कार्यालय प्रबंधन के 7 प्रमुख कार्य

यह लेख कार्यालय प्रबंधन के सात प्रमुख कार्यों पर प्रकाश डालता है। वे हैं: 1. योजना 2. स्टाफिंग 3. निर्देशन 4. संचार 5. नियंत्रण 6. समन्वय - 7. प्रेरणा।

कार्यालय प्रबंधन समारोह # 1. योजना:

नियोजन कार्यालय प्रबंधन का पहला और सबसे महत्वपूर्ण कार्य है। यह कार्यालय के अन्य कार्यों की ओर पहला कदम है।

यह भविष्य की कार्रवाई का एक अच्छी तरह से परिभाषित कोर्स है।

फेयोल ने इशारा किया था:

“एक और एक ही समय में कार्रवाई की योजना, परिणाम का पालन करने के लिए कार्रवाई की रेखा की परिकल्पना की गई, चरणों से गुजरना, और उपयोग करने की विधि। यह भविष्य की एक तरह की तस्वीर है जिसमें समीपवर्ती घटनाओं को कुछ विशिष्टताओं के साथ रेखांकित किया जाता है जबकि दूरस्थ घटनाएं उत्तरोत्तर कम भिन्न दिखाई देती हैं। नियोजन तथ्यों और भविष्य की संभावनाओं के उपलब्ध साधनों पर आधारित एक मानसिक प्रक्रिया है ”।

योजना के उद्देश्य:

नियोजन किया जाता है:

1. परिवर्तन और अनिश्चितता को बंद करें

2. किफायती संचालन पर लाभ के लिए, और

3. नियंत्रण की सुविधा के लिए।

कार्यालय प्रबंधन के मामले में नियोजन के इन उद्देश्यों को इसके प्रबंधक द्वारा निर्धारित व्यावसायिक उद्यमों के उद्देश्यों के संदर्भ में समन्वित किया जाना है।

योजना के लाभ:

नियोजन के कुछ लाभ हैं, जो प्रगणित हैं:

1. योजना कार्यालय में गतिविधियों को एक दिशा देती है और इस प्रकार सब कुछ उद्देश्यपूर्ण हो जाता है।

2. नियोजन उद्देश्यों पर परिवर्तन केंद्रित करता है।

3. योजना अनिश्चितताओं और परिवर्तनों को ऑफसेट करने में मदद करती है।

4. योजना कार्यालय में नियंत्रण की सुविधा प्रदान करती है।

5. योजना व्यवसाय संचालन के विकास का भी ध्यान रखती है। इस प्रकार जब कार्यालय बढ़ता है तो उसे वांछित नहीं पाया जाता है।

6. नियोजन एक कार्यालय में किफायती संचालन में मदद करता है क्योंकि कार्यालय कर्मियों को लक्ष्य और लक्ष्यों के बारे में पता है, और उस दिशा में कैसे आगे बढ़ना है।

7. योजना कार्यालय में पूर्ण नियंत्रण की सुविधा प्रदान करती है। कार्यालय का दूसरा तत्व व्यवस्थित है।

यह एक उद्यम के उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए कर्तव्यों और जिम्मेदारियों की एक संरचना के निर्माण को संदर्भित करता है। उर्विक संगठन का वर्णन "किसी उद्देश्य या योजना के लिए क्या गतिविधियाँ आवश्यक हैं, यह निर्धारित करना और उन्हें उन समूहों में व्यवस्थित करना है जिन्हें व्यक्तियों को सौंपा जा सकता है। इसका संबंध गतिविधि-प्राधिकरण संबंध से है। कार्यालय का आयोजन किया जाना है और कर्तव्यों और कार्यों को प्राधिकरण संबंध निर्धारित करने के लिए परिभाषित किया जाना है ताकि कार्यालय सुचारू रूप से कार्य करे। ”

कार्यालय प्रबंधन समारोह # 2. स्टाफिंग:

यह प्रबंधन का कार्य है, इसलिए यह अधीनस्थ प्रबंधकों के चयन, भर्ती, क्षतिपूर्ति, पदोन्नति, प्रशिक्षण और सेवानिवृत्ति का कार्यकारी कार्य है। कार्यालय प्रबंधन के पास भी स्टाफिंग की यह प्रक्रिया है क्योंकि कार्यालय को इसी तरह से संचालित और प्रबंधित किया जाना है।

कार्यालय प्रबंधन समारोह # 3. निर्देशन:

निर्देशन को परिभाषित और कमांड के कामकाज के रूप में वर्णित किया गया है। “उप-निर्देशांक की सफल दिशा जानकार अच्छी तरह से प्रशिक्षित लोगों में परिणाम देती है जो उद्यमों के उद्देश्यों की ओर कुशलता से काम करते हैं। निर्देशन को अधीनस्थों के मार्गदर्शन और पर्यवेक्षण की प्रक्रिया के रूप में वर्णित किया जा सकता है। मार्गदर्शक और पर्यवेक्षण का विचार कार्यालय में विभिन्न गतिविधियों को अपने उचित कामकाज के लिए एक विशिष्ट दिशा देना है। ”

