व्यापार संचार में बाधाएं

व्यापार संचार के लिए बाधाओं के बारे में जानने के लिए इस लेख को पढ़ें। इस लेख को पढ़ने के बाद आप इस बारे में जानेंगे: 1. व्यापार संचार की बाधाओं का अर्थ 2. व्यापार संचार के लिए महत्वपूर्ण बाधाएं 3. आने की विधियाँ।

व्यावसायिक संचार में बाधाओं का अर्थ:

आधुनिक व्यवसाय में संचार का महत्व शायद ही अधिक जोर दिया जा सकता है।

यही कारण है कि प्रबंधक आमतौर पर दूसरों के साथ संवाद करने के लिए अपने समय का काफी हिस्सा खर्च करते हैं।

लेकिन संचार हमेशा उतना प्रभावी नहीं होता जितना होना चाहिए। अनुसंधान ने बताया है कि सभी व्यावसायिक संचार का लगभग 75% वांछित परिणाम प्राप्त करने में विफल रहता है। कुछ बाहरी और आंतरिक बल संचार के प्रवाह को बाधित करते हैं। वे संचार को बाधित या अवरुद्ध करते हैं या आपसी समझ को रोकते हैं।

संचार अस्पष्ट और बुरी तरह से व्यक्त किया जा सकता है। यह स्पष्टता की कमी या खराब अवधारण से पीड़ित हो सकता है। लोगों के बीच बाधाएं सभी संचारों को स्क्रीन नहीं करती हैं, बल्कि वे कुछ संचारों को अनुमति देने के लिए फिल्टर की तरह काम करते हैं लेकिन दूसरों को रोकते हैं, जिससे संचार अपर्याप्त हो जाता है।

संचार को न सुनना एक पुरानी समस्या है। कई संचार ध्यान नहीं देते हैं जिसके वे हकदार हैं। संचार चैनलों के टूटने की इन सीमाओं या कारणों को 'कम्युनिकेशन बैरियर' कहा जाता है।

व्यापार संचार के लिए महत्वपूर्ण बाधाएं:

संचार विभिन्न प्रकार की बाधाओं से बाधित होता है।

इन्हें तीन श्रेणियों में वर्गीकृत किया जा सकता है:

(ए) बाहरी बाधाओं,

(बी) संगठनात्मक बाधाएं; तथा

(सी) व्यक्तिगत बाधाएं।

इन सभी प्रकार की संचार बाधाओं को नीचे समझाया गया है:

[A] बाहरी बाधाएं:

व्यावसायिक संचार में बाहरी बाधाएँ निम्नलिखित रूपों में हो सकती हैं:

1. शब्दार्थ बाधाएँ:

तथ्यों और भावनाओं को संप्रेषित करने के लिए इस्तेमाल किए जाने वाले शब्दों और प्रतीकों में अर्थ की विविधता हो सकती है। विभिन्न लोग अपनी शिक्षा, अनुभव, सामाजिक और सांस्कृतिक पृष्ठभूमि आदि के आधार पर अलग-अलग तरीकों से एक ही संदेश की व्याख्या करते हैं। प्रेषक की भाषा रिसीवर के लिए समझ से बाहर हो सकती है। इस प्रकार, शब्द और प्रतीक कभी-कभी सही अर्थ बताने में विफल होते हैं।

2. भावनात्मक या मनोवैज्ञानिक बाधाएं:

अंतर-व्यक्तिगत संचार में भावनात्मक या मनोवैज्ञानिक कारक प्रमुख बाधाएं हैं।

निम्नलिखित कुछ भावनात्मक बाधाएँ हैं:

मैं। आनाकानी:

यह प्रमुख जीर्ण मनोवैज्ञानिक बाधाओं में से एक है। जब रिसीवर संदेश पर पूरा ध्यान नहीं देता है, तो संचार अप्रभावी हो जाता है। एक व्यक्ति को अन्य महत्वपूर्ण मामलों के साथ पूर्व कब्जे में लिया जा सकता है, या संदेश उसकी अपेक्षाओं के प्रति उदासीन या विपरीत हो सकता है।

