खाता रखने की प्रणाली के प्रकार (लाभ और नुकसान)

अकाउंट कीपिंग सिस्टम चुनते समय, किसी को यह देखना चाहिए कि सिस्टम को सरल, लचीला होना चाहिए, जिसे परिवार के सभी सदस्यों द्वारा आसानी से समझा जा सकता है, परिवार के सदस्यों की आवश्यकता को पूरा करना चाहिए, सभी खर्चों और बचत का ध्यान रखना चाहिए। अकाउंट कीपिंग सिस्टम के चार मानदंड हैं सादगी, पर्याप्तता, लचीलापन और सुविधा।

आम तौर पर, उपयोग के लिए चार प्रकार की लेखांकन प्रणाली होती है।

य़े हैं:

(1) शीट विधि

(२) द एनवलप मेथड

(३) नोट-बुक विधि

(4) कार्ड फाइल सिस्टम।

1. शीट विधि:

इस पद्धति में, कुछ ढीली चादरों को सुविधाजनक स्थान पर लटका देना चाहिए। एक पेंसिल को चादरों से बांधकर रखना चाहिए। स्थान हर समय आसानी से सुलभ होना चाहिए। सभी व्यय को अलग-अलग व्यय शीर्षक में एक बड़ी शीट में या तो प्रत्येक व्यय शीर्षक के लिए अलग-अलग शीट में लिखा जाना चाहिए। महीने के अंत में, गृहिणी को महीने के दौरान आय और व्यय की गणना करना होगा। कभी-कभी खर्च का रिकॉर्ड डबल या कई शीट में रखा जा सकता है जो सिंगल शीट से बेहतर है।

प्रणाली के लाभ :

ए। यह विधि सरल और लचीली है।

ख। यह अकाउंट कीपिंग का एक सुविधाजनक तरीका भी है क्योंकि शीट को कहीं भी रखा जा सकता है।

हानि:

ए। एकल पत्रक विधि अपर्याप्त है।

2. लिफाफा प्रणाली:

दो प्रकार के लिफ़ाफ़ सिस्टम आमतौर पर उपयोग किए जाते हैं:

(ए) नकद भुगतान प्रणाली

(b) शीट लेखा प्रणाली।

(ए) नकद भुगतान प्रणाली:

नकद भुगतान प्रणाली में धन को पहले से नियोजित राशि में विभाजित करना और वस्तुओं के प्रत्येक समूह के लिए अलग-अलग लिफाफे में धन को आवश्यकता के समय खर्च करना शामिल है। उदाहरण के लिए, भोजन, आवास, परिवहन आदि।

लाभ:

1. यह प्रणाली योजना और लेखांकन को एक साथ लाती है।

2. यह प्रणाली प्रत्यक्ष और सरल है।

3. यह उन परिवारों के लिए आसान है जो अपनी आय साप्ताहिक प्राप्त करते हैं और लगभग भुगतान की नकद पद्धति पर काम करते हैं।

4. यह प्रणाली अत्यधिक लचीली, पर्याप्त और सुविधाजनक है। यदि किसी भी समय परिवार को इस पर कटौती करने की आवश्यकता महसूस होती है, तो वह इस लिफाफे में शेष राशि को निकाल सकता है और इसे अन्य लिफाफे में डाल सकता है।

नुकसान:

1. इस प्रणाली के नुकसान को महसूस किया जा सकता है अगर इसे उच्च आय समूहों द्वारा अपनाया जाए। क्योंकि अधिक राशि को लिफाफे में रखना असुरक्षित हो सकता है।

2. इतनी बड़ी नकदी रखना असुविधाजनक हो सकता है। नकद भुगतान की तुलना में बड़े भुगतानों के लिए चेक भुगतान अधिक आसान है।

(बी) शीट लेखा प्रणाली:

इस विधि में, एक बड़े आवरण का उपयोग किया जाता है। सभी बिलों, पर्चियों, वाउचर, नोटेशन और ज्ञापन को लिफाफे में डाल दिया जाता है। लिफाफे के बाहर, प्रवेश आय और व्यय से बना है। इस मामले में दो लिफाफे, एक बिल के लिए और दूसरा नकदी के लिए इस्तेमाल किया जा सकता है। यदि लिफाफा छोटा है, तो रिकॉर्डिंग के लिए कागज की एक शीट अंदर रखी जा सकती है।

फायदा:

यह प्रणाली सरल, लचीली और सुविधाजनक है।

नुकसान:

1. घरेलू निर्माता को बिलों को छांटने और विभिन्न मदों को लिखने के लिए कई घंटे काम करना होगा।

2. यदि कोई बिल खो जाता है, तो घर निर्माता को खर्च की वस्तुओं को जानने के लिए परेशानी का सामना करना पड़ सकता है।

3. नोट बुक सिस्टम:

यह खाता रखने की एक और विधि है। घरेलू खातों को रखने के लिए एक बंधी हुई या ढीली पत्ती वाली नोट बुक का उपयोग किया जा सकता है। ढीली पत्ती नोट की किताबें अधिक सुविधाजनक हैं, क्योंकि जब भी आवश्यक हो नए पृष्ठ जोड़े जा सकते हैं और गलत पृष्ठ हटाए जा सकते हैं। नोट बुक सिस्टम विशेष रूप से सुविधाजनक है जब बच्चे ध्यान में रखते हुए भाग ले रहे हैं।

लाभ:

ए। यह प्रणाली लचीली है।

ख। इस विधि में रिकॉर्डिंग का काम बहुत सरल और प्रत्यक्ष हो जाता है।

सी। यह प्रणाली बच्चों सहित सभी के लिए बहुत सुविधाजनक है।

नुकसान:

1. ढीले पत्ती नोट बुक के मामले में कागजात खोने का मौका हो सकता है।

4. कार्ड फ़ाइल सिस्टम:

खाता रखने की इस प्रणाली में, प्रत्येक प्रकार के खर्च के लिए एक कार्ड रखा जा सकता है। यह व्यावसायिक परिवारों और उच्च संगठित व्यक्ति के लिए उपयोगी है। इस प्रणाली का अनिश्चित काल तक विस्तार किया जा सकता है। यह अकाउंट कीपिंग का वन मैन सिस्टम है।

लाभ:

ए। यह अत्यधिक लचीला और पर्याप्त है।

नुकसान:

ए। जैसा कि इसमें दाखिल कार्य शामिल है, यह कम जागरूक और असंगठित व्यक्तियों के लिए सरल और सुविधाजनक नहीं है।

ख। यह प्रणाली बच्चों के लिए उपयुक्त नहीं है क्योंकि कार्ड के मिश्रण की संभावना है।