समितियाँ: अर्थ, आवश्यकता, प्रकार, लाभ और कमजोरी

समितियाँ: अर्थ, आवश्यकता, प्रकार, लाभ और कमजोरी!

अर्थ:

निर्णय लेने के लिए कई व्यक्ति एक साथ आ सकते हैं, कार्रवाई का एक कोर्स तय कर सकते हैं, कुछ मामलों पर लाइन अधिकारियों को सलाह दे सकते हैं, यह संगठन का एक समिति रूप है। यह सामूहिक सोच, कॉर्पोरेट निर्णय और सामान्य निर्णय की एक विधि है। एक समिति को कुछ प्रबंधकीय कार्य या कुछ सलाहकार या खोजपूर्ण सेवा सौंपी जा सकती है। एक समिति एक अलग प्रकार का संगठन नहीं है। लेकिन यह व्यवसाय योजना और निष्पादन में सलाह और मार्गदर्शन के लिए विभागों या समूहों को संलग्न करने की एक विधि है। निर्णय लेने की प्रक्रिया को सुविधाजनक बनाने के लिए सक्षम और इच्छुक व्यक्तियों के एक समूह ने अपने विचार रखे।

कभी-कभी महत्वपूर्ण निर्णय लेने के लिए अन्य व्यक्तियों की राय लेने की आवश्यकता होती है। विचार-विमर्श और चर्चाओं के माध्यम से विभिन्न व्यक्तियों की सोच को एक साथ रखा गया है और सामान्य निर्णय लिए गए हैं। सामूहिक जानकारी और विश्लेषण के कारण, समितियों को जटिल समस्याओं के समाधान के साथ आने की अधिक संभावना है। संगठनों की वृद्धि के साथ समिति की आवश्यकता अधिक है।

समितियों की आवश्यकता:

समितियों का मुख्य कारण प्रशासनिक मामलों पर सामान्य निर्णय को सुरक्षित करना है।

समितियाँ निम्नलिखित कारणों से स्थापित की जाती हैं:

1. समितियाँ संगठनात्मक सदस्यों के बीच विचारों के आदान-प्रदान के लिए एक मंच प्रदान करती हैं।

2. सदस्यों के बीच विचारों का आदान-प्रदान कुछ सुझाव और सिफारिशें उत्पन्न कर सकता है जो संगठन के लिए उपयोगी हो सकते हैं।

3. वर्तमान समस्याओं पर उचित चर्चा हो सकती है और समाधान खोजने के प्रयास किए जाते हैं।

4. संगठनात्मक नीतियों को स्थापित करने और विकसित करने में समितियों की भी आवश्यकता हो सकती है।

समितियों के प्रकार:

विभिन्न समितियों का गठन विभिन्न विचारों और उद्देश्यों के साथ किया जा सकता है। कुछ समितियाँ केवल सलाहकार हो सकती हैं जबकि कुछ प्रबंधकीय कार्य कर सकती हैं।

समितियों के निम्नलिखित प्रकार हो सकते हैं:

1. औपचारिक और अनौपचारिक समितियां:

यदि एक संगठन के ढांचे के एक भाग के रूप में एक समिति बनाई जाती है और कुछ कर्तव्यों और प्राधिकरण को सौंप दिया जाता है, तो यह एक औपचारिक समिति है। कुछ समस्या से निपटने के लिए एक अनौपचारिक समिति का गठन किया जा सकता है। एक प्रबंधक किसी समस्या का विश्लेषण करने और एक उपयुक्त समाधान सुझाने में उसकी मदद करने के लिए कुछ विशेषज्ञों को बुला सकता है। मुख्य कार्यकारी कुछ समस्याओं के समाधान का पता लगाने के लिए विभागीय प्रमुखों और कुछ विशेषज्ञों की बैठक बुला सकते हैं। दोनों मामलों में यह एक अनौपचारिक समिति का मामला है।

2. सलाहकार समितियाँ:

ये कुछ मुद्दों पर लाइन प्रमुखों की सलाह देने वाली समितियाँ हैं। लाइन अधिकारी सलाह के लिए कुछ समस्याओं या मुद्दों को एक समिति के पास भेज सकते हैं। समिति समस्या के बारे में जानकारी एकत्र करेगी और उसी के लिए समाधान सुझाएगी। लाइन अधिकारियों के पास सलाहकार समितियों के सुझावों को स्वीकार करने, संशोधित करने या अस्वीकार करने की शक्तियां हैं। इन समितियों के पास कोई प्रबंधकीय शक्तियां नहीं हैं और वे लाइन अधिकारियों पर अपने विचार नहीं रख सकते हैं।

