एक प्रभावी नियंत्रण प्रणाली के 9 लक्षण - समझाया गया!

हर स्तर पर नियंत्रण आदानों, प्रक्रियाओं और आउटपुट पर ध्यान केंद्रित करता है। इन तीन चरणों में से प्रत्येक पर प्रभावी नियंत्रण होना बहुत महत्वपूर्ण है।

प्रभावी नियंत्रण प्रणाली में कुछ सामान्य विशेषताएं होती हैं। इन विशेषताओं का महत्व स्थिति के साथ भिन्न होता है, लेकिन सामान्य प्रभावी नियंत्रण प्रणालियों में निम्नलिखित विशेषताएं होती हैं।

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1. सटीकता:

प्रभावी नियंत्रण सटीक डेटा और सूचना उत्पन्न करते हैं। प्रभावी प्रबंधकीय निर्णयों के लिए सटीक जानकारी आवश्यक है। गलत नियंत्रण उन समस्याओं पर प्रबंधन के प्रयासों और ऊर्जा को डायवर्ट करेंगे जो मौजूद नहीं हैं या उनकी प्राथमिकता कम है और प्रबंधकों को गंभीर समस्याओं के लिए सचेत करने में विफल होंगे जिन्हें ध्यान देने की आवश्यकता है।

2. समयबद्धता:

ऐसी कई समस्याएं हैं, जिन पर तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता है। यदि इस तरह की समस्याओं के बारे में जानकारी समय पर प्रबंधन तक नहीं पहुंचती है, तो ऐसी जानकारी बेकार हो सकती है और नुकसान हो सकता है। तदनुसार नियंत्रण को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि जानकारी निर्णय निर्माताओं तक पहुँचती है जब उन्हें इसकी आवश्यकता होती है ताकि एक सार्थक प्रतिक्रिया का पालन किया जा सके।

3. लचीलापन:

व्यवसाय और आर्थिक वातावरण प्रकृति में अत्यधिक गतिशील है। तकनीकी परिवर्तन बहुत तेजी से होते हैं। एक कठोर नियंत्रण प्रणाली बदलते परिवेश के लिए उपयुक्त नहीं होगी। ये परिवर्तन नियोजन में लचीलेपन के साथ-साथ नियंत्रण की आवश्यकता पर प्रकाश डालते हैं।

रणनीतिक योजना को अप्रत्याशित खतरों और अवसरों के लिए समायोजन की अनुमति देनी चाहिए। इसी तरह, प्रबंधकों को आवश्यक तरीकों, तकनीकों और प्रणालियों को नियंत्रित करने में संशोधन करना चाहिए क्योंकि वे आवश्यक हो जाते हैं। एक प्रभावी नियंत्रण प्रणाली वह है जिसे आवश्यकता के रूप में जल्दी से अपडेट किया जा सकता है।

4. स्वीकार्यता:

नियंत्रण ऐसा होना चाहिए जो सभी लोग इससे प्रभावित हों, उन्हें पूरी तरह से समझने और उन्हें स्वीकार करने में सक्षम हों। एक नियंत्रण प्रणाली जो समझना मुश्किल है, अनावश्यक गलतियों और हताशा का कारण बन सकती है और श्रमिकों द्वारा नाराज हो सकती है।

तदनुसार, कर्मचारियों को इस बात पर सहमत होना चाहिए कि इस तरह के नियंत्रण आवश्यक और उचित हैं और इससे उनके व्यक्तिगत और साथ ही संगठनात्मक लक्ष्यों को प्राप्त करने के प्रयासों पर कोई नकारात्मक प्रभाव नहीं पड़ेगा।

5. एकीकरण:

जब नियंत्रण कॉरपोरेट मूल्यों और संस्कृति के अनुरूप होते हैं, तो वे संगठनात्मक नीतियों के साथ काम करते हैं और इसलिए उन्हें लागू करना आसान होता है। ये नियंत्रण संगठनात्मक वातावरण का एक एकीकृत हिस्सा बन जाते हैं और इस प्रकार प्रभावी हो जाते हैं।

6. आर्थिक व्यवहार्यता:

एक नियंत्रण प्रणाली की लागत इसके लाभों के खिलाफ संतुलित होनी चाहिए। सिस्टम को संचालित करने के लिए आर्थिक रूप से व्यवहार्य और उचित होना चाहिए। उदाहरण के लिए, परमाणु रहस्यों की सुरक्षा के लिए एक उच्च सुरक्षा प्रणाली उचित हो सकती है लेकिन एक दुकान में कार्यालय की आपूर्ति की सुरक्षा के लिए एक ही प्रणाली आर्थिक रूप से उचित नहीं होगी। तदनुसार लाभ प्राप्त नियंत्रण प्रणाली को लागू करने की लागत से आगे बढ़ना चाहिए।

7. रणनीतिक प्लेसमेंट:

ऐसे महत्वपूर्ण और रणनीतिक नियंत्रण बिंदुओं पर प्रभावी नियंत्रण रखा जाना चाहिए और उन पर जोर दिया जाना चाहिए जहां विफलताओं को बर्दाश्त नहीं किया जा सकता है और जहां विफलताओं का समय और धन लागत सबसे बड़ी है।

उद्देश्य एक व्यवसाय के आवश्यक पहलू पर नियंत्रण लागू करना है जहां अपेक्षित मानकों से विचलन सबसे बड़ा नुकसान करेगा। इन नियंत्रण क्षेत्रों में उत्पादन, बिक्री, वित्त और ग्राहक सेवा शामिल हैं।

8. सुधारात्मक कार्रवाई:

एक प्रभावी नियंत्रण प्रणाली न केवल विचलन की जांच करती है और पहचानती है, बल्कि ऐसे विचलन को ठीक करने के लिए समाधान सुझाने के लिए प्रोग्राम किया जाता है। उदाहरण के लिए, सूची का रिकॉर्ड रखने वाले कंप्यूटर को "यदि-तब" दिशा-निर्देशों को स्थापित करने के लिए प्रोग्राम किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, यदि किसी विशेष वस्तु की इन्वेंट्री हाथ में अधिकतम इन्वेंट्री के पांच प्रतिशत से कम हो जाती है, तो कंप्यूटर ऐसी वस्तुओं के लिए पुनःपूर्ति के लिए संकेत देगा।

9. अपवाद पर जोर:

नियंत्रण की एक अच्छी प्रणाली को अपवाद सिद्धांत पर काम करना चाहिए, ताकि प्रबंधन के ध्यान में केवल महत्वपूर्ण विचलन लाया जाए, दूसरे शब्दों में, प्रबंधन को उन गतिविधियों से परेशान नहीं होना है जो आसानी से चल रहे हैं। यह सुनिश्चित करेगा कि प्रबंधकीय ध्यान त्रुटि की ओर निर्देशित हो न कि अनुरूपता की ओर। यह अनावश्यक और गैर-आर्थिक पर्यवेक्षण, मामूली लाभकारी रिपोर्टिंग और प्रबंधकीय समय की बर्बादी को समाप्त करेगा।