कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली: सुविधाएँ, लाभ और अन्य विवरण

कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली में आने वाली जरूरतों, सुविधाओं, आवश्यकताओं, फायदे, नुकसान और समस्याओं के बारे में जानने के लिए इस लेख को पढ़ें।

कम्प्यूटरीकृत लेखांकन की आवश्यकता:

कम्प्यूटरीकृत लेखांकन की आवश्यकता व्यापार लेनदेन को संभालने की गति, सटीकता और कम लागत के लाभों से उत्पन्न होती है।

कई लेनदेन:

कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली गति और सटीकता के साथ बड़ी संख्या में लेनदेन करने में सक्षम है।

त्वरित रिपोर्टिंग:

यह अपनी गति और सटीकता के कारण त्वरित और गुणवत्ता की रिपोर्टिंग प्रदान करने में सक्षम है।

कागज के काम में कमी:

मैनुअल अकाउंटिंग सिस्टम को अकाउंटिंग रिकॉर्ड / किताबें, और वाउचर / दस्तावेज रखने के लिए बड़े स्टोरेज स्पेस की आवश्यकता होती है। वाउचर और दस्तावेजों के साथ पुस्तकों और स्टेशनरी और खातों की पुस्तकों की आवश्यकता सीधे कुछ बिंदु से परे लेनदेन की मात्रा पर निर्भर करती है।

खाते की पुस्तकों की बड़ी मात्रा के साथ कागज के काम को कम करने और निकालने की सख्त आवश्यकता है। यह कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली की मदद से प्राप्त किया जा सकता है।

लचीली रिपोर्टिंग:

कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली में रिपोर्टिंग लचीली है। यह किसी भी शेष राशि की आवश्यकता के अनुसार रिपोर्ट करने में सक्षम है और किसी भी अवधि के लिए जो लेखांकन अवधि के भीतर है।

लेखांकन प्रश्न:

लेखांकन प्रश्न हैं, जो कुछ बाहरी मापदंडों पर आधारित हैं। उदाहरण के लिए, कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली में डेटाबेस प्रौद्योगिकी के संरचित क्वेरी भाषा [एसक्यूएल] समर्थन का उपयोग करके ग्राहकों के खातों से संबंधित क्वेरी का उत्तर आसानी से दिया जा सकता है। इस तरह की कवायद मैनुअल अकाउंटिंग सिस्टम में काफी कठिन और महंगी होगी।

ऑनलाइन सुविधा:

कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली वित्तीय रिपोर्ट को उत्पन्न करने और देखने के लिए जानकारी प्राप्त करने और लेनदेन डेटा को संसाधित करने के लिए ऑनलाइन सुविधा प्रदान करती है।

शुद्धता:

उत्पन्न जानकारी और रिपोर्ट निर्णय लेने के लिए सटीक और काफी विश्वसनीय हैं। मैनुअल अकाउंटिंग सिस्टम में, जैसा कि कई लोग काम करते हैं और लेनदेन की मात्रा काफी बड़ी है, ऐसी जानकारी और रिपोर्ट विकृत और अविश्वसनीय और गलत होने की संभावना है।

सुरक्षा:

यह प्रणाली अत्यधिक सुरक्षित है और मैनुअल लेखा प्रणाली की तुलना में डेटा और सूचना को गोपनीय रखा जा सकता है।

अनुमापकता:

व्यापार की मात्रा में वृद्धि के साथ प्रणाली आसानी से सामना कर सकती है। अतिरिक्त वाउचर के भंडारण के लिए केवल अतिरिक्त डेटा ऑपरेटरों की आवश्यकता होती है।

कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली की विशेष विशेषताएं:

1. यह खातों की त्वरित तैयारी की ओर जाता है और समय पर लेखा विवरण और रिकॉर्ड उपलब्ध कराता है।

2. यह लेखांकन कार्य और रिकॉर्ड पर नियंत्रण सुनिश्चित करता है।

3. कम्प्यूटरीकृत लेखांकन में त्रुटियां और गलतियाँ न्यूनतम होंगी।

4. एकसमान लेखा विवरणों और अभिलेखों का रखरखाव संभव है।

5. लेखांकन जानकारी का आसान उपयोग और संदर्भ संभव है।

6. खातों को बनाए रखने में लचीलापन संभव है।

7. इसमें कम लिपिकीय कार्य शामिल हैं और यह बहुत साफ और अधिक सटीक है।

8. यह व्यवसाय की वर्तमान और भविष्य की जरूरतों को पूरा करता है।

9. यह वास्तविक समय की व्यापक एमआईएस रिपोर्ट तैयार करता है और तुरंत पूर्ण और महत्वपूर्ण जानकारी तक पहुंच सुनिश्चित करता है।

कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली की आवश्यकताएँ:

लेखा ढाँचा:

लेखांकन सिद्धांतों, कोडिंग और समूहन संरचना के संदर्भ में एक अच्छा लेखांकन ढांचा एक पूर्व शर्त है। यह कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली का अनुप्रयोग वातावरण है।

परिचालन प्रक्रिया:

कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली के साथ काम करने के लिए उपयुक्त ऑपरेटिंग वातावरण के साथ मिश्रित एक अच्छी तरह से कल्पना और डिजाइन की गई संचालन प्रक्रिया आवश्यक है। कंप्यूटर अकाउंटिंग डेटाबेस-उन्मुख अनुप्रयोगों में से एक है, जिसमें लेनदेन डेटा को सुव्यवस्थित डेटाबेस में संग्रहीत किया जाता है।

उपयोगकर्ता आवश्यक इंटरफ़ेस का उपयोग करके ऐसे डेटाबेस पर काम करता है। और वह आवश्यक डेटा को सूचना में संग्रहीत डेटा के उपयुक्त परिवर्तनों द्वारा लेता है। इसलिए, इसमें कंप्यूटर में किसी भी डेटाबेस-उन्मुख अनुप्रयोग की सभी बुनियादी आवश्यकताएं शामिल हैं।

कम्प्यूटरीकृत लेखांकन के लाभ:

1. बेहतर गुणवत्ता वाले काम:

कंप्यूटर के उपयोग के साथ तैयार किए गए खाते आमतौर पर एकसमान, साफ-सुथरे, सटीक और मैनुअल जॉब से अधिक सुपाठ्य होते हैं।

2. कम परिचालन लागत:

कंप्यूटर एक श्रम और समय की बचत है। इसलिए, कंप्यूटर की मदद से काम की मात्रा अर्थव्यवस्था में परिणाम और परिचालन लागत कम होती है।

3. बेहतर दक्षता:

कंप्यूटर रिकॉर्ड और लेखा तैयार करने में गति और सटीकता लाता है और इस प्रकार, कर्मचारियों की दक्षता में वृद्धि करता है।

4. बेहतर नियंत्रण की सुविधा:

प्रबंधन के दृष्टिकोण से, अधिक नियंत्रण संभव है और लेखांकन में कंप्यूटर के उपयोग के साथ अधिक जानकारी उपलब्ध हो सकती है। यह लेखांकन कार्य में कुशल प्रदर्शन सुनिश्चित करता है।

5. ग्रेटर सटीकता:

कम्प्यूटरीकृत लेखांकन लेखांकन रिकॉर्ड और बयानों में सटीकता सुनिश्चित करता है। यह लिपिकीय त्रुटियों और चूक को रोकता है।

6. नीरसता से छुटकारा:

कम्प्यूटरीकृत लेखांकन दोहराए जाने वाले लेखांकन कार्यों को करने की एकरसता को कम करता है, जो थकाऊ और समय लेने वाले होते हैं।

7. मानकीकरण की सुविधा:

कम्प्यूटरीकृत लेखांकन लेखांकन दिनचर्या और प्रक्रियाओं के मानकीकरण की सुविधा प्रदान करता है। इसलिए, लेखांकन में मानकीकरण सुनिश्चित किया जाता है।

8. गणितीय त्रुटियों को कम करना:

कंप्यूटर के साथ गणित करते समय, त्रुटियों को लगभग समाप्त कर दिया जाता है जब तक कि डेटा को पहले उदाहरण में अनुचित रूप से दर्ज नहीं किया जाता है।

कम्प्यूटरीकृत लेखांकन के नुकसान:

1. जनशक्ति में कमी:

लेखांकन कार्य में कंप्यूटरों की शुरूआत एक संगठन में कर्मचारियों की संख्या को कम करती है। इस प्रकार, यह बेरोजगारी की अधिक मात्रा की ओर जाता है।

