व्यापार प्रक्रिया पुनरुत्थान के लिए एक संगठन के 4 घटक

व्यवसाय प्रक्रिया पुनर्रचना: व्यवसाय प्रक्रिया पुनरुत्थान के लिए एक संगठन के घटक निम्नानुसार हैं: 1. बीपीआरई टीम के नेता 2. प्रक्रिया के मालिक 3. पुनर्मिलन की टीमें 4. पुनर्संगठित प्रक्रिया में शामिल गैर सदस्य (अन्य कर्मचारी)!

प्रक्रिया पुनर्रचना के लिए संगठनात्मक संरचना को कम संगठनात्मक परतों (क्षैतिज संरचना से ऊर्ध्वाधर संरचना में परिवर्तन), व्यावसायिक प्रक्रियाओं या ग्राहकों के आसपास कार्य / कार्य समूहों को पुन: संगठित करने और कर्मचारियों को सशक्त बनाने के निर्णय विकेंद्रीकृत करने की आवश्यकता होती है।

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व्यवसाय प्रक्रिया पुनरुद्धार के लिए एक संगठन के विभिन्न घटकों पर निम्न अनुभाग में चर्चा की गई है:

1. बीपीआरई टीम के नेता:

टीम लीडर को एक शीर्ष प्रबंधन स्तर का कार्यकारी होना चाहिए क्योंकि प्रक्रिया पुनर्रचना प्रयास का परिणाम नेतृत्व की गुणवत्ता पर बहुत निर्भर करता है। आदर्श रूप से मुख्य कार्यकारी अधिकारी (सीईओ) BPRE टीम का नेतृत्व करने के लिए सबसे उपयुक्त व्यक्ति होगा। लेकिन बीपीआरई टीम का नेतृत्व करने के लिए सीईओ के लिए यह संभव नहीं हो सकता है क्योंकि उसकी / उसके समय की प्रक्रिया को फिर से शुरू करने के प्रयास में अपना बहुत कुछ समर्पित करने में असमर्थता है। BPRE टीम के नेता को मुख्य परिचालन अधिकारी (COO) के रूप में नामित किया जा सकता है। वह / वह कंपनी की समग्र आंतरिक गतिविधियों के प्रभारी हो सकते हैं और इसलिए उनके पास यह सुनिश्चित करने की शक्ति और अधिकार है कि संबंधित विभाग उनके / उनके निर्देशों का कड़ाई से पालन करते हुए एक पुनर्मुद्रित प्रक्रिया के लिए आवश्यक गतिविधियों को करते हैं।

विभिन्न प्रकार के व्यवसायों में शामिल कई प्रभागों के बड़े संगठनों में, एक रणनीतिक व्यापार इकाई (एसबीयू) का प्रमुख बीपीआरई टीम का प्रमुख हो सकता है, लेकिन वह केवल उन प्रक्रियाओं को पुन: पेश कर सकता है जो उसके एसबीयू तक ही सीमित हैं।

शीर्ष प्रबंधन स्तर की स्थिति रखने के अलावा, BPRE टीम लीडर को कुछ व्यक्तिगत विशेषताओं जैसे कि दृढ़ विश्वास, प्रतिबद्धता, दृढ़ता, कठोरता और आशावाद के अधिकारी होने चाहिए। पुनर्मुद्रण अभ्यास करने के लिए निर्णय लेने में अनुभव और आंत की भावना एक महत्वपूर्ण भूमिका निभा सकती है।

मूल रूप से, टीम लीडर को यह विश्वास दिलाना चाहिए कि आधुनिक व्यवसाय की दुनिया में पुराने काम करने के पुराने तरीके अब टिकने योग्य नहीं हैं और कुछ प्रमुख व्यावसायिक प्रक्रियाओं में भारी सुधार की आवश्यकता है। इन प्रक्रियाओं को आंशिक रूप से या पूरी तरह से बदलना पड़ सकता है, कुछ कार्यों को संशोधित या मौलिक रूप से बेहतर लोगों द्वारा प्रतिस्थापित करना पड़ सकता है।

दृढ़ विश्वास के अलावा, नेता को BPRE के प्रति अपनी प्रतिबद्धता प्रदर्शित करने में सक्षम होना चाहिए और व्यावसायिक प्रक्रिया को फिर से शुरू करने की आवश्यकता के बारे में कर्मचारियों को आश्वस्त करना चाहिए। नेता को प्रक्रियाओं के लिए प्रक्रिया के मालिकों की पहचान की जानी चाहिए और उन्हें उनके लिए सुलभ होना चाहिए।

