अपने संगठन के प्रबंधन के लिए नौकरशाही संरचना के बाद के 10 लाभ

अपने संगठन के प्रबंधन के लिए नौकरशाही संरचना के बाद के लाभ!

शास्त्रीय रूप का अर्थ एक नौकरशाही संरचना है जहां शक्ति और जिम्मेदारी का एक पदानुक्रम होता है और दिशाएं मुख्य रूप से अपने पदानुक्रमित रैंक के माध्यम से शीर्ष स्तर से श्रमिकों के निचले स्तर तक प्रवाहित होती हैं। ये दिशानिर्देश हैं:

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1. प्राधिकरण की लाइनों को स्पष्ट रूप से कहा जाना चाहिए और संगठन के ऊपर से नीचे तक चलना चाहिए:

इस सिद्धांत को स्केलर सिद्धांत के रूप में जाना जाता है और प्राधिकरण की पंक्ति को कमांड की श्रृंखला के रूप में जाना जाता है। प्रमुख निर्णय किए जाते हैं और नीतियों को शीर्ष प्रबंधन स्तर पर तैयार किया जाता है और वे श्रमिकों को विभिन्न प्रबंधन स्तरों के माध्यम से फ़िल्टर करते हैं। अधिकार की रेखा को स्पष्ट रूप से स्थापित किया जाना चाहिए ताकि इस श्रृंखला में प्रत्येक व्यक्ति अपने अधिकार और उसकी सीमाओं को जान सके।

2. संगठन के प्रत्येक व्यक्ति को केवल एक बॉस को रिपोर्ट करना चाहिए:

इसे "कमांड की एकता" के सिद्धांत के रूप में जाना जाता है और प्रत्येक व्यक्ति जानता है कि वह किसे रिपोर्ट करता है और किसे रिपोर्ट करता है। यह प्रक्रिया अस्पष्टता और भ्रम को समाप्त करती है, जिसका परिणाम तब हो सकता है जब किसी व्यक्ति को एक से अधिक श्रेष्ठों को रिपोर्ट करना होता है।

3. प्रत्येक पर्यवेक्षक की जिम्मेदारी और अधिकार स्पष्ट रूप से और लिखित रूप में स्थापित किए जाने चाहिए:

यह पर्यवेक्षक की सटीक भूमिका को उसके अधिकार की सीमा के रूप में स्पष्ट करेगा। प्राधिकरण को "दूसरों से कार्रवाई की आवश्यकता के लिए औपचारिक अधिकार" के रूप में परिभाषित किया गया है, और जिम्मेदारी उस प्राधिकरण की जवाबदेही है। स्पष्ट रूप से परिभाषित प्राधिकरण और जिम्मेदारी के साथ, पर्यवेक्षक के लिए समस्याओं का पता लगाना और उन्हें संभालना और आवश्यक होने पर त्वरित निर्णय लेना आसान होगा।

4. उच्च प्रबंधक अपने अधीनस्थों के कृत्यों के लिए जिम्मेदार होते हैं:

प्रबंधक या पर्यवेक्षक अपने अधीनस्थों के कृत्यों से खुद को अलग नहीं कर सकता है। इसलिए, उसे अपने अधीनस्थों के कृत्यों के लिए जवाबदेह होना चाहिए।

5. प्राधिकारी और जिम्मेदारी को यथा संभव रूप से श्रेणीबद्ध रेखा से नीचे की ओर प्रस्तुत किया जाना चाहिए:

यह निर्णय लेने की शक्ति को वास्तविक संचालन के पास रखेगा। यह शीर्ष प्रबंधन को रणनीतिक योजना और समग्र नीति निर्माण में समर्पित करने के लिए अधिक खाली समय देगा। यह विशेष रूप से बड़े जटिल संगठनों में आवश्यक है। इस सिद्धांत को "शक्ति के विकेंद्रीकरण" के रूप में जाना जाता है क्योंकि केंद्रीकृत शक्ति के खिलाफ जहां सभी निर्णय शीर्ष पर किए जाते हैं।

6. प्राधिकरण के स्तरों की संख्या यथासंभव कम होनी चाहिए:

इससे संचार आसान और स्पष्ट होगा और निर्णय तेजी से होगा। कमांड की लंबी श्रृंखला आम तौर पर "रन-इर्द-गिर्द" होती है, क्योंकि जिम्मेदारियों को स्पष्ट रूप से सौंपा नहीं गया है और इसलिए अस्पष्ट हो जाता है। गिलमोर® के अनुसार, अधिकांश संगठनों को अध्यक्ष के स्तर सहित पर्यवेक्षण के छह से अधिक स्तरों की आवश्यकता नहीं होती है।