इन पर ध्यान देने की कमी हो सकती है। यह एक सामान्य घटना है कि लोग बस बुलेटिन, नोटिस, मिनट और रिपोर्ट पर प्रतिक्रिया करने में विफल रहते हैं।

ii। अवधारणात्मक बाधा:

प्रत्येक व्यक्ति के हित के विशिष्ट क्षेत्र हैं। इसलिए, वह संदेश के उस हिस्से को सुन, पढ़ या देख सकता है जो उसके लिए मूल्यवान है। लोग वही देखते हैं जो वे देखना चाहते हैं और इसे वास्तविकता मानते हैं। कुछ लोग अपने स्वयं के दृष्टिकोण के संदर्भ में संदेश की व्याख्या करते हैं जो भ्रामक हो सकता है, इस प्रकार धारणा से संदेश को अनजाने में फ़िल्टर किया जाता है।

iii। ट्रांसमिशन और खराब प्रतिधारण से नुकसान:

जब संचार संगठन के विभिन्न चैनलों से गुजरता है, तो एक ही संदेश के क्रमिक प्रसारण तेजी से सटीक होते हैं। यह कहा जाता है कि मौखिक संचार के मामले में प्रत्येक ट्रांसमिशन में लगभग 30% जानकारी खो जाती है।

जानकारी का खराब होना फिर से एक कुरूपता है। शोधकर्ताओं द्वारा यह दिखाया गया है कि कर्मचारी केवल 50% जानकारी रखते हैं, जबकि पर्यवेक्षक इसका लगभग 60% हिस्सा रखते हैं।

iv। समय से पहले मूल्यांकन:

सम्पूर्ण जानकारी प्राप्त करने से पहले जब रिसीवर संदेश का मूल्यांकन करता है तो संचार बाधित होता है। कई अवसरों पर, प्रबंधक उचित समझ तक पहुंचने से पहले जानकारी का मूल्यांकन करना शुरू कर देते हैं। पूर्ण तथ्यों को जानने से पहले निर्णय लिया जाता है। इस तरह का एक समयपूर्व मूल्यांकन सूचना और समझ के मुक्त प्रवाह को बाधित करता है और संचार को विकृत करता है।

v। लिखित शब्दों पर रिलायंस को रद्द करें:

लिखित शब्द आमने-सामने के रिश्तों के लिए कोई विकल्प नहीं हैं। एक लिखित संचार आदेश, प्रक्रिया या निर्देश के उद्देश्य को समझाने में विफल हो सकता है। लिखित संचार अक्सर बताता है कि क्या किया जाना है, लेकिन ऐसा क्यों नहीं किया जाना चाहिए, और प्रेरक गुणवत्ता का अभाव है।

इसके अलावा, एक लिखित संचार पाठक की समझ के स्तर से ऊपर हो सकता है और संचार की प्रतिक्रिया का पता लगाने में विफलता भी है। इसलिए, लिखित मीडिया को उत्पादक के आमने-सामने संबंधों के पूरक के रूप में माना जाना चाहिए।

vi। कम्युनिकेटर का विनाश:

यह संचारक द्वारा सभी अ-विचारित निर्णयों या अतार्किक निर्णयों से उत्पन्न होता है। इस तरह का दोहराया अनुभव धीरे-धीरे रिसीवर को कार्रवाई में देरी करने या अचेतन रूप से कार्य करने की स्थिति में लाता है, इस प्रकार, संचार को असफल बना देता है, हालांकि जाहिरा तौर पर यह पूरा हो गया है।

vii। संवाद करने में विफलता:

यह काफी स्वीकृत तथ्य है कि प्रबंधक अक्सर आवश्यक संदेशों को प्रसारित करने में विफल होते हैं। यह संचारक की ओर से आलस्य या उसकी / उसकी झूठी धारणा के कारण हो सकता है जो हर कोई इसे जानता है।

[ख] संगठनात्मक बाधाएँ:

प्रमुख संगठनात्मक अवरोध इस प्रकार हो सकते हैं:

मैं। संगठनात्मक नीति:

संचार के बारे में सामान्य संगठनात्मक नीति संगठन में सभी के लिए एक समग्र दिशानिर्देश के रूप में कार्य करती है कि वह इस मामले में सामान्य रूप से कैसे व्यवहार करे।