3. लाइन समितियां:

प्रबंधकीय शक्तियों के साथ समितियां हो सकती हैं। एक व्यक्ति को एक काम देने के बजाय इसे कई अधिकारियों को सौंपा जा सकता है। प्रशासनिक शक्तियाँ रखने वाली समितियों को लाइन या बहुवचन समितियाँ कहा जाता है। रेखा समितियाँ कंपनी की नीतियों और कार्यक्रमों की योजना बनाने और इन योजनाओं की पूर्ति के लिए प्रयासों के आयोजन आदि में मदद करती हैं। ये समितियाँ संगठनात्मक लक्ष्यों की प्राप्ति के लिए कर्मचारियों की गतिविधियों को निर्देशित और नियंत्रित भी करती हैं।

संगठन के समिति गठन के लाभ :

संगठन के समिति रूप में निम्नलिखित फायदे हैं:

1. राय की पूलिंग:

समितियों के सदस्य विभिन्न पृष्ठभूमि और विशेषज्ञता के क्षेत्रों से आते हैं और अलग-अलग दृष्टिकोण और मूल्य रखते हैं। जब विभिन्न क्षमताओं वाले व्यक्ति एक साथ बैठते हैं और एक समस्या पर चर्चा करते हैं, तो मामले के विभिन्न पहलुओं पर प्रकाश डाला जाता है और पेशेवरों और विपक्षों का मूल्यांकन किया जाता है। पूलित राय समस्या का यथार्थवादी दृष्टिकोण लेने में मदद करेगी।

2. बेहतर समन्वय:

संगठन का समिति रूप संगठन के विभिन्न क्षेत्रों के बीच अधिक समन्वय लाता है जब विभिन्न विभागों के प्रतिनिधि एक साथ बैठते हैं; वे दूसरों के सामने आने वाली कठिनाइयों को समझते हैं और उनकी सराहना करते हैं। इस प्रकार की फ्रैंक चर्चा विभिन्न विभागों के लक्ष्यों को तय करने में मदद करती है और इस प्रकार के निर्णय लेने के माध्यम से बेहतर समन्वय प्राप्त होता है।

3. दृश्यों का संतुलन:

इस प्रकार का संगठन विभिन्न व्यक्तियों द्वारा व्यक्त किए गए विचारों को संतुलित करने में मदद करता है। विभिन्न विभागों की समस्याओं के अंतर निर्भर चरित्र की अनदेखी करके अपने स्वयं के विभाग के पहलुओं पर जोर देने की प्रवृत्ति है। इस तरह की बैठकों में व्यक्त विचारों को ध्यान में रखते हुए एक समिति समस्या के बारे में सहमति व्यक्त करने में मदद करती है।

4. प्रेरणा:

समितियों में प्रबंधकों के साथ-साथ अधीनस्थ भी होते हैं। अधीनस्थों के विचारों को मान्यता और महत्व दिया जाता है। यह उन्हें प्रोत्साहन देता है और निर्णय लेने की प्रक्रिया के अभिन्न अंग के रूप में महसूस करता है। ऐसी समितियाँ अधीनस्थों का मनोबल बढ़ाती हैं और उन्हें अपने प्रदर्शन में सुधार लाने के लिए प्रेरित करती हैं।

5. बिजली का फैलाव:

कुछ व्यक्तियों में शक्ति की एकाग्रता से अधिकार का दुरुपयोग और गलत निर्णय हो सकते हैं। समिति के सदस्यों के बीच शक्तियों का प्रसार करके इस समस्या को हल किया जा सकता है।

6. निर्णय की बेहतर स्वीकृति:

समितियों द्वारा लिए गए निर्णय अधीनस्थों द्वारा बेहतर स्वीकार किए जाते हैं। किसी व्यक्ति के निर्णय निरंकुश हो सकते हैं जबकि समितियाँ संगठन के व्यापक परिप्रेक्ष्य में निर्णय लेती हैं। चूंकि समितियों में लोगों के विभिन्न रंगों का प्रतिनिधित्व किया जाता है, इसलिए इन फैसलों को बेहतर तरीके से स्वीकार किया जाता है।

7. बेहतर संचार:

यह आपसी हित के मामलों पर चर्चा करने और कुछ निष्कर्षों तक पहुंचने के लिए बेहतर रूप है। इन निर्णयों को समिति के सदस्यों के माध्यम से अधीनस्थों को ठीक से बताया जा सकता है। सदस्य सही और प्रामाणिक जानकारी प्रसारित करेंगे और उन निर्णयों को लेने की पृष्ठभूमि भी बताएंगे।

