एक अच्छे संगठन संरचना की 9 मुख्य विशेषताएं

यह लेख एक अच्छे संगठन संरचना की विशेषताओं पर प्रकाश डालता है। विशेषताएं हैं: 1. सादगी 2. लचीलापन और निरंतरता 3. प्राधिकरण की स्पष्ट रेखा 4. अंतिम प्राधिकरण का आवेदन 5. प्राधिकरण का उचित प्रत्यायोजन 6. कमान और दिशा की एकता 7. न्यूनतम संभावित प्रबंधकीय स्तर 8. कर्मचारी 9 पर उचित जोर शीर्ष प्रबंधन के लिए प्रावधान।

फ़ीचर # 1। सादगी:

एक संगठन संरचना मूल रूप से सरल होनी चाहिए। इसका तात्पर्य है कि संरचना में सबसे सरल संभव ढांचा होना चाहिए जो उद्यम के उद्देश्य को पूरा करने के लिए किफायती और प्रभावी साधनों पर उचित जोर देने के साथ उद्देश्य को पूरा करेगा।

यह प्रयास की अर्थव्यवस्था को सुनिश्चित करेगा, ओवरहेड लागत को कम करेगा और सभी संभावित कठिनाइयों को कम करेगा जो जटिल संरचना की जटिलता के कारण खराब संचार से उत्पन्न हो सकती हैं।

संगठन के प्रत्येक व्यक्ति को इस बारे में स्पष्ट होना चाहिए कि उसे किसी विशेष मामले में किसके साथ परामर्श करना है। बहुत सारे स्तर, संचार चैनल और समितियां अक्सर उन्हें हल करने की तुलना में अधिक समस्याएं पैदा करती हैं। आदर्श रूप से, संगठन में उनकी संख्या और स्थान संगठनात्मक आवश्यकताओं पर आधारित होना चाहिए।

फ़ीचर # 2. लचीलापन और निरंतरता:

आयोजक को संरचना आज या कल के लिए नहीं बल्कि दूर के भविष्य के लिए बनानी चाहिए। जैसे, समय की अवधि में संगठन संरचना में निरंतरता बनाए रखना चाहिए। हालाँकि, चूंकि संगठन संरचना परिस्थितियों पर आधारित है और ये निश्चित नहीं हैं, लेकिन समय के साथ बदलते हैं, इसलिए संगठन संरचना में परिवर्तन को भी शामिल करने की आवश्यकता है।

इसलिए, संरचना को पर्याप्त रूप से अनुकूल होना चाहिए ताकि यह उन परिवर्तनों को समायोजित करने का अवसर प्रदान करे जहां इन की आवश्यकता होती है।

फ़ीचर # 3. प्राधिकरण की स्पष्ट रेखा:

संरचना का रूप जो भी अपनाया जाए, ऊपर से नीचे या क्षैतिज दिशाओं में चलने वाली प्राधिकरण की स्पष्ट रेखाएं होनी चाहिए। इसका तात्पर्य यह है कि किसी को इस बारे में बहुत स्पष्ट होना चाहिए कि उसे क्या हासिल करने या योगदान देने की उम्मीद है और अपने आधिकारिक स्तर पर उसके द्वारा किन रिश्तों को बनाए रखा जाना चाहिए।

प्राधिकरण की तर्ज को स्पष्ट करने में विफलता के परिणामस्वरूप घर्षण और अक्षमताएं होती हैं। अक्सर, सरकारी संगठनों द्वारा पीछा किए जाने वाले नौकरशाही ढांचे में, एक विभाग या विभाजन के अधिकार क्षेत्र की समस्या उत्पन्न होती है और काम में बाधा आती है।

फ़ीचर # 4. अल्टीमेट अथॉरिटी का आवेदन:

यह सुझाव देता है कि, हालांकि एक बेहतर प्रबंधक अपने अधीनस्थों को कुछ काम सौंपता है, वह अंततः कुल कार्य की उपलब्धि के लिए जिम्मेदार है। इस प्रकार, वह अपने काम के साथ-साथ अपने अधीनस्थों द्वारा किए गए कार्य के लिए भी जिम्मेदार है।

यदि इस अवधारणा को लागू किया जाता है, तो यह सुनिश्चित करता है कि प्रत्येक व्यक्ति दोहरी जिम्मेदारी वहन करता है; अपने काम के लिए जिम्मेदारी और अपने मातहत के काम के लिए। एक पूरे के रूप में, एक प्रबंधक अपने श्रेष्ठ द्वारा उसे सौंपे गए कुल कार्यों के लिए जिम्मेदार होता है।

