अपने संगठन के आयोजन की प्रक्रिया में शामिल 4 कदम - चर्चा की गई!

आयोजन की प्रक्रिया में निम्नलिखित चरण होते हैं!

1. कार्य की पहचान और विभाजन:

आयोजन का कार्य कुल इकाइयों के छोटी इकाइयों में विभाजन के साथ शुरू होता है। कुल काम की प्रत्येक इकाई को नौकरी कहा जाता है।

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और संगठन में एक व्यक्ति को केवल एक काम सौंपा गया है। छोटी नौकरियों में काम का विभाजन विशेषज्ञता की ओर जाता है क्योंकि नौकरियों को उनकी योग्यता और क्षमताओं के अनुसार व्यक्तियों को सौंपा जाता है। काम का विभाजन व्यवस्थित काम की ओर जाता है। उदाहरण के लिए, एक बैंक में प्रत्येक व्यक्ति को एक काम सौंपा जाता है। एक कैशियर नकद स्वीकार करता है, एक कैशियर भुगतान करता है, एक व्यक्ति चेक बुक जारी करता है, एक व्यक्ति चेक प्राप्त करता है, आदि नौकरियों के विभाजन के साथ बैंक बहुत सुचारू और व्यवस्थित तरीके से काम करते हैं।

2. नौकरियां और विभाग का समूहन:

काम को छोटी नौकरियों में विभाजित करने के बाद, संबंधित और समान नौकरियों को एक साथ रखा जाता है और एक विभाग में रखा जाता है। संगठन द्वारा नौकरियों का विभाग या समूहन अलग-अलग तरीकों से किया जा सकता है। लेकिन सबसे आम दो तरीके हैं:

(ए) कार्यात्मक विभाग:

इस पद्धति के तहत सामान्य कार्य से संबंधित नौकरियों को एक विभाग के अंतर्गत वर्गीकृत किया जाता है। उदाहरण के लिए, उत्पादन से संबंधित सभी नौकरियों को उत्पादन विभाग के तहत वर्गीकृत किया जाता है; बिक्री से संबंधित नौकरियों को बिक्री विभाग और इतने पर वर्गीकृत किया जाता है।

(ख) विभागीय विभाग:

जब कोई संगठन एक से अधिक प्रकार के उत्पादों का उत्पादन कर रहा होता है तो वे विभागीय विभाग को प्राथमिकता देते हैं। इसके तहत एक उत्पाद से संबंधित नौकरियों को एक विभाग में वर्गीकृत किया जाता है। उदाहरण के लिए, यदि कोई संगठन सौंदर्य प्रसाधन, कपड़ा और दवाओं का उत्पादन कर रहा है, तो सौंदर्य प्रसाधन के उत्पादन, बिक्री और विपणन से संबंधित नौकरियों को एक विभाग के तहत वर्गीकृत किया जाता है, एक के तहत कपड़ा से संबंधित नौकरियां आदि।

3. कर्तव्यों का असाइनमेंट:

संगठन को विशेष विभागों में विभाजित करने के बाद, विभिन्न विभागों में काम करने वाले प्रत्येक व्यक्ति को उसके कौशल और योग्यता से मेल खाने वाला एक कर्तव्य सौंपा जाता है। कार्य व्यक्तियों की क्षमता के अनुसार सौंपा गया है। कर्मचारियों को उन्हें नौकरी का विवरण नामक एक दस्तावेज देकर कर्तव्यों को सौंपा जाता है। यह दस्तावेज़ स्पष्ट रूप से नौकरी से संबंधित सामग्री और जिम्मेदारियों को परिभाषित करता है।

4. रिपोर्टिंग संबंध स्थापित करना:

विभिन्न विभागों में गतिविधियों को समूहीकृत करने के बाद कर्मचारियों को काम करना पड़ता है और प्रत्येक व्यक्ति को कुछ प्राधिकरण की आवश्यकता होती है। इसलिए, आयोजन की प्रक्रिया के चौथे चरण में सभी व्यक्तियों को उनके द्वारा निष्पादित कार्य के लिए कुछ अधिकार दिए गए हैं।

प्राधिकरण के असाइनमेंट से बेहतर-अधीनस्थ संबंध का निर्माण होता है और यह सवाल उठता है कि किसे रिपोर्ट किया जाए। उच्च प्राधिकारी का व्यक्ति श्रेष्ठ बनता है और कम अधिकार वाला अधीनस्थ बनता है।

प्राधिकरण की स्थापना के साथ, प्रबंधकीय पदानुक्रम बन जाता है (कमांड की श्रृंखला) और स्केलर श्रृंखला का सिद्धांत इस पदानुक्रम का अनुसरण करता है। प्राधिकरण की स्थापना से प्रबंधकीय स्तर के निर्माण में भी मदद मिलती है।

अधिकतम प्राधिकरण वाले प्रबंधकों को शीर्ष स्तर के प्रबंधक के रूप में माना जाता है, बहुत कम प्राधिकरण वाले प्रबंधक मध्यम स्तर के प्रबंधन का हिस्सा बन जाते हैं और न्यूनतम अधिकार वाले प्रबंधकों को निचले स्तर के प्रबंधन में वर्गीकृत किया जाता है। इसलिए प्राधिकरण की स्थापना के साथ व्यक्ति अपना काम कर सकते हैं और हर कोई जानता है कि कौन किसे रिपोर्ट करेगा।