कार्यालय प्रबंधन समारोह # 4. संचार:

इसे आपसी समझ और आत्मविश्वास या एक अच्छे मानवीय संबंध के बारे में लाने के लिए विचारों या सूचनाओं के आदान-प्रदान के रूप में समझाया गया है। प्रभावी संचार उस पंक्ति में होता है जहाँ किसी चीज़ को उसी अर्थ में समझा जाता है जिसमें उसका संचार किया गया है।

एक अच्छा संचार स्थापित करने के लिए इन तीन सिद्धांतों का पालन करना आवश्यक है:

(a) स्पष्टता के सिद्धांत

(b) सत्यनिष्ठा के सिद्धांत

कार्यालय प्रबंधन समारोह # 5. नियंत्रण:

नियंत्रण पर्याप्त प्रगति और संतोषजनक प्रदर्शन सुनिश्चित करने के उद्देश्य से योजनाओं में निहित पूर्व-निर्धारित मानकों के खिलाफ वर्तमान प्रदर्शन की जाँच करने का एक कार्य है - भौतिक या वित्तीय। नियंत्रण कार्यालय प्रबंधन के लिए आधार है।

कार्यालय के कर्मचारियों के प्रदर्शन को मापा जाना चाहिए और यह सुनिश्चित करने के लिए सुधारात्मक कदम उठाए जाने चाहिए कि उद्यमों के माध्यम से कार्यालय के उद्देश्यों को प्राप्त किया जा सके।

नियंत्रण में ये सिद्धांत होने चाहिए:

1. अर्थव्यवस्था का सिद्धांत

2. लचीलापन का सिद्धांत।

3. वस्तुपरकता का सिद्धांत।

4. दृष्टि का सिद्धांत।

5. कार्यालय की आवश्यकता और प्रकृति का सिद्धांत।

कार्यालय प्रबंधन समारोह # 6. समन्वय:

समन्वय, विभिन्न सदस्यों को काम करने की गतिविधियों का एक उपयुक्त आवंटन सुनिश्चित करके और टीम को संतुलित रखने की एक प्रक्रिया है, और यह देखते हुए कि ये स्वयं सदस्यों के बीच सामंजस्य के साथ किए जाते हैं।

कार्यालय में एक प्रभावी समन्वय बनाने के लिए, यह आवश्यक है कि समन्वय में निम्नलिखित आवश्यक शर्तें हों:

(ए) उप-विभाग के लक्ष्य को उद्यम में योगदान देने के लिए डिज़ाइन किया जाना चाहिए।

(b) उद्यम के उद्देश्यों को समूह के प्रत्येक सदस्य को जानना चाहिए।

(ग) व्यक्तियों को ठीक से समझना चाहिए कि उनकी नौकरी उद्यम के लक्ष्य में कैसे योगदान करती है।

समन्वय के सिद्धांत:

समन्वय के सिद्धांतों की गणना की जाती है:

(ए) प्रत्यक्ष संपर्क के सिद्धांत:

समन्वय संबंधित पक्षों के बीच सीधे संपर्क के माध्यम से प्राप्त किया जाना चाहिए। यह लालफीताशाही से बचता है और मुस्तैदी सुनिश्चित करता है।

(बी) निरंतरता के सिद्धांत:

समन्वय एक सतत प्रक्रिया होनी चाहिए क्योंकि विभिन्न परिस्थितियाँ आपस में बदलती रहती हैं और कभी बदलती रहती हैं।

(सी) प्रारंभिक शुरुआत के सिद्धांत:

योजना और नीति निर्धारण के शुरुआती चरणों के साथ समन्वय हासिल करना आवश्यक है।

(घ) पारस्परिक संबंध के सिद्धांत :

किसी स्थिति में बिक्री, उत्पादन, प्रबंधन, वित्त जैसे सभी कारक पारस्परिक रूप से संबंधित होने चाहिए।

कार्यालय प्रबंधन समारोह # 7। प्रेरणा:

सबसे जटिल और प्रबंधन की एक प्रक्रिया की एक कठिन प्रक्रिया प्रेरणा की प्रक्रिया है।

प्रेरणा दो प्रकार की होती है:

(i) स्व-प्रेरणा और

(ii) बाहरी प्रेरणा।

प्रेरणा का अर्थ है अधीनस्थों के साथ उत्साह और उत्साह के साथ काम करना और संगठन के उद्देश्यों की प्राप्ति के लिए सहयोग करना। प्रेरणा प्रणाली को लचीला, प्रतिस्पर्धी, उत्पादक और व्यापक होने के अलावा समूह की बढ़त की जरूरतों को पूरा करना चाहिए।

यदि एक प्रेरक प्रणाली में ये विशेषताएं हैं तो यह कार्यालय में निम्नलिखित को प्राप्त करेगी:

(ए) अधीनस्थों के लिए उदाहरण स्थापित करने में मदद करता है

(b) नैतिक ऊँचा रखें

(d) कद और जिम्मेदारियों में वृद्धि प्रदान करता है

(() अधिकारियों को वित्तीय अवसर प्रदान करता है।