2. उच्च लागत:

एक छोटी सी फर्म अपनी उच्च स्थापना और रखरखाव लागत के कारण कंप्यूटर लेखा प्रणाली स्थापित नहीं कर सकती है। अधिक किफायती होने के लिए बड़ी मात्रा में काम होना चाहिए। यदि प्रणाली का उपयोग इसकी पूर्ण क्षमता के लिए नहीं किया जाता है, तो यह अत्यधिक अनैतिक होगा।

3. विशेष कौशल की आवश्यकता:

कंप्यूटर सिस्टम अत्यधिक विशिष्ट ऑपरेटरों के लिए कहता है। ऐसे कुशल कर्मियों की उपलब्धता बहुत कम है और बहुत महंगी है।

4. अन्य समस्याएं:

बार-बार मरम्मत और बिजली की विफलता लेखांकन के काम को बहुत प्रभावित कर सकती है। कंप्यूटर वायरस से ग्रस्त हैं। अक्सर समय के लोग मान लेंगे कि कंप्यूटर सही तरीके से काम कर रहा है और समस्याएं लंबे समय तक अनियंत्रित रहेंगी।

कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली में समस्याओं का सामना:

1. उपयोगकर्ता प्रशिक्षण:

उपयोगकर्ता, कंप्यूटर अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने के लिए, सॉफ़्टवेयर की अवधारणाओं को समझने की आवश्यकता है। इसलिए, उसे उचित प्रशिक्षण से गुजरना चाहिए। एक कंप्यूटर ऑपरेटर को ऑपरेटिंग सिस्टम सॉफ्टवेयर [जैसे विंडोज / डॉस] और अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर के साथ काम करते हुए कंप्यूटर की मूल बातें, सॉफ्टवेयर की अवधारणाएं सीखनी चाहिए।

2. प्रणाली निर्भरता:

कंप्यूटर समाधान का उपयोग करना उपयोगकर्ता को कंप्यूटर सिस्टम पर पूरी तरह से निर्भर करता है और हर समय कंप्यूटर की उपलब्धता की आवश्यकता है। यदि सिस्टम उपलब्ध नहीं है [हार्डवेयर विफलता या बिजली कटौती के कारण], तो खातों को सत्यापित करना मुश्किल होगा।

3. हार्डवेयर आवश्यकताएँ:

कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली को संचालित करने के लिए प्रिंटर के साथ एक पूर्ण कंप्यूटर प्रणाली की आवश्यकता होती है। अधिकांश छोटे संगठन आवश्यक सॉफ्टवेयर के साथ ऐसी सुविधा नहीं दे सकते।

4. सिस्टम विफलता:

जब सिस्टम क्रैश [हार्ड डिस्क क्रैश] होता है, तो हार्ड डिस्क ड्राइव पर उपलब्ध डेटा को किसी भी समय खोने का उच्च जोखिम होता है। यह अत्यधिक दर्दनाक होगा, यदि समस्या वित्तीय वर्ष के अंत में होती है, जब वित्तीय विवरण तैयार होने चाहिए।

5. बैकअप और प्रिंट:

डेटा का बैकअप नियमित रूप से किया जाना चाहिए ताकि जब डेटा खो जाए, तो इसे फ्लॉपीज़ [बैकअप] से पुनर्स्थापित किया जा सके। सिस्टम जानकारी का नियमित प्रिंट आउट मैनुअल रिकॉर्ड के रूप में उपयोगी होगा।

6. वाउचर प्रबंधन:

लेखांकन सॉफ्टवेयर डेटा के आसान परिवर्तन की अनुमति देता है। यदि वाउचर को गलत तरीके से गलत सिर में रखा जाता है, तो वाउचर को छांटना और वापस लाना बहुत मुश्किल होगा। एक अच्छा वाउचर प्रबंधन बहुत आवश्यक है।

7. सुरक्षा:

अतिरिक्त सुरक्षा प्रदान करनी होगी क्योंकि सिस्टम [हार्डवेयर / सॉफ्टवेयर] का अनुचित संचालन खतरनाक हो सकता है। पासवर्ड, ताले, आदि को सेट करना होगा ताकि कोई भी अनधिकृत व्यक्ति सिस्टम को न संभाल सके।