी है। संयुक्त राज्य अमेरिका की न्यायपालिका का नियंत्रण कानून की प्रक्रिया के कारण प्रसिद्ध वाक्यांश की याद दिलाता है। इसका अर्थ है कि किसी भी संस्था के सामान्य कार्य का उल्लंघन करने वाले प्राधिकरण के किसी भी कार्य को कानून की अदालत में चुनौती दी जा सकती है।

संवैधानिक ढांचा इतना फंसा हुआ है कि सरकार के प्रशासनिक विभाग अपने स्वयं के सनकी तरीके से जनता के पैसे खर्च नहीं कर सकते हैं। एक ऑडिट विभाग है और लोक प्रशासन द्वारा खर्च किए गए धन का ऑडिट होना चाहिए। प्रत्येक वित्तीय वर्ष के लिए, बजट को विधायिका द्वारा अनुमोदित किया जाता है और किसी भी विभाग को अपनी मर्जी के अनुसार पैसा खर्च करने की स्वतंत्रता नहीं होती है। ऑडिट प्रणाली लोक प्रशासन के प्रत्येक विभाग पर एक श्रृंखला डालती है। यहां तक ​​कि स्थानीय सरकारों और अन्य निकायों को बजट अनुमानों से परे जाने की कोई स्वतंत्रता नहीं है।

जवाबदेही, मुझे लगता है कि लोक प्रशासन को नियंत्रित करने के लिए सबसे शक्तिशाली हथियार है। यह इतना व्यापक है कि हर विभाग-एक तरह से या अन्य- किसी के प्रति जवाबदेह है। नागरिकों और कई अन्य निकायों की सतर्कता सरकार के कामकाज पर सतर्क नजर रखती है।