बहीखाता प्रणाली: सिंगल एंट्री और डबल एंट्री सिस्टम

1. सिंगल एंट्री सिस्टम:

एकल प्रविष्टि प्रणाली वास्तव में एक प्रणाली नहीं है क्योंकि कुछ मामलों में रिकॉर्ड एकतरफा हो सकता है; और कुछ अन्य मामलों में कोई भी रिकॉर्ड नहीं रखा गया है। इसे रिकॉर्डिंग लेनदेन की अपूर्ण प्रणाली कहना अधिक उचित है।

हर लेनदेन के दोहरे प्रभाव को नजरअंदाज किया जाता है और केवल आपूर्तिकर्ताओं और ग्राहकों और नकद खाते से संबंधित खाते पाए जाते हैं। इस प्रकार, व्यापार लेनदेन को रिकॉर्ड करने के लिए सिस्टम अधूरा, गलत और अवैज्ञानिक प्रणाली है।

2. डबल एंट्री सिस्टम:

लेखांकन की आधुनिक प्रणाली उस पर आधारित है जिसे दोहरे प्रविष्टि सिद्धांत के रूप में जाना जाता है। यह पुस्तक-रख-रखाव की उस प्रणाली को संदर्भित करता है जहाँ प्रत्येक लेन-देन को उसके दोनों पहलुओं में दर्ज किया जाता है:

(1) लेन-देन का लाभ प्राप्त करना और

(२) लेन-देन का लाभ देना। लेनदेन के संपूर्ण रिकॉर्ड के लिए, इसे दोनों खातों में प्रस्तुत किया जाना चाहिए। व्यापार लेनदेन विपरीत दिशा में खाते के दो पहलुओं को प्रभावित करता है।

यदि एक खाते को लाभ मिलता है तो लाभ देने के लिए एक अन्य खाता होना चाहिए। यह एक सिक्के के दो पहलू की तरह है।

इस प्रकार, प्रत्येक लेनदेन में दो खाते शामिल होते हैं:

(1) एक जो लेनदेन का लाभ देता है और

(२) दूसरा जो प्राप्त करता है।

आम तौर पर, रिसीवर खाते को डेबिट किया जाता है और देने वाले खाते को क्रेडिट किया जाता है।

वह प्रणाली जिसके तहत डेबिट और क्रेडिट (प्राप्त करने और देने) दोनों पहलुओं को दर्ज किया जाता है, को पुस्तक-रखने की दोहरी प्रविष्टि प्रणाली के सिद्धांत के रूप में जाना जाता है। इसलिए, हम कह सकते हैं कि प्रत्येक डेबिट के पास एक समान क्रेडिट और इसके विपरीत होना चाहिए।

यह निम्नानुसार है कि किसी भी लेनदेन को उपरोक्त तरीके से दर्ज किया जा सकता है; कुल डेबिट कुल क्रेडिट के बराबर होना चाहिए और यह खाता पुस्तकों की अंकगणितीय सटीकता को साबित करने के लिए एक ट्रायल बैलेंस खींचने में मदद करता है।

डबल एंट्री सिस्टम के लाभ:

यदि दोहरी प्रविष्टि प्रणाली को अपनाया जाता है तो निम्नलिखित लेखांकन के लाभ हैं:

1. यह लेनदेन का पूरा रिकॉर्ड प्रस्तुत करता है। क्योंकि यह हर लेनदेन के दोनों पहलुओं को रिकॉर्ड करता है, जो व्यक्तिगत या अवैयक्तिक रूप से संबंधित है।

2. लाभ और हानि खाता आसानी से तैयार किया जा सकता है। लाभ या हानि के सही कारण का पता लगाया जा सकता है। जानकारी फर्म को लाभ बढ़ाने और नुकसान (या खर्च) को कम करने के लिए कार्रवाई करने में सक्षम बनाती है।

3. यह किसी भी समय फर्म द्वारा और उसके कारण राशि के संबंध में सटीक जानकारी देता है, क्योंकि सिस्टम तैयार संदर्भ देता है।

4. संबंधित सभी लीडर से शेष राशि (ट्रायल बैलेंस) की सूची तैयार करके अंकगणितीय सटीकता का परीक्षण किया जा सकता है।

5. यह व्यवसाय की विभिन्न संपत्तियों और देनदारियों का पूर्ण विवरण प्रदान करता है, इसलिए बैलेंस शीट तैयार करके अंतिम वित्तीय स्थिति को जाना जा सकता है। विभिन्न वर्षों के लिए बैलेंस शीट का एक तुलनात्मक अध्ययन एक फर्म की प्रगति को दर्शाता है।

6. यह उन ग्राहकों से संबंधित स्थिति का खुलासा करता है जो समय पर भुगतान करने में विफल रहते हैं, अन्यथा खराब ऋणों के माध्यम से नुकसान का सामना करना पड़ता है।

7. यह पिछले वर्षों के साथ वर्तमान वर्ष की बिक्री, खरीद, व्यय, आय आदि की तुलना के लिए सुविधा प्रदान करता है। इस प्रकार प्रणाली लाभ को कम करने और नुकसान को कम करने की सुविधा प्रदान करती है।

8. यह धोखाधड़ी और त्रुटियों को रोकता है और उनकी पहचान को आसान बनाता है।

9. इसमें बिक्री कर और आयकर अधिकारियों को भेजे जाने वाली रेडीमेड जानकारी है।

10. खातों की एक उचित प्रणाली से हमें अच्छा मार्गदर्शन मिल सकेगा। यह मार्गदर्शन हमें नए फैसले लेने में मदद करता है, जो हमारे लाभ को बढ़ाएगा और घाटे को लाभ में परिवर्तित करेगा।