एक व्यावसायिक संगठन के भीतर संचार प्रक्रिया

संचार प्रक्रिया में प्रेषक, एक चयनित चैनल और रिसीवर के माध्यम से संदेश का प्रसारण शामिल है। यद्यपि संचार की प्रक्रिया इन तत्वों के कुल योग से अधिक है, उन्हें समझने में मदद मिल सकती है कि क्या होता है जब एक व्यक्ति दूसरों को एक विचार व्यक्त करने की कोशिश करता है।

1. प्रेषक:

संचार की प्रक्रिया एक प्रेषक के साथ शुरू होती है, जो व्यक्ति एक संदेश प्रसारित करता है। शाखा प्रबंधक ने नई उत्पाद लाइनों को बिक्री बल को समझाते हुए, एक कंप्यूटर प्रोग्रामर ने एक सहकर्मी को एक नया कार्यक्रम समझाते हुए, लेखाकार को अपनी बेहतर रिपोर्ट देने के लिए सभी संचार के प्रेषक हैं।

2. संदेश:

एक संदेश किसी भी संकेत है जो एक रिसीवर की प्रतिक्रिया को ट्रिगर करता है। संदेश मौखिक (लिखित या बोली जाने वाली) या गैर-मौखिक हो सकते हैं (जैसे कि उपस्थिति, शरीर की भाषा, मौन, आवाज़, जम्हाई, आहें आदि)

3. एन्कोडिंग:

प्रेषक को एक अंतरराष्ट्रीय संदेश भेजने के लिए कुछ शब्द या गैर-मौखिक तरीके चुनना चाहिए। इस गतिविधि को एन्कोडिंग कहा जाता है। किसी संदेश को एन्कोडिंग करते समय, किसी को इस बात पर विचार करने की आवश्यकता होती है कि किस सामग्री को शामिल करना है, रिसीवर इसकी व्याख्या कैसे करेगा और यह किसी के रिश्ते को कैसे प्रभावित कर सकता है।

एक सरल "आभारी" संदेश अपेक्षाकृत आसान होगा। इसके विपरीत, रु। के 200 कर्मचारियों को वेतन कटौती या इंजीनियरिंग योजनाओं पर बोली लगाने के बारे में सूचित करने के लिए रु। 50 करोड़ के औद्योगिक भवन में बहुत अधिक जटिल, सावधानीपूर्वक नियोजित संदेशों की आवश्यकता होगी।

4. चैनल:

आप अपना संदेश कैसे भेजेंगे?

क्या इसे रिसीवर की स्क्रीन पर या मुद्रित शब्द के माध्यम से या कागज पर ग्राफिक प्रतीक के माध्यम से, या ध्वनि के माध्यम से पढ़ने के लिए इलेक्ट्रॉनिक वर्ड प्रोसेसिंग सिस्टम के माध्यम से भेजा जाना चाहिए?

संक्षेप में, किसी को लिखना चाहिए या बोलना चाहिए?

चैनल या माध्यम (लिखित या मौखिक) की पसंद प्रेषक और रिसीवर के बीच अंतर्संबंधों से प्रभावित होती है। यह संदेश भेजे जाने की तात्कालिकता पर भी निर्भर करता है। इसके अलावा, कोई ऐसे कारकों पर विचार कर सकता है जैसे महत्व, प्राप्तियों की संख्या, लागत और जानकारी की मात्रा।

आम तौर पर, यह देखा गया है कि यदि संदेश को तत्काल उत्तर की आवश्यकता होती है, तो एक मौखिक चैनल बेहतर विकल्प हो सकता है। लेकिन अगर संदेश में जटिल विवरण और आंकड़े हैं या यदि इसके विषय में भविष्य के संदर्भ के लिए फाइलिंग की आवश्यकता है, तो एक लिखित संचार आवश्यक है। इसके अलावा, चाहे आपका संदेश रिसीवर आपके संगठन के अंदर या बाहर हो, माध्यम की आपकी पसंद को प्रभावित करता है।

आंतरिक संचार के लिए, लिखित मीडिया मेमो, रिपोर्ट, बुलेटिन, नौकरी विवरण, पोस्टर, कर्मचारी मैनुअल या इलेक्ट्रॉनिक बुलेटिन बोर्ड भी हो सकता है। मौखिक संचार स्टाफ मीटिंग रिपोर्ट, आमने-सामने चर्चा, भाषण, ऑडियो टेप, टेलीफोन चैट, टेलीकांफ्रेंस या यहां तक ​​कि वीडियो टेप हो सकता है। एक अन्य मौखिक चैनल, हालांकि प्रेषक द्वारा अनियोजित, 'अंगूर' है, जिसके माध्यम से समाचार और अफवाहें अक्सर जल्दी से यात्रा करती हैं।

