एक अच्छी लेखा सूचना प्रणाली की विशेषता विशेषताएं

लेखांकन सूचना प्रणाली की कुछ मुख्य विशेषताएं इस प्रकार हैं:

लेखांकन सूचना प्रणाली को सिस्टम विश्लेषण और डिजाइन की प्रक्रिया में चरणों का वर्णन करने के लिए चुना गया है क्योंकि यह प्रणाली किसी भी उद्यम में सबसे अधिक उपयोग की जाने वाली सूचना प्रणाली में से एक है। लेखा सूचना प्रणाली शायद पहले अनुप्रयोगों में से एक है जिसके लिए आईटी अवसंरचना एक व्यावसायिक उद्यम में बनाई गई है।

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लेखांकन, सूचना के उपयोगकर्ताओं द्वारा सूचित निर्णयों और निर्णयों को अनुमति देने के लिए आर्थिक जानकारी की पहचान करने, मापने और संचार करने की प्रक्रिया है।

लेखा सूचना प्रणाली एक लेन-देन आधारित सूचना प्रणाली है क्योंकि यह उद्यम में होने वाली आर्थिक घटनाओं से संबंधित है। इन आर्थिक घटनाओं में से अधिकांश व्यवसाय उद्यम के दिन-प्रतिदिन के संचालन के दौरान होती हैं।

पूर्व में, लेखा सूचना प्रणाली मुख्य रूप से वैधानिक निकायों जैसे कि कर अधिकारियों, नियामक अधिकारियों और निवेशकों को रिपोर्ट करने के लिए डिज़ाइन की गई थी। प्रबंधकीय निर्णय लेने की सूचना की जरूरतों को पूरा करने के लिए बहुत कम जानकारी उत्पन्न की गई थी। लेखांकन जानकारी का ध्यान बदल गया है। यह प्रबंधकीय निर्णय लेने की प्रक्रिया में उपयोग के लिए सूचना के उत्पादन पर अधिक ध्यान केंद्रित करता है।

नैश के अनुसार, एक लेखांकन सूचना प्रणाली निम्नलिखित उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए डिज़ाइन की गई है:

1. किसी संगठन की वैधानिक रिपोर्टिंग आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए,

2. विभिन्न उपयोगकर्ताओं को विश्वसनीय लेखा जानकारी प्रदान करने के लिए, और

3. लेखांकन डेटा के दुरुपयोग या स्वयं सिस्टम से उपजे संभावित जोखिमों से संगठन की रक्षा करना।

लेखांकन सूचना प्रणाली की मुख्य विशेषता विशेषताएं हैं:

(ए) लेखांकन सूचना प्रणाली लेनदेन से संबंधित है जो वित्तीय प्रकृति के हैं और पैसे के संदर्भ में व्यक्त किए जा सकते हैं।

(बी) लेखा सूचना प्रणाली बाहरी और आंतरिक दोनों उपयोगकर्ताओं की सूचना की जरूरत को पूरा करती है। बाहरी उपयोगकर्ताओं में ग्राहक, विक्रेता, शेयरधारक, निवेशक, वैधानिक प्राधिकरण, स्टॉक एक्सचेंज, व्यापार संवर्धन निकाय आदि शामिल हैं।

आंतरिक उपयोगकर्ता विभिन्न स्तरों पर प्रबंधक हैं जो योजना और नियंत्रण दोनों के लिए लेखांकन जानकारी का उपयोग करते हैं। चूंकि लोगों के विभिन्न समूह लेखांकन जानकारी में रुचि रखते हैं, इसलिए जानकारी में निरंतरता सुनिश्चित करने के लिए लेखांकन शर्तों के लिए मानक परिभाषा का उपयोग करना आवश्यक है।

(c) यह काफी सरल और अच्छी तरह से संरचित सूचना प्रणाली है। लेखांकन डेटा के प्रसंस्करण में शामिल सिद्धांतों और प्रक्रियाओं को पेशेवर निकायों द्वारा परिभाषित किया गया है। बाहरी उपयोग के लिए सामग्री और जानकारी का प्रारूप कई वैधानिक निकायों द्वारा निर्धारित किया गया है।

ये वैधानिक निकाय ग्राहकों, निवेशकों, विक्रेताओं और आम जनता के हितों की रक्षा करना है। लेखांकन रिकॉर्ड में निहित जानकारी कानून द्वारा मान्यता प्राप्त है और इस तरह के रिकॉर्ड को विवाद के मामले में कानून की अदालत में सबूत के रूप में माना जाता है।

(d) लेखांकन सूचना प्रणाली मुख्य रूप से ऐतिहासिक डेटा का उपयोग करती है, लेकिन बजट और पूर्वानुमान के रूप में भविष्य के डेटा को भी शामिल कर सकती है।

(e) डेटा का स्रोत मुख्य रूप से उद्यम के लिए आंतरिक है और इस प्रकार, डेटाबेस अच्छी तरह से परिभाषित और एकीकृत, और नियंत्रित होते हैं।

लेखांकन सूचनाओं के सेट का उपयोग विभिन्न उपयोगकर्ताओं द्वारा विभिन्न अभिविन्यासों और उद्देश्यों के साथ किया जाता है। उदाहरण के लिए, वित्तीय विवरणों का उपयोग शेयरधारकों द्वारा उद्यम की लाभप्रदता का आकलन करने के लिए किया जाता है। वित्तीय विवरणों का एक ही सेट ऋणदाता द्वारा उद्यम की ऋण चुकौती क्षमता का आकलन करने के लिए उपयोग किया जाता है।

(च) लेखा सूचना प्रणाली सुरक्षा के जोखिम के अधिक से अधिक डिग्री के अधीन हैं और कंप्यूटर अपराधों के लिए अधिक प्रवण हैं। इसलिए, लेखांकन सूचना प्रणाली पर अधिक नियंत्रण की आवश्यकता है।