नीति लिखित रूप में स्पष्ट घोषणा के रूप में हो सकती है, या संगठन के सदस्यों, विशेष रूप से शीर्ष पर मौजूद लोगों के व्यवहार से इसकी व्याख्या की जानी चाहिए। यदि यह नीति विभिन्न दिशाओं में संचार के प्रवाह के लिए सहायक नहीं है, तो संचार प्रवाह सुचारू और पर्याप्त नहीं होगा।

ii। स्थिति संबंध:

औपचारिक संगठन संरचना में, बेहतर अधीनस्थ संबंध मुक्त और लगातार संचार में बाधा पैदा कर सकता है, विशेष रूप से ऊपर की दिशा में। एक प्रबंधक अपनी कमजोरियों के अधीनस्थों से संवाद नहीं कर सकता है। अधीनस्थों को वरिष्ठों से बात करने में संकोच नहीं होता।

वे केवल वही पास करते हैं जो वरिष्ठजन अप्रिय तथ्यों को सुनना और पकड़ना चाहते हैं। वे अपने वरिष्ठों से केवल उन चीजों के लिए संवाद कर सकते हैं, जिनकी उन्हें उम्मीद है कि बाद में उनकी सराहना की जाएगी। जब एक अधीनस्थ को अपनी श्रेष्ठता पर भरोसा नहीं होता है, तो संचार कम प्रभावी हो जाता है।

iii। संगठनात्मक नियम और विनियम:

संगठनात्मक नियम और कानून संचार के प्रवाह को प्रभावित करते हैं, विषय-वस्तु को संप्रेषित करने के लिए और इस तरह के संचार के लिए चैनल को भी प्रभावित करते हैं। नियम कुछ संदेशों के प्रवाह को प्रतिबंधित कर सकते हैं और कई महत्वपूर्ण लोगों को छोड़ सकते हैं।

दूसरी ओर, इन नियमों द्वारा निर्धारित निर्दिष्ट तरीके से उचित चैनल के माध्यम से संचार इसे विलंबित करता है और संदेश को व्यक्त करने के लिए व्यक्तियों की इच्छा के खिलाफ काम करता है। यह अवरोध भारतीय सार्वजनिक क्षेत्र के उद्यमों में दृढ़ता से संचालित है जहां नियमों और विनियमों का पालन कठोर है।

iv। संगठन संरचना में जटिलता:

एक संगठन में, जहां कई प्रबंधकीय स्तर होते हैं, फ़िल्टरिंग बिंदुओं की संख्या कई होती है। परिणामस्वरूप, संचार की प्रक्रिया में देरी हो जाती है और संचार की संभावना विकृत हो जाती है। यह ऊपर की ओर संचार के मामले में अधिक सच है, क्योंकि अधीनस्थ कर्मचारी आमतौर पर स्वयं या अपने वरिष्ठों की प्रतिकूल आलोचना को पार करना पसंद नहीं करते हैं।

संगठन संरचना जितनी जटिल है, यह सुनिश्चित करना उतना ही कठिन हो जाता है कि सही व्यक्ति को सही समय पर सही माध्यम से सही जानकारी दी जाती है।

v। संगठनात्मक सुविधाएं:

संचार के सुचारू, पर्याप्त, स्पष्ट और समय पर प्रवाह के लिए प्रदान की गई संगठनात्मक सुविधाओं में कई रूप हो सकते हैं जैसे कि बैठकें, सम्मेलन, शिकायत बॉक्स, सुझाव बॉक्स, सामाजिक और सांस्कृतिक सभा, आदि। प्रभावी संचार करें।

vi। बहुत ज्यादा जानकारी:

प्रबंधकों को विभिन्न स्रोतों से जानकारी के साथ ओवरलोड किया जाता है। वे हमेशा सूचना के प्रवाह को विनियमित करने में सक्षम नहीं हो सकते हैं। नतीजतन, संचार की प्रभावशीलता कम हो जाती है। वे कुछ संदेशों को अनदेखा या गलत कर सकते हैं। समय का दबाव भी संचार समस्या पैदा कर सकता है।

[सी] व्यक्तिगत बाधाएं:

चूंकि संचार मूल रूप से एक अंतर-व्यक्तिगत प्रक्रिया है, इसलिए कुछ व्यक्तिगत कारक भी हैं जो संचार को अवरुद्ध करने के लिए जिम्मेदार हैं।

व्यक्तिगत बाधाओं को निम्नानुसार सूचीबद्ध किया जा सकता है:

1. वरिष्ठों में बाधाएं:

संचार में वरिष्ठों की भूमिका बहुत महत्वपूर्ण है। अधीनस्थों के साथ उनके पदानुक्रमित संबंधों के कारण, वे नीचे चर्चा किए गए तरीकों की बाधाओं के रूप में कार्य करते हैं:

मैं। वरिष्ठों का दृष्टिकोण:

सामान्य रूप से या किसी विशेष दिशा में संचार के प्रति वरिष्ठों के दृष्टिकोण, विभिन्न दिशाओं में संदेशों के प्रवाह को प्रभावित करते हैं। यदि यह रवैया प्रतिकूल है, तो इस बात की अधिक संभावना है कि संदेश पर्याप्त रूप से और / या वरिष्ठों के लिए प्रवाहित नहीं होंगे।

ii। प्राधिकरण को चुनौती का डर:

संगठन में एक व्यक्ति हमेशा एक उच्च पद और प्रतिष्ठा पाने की कोशिश करता है। इस प्रकार, प्रबंधक आम तौर पर लाइन के नीचे आने वाली सूचनाओं को वापस लेने की कोशिश करते हैं या ऊपर जा रहे हैं - जैसा कि बार-बार सूचना के पारित होने से उनकी कमजोरी का खुलासा हो सकता है।

iii। अधीनस्थों में आत्मविश्वास की कमी:

आम तौर पर वरिष्ठ लोग (सही या अन्यथा) अनुभव करते हैं कि उनके अधीनस्थ कम सक्षम और कम सक्षम हैं, वे अपने वरिष्ठों को सलाह देने में सक्षम नहीं हैं या उन्हें कुछ जानकारी नहीं है।

iv। समय की कमी:

वरिष्ठों को लगता है कि क्या सही है या अन्यथा - कि वे काम के बोझ से दबे हुए हैं और उनके पास अपने मातहतों से बात करने के लिए बहुत कम समय है।

v। जागरूकता की कमी:

कभी-कभी वरिष्ठों को सामान्य या विशेष विषय-वस्तु में विभिन्न दिशाओं में संचार की उपयोगिता और महत्व के बारे में जागरूकता का अभाव हो सकता है। ऐसे मामले में, संचार कैसे अवरुद्ध है।

vi। संचार को अनदेखा करना:

कभी-कभी वरिष्ठ - जानबूझकर और जानबूझकर अपने महत्व को बनाए रखने के लिए अपने अधीनस्थों से संचार की उपेक्षा करते हैं। यह अधीनस्थों की संवाद की इच्छा के विरुद्ध काम करता है।

2. अधीनस्थों में बाधाएँ:

किसी भी दिशा में लंबवत संचार तभी हो सकता है जब अधीनस्थ भी इस प्रक्रिया में सक्रिय रूप से भाग लें। अधीनस्थों में विभिन्न कारक हैं जो उनकी ओर से इस तरह की सक्रिय भागीदारी पर प्रतिकूल प्रभाव डालते हैं।

इनमें से कुछ नीचे उल्लिखित हैं:

मैं। संवादहीनता की अनिच्छा:

कभी-कभी, अधीनस्थ कुछ सूचनाओं का संचार नहीं करते हैं क्योंकि वे ऐसा करने के लिए तैयार नहीं होते हैं। यदि किसी अधीनस्थ को लगता है कि उसके / उसके सुपीरियर को किसी विशेष सूचना की आपूर्ति से प्रतिकूल प्रभाव पड़ने की संभावना है, तो वह उसे आपूर्ति करने के लिए तैयार नहीं होगा।