फ़ीचर # 5. प्राधिकरण का उचित प्रतिनिधिमंडल:

अंतिम प्राधिकरण की अवधारणा तभी प्रभावी होगी जब संगठन के विभिन्न स्तरों पर प्राधिकरण का उचित प्रतिनिधिमंडल होगा। प्राधिकरण का प्रतिनिधिमंडल कुछ निर्णय लेने के लिए एक प्रबंधक के प्राधिकरण को संदर्भित करता है। संगठनात्मक जीवन में एक आम समस्या यह है कि प्रबंधक अक्सर पर्याप्त प्राधिकारी को सौंपने में विफल रहते हैं और विभिन्न समस्याओं से पीड़ित होते हैं।

इस तरह की समस्याएं निर्णय की अड़चनों के रूप में हो सकती हैं, निर्णय के क्रियान्वयन में देरी, निर्णय लेने के लिए उच्च स्तर के प्रबंधकों पर अधिक दबाव आदि। ये सभी कारक संगठनात्मक दक्षता को प्रतिकूल रूप से प्रभावित करते हैं। प्राधिकरण के उपयुक्त प्रतिनिधिमंडल द्वारा इन समस्याओं को हल किया जा सकता है।

फ़ीचर # 6. कमान और दिशा की एकता:

कमान और दिशा की एकता के सिद्धांतों का पालन किया जाना चाहिए। कमांड ऑफ यूनिटी बताती है कि एक व्यक्ति को केवल एक श्रेष्ठ से आदेश और निर्देश प्राप्त करना चाहिए। दिशा की एकता 'एक योजना एक आदमी' की अवधारणा को संदर्भित करती है।

एक ही उद्देश्य वाले संगठन में हर काम एक ही व्यक्ति को सौंपा जाना चाहिए। इस प्रकार, एक ही प्रकार की गतिविधियों और कार्यों को एक साथ समूहीकृत किया जा सकता है। यह गतिविधियों को करने में स्पष्टता प्रदान करता है।

फ़ीचर # 7. न्यूनतम संभावित प्रबंधकीय स्तर:

जहां तक ​​संभव हो, न्यूनतम प्रबंधकीय स्तर होना चाहिए, ग्रेटर प्रबंधकीय स्तर की संख्या, अब कमांड की श्रृंखला में संचार की रेखा है - देरी और विरूपण की समस्याएं पैदा करना। इसके अलावा, अधिक प्रबंधकीय स्तर संगठन में लागत बढ़ाते हैं।

यद्यपि यह सुझाव देना संभव नहीं है कि एक संगठन में कितने प्रबंधकीय स्तर होने चाहिए, न्यूनतम स्तरों के सिद्धांत का पालन किया जा सकता है।

फ़ीचर # 8. कर्मचारियों पर उचित जोर:

लाइन कार्यों को कर्मचारियों के कार्यों से अलग किया जाना चाहिए और महत्वपूर्ण कर्मचारी गतिविधियों पर पर्याप्त जोर दिया जाना चाहिए। यह विशेष रूप से बड़े संगठनों में महत्वपूर्ण है। एक पंक्ति गतिविधि वह है जो सीधे संगठनात्मक उद्देश्यों को पूरा करती है; उदाहरण के लिए, एक विनिर्माण चिंता में उत्पादन गतिविधियों।

दूसरी ओर, कर्मचारी गतिविधियों का योगदान अप्रत्यक्ष है, यानी वे संगठनात्मक लक्ष्यों को महसूस करने के लिए लाइन गतिविधियों को पूरा करने में मदद करते हैं। कर्मचारी गतिविधियाँ कर्मचारी, लेखा आदि हो सकती हैं। इन दोनों गतिविधियों को संगठन को सुचारू रूप से चलाने के लिए स्पष्ट रूप से बताया जाना चाहिए।

फ़ीचर # 9. शीर्ष प्रबंधन के लिए प्रावधान:

संगठन के कंपनी रूप में, शेयरधारक आमतौर पर कंपनी के दिन-प्रतिदिन के मामलों के प्रति उदासीन होते हैं। इसी तरह, निदेशक मंडल के सदस्य भी नियमित रूप से नहीं मिलते हैं।

इसलिए, नियमित प्रबंधन टीम और बोर्ड के सदस्यों और शेयरधारकों के बीच एक लिंक प्रदान किया जाना चाहिए। संगठन संरचना को स्पष्ट रूप से निर्दिष्ट करना चाहिए कि ये शीर्ष प्रबंधन समूह कंपनी के प्रबंधन में कैसे भाग लेंगे और इसके कामकाज पर नियंत्रण स्थापित करेंगे।