8. कार्यकारी प्रशिक्षण:

समितियां प्रशिक्षण अधिकारियों के लिए एक अच्छा मंच प्रदान करती हैं। वे बातचीत, समूह की गतिशीलता और मानवीय संबंधों के मूल्य सीखते हैं। वे विभिन्न दृष्टिकोणों के संपर्क में हैं और निर्णय लेने और संगठनात्मक समस्याओं को हल करने की कला सीखते हैं।

संगठन की समिति के रूप की कमजोरी:

संगठन का यह रूप निम्नलिखित कमजोरियों से ग्रस्त है:

1. विलंब:

संगठन की समिति के गठन का मुख्य दोष निर्णय लेने में देरी है। कई लोग बैठकों में अपने विचार व्यक्त करते हैं और एक निर्णय पर पहुंचने में बहुत समय लगता है। समिति की बैठकों के निर्धारण में भी समय लगता है। एक एजेंडा जारी किया जाता है और बैठक के लिए एक सुविधाजनक तारीख तय की जाती है। निर्णय लेने की प्रक्रिया बहुत धीमी है और निर्णय में देरी के कारण कई व्यावसायिक अवसर खो सकते हैं।

2. समझौता:

आम तौर पर, सर्वसम्मति से निर्णय लेने की कोशिश की जाती है। व्यू प्वाइंट बहुमत को समिति के सर्वसम्मत निर्णय के रूप में लिया जाता है। अल्पसंख्यक की सोच वैध हो सकती है, लेकिन इसे एकल होने के लिए पीछा नहीं किया जा सकता है। वे एक डर की वजह से एक इष्टतम समाधान से कम स्वीकार कर सकते हैं कि अगर उनका समाधान गलत साबित होता है तो उन्हें इसके लिए दोषी ठहराया जाएगा।

3. कोई जवाबदेही नहीं:

इन निर्णयों के खराब होने पर कोई व्यक्तिगत जवाबदेही तय नहीं की जा सकती है। समिति का प्रत्येक सदस्य यह कहकर अपना बचाव करने की कोशिश करता है कि उसने एक अलग समाधान सुझाया। अगर जवाबदेही तय नहीं है तो यह संगठन की कमजोरी है।

4. कुछ सदस्यों द्वारा वर्चस्व:

कुछ सदस्य समिति की बैठकों में हावी होने की कोशिश करते हैं। वे दूसरों पर अपना दृष्टिकोण दिखाने की कोशिश करते हैं। कुछ सदस्यों की आक्रामकता उनके साथ बहुमत लेने में मदद करती है और अल्पसंख्यक दृष्टिकोण की अनदेखी की जाती है। इस प्रकार का निर्णय संगठन के हित में नहीं है।

5. तनावपूर्ण संबंध:

कभी-कभी समिति के सदस्यों या अन्य लोगों के बीच संबंध तनावपूर्ण हो जाते हैं। अगर कुछ सदस्य कुछ मुद्दों पर अलग-अलग रुख अपनाते हैं, तो कुछ नाराज महसूस कर सकते हैं। मामले में अन्य व्यक्तियों के विषय में कुछ मुद्दों पर एक समिति में चर्चा की जाती है और सदस्यों द्वारा उन व्यक्तियों द्वारा पसंद नहीं किए जाने वाले स्टैंड को रद्द किया जा सकता है। बैठकों में चर्चा आम तौर पर अन्य कर्मचारियों के लिए लीक हो जाती है। कुछ अप्रिय निर्णय उन लोगों द्वारा पसंद नहीं किए जा सकते हैं जो प्रतिकूल रूप से प्रभावित होते हैं। यह न केवल काम पर, बल्कि व्यक्तिगत स्तर पर भी कर्मचारियों के संबंधों को प्रभावित करता है।

6. प्रभावशीलता का अभाव:

सभी क्षेत्रों में समितियों की भूमिका प्रभावी नहीं है। समितियां उपयोगी हो सकती हैं जहां शिकायत निवारण या अंतर वैयक्तिक विभागीय मामले चिंतित हैं। समितियाँ प्रभावी नहीं हो सकती हैं जहाँ नीतियों को तैयार किया जाना है और त्वरित निर्णयों की आवश्यकता है। इन मामलों में व्यक्तिगत पहल अधिक प्रभावी होगी। इसलिए समितियों की एक सीमित भूमिका है।