ऊपर जाने वाली जानकारी का उपयोग नियंत्रण उद्देश्यों के लिए किया जाता है और अधीनस्थ किसी भी प्रतिकूल घटना के बारे में अपने वरिष्ठों को कोई जानकारी देने के लिए तैयार नहीं होंगे। यदि संवाद करने की कोई बाध्यता है, तो वे सूचना को इस तरह से संशोधित करने के बाद ही ऐसा करेंगे ताकि अपने स्वयं के हितों की रक्षा कर सकें।

ii। उचित प्रोत्साहन की कमी:

संवाद करने के लिए प्रेरणा की कमी भी अधीनस्थों को ऊपर से संवाद करने से रोकती है। यदि एक अधीनस्थ द्वारा एक उपन्यास के सुझाव से वरिष्ठों का कोई ध्यान नहीं जाता है, तो वह इसे व्यक्त नहीं करेगा।

व्यवसाय संचार में बाधाएं एक चार्ट द्वारा निम्नानुसार दिखाई जाती हैं:

संचार बाधाओं पर काबू पाने के तरीके:

व्यावसायिक संगठनों के सफल कामकाज में प्रभावी संचार के महत्व को ध्यान में रखते हुए, संचार की विभिन्न बाधाओं को दूर करने के लिए प्रबंधकों की ओर से आवश्यक है। यद्यपि संचार बाधाओं को पूरी तरह से समाप्त करना संभव नहीं है, फिर भी इस दिशा में उपयुक्त प्रबंधकीय क्रियाएं उनके प्रभाव को कम कर सकती हैं।

संचार बाधाओं से बचने के लिए निम्नलिखित तरीके सुझाए गए हैं:

1. पूरी जानकारी:

संचार को प्रभावी बनाने के लिए, सबसे पहले यह आवश्यक है कि संचारक को पूरी तरह से और स्पष्ट रूप से पता होना चाहिए कि वह क्या संचार करने का इरादा रखता है।

2. म्यूचुअल ट्रस्ट:

संचार स्वीकृति और वांछित कार्रवाई के लिए है। इस तरह की स्वीकृति काफी हद तक, संचार के इरादों और ईमानदारी में विश्वास और आत्मविश्वास से प्रभावित होती है। यदि विश्वास की कमी है, तो संचार इसके अपेक्षित परिणामों से कम हो जाएगा।

इसलिए, यह आवश्यक है कि संगठन के भीतर विश्वास और विश्वास का वातावरण स्थापित हो। यह लोगों को एक दूसरे के साथ ईमानदारी से संवाद करने के लिए प्रोत्साहित करेगा।

3. उपयुक्त भाषा:

संचार के लिए उपयोग की जाने वाली भाषा ऐसी होनी चाहिए कि इसे रिसीवर आसानी से समझ सके। अधिकांश लोकप्रिय प्रतीकों, स्पष्ट और सटीक भाषा का उपयोग उचित संचार के लिए किया जाना चाहिए।

4. अंतर-व्यक्तिगत संबंध:

वरिष्ठों और अधीनस्थों के बीच उचित अंतर-वैयक्तिक संबंधों को विकसित किया जाना चाहिए ताकि बाद में पूर्व को पूर्ण और सही जानकारी प्रेषित करने के लिए स्वतंत्र और स्पष्ट महसूस हो सके। वरिष्ठों को उपयोगी आलोचनाओं और अधीनस्थों के लाभकारी सुझावों की सराहना करनी चाहिए।

5. उपयुक्त चैनल का चयन:

संदेश भेजने के लिए सबसे उपयुक्त चैनल का चयन करने के लिए प्रबंधकों को पर्याप्त सक्षम होना चाहिए। एक जटिल चैनल जैसे कि आमने-सामने चर्चा या टेलीफोन का उपयोग एक जटिल संदेश भेजने के लिए किया जाना चाहिए। दूसरी ओर, नियमित संदेश भेजने के लिए मेमो, पत्र या इलेक्ट्रॉनिक मेल का उपयोग किया जा सकता है, क्योंकि गलतफहमी की संभावना नहीं है।

6. आपसी समझ:

एक दूसरे के दृष्टिकोण को समझने के लिए विशेष प्रयास करने के लिए प्रेषकों और रिसीवर दोनों के लिए यह काफी महत्व है। दूसरों के दृष्टिकोण को समझने से, टिप्पणियों को वर्गीकृत किया जा सकता है, धारणाएं समझी जाती हैं, और निष्पक्षता बनाए रखी जाती है।