7. जहाँ संभव हो वहाँ विशेषज्ञता के सिद्धांत को लागू किया जाना चाहिए:

कार्य का सटीक विभाजन विशेषज्ञता की सुविधा देता है। जहां भी संभव हो, प्रत्येक व्यक्ति को एक ही कार्य सौंपा जाना चाहिए। यह नियम व्यक्तियों के साथ-साथ विभागों पर भी लागू होता है। विशेष संचालन से दक्षता और गुणवत्ता को बढ़ावा मिलेगा। हालांकि, विशेषज्ञता के प्रत्येक क्षेत्र को सभी विभागों की सभी गतिविधियों के समन्वय के माध्यम से कुल एकीकृत प्रणाली से संबंधित होना चाहिए।

8. लाइन फ़ंक्शन और स्टाफ फ़ंक्शन को अलग रखा जाना चाहिए:

इन कार्यों के अतिव्यापी होने से अस्पष्टता आएगी। लाइन फ़ंक्शंस वे हैं जो सीधे संचालन के साथ शामिल होते हैं जिसके परिणामस्वरूप कंपनी के उद्देश्यों की उपलब्धि होती है।

स्टाफ फ़ंक्शन लाइन फ़ंक्शन के लिए सहायक होते हैं और सहायता और सलाह प्रदान करते हैं। उदाहरण के लिए, कानूनी, सार्वजनिक संबंध और प्रचार कार्य सभी कर्मचारी कार्य हैं। लाइन मैनेजरों और स्टाफ मैनेजरों की गतिविधियों को समन्वित किया जाना चाहिए ताकि तालमेल परिणाम प्राप्त हो सके।

9. नियंत्रण की अवधि उचित और अच्छी तरह से स्थापित होनी चाहिए:

"नियंत्रण की अवधि" उन पदों की संख्या को निर्धारित करती है जिन्हें किसी एकल कार्यकारी द्वारा समन्वित किया जा सकता है। नियंत्रण की अवधि संकीर्ण हो सकती है जहां अपेक्षाकृत कम व्यक्ति हैं जो एक ही प्रबंधक को रिपोर्ट करते हैं या यह व्यापक हो सकता है जहां कई व्यक्ति एक ही प्रबंधक की देखरेख में हैं।

हालाँकि, नियंत्रण की ऐसी अवधि अधीनस्थ पदों की समानता या असमानता पर निर्भर करती है और ये अन्योन्याश्रित कैसे हैं। इन पदों पर जितना अधिक निर्भर है, उतना ही कठिन समन्वय है। इस तरह के इंटरलॉकिंग पदों पर, किसी एक कार्यकारी के तहत काम करने वाले पांच या छह से अधिक अधीनस्थों का होना उचित नहीं है।

10. संगठन सरल और लचीला होना चाहिए:

यह सरल होना चाहिए क्योंकि इसे प्रबंधित करना आसान है और इसे लचीला होना चाहिए क्योंकि यह जल्दी से बदलती परिस्थितियों को अपना सकता है। यह ऐसा होना चाहिए कि समय की मांग के अनुसार इसे आसानी से विस्तारित या कम किया जा सके। इसके अलावा, सादगी संचार को बहुत आसान, तेज और सटीक बनाती है, जो सफल संगठनों के लिए आवश्यक है।

जबकि ये सिद्धांत, सामान्य रूप से, फ्रेडरिक टेलर और हेनरी फेयोल द्वारा प्रस्तावित शास्त्रीय संगठनों पर लागू होते हैं, और प्रशासन को सुविधाजनक बनाने के लिए अपनाए गए हैं, कुछ और हालिया सिद्धांत विकसित हुए हैं जो अधिकांश आधुनिक संगठनों का एक अभिन्न अंग बन गए हैं।

भागीदारी के निर्णय लेने, चुनौतीपूर्ण कार्य असाइनमेंट, उद्देश्यों द्वारा प्रबंधन और प्राधिकरण के विकेंद्रीकरण के इन नए सिद्धांतों और जल्द ही पारंपरिक लोगों के साथ एकीकृत किया गया है। यह विचार रचनात्मकता को प्रोत्साहित करने, विकास को प्रोत्साहित करने और संगठन के लक्ष्यों तक पहुंचने में सभी संसाधनों की उपयोगिता को अनुकूलित करने के लिए है।