4 मुख्य प्रकार की फ़ाइल एक कार्यालय में रखी जाती हैं

यह लेख एक कार्यालय में रखी गई चार मुख्य प्रकार की फ़ाइल पर प्रकाश डालता है। वे हैं: 1. सरल फ़ाइल 2. सपाट फ़ाइल 3. दो तरह से फ़ाइल 4. लीवर आर्क फ़ाइल।

कार्यालय प्रकार # 1. सरल फ़ाइल में रखी गई फ़ाइल:

इसमें केवल दो छेद के साथ एक मोटी आवरण शामिल है जैसा कि चित्र में दिखाया गया है। इसमें कवर का केवल एक पक्ष है, और फ्लैट फाइल के मामले में दो नहीं।

सभी अक्षरों को छिद्रित किया जाता है और, एक टैग की मदद से फाइल में दर्ज किया जाता है। टैग को उस पत्र में डाला जाता है जिसे दायर करना होता है, फिर छेद में डाला जाता है जैसा कि चित्र में दिखाया गया है और इसे ढीला या बंधा हुआ है।

दाखिल करने की यह प्रणाली नगर पालिका निगम के कार्यालयों में प्रचलित है, जहां फाइलों के मामलों को देखने के लिए जिम्मेदार विशेष व्यक्ति द्वारा ही फाइलों को निपटाया जाता है। हालांकि, दाखिल करने की यह विधि पुरानी है, पुरानी है, और आजकल प्रचलन में नहीं है।

एक कार्यालय प्रकार # 2. फ्लैट फ़ाइल में रखी गई फ़ाइल:

एक फ्लैट फ़ाइल का आरेख चित्र में दिखाया गया है।

फ्लैट फ़ाइल के इस आरेख में, ए और बी के रूप में चिह्नित दो कवर हैं। आवरण मोटे और कठोर आवरण हैं। दो कवरों के बीच, और सटीक होने के लिए, दाहिने हाथ की तरफ कवर, बी चिह्नित, हमारे पास एक क्लिपिंग सिस्टम है।

स्टील या एल्यूमीनियम की पट्टी, जैसा कि चित्र में दिखाया गया है, दो छेद और दो फिक्सर हैं। दो चलती क्लिप हैं जैसा कि चित्र में दिखाया गया है जिसमें एल्यूमीनियम पट्टी पर चलने की एक प्रणाली है। फ़िक्सर्स को खोलने के लिए, क्लिप को ऊपर ले जाया जाता है, ताकि फ़िक्सर में छिद्रित पेपर डाला जा सके। एक बार छिद्रित कागजात को फाइलों में डालने के बाद, क्लिप को नीचे चलाया जा सकता है, ताकि कागजात ठीक हो जाएं और ठीक से फाइल किए जा सकें।

भरे जाने वाले सभी कागज फ़ाइल के दाहिने हाथ की तरफ तय किए जाते हैं जैसा कि आंकड़े में बी द्वारा दर्शाया गया है।

एक कार्यालय प्रकार # 3 में रखी गई फ़ाइल

इस प्रकार की फाइलिंग प्रणाली सरकारी कार्यालयों में केंद्र और राज्य सरकारों, सार्वजनिक क्षेत्र के उपक्रमों और स्वायत्त निकायों दोनों में प्रचलित है। एक आरेख फ़ाइल के बारे में सब दिखाएगा।

यहां, पिछले आरेख की तरह, फ़ाइल में दो चेहरे ए और बी हैं जैसा कि चित्र में दिखाया गया है।

इसके पास छिद्रों के दो सेट होते हैं जो आकृति में दिखाए जाते हैं। (बी) और (ए) के पास है, जैसा कि आंकड़े में स्पष्ट रूप से स्पष्ट है। फ़ाइल के दोनों चेहरे (ए) और (बी) मोटे, कठोर हैं और यहां, दोनों चेहरों में, कागज़ात दर्ज किए गए हैं।

आने वाले कागजात या पत्र को चेहरे बी में दर्ज किया जाना चाहिए और ठीक से गिना जाना चाहिए। किए जाने वाले nothings पक्ष ए पर दायर किए जाते हैं।

नोटिंग्स समाप्त होने के बाद तैयार किए गए पत्र, या किए गए नोटिंग के आधार पर; पत्र जो उत्तर के रूप में जाना जाता है, उसे बी पर प्रमाण के रूप में दायर किया जा सकता है। हालांकि, पत्र की एक प्रति संबंधित फ्लैट फ़ाइल में दर्ज की जानी चाहिए।

इस तरह की फाइलें आवश्यक होती हैं जब किसी पत्र को उत्तर देने से पहले एक विस्तृत नोटिंग की आवश्यकता होती है।

एक कार्यालय प्रकार # 4. लीवर आर्क फ़ाइल में रखे गए फ़ाइल:

यह आंकड़ा में दिखाया गया है।

इस फाइल में A, B और C अंकित हैं जैसा कि आरेख में दिखाया गया है इसलिए यह एक त्रि-आयामी फाइल है। चेहरे ए और बी स्व-व्याख्यात्मक हैं। ये हार्ड, मोटी और भारी फाइलें हैं, जिनका उपयोग मूल रूप से कार्यालय में लेखा अनुभाग द्वारा वाउचर, बैलेंस शीट, ट्रायल बैलेंस आदि फाइल करने के लिए किया जाता है। कथनों आदि की बड़ी प्रतियाँ, जो किसी फ़ाइल में सम्‍मिलित और संग्रहीत नहीं की जा सकतीं, इस फाइल में संग्रहीत हैं।

यदि कोई आकृति को ठीक से देखता है, तो एक एल्यूमीनियम पट्टी मिलेगी, जो आर्क पर चलती है, जो कि फेस सी में फाइल में चिपका हुआ एक वी आकार की वस्तु है। जैसा कि चित्र में दिखाया गया है, एक हैंडल ऊपर उठाया गया है, और एल्यूमीनियम फ़ाइल खोलने के लिए, आर्च पर पट्टी चलाई जाती है। एक बार दस्तावेज़ दायर करने के बाद, हैंडल को नीचे दबाया जाता है, एल्यूमीनियम पट्टी को नीचे धकेल दिया जाता है और दस्तावेज़ को ठीक से दर्ज करने के लिए मेहराब को जोड़ दिया जाता है।

ये ज्यादातर भारतीय कार्यालयों में प्रचलित फ़ाइल के चार स्टेशनरी फॉर्म हैं। अधिकांश बहुराष्ट्रीय और ब्लू चिप कंपनियों में कंप्यूटर ने एक फ्रंट सीट ली है।