बाहरी लिखित संचार माध्यम, पत्र, रिपोर्ट, प्रस्ताव, टेलीग्राम, फैक्स, इलेक्ट्रॉनिक मेल, टेलेक्स, पोस्टकार्ड, कॉन्ट्रैक्ट, विज्ञापन, ब्रोशर, कैटलॉग, समाचार विज्ञप्ति आदि हो सकते हैं। आप मौखिक रूप से आमने-सामने संवाद कर सकते हैं, टेलीफोन द्वारा, या एकल या पैनल स्थितियों में भाषण व्यक्तिगत रूप से समूहों से पहले या टेलीकांफ्रेंस, वीडियो कॉन्फ्रेंस या टीवी के माध्यम से।

5. रिसीवर:

एक रिसीवर कोई भी व्यक्ति है जो नोटिस करता है और संदेश को कुछ अर्थ देता है। सर्वोत्तम परिस्थितियों में, कोई संदेश बिना किसी समस्या के अपने इच्छित रिसीवर तक पहुँच जाता है। व्यापार की भ्रामक और अपूर्ण दुनिया में, हालांकि, कई समस्याएं हो सकती हैं। संदेश कभी भी रिसीवर को नहीं मिल सकता है।

इसे भेजा जा सकता है, लेकिन प्राप्तकर्ता के डेस्क पर फाइलों के पहाड़ के नीचे दब जाता है। यदि संदेश मौखिक है, तो श्रोता इसे भूल सकते हैं। इससे भी बदतर, एक रिसीवर के लिए एक संदेश किसी अन्य व्यक्ति द्वारा इंटरसेप्ट किया जा सकता है या आपका सहकर्मी आपके दोस्ताना मजाक को आपत्तिजनक तरीके से ले सकता है। इसी तरह, आपके बॉस के सुझाव को आपके द्वारा एक आदेश के रूप में लिया जा सकता है, उदाहरण के लिए, एक प्रतियोगी ग्राहक के लिए आपके पत्राचार की एक प्रति देख सकता है।

6. डिकोडिंग:

भले ही संदेश अपने इच्छित रिसीवर तक बरकरार हो, लेकिन इस बात की कोई गारंटी नहीं है कि इसे प्रेषक का इरादा समझा जाएगा। रिसीवर को अभी भी शब्दों या प्रतीकों के अर्थ को संलग्न करना चाहिए। यह ध्यान दिया जा सकता है कि डिकोडिंग हमेशा सटीक नहीं होती है। यह व्यक्तिगत अनुभवों पर निर्भर करता है।

समस्या यह है कि हम सभी को प्रेषक द्वारा चुने गए विषय या प्रतीकों के साथ समान अनुभव नहीं है। भारत के भीतर भी, दृष्टिकोण, क्षमता, राय, संचार कौशल और सांस्कृतिक रीति-रिवाज अलग-अलग हैं। और अगर भारत और जापान, दो अलग-अलग देशों के लोगों के बीच संचार होता है, तो समस्याएं बढ़ जाती हैं। गलत व्याख्या की अधिक संभावना है; व्यक्तिगत पूर्वाग्रह हस्तक्षेप कर सकते हैं, क्योंकि प्रत्येक रिसीवर अपने स्वयं के रिसेप्टर तंत्र में प्रेषक के विचार के इच्छित अर्थ को समझने की कोशिश करता है।

7. प्रतिक्रिया:

अंत में, रिसीवर प्रेषक द्वारा भेजे गए संचार पर प्रतिक्रिया या प्रतिक्रिया करता है। प्रतिक्रिया भेजे गए प्रतीकों की स्पष्ट व्याख्या पर आधारित हो सकती है या यह भेजे गए प्रतीकों की गलतफहमी या गलत व्याख्या पर आधारित हो सकती है। किसी प्रेषक को किसी रिसीवर की प्रतिक्रिया जो भी हो, उसे प्रतिक्रिया कहा जाता है। कुछ प्रतिक्रिया गैर-मौखिक मुस्कुराहट, उच्छ्वास, उलाहना आदि हैं।

कभी-कभी यह मौखिक होता है, जब आप किसी सहकर्मी के विचारों पर प्रश्नों या टिप्पणियों के साथ प्रतिक्रिया करते हैं। फीडबैक भी लिखा जा सकता है, जब आप एक सहकर्मी के मेमो का जवाब देते हैं। कई मामलों में, कोई संदेश भी एक प्रतिक्रिया नहीं हो सकता है।

पत्र का जवाब देने या फोन कॉल वापस करने में विफलता यह सुझाव दे सकती है कि प्रेषक के बारे में गैर-संचारी व्यक्ति कैसा महसूस करता है। प्रतिक्रिया संचार प्रक्रिया का एक महत्वपूर्ण घटक है, क्योंकि अंततः संचार की सफलता या विफलता का निर्णय हमें प्राप्त होने वाली प्रतिक्रिया से होता है।