7. संचार में सहानुभूति:

प्रभावी संचार का तरीका रिसीवर की जरूरतों, भावनाओं और धारणाओं के प्रति संवेदनशील होना है। संचारक को संदेश को इस तरह से व्यक्त करना चाहिए कि रिसीवर की भावनाएं और भावनाएं आहत न हों। जब संदेश भेजने वाला रिसीवर के दृष्टिकोण से समस्याओं को देखता है, तो कई गलतफहमियों से बचा जा सकता है।

8. टू-वे कम्युनिकेशन:

संचार एक दो-तरफ़ा प्रक्रिया है। दो-तरफ़ा संचार दो दिमागों को एक साथ लाता है - जो किसी भी संचार का मूल मूल है। इसमें संदेश के प्रेषक और रिसीवर के बीच एक सतत संवाद शामिल है। ऊपर की ओर संचार संगठन में एक वास्तविकता बन सकता है और प्रभावी होगा यदि इस तथ्य को मान्यता दी जाती है।

9. क्रिया के साथ सहायक शब्द:

सबसे प्रेरक तरह का संचार वह नहीं है जो आप कहते हैं लेकिन आप क्या करते हैं। प्रबंधकों को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि उनके कार्य संचार प्रक्रिया का समर्थन करते हैं। इससे संचार में गंभीरता सुनिश्चित होगी।

10. उदाहरण और दृश्य एड्स:

रिसीवर के दिमाग में संचार के विचार को ठीक करने के लिए, उपयुक्त परिस्थितियों में रिसीवर की समझ के लिए उपयुक्त कहानियों और शब्द चित्रों का उपयोग किया जा सकता है। इसके अलावा, चार्ट और आरेखों के माध्यम से दृश्य एड्स का उपयोग विशेष रूप से उन बिंदुओं या विचारों पर जोर देने के लिए किया जा सकता है जिन्हें शब्दों द्वारा ठीक से वर्णन करना मुश्किल हो सकता है।

11. अच्छा सुनना:

प्रभावी संचार के लिए सावधानीपूर्वक सुनना आवश्यक है। इस प्रक्रिया के द्वारा, व्यक्ति न केवल दूसरों को बोलने का मौका दे रहा है, बल्कि आगे के संचार के लिए उपयोगी जानकारी भी जुटा रहा है। स्पीकर के स्पष्ट और निहित अर्थों पर ध्यान केंद्रित करके, प्रबंधक जो कहा जा रहा है उसकी बेहतर समझ प्राप्त कर सकता है।

12. विलंब प्रतिक्रिया:

प्रभावी प्रभाव के लिए यह एक अच्छा अभ्यास है कि पहली छाप की तत्काल प्रतिक्रिया से प्रभावित न हों। संचार और अनुभव के वास्तविक निहितार्थ को नजरअंदाज करने के परिणामस्वरूप जल्दबाजी की प्रतिक्रिया से पता चलता है कि प्राप्तकर्ता द्वारा कार्रवाई में देरी संचार के इच्छित अर्थ को समझने में सहायक होती है।

13. अनौपचारिक संचार (ग्रेपवाइन) का रणनीतिक उपयोग:

एक प्रबंधक को औपचारिक संचार प्रणाली के पूरक के लिए संचार के अनौपचारिक चैनलों का उपयोग करना चाहिए। इस प्रयोजन के लिए, उन्हें अनौपचारिक संचार नेटवर्क को समझना चाहिए और संचार के औपचारिक चैनलों में अंतराल को भरने के लिए उनका बुद्धिमान उपयोग करना चाहिए।

14. मूल्यांकन:

विभिन्न दिशाओं में संचार के प्रवाह का मूल्यांकन करने का निरंतर कार्यक्रम होना चाहिए। यह इस क्षेत्र की समस्याओं को उजागर करेगा, उनके कारणों की पहचान करेगा और इस तरह उपयुक्त सुधारात्मक कार्रवाई को अपनाने में सक्षम होगा। वरिष्ठों को ठीक से समझने से पहले जानकारी का मूल्यांकन करने के लिए त्वरित नहीं होना चाहिए।