उसे समय-समय पर बैठक कर प्रक्रिया मालिकों की गतिविधियों की निगरानी में व्यक्तिगत रुचि दिखानी चाहिए। इसके अलावा, नेता को पुन: निर्धारित प्रक्रिया के सफल कार्यान्वयन के लिए टीम के सदस्यों को आवश्यक संसाधन उपलब्ध कराने चाहिए। लीडर को BPRE टीम बनाने के लिए विभिन्न विभागों के उच्च कलाकारों की पहचान करनी चाहिए। नेता के पास व्यापार प्रक्रियाओं में बदलाव की आवश्यकता को दूर करने के लिए दृष्टि होनी चाहिए और शीर्ष प्रबंधन को आवश्यक सक्रिय कदम उठाने के लिए राजी करने में सक्षम होना चाहिए, भले ही कुछ शीर्ष स्तर के प्रबंधक ऐसी चालों का विरोध कर सकें।

नेता में नाटकीय सुधार के लिए बदलाव की पहल करने की सहज भावनाएं होनी चाहिए और उनके पास कठोर बदलावों की आवश्यकता के बारे में शीर्ष प्रबंधन को समझाने का एक कठिन कार्य है, जो स्पष्ट रूप से देखने के लिए नहीं कहा जा सकता है और यथास्थिति ले जाने के लिए पर्याप्त है।

इसके अलावा, BPRE को ज्यादातर कर्मचारियों के बीच संदेह, संदेह और हताशा की विशेषता वाले संगठनात्मक माहौल में सफल होने की संभावना नहीं है। नेता को अत्यधिक आशावादी होना चाहिए और कर्मचारियों को यह समझाने के लिए अथक प्रयास करने में सक्षम होना चाहिए कि तेजी से बदलते कारोबारी दुनिया में चीजें करने के पुराने तरीके अब मान्य या उत्पादक नहीं हैं। नेता को संगठनात्मक संस्कृति में बदलाव लाने में सक्षम होना चाहिए जो कि पुनर्मूल्यांकन प्रयासों का समर्थन करेगा जो टीम का प्रदर्शन होगा। नेता को अपने प्रयास में सफल होने के लिए एक बहुत मजबूत दृढ़ संकल्प होना चाहिए।

नेता को प्रतियोगियों द्वारा व्यावसायिक प्रक्रियाओं के कुछ प्रमुख क्षेत्रों में प्रमुख सुधार लाने के लिए की गई पहलों के बारे में लगातार जानकारी होनी चाहिए। नेताओं को उन व्यावसायिक प्रक्रियाओं को चिह्नित करने में सक्षम होना चाहिए जो सर्वश्रेष्ठ-इन-क्लास हैं और उनकी फर्म की प्रक्रिया को फिर से संगठित करना है ताकि उन्हें सर्वश्रेष्ठ-इन-क्लास फर्मों के बराबर लाया जा सके।

नेता को सफल होने के लिए दृढ़ निश्चय होना चाहिए, हालांकि वह / वह फिर से संगठित प्रक्रिया के कार्यान्वयन के दौरान कई चुनौतियों और समस्याओं का सामना कर सकता है। उसे व्यावसायिक प्रक्रियाओं में आमूल-चूल सुधार लाने और उसे प्राप्त करने की दृढ़ता होनी चाहिए।

2. प्रोसेस ओनर्स:

क्योंकि BPRE टीम के नेता के पास प्रक्रिया पुनर्रचना के अलावा कई अन्य ज़िम्मेदारियाँ हैं, उन्हें "प्रक्रिया मालिकों" को नियुक्त करना चाहिए जो कि पुनर्रचना परियोजना में व्यक्तिगत प्रक्रियाओं के पुनरुद्धार के लिए ज़िम्मेदार हैं।

पुनरीक्षित प्रक्रियाओं द्वारा प्राप्त किए जाने वाले उद्देश्यों को प्रक्रिया के मालिकों के परामर्श से नेता द्वारा निर्धारित किया जाता है। प्रक्रिया के मालिक प्रक्रियाओं को फिर से जोड़ने के कार्यों से सीधे जुड़े होते हैं और इसलिए वे प्रक्रियाओं को बेहतर बनाने के लिए मूल्यवान सुझाव देने के लिए बेहतर स्थिति में होते हैं, जिसके लिए उन्हें "प्रक्रिया के मालिक" के रूप में नियुक्त किया जाता है। उद्देश्य सेटिंग में भाग लेने से, (यानी, प्रदर्शन के मानकों को निर्धारित करते हुए) प्रक्रिया के मालिक प्रक्रियाओं के स्वामित्व को महसूस करते हैं और उनके लिए प्रतिबद्ध हो जाते हैं। इसके अलावा प्रक्रिया के मालिकों और BPRE नेता के बीच परामर्श के आधार पर निर्धारित प्रदर्शन मानक अधिक यथार्थवादी और प्राप्य होंगे क्योंकि प्रक्रिया के मालिक इन मानकों को निर्धारित करने के लिए निर्णय लेने की प्रक्रिया में भाग लेते हैं। इससे BPRE की सफलता की संभावना बढ़ जाती है।

प्रक्रिया मालिकों को एक प्रक्रिया को फिर से शुरू करने के लिए आवश्यक ज्ञान और कौशल प्राप्त करने के लिए पर्याप्त प्रशिक्षण से गुजरना चाहिए। तकनीकी ज्ञान और कौशल के अलावा, उन्हें कुछ व्यवहार संबंधी विशेषताओं जैसे कि नेतृत्व, संचार क्षमता, टीम के काम, सकारात्मक दृष्टिकोण, परिवर्तन के लिए कम प्रतिरोध आदि के अधिकारी होना चाहिए, जिसे वे उपयुक्त प्रशिक्षण के माध्यम से प्राप्त कर सकते हैं। साथ ही प्रक्रिया के मालिकों को BPRE परियोजनाओं की सफलता के बारे में अत्यधिक आशावादी होना चाहिए। उन्हें अपने संचालन के क्षेत्र में टीम के नेताओं की तरह काम करना चाहिए और अपनी टीमों के सदस्यों को प्रेरित करना चाहिए और अपने कार्यों में परिवर्तन के कार्यान्वयन के दौरान टीम के सदस्यों द्वारा सामना की जाने वाली समस्याओं का समाधान करना चाहिए।

प्रक्रिया के मालिकों को अपनी टीम के सदस्यों के साथ बैठकें आयोजित करनी चाहिए, टीम सदस्यों से रचनात्मक विचारों को हल करने के लिए मस्तिष्क के तूफानी सत्रों की व्यवस्था करनी चाहिए और उनसे प्राप्त लाभों की मात्रा निर्धारित करनी चाहिए।

3. पुनर्रचना टीमें:

प्रत्येक प्रक्रिया के मालिक को पुनरुत्थान प्रक्रिया को लागू करने के लिए एक पुनर्रचना टीम के साथ काम करना पड़ता है। रीइंजीनियरिंग टीम एक क्रॉस-फंक्शनल टीम है जिसमें प्रक्रिया के विभिन्न हिस्सों में विशेषज्ञता वाले सदस्य होते हैं।

टीम का उद्देश्य खंडित कार्यों या उप प्रक्रियाओं को एक संपूर्ण प्रक्रिया में एकीकृत करना है जो कट्टरपंथी सुधार लाता है।

एक विनिर्माण फर्म में, पुनरुद्धार टीम में इंजीनियरों के अलावा एक लागत लेखाकार भी शामिल हो सकता है, जो पुनर्वितरित प्रक्रिया के लागत-लाभ विश्लेषण का काम करता है। एक निर्माण संगठन की तुलना में टीम की संरचना किसी सेवा संगठन में बहुत भिन्न हो सकती है। पुनर्संगठित होने की प्रक्रिया से संबंधित विभिन्न विभागों के विशेषज्ञों को पुनर्रचना टीम के सदस्यों के रूप में चुना जाता है।

बीपीआरई टीम के नेता को यह सुनिश्चित करना होगा कि विभागीय प्रमुख अपने विभागों के सर्वश्रेष्ठ व्यक्तियों को फिर से तैयार करने वाली टीम के सदस्यों के रूप में काम करने के लिए रिहा करें ताकि वे पुनर्रचना परियोजनाओं की सफलता सुनिश्चित कर सकें। इन टीम के सदस्यों को उनके प्रदर्शन के आधार पर पुन: प्रस्तुत करने वाली टीमों के सदस्यों के रूप में मूल्यांकित किया जाना चाहिए, न कि उनके पिछले विभागों में उनके प्रदर्शन के आधार पर।

इन टीम के सदस्यों को काफी लंबी अवधि (कई वर्षों तक) की पुनर्रचना करने वाली टीमों में काम करना पड़ सकता है और यहां तक ​​कि अगर वे सफलतापूर्वक BPRE परियोजना को पूरा करते हैं, तो उन्हें दूसरे BPRE टीम में काम करने के लिए किसी अन्य BPRE परियोजना को सौंपा जा सकता है। इसलिए वे BPRE विशेषज्ञों के रूप में अपने कैरियर मार्ग में कुल परिवर्तन करते हैं। वे अपने महत्वपूर्ण संविधान के लिए पर्याप्त पुरस्कार के कारण जीवन की बेहतर गुणवत्ता, उच्चतर संतुष्टि और उच्च स्तर की प्रेरणा का अनुभव कर सकते हैं।

BPRE टीम के सदस्यों को प्रक्रिया अभिविन्यास, समग्र दृष्टिकोण, रचनात्मकता, उत्साह, उपलब्धि की उच्च आवश्यकता, आशावाद, दृढ़ता, चातुर्य और संचार कौशल के साथ उच्च प्रदर्शन करने वाले होने चाहिए, वे अपनी नौकरी को अलग-थलग नहीं देख पाने में सक्षम होना चाहिए लेकिन संपूर्ण प्रक्रिया का हिस्सा, (यानी, समग्र दृष्टिकोण)। उन्हें रचनात्मक रूप से सोचने और नए विचारों को उत्पन्न करने में सक्षम होना चाहिए जो मौजूदा प्रक्रियाओं में कठोर सुधार ला सकते हैं।

BPRE प्रोजेक्ट्स में Unforeseen सेट बैक या फेल्योर असामान्य नहीं हैं। ऐसी विपरीत परिस्थितियों में BPRE टीम के सदस्य और प्रक्रिया के मालिक हताश या अपनी पहल को खोए बिना उत्साही और आशावादी होना चाहिए। उन्हें यह विश्वास होना चाहिए कि असफलता सफलता की सीढी है और अंततः वे अपने प्रयास में सफल होने के लिए बाध्य हैं। उनके पास अन्य गैर-सदस्य कर्मचारियों को समझाने के लिए दृढ़ता और चातुर्य होना चाहिए और संचार कौशल भी होना चाहिए जो सीधे प्रक्रियाओं के सुधार में योगदान करते हैं।

4. गैर-सदस्य (अन्य कर्मचारी) जो पुनर्संगठित प्रक्रिया में शामिल हैं:

प्रक्रिया के मालिक और उनकी टीम के सदस्यों को अन्य कर्मचारियों द्वारा समर्थित किया जाता है, जो पुनर्रचना टीमों के सदस्य नहीं हैं, लेकिन वे सदस्यों या प्रक्रिया के मालिकों की मदद कर सकते हैं ताकि वे फिर से संगठित प्रक्रिया को सफलतापूर्वक लागू कर सकें। इन कर्मचारियों को पर्याप्त प्रशिक्षण के माध्यम से नए कौशल प्राप्त करने की आवश्यकता हो सकती है। एक सफलतापूर्वक कार्यान्वित प्रक्रिया के लिए उनके सहयोग और उन्हें सौंपे गए कार्यों में सक्रिय भागीदारी की आवश्यकता होती है। प्रक्रिया के मालिक और उसकी / उसकी टीम के सदस्य यह सुनिश्चित करने के लिए जिम्मेदार हैं कि कार्यों को सुचारू रूप से और कुशलता से अन्य गैर-सदस्यों द्वारा किया जाता है जो कि पुनर्संगठित प्रक्रिया में शामिल हैं।

कुछ संगठनों में, कुछ मध्य स्तर या कनिष्ठ स्तर के प्रबंधक पुनरुत्थान परियोजनाओं को आरंभ करने के लिए 'उत्प्रेरक की भूमिका' निभा सकते हैं। वे अत्यधिक सक्षम और रचनात्मक सोच वाले व्यक्ति हो सकते हैं जो अपनी नियमित नौकरी करने के लिए संतुष्ट नहीं हैं और नियमित रूप से सौंपे गए दायित्वों का निर्वहन करते हैं। वे "आउट-ऑफ-द-बॉक्स" सोच रखते हैं और BPRE प्रयासों में महत्वपूर्ण योगदान देने के लिए नवीन विचारों के साथ आते हैं।