3 बिजनेस मीटिंग के घटक: सूचना, एजेंडा और मिनट

एक व्यापार बैठक के कुछ प्रमुख घटक हैं: 1. बैठक की सूचना, 2. बैठक की बैठक और 3. बैठक के कार्यवृत्त

बैठक की सूचना:

जब एक बैठक बुलाई जानी है, तो उन सभी को एक नोटिस भेजा जाना है जो इसे उपस्थित होना चाहते हैं।

इन शर्तों को पूरा करना चाहिए:

1. यह उचित अधिकार के तहत होना चाहिए

2. इसमें संगठन का नाम होना चाहिए

3. यह दिन, तिथि, समय और स्थान बताए। इसके अलावा, कभी-कभी, जगह तक कैसे पहुंचें

4. यह पहले से ठीक होना चाहिए। कुछ को सात दिन के नोटिस की आवश्यकता है, कुछ को 48 घंटे

5. यह उद्देश्य और, यदि संभव हो तो, एजेंडा को निर्दिष्ट करना चाहिए

6. इसमें संचलन और संयोजक / सचिव के हस्ताक्षर की तारीख होनी चाहिए

7. यह बैठक में आवश्यक सभी व्यक्तियों को जाना चाहिए

8. इसमें देय टीए / डीए आदि का उल्लेख होना चाहिए और इसके लिए व्यवस्था की जानी चाहिए

व्यवहार में, यह सुनिश्चित करना आवश्यक है कि नोटिस समय पर पहुंच गया है। यह टेलीफोनिक रूप से किया जा सकता है। प्रेषण अनुभाग और पोस्ट देरी के लिए प्रवण हैं

हम अक्सर पाते हैं कि एक प्रमुख सार्वजनिक संगठन के पत्र की तारीख और पत्र पर पोस्ट मार्क के बीच 10-12 दिनों का अंतर होता है। एक नोटिस जो एक बैठक से सात दिन पहले पहुंचना चाहिए, वह बैठक के सात दिन बाद नहीं पहुंचना चाहिए।

एजेंडा:

जैसा कि पहले कहा गया है, एक एजेंडा एक बैठक में विचार की जाने वाली वस्तुओं की सूची है। इसे व्यवसाय या व्यापार का आदेश भी कहा जाता है। यह लैटिन शब्द agendum (एकवचन) से आया है जिसका अर्थ है 'किया जाने वाला कार्य।' लेकिन एजेंडा (लैटिन बहुवचन) का प्रयोग एकवचन संज्ञा के रूप में किया जाता है।

यह मीटिंग का रूट मैप है। ऊपर दिए गए नोटिस में पहले से ही इस बात का संकेत है कि यह कैसे लिखा गया है। एजेंडा नोटिस का एक हिस्सा हो सकता है या अनुलग्नक के रूप में संलग्न किया जा सकता है। संयोजक / सचिव इसे चेयरपर्सन के परामर्श से तैयार करते हैं और उनकी स्वीकृति प्राप्त करते हैं।

एजेंडा की वस्तुओं को उस समय पर विचार किया जाना चाहिए जो सभी को कवर करना चाहिए। बैठकें समय और प्रयास की व्यवस्था करती हैं; इसलिए एजेंडा को अच्छी तरह से सोचा जाना चाहिए।

आइटम से तैयार किया जा सकता है:

(ए) पिछले मिनट

(b) सुझाव प्राप्त हुए

(ग) अंतिम बैठक के बाद से कार्रवाई और घटनाएँ

(d) संगठन का पत्राचार

एजेंडे में नियमित वस्तुओं के साथ-साथ विशेष चीजें शामिल हैं।

यहाँ आइटम सूचीबद्ध करने के लिए कुछ दिशानिर्देश दिए गए हैं:

1. अनुपस्थित सदस्यों से माफी (पहले नहीं लिखी जानी चाहिए)

2. संवेदना यदि कोई हो (पहले लिखी जा सकती है या नहीं)

3. अंतिम मुलाकात के मिनटों का पढ़ना और अनुमोदन

4. पिछले मिलने के मिनटों से उत्पन्न मामले (इसका हमेशा उल्लेख नहीं किया जाना चाहिए)

5. तत्काल और गैर-विवादास्पद आइटम

6. मामलों पर चर्चा और बहस की आवश्यकता है

7. चेयरमैन के अनुमोदन के साथ कोई भी नया, ऑन-द-स्पॉट आइटम

8. अगली मुलाकात की तारीख।

एक बैठक में अंतिम मद चेयरमैन के लिए धन्यवाद का एक वोट है लेकिन इसका उल्लेख किया जाना चाहिए। वस्तुओं का उल्लेख संक्षिप्त रूप से या विस्तृत रूप से अभ्यास या आवश्यकता के अनुसार किया जाता है।

उपयोग की जाने वाली शैली इस प्रकार है:

(i) लेखा परीक्षकों की नियुक्ति

(ii) नए सदस्यों का निष्कासन

(iii) मिनटों का पढ़ना

(iv) पद्मश्री के पुरस्कारों के लिए उसे / उसके लिए इतना-सा सम्मान करना

या

(i) पिछली बैठक के मिनटों को पढ़ने और अनुमोदित करने के लिए

(ii) विज्ञापन के मसौदे पर विचार करना

(iii) रक्तदान शिविर का आयोजन करना

(iv) खेल प्रतियोगिता और संगीत प्रतियोगिता के लिए उप-समितियों की नियुक्ति करना

निपटान के समय एजेंडा प्रबंधनीय होना चाहिए। कुछ क्लबों में एक बैठक की अवधि (जैसे 90 मिनट) की समय सीमा होती है, जो स्वचालित रूप से चर्चा के दायरे को निर्धारित करती है।

बैठक के मिनट:

एक बैठक के मिनटों में वहाँ चर्चा / निर्णय का रिकॉर्ड है। उनकी आधिकारिक स्थिति है; वे कानून में उपयोगी हैं, और कुछ मामलों में कानून द्वारा लिखित होना आवश्यक है। मिनट अंतिम होते हैं जब वे समूह के सदस्यों द्वारा अनुमोदित होते हैं, जिनसे वे संबंधित होते हैं, आम तौर पर अगली बैठक में, और अध्यक्ष द्वारा हस्ताक्षरित होते हैं।

यहां तक ​​कि अगर एक बैठक में भावनात्मक क्षण हैं, तो मिनटों को एक अलौकिक तरीके से लिखा जाता है, शांत, तथ्यात्मक, अवैयक्तिक और निष्पक्ष हैं। इसके अलावा, ऐसी अधिकांश लोगों की समय की मांग है कि मिनटों को संक्षिप्त किया जाना चाहिए, आवश्यक रूप से उबला हुआ होना चाहिए।

केवल कुछ संगठनों की आवश्यकता है कि वे विस्तृत चर्चाओं को रिकॉर्ड करें (अर्थात किसने क्या और क्या प्रतिक्रियाएँ दीं ... जब तक कि निर्णय नहीं हो पाया) आम तौर पर, मिनट के रिकॉर्ड का शरीर।

(a) गतियों और संशोधन

(b) प्रस्तावक और दूसरे गतियों के

(ग) मतदान का विवरण, यदि कोई हो

(d) अनुशंसाएँ

(e) निर्णय / संकल्प

(च) व्यक्तियों, उप-समितियों को सौंपे गए कार्य

समग्र मिनट देना चाहिए:

1. संगठन / इकाई का नाम

2. दिन, तिथि, समय और स्थान

3. क्रम में संख्या (जैसे… की 33 ^वीं बैठक)

4. चेयरपर्सन और सचिव के नाम

5. उपस्थित सदस्यों के नाम

6. अनुपस्थित लोगों के नाम

7. विशेष आमंत्रण, जैसे ऑडिटर, कैटरर, आदि द्वारा उपस्थित होना।

8. लेन-देन का रिकॉर्ड (ऊपर दिए गए दिशा-निर्देशों पर)

9. सचिव का हस्ताक्षर और, अनुमोदन के बाद, अध्यक्ष का।

मिनट लिखने के टिप्स:

मुलाकात के दौरान नोटों से सचिव द्वारा आम तौर पर मिनट लिखे जाते हैं। वह एजेंडा का उपयोग उन्हें लिखने के लिए रूपरेखा के रूप में कर सकता है और त्वरित और सटीक नोट्स लेने के लिए शॉर्ट फॉर्म, शॉर्टहैंड आदि का उपयोग कर सकता है। उसे सदस्यों को अपने शब्दों को सही करने के लिए दोहराने के लिए कहना पड़ सकता है।

उसे मिनटों की निष्पक्ष प्रतिलिपि के लिए आवश्यक सभी विवरणों को नोट करना चाहिए। मिनटों की वस्तुओं को संक्षिप्त शीर्षकों के तहत लिखा जा सकता है जैसे कि एजेंडे में उपयोग किया जाता है।

(उन्हें पढ़ने के लिए, कुछ समितियां उन्हें पहले से प्रसारित करती हैं और उन्हें पढ़ने के रूप में ले जाती हैं। अन्यथा पाठक उन्हें जोर से, स्पष्ट रूप से और जल्दी से पढ़ें।)

शैली के अनुसार, वे इन निर्माणों में से एक का उपयोग करते हैं:

ए। यह हल किया गया था कि पिछली बैठक के मिनटों को मंजूरी दी जाए।

ख। यह निर्णय लिया गया कि विचार करने के लिए एक उप-समिति का गठन किया जाए

सी। संकल्प लिया कि 15 अगस्त को रक्तदान शिविर आयोजित किया जाएगा। (क्रिया का उपयोग उप-मनोदशा में किया जाता है: "किया जाए, नियुक्त किया जाए", आदि)

वैकल्पिक रूप से, विवरण भूत काल में दिया गया है:

1. अंतिम मुलाकात के मिनट:

सचिव ने बैठक के कार्यवृत्त को पढ़कर सुनाया ... और वे स्वीकृत हो गए।

2. दान प्राप्त:

अध्यक्ष ने बताया कि उन्हें रु। का चंदा मिला है। पूर्व सदस्य श्री गोपाल राठी से 50, 000 रु।

अनुमोदन के समय, अध्यक्ष पूछता है, "क्या आप मिनटों को स्वीकार करते हैं जैसे वे खड़े हैं?" या "मिनट से उत्पन्न होने वाले कोई भी मामले?"

अच्छे मिनट लिखने की आपकी क्षमता आपको किसी संगठन में पुरस्कार की स्थिति में ला सकती है। इसके अलावा, यदि आप कोई पद रखते हैं और मिनट लिखना नहीं जानते हैं, तो आपको शर्मिंदगी का सामना करना पड़ सकता है।

सम्मेलन:

परामर्श करने का अर्थ है परामर्श करना और एक व्यावसायिक सम्मेलन उन लोगों का एक साथ आना है, जिनके पास परामर्श, सलाह या सलाह के लिए एक सामान्य व्यवसाय उद्देश्य है। एक बैठक की तुलना में, एक सम्मेलन अनौपचारिक है और अक्सर बहुत बड़ा होता है। इसका उद्देश्य एक बैठक की तुलना में कम अच्छी तरह से परिभाषित है।

एक संगठन नियमित रूप से सम्मेलन आयोजित कर सकता है (वार्षिक कहना) जहां प्रतिनिधि अपने विचारों का आदान-प्रदान करने के लिए एक साथ आते हैं, अपने अनुभवों और उनके विचारों पर एक साथ चर्चा करते हैं। साझा करना एक सम्मेलन की प्रमुख विशेषता है।

सम्मेलनों के उदाहरण हैं - जीवन बीमा सलाहकारों का सम्मेलन, स्कूटर डीलरों का सम्मेलन, छोटे व्यापारियों का सम्मेलन, पेंट निर्माताओं का सम्मेलन आदि।

प्रतिनिधि औपचारिक वक्ताओं की प्रस्तुतियों के साथ-साथ अनौपचारिक चर्चाओं से भी समृद्ध होते हैं। एक समिति के प्रभावी होने के लिए इसमें लगभग सात सदस्य होने चाहिए जबकि एक सम्मेलन में 15-20 प्रतिभागी या अधिक हो सकते हैं।

सम्मेलनों के लाभ:

(i) दृश्यों और अनुभवों का आदान-प्रदान होता है

(ii) एक आम समस्या के विभिन्न पक्षों को प्रस्तुत किया जाता है।

(iii) प्रबंधन विशेष समूहों जैसे डीलरों, ग्राहकों, ट्रेड यूनियन नेताओं से मिल सकता है और उनसे परामर्श कर सकता है।

(iv) विशेषज्ञ वक्ता प्रतिनिधियों को सलाह और रोशनी दे सकते हैं।

(v) नए विकास और नई रणनीतियों को प्रस्तुत किया जा सकता है।

(vi) संदेह को साफ किया जा सकता है।

(vii) कर्मचारी भागीदारी के माध्यम से प्रेरित होते हैं।

सम्मेलनों के नुकसान:

(i) जब कर्मचारियों को एक सम्मेलन में आमंत्रित किया जाता है, तो उनका आत्म-महत्व ओवरशूट हो सकता है और प्रबंधन उनके विचारों पर निर्भर हो सकता है।

(ii) यदि किसी कर्मचारी को उसकी समझ के स्तर से ऊपर एक सम्मेलन में बुलाया जाता है, तो वह जगह से बाहर महसूस कर सकता है।

(iii) यदि सम्मेलन का नेता तैयार नहीं है, तो वह मुद्दों पर न्याय नहीं कर सकता है।

सम्मेलनों के प्रकार:

उद्देश्य के आधार पर, सम्मेलनों को इस प्रकार वर्गीकृत किया जा सकता है:

1. सूचनात्मक सम्मेलन:

इस प्रकार के सम्मेलन में, वस्तु की जानकारी जूनियर्स को दी जाती है। नई नीतियों, नई प्रौद्योगिकियों, पुनर्गठन आदि को रेखा के नीचे पहुंचाया जा सकता है। यह एक प्रकार का अधोगामी संचार है।

2. सुझाए गए समाधान पर सम्मेलन:

कंपनी के सामने आने वाली समस्या या स्थिति पर एक संभावित समाधान के साथ चर्चा की जाती है। प्रबंधन इसकी खूबियों को जानने के लिए सुझाव पर एक चर्चा उत्पन्न करता है।

3. समस्या-समाधान सम्मेलन:

यहां कोई तैयार समाधान नहीं है, लेकिन प्रतिभागियों से विचार आमंत्रित किए जाते हैं और चर्चा के लिए खुला फेंक दिया जाता है।

4. बजट / पूर्वानुमान / अनुमान के लिए सम्मेलन:

जब कोई कंपनी लक्ष्य निर्धारित करना चाहती है और कर्मचारियों का सहयोग चाहती है, तो इस तरह के सम्मेलन को बुलाया जाता है। कंपनी के समग्र लक्ष्यों को ध्यान में रखते हुए, बजट / पूर्वानुमान / अनुमान पर चर्चा की जाती है।

चूंकि कर्मचारी पूर्वानुमान में शामिल हैं, वे अपने संबंधित वातावरण की बात कर सकते हैं। साथ ही, इस तरह के सम्मेलन के बाद उनका सहयोग और प्रतिबद्धता प्राप्त करना आसान है।

5. प्रशिक्षण के लिए सम्मेलन:

प्रशिक्षण एक प्रगतिशील संगठन में चल रही गतिविधि है। सम्मेलनों को विशेषज्ञता के नए क्षेत्रों में अधिकारियों को प्रशिक्षित करने के लिए बुलाया जाता है। एक बैंक अपने क्षेत्र के अधिकारियों के लिए औद्योगिक पुनर्वास पर प्रशिक्षण सम्मेलन की व्यवस्